GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Dronten

Verordening beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024
De raad van de gemeente Dronten;
gelezen het voorstel van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing van 18 juni 2024;
gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;
besluit de volgende verordening vast te stellen:
Verordening beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
- 1.
Wet: Gemeentewet;
- 2.
presidium: het presidium van de raad zoals bedoeld in artikel 2 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Dronten 2024;
- 3.
beeld- en oordeelsvormende vergadering: raadscommissie ex. Art. 82 Gemeentewet
- 4.
voorzitter: voorzitter van een beeld- of oordeelsvormende vergadering
- 5.
lid: raadslid of burgerraadslid
Artikel
2.

Instelling beeld- en oordeelsvormende vergaderingen
- 1.
Er zijn beeld- en oordeelsvormende vergaderingen.
- 2.
Artikel 82 van de wet is van toepassing op beeld- en oordeelsvormende vergaderingen.
- 3.
Gewoonlijk worden de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen op een donderdag gehouden. Het Presidium kan hiervan afwijken.
Artikel
3.

Beeldvormende vergaderingen
- 1.
De beeldvormende vergaderingen kennen de volgende onderdelen:
  - •Het gesprek;
  - •Themasessie;
  - •Presentatie.
- 2.
In beginsel kunnen er op twee locaties tegelijkertijd vergaderingen plaatsvinden. Er worden in de regel maximaal 6 onderwerpen per avond behandeld.
- 3.
Alle aspecten rondom de voorbereiding en agendering van de beeldvormende vergaderingen is de taak en bevoegdheid van het presidium.
Artikel
3a.

Het gesprek
- 1.
Het gesprek is ter voorbereiding op een besluit van de gemeenteraad en een eventueel aan dat besluit voorafgaand debat in de gemeenteraad. Gewoonlijk zal het beeldvormend gesprek plaatsvinden op basis van raads- of initiatiefvoorstel of (concept) motie dat is aangemeld en ingediend bij het presidium.
- 2.
Het doel van een beeldvormend gesprek is het verzamelen van alle relevante informatie over een onderwerp, zodat de raad daarover een gewogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen.
- 3.
Aan het gesprek kunnen deelnemen de in de raad vertegenwoordigde fracties, een vertegenwoordiging van het college, meesprekende belanghebbenden en deskundigen.
- 4.
De voorzitter van het gesprek geeft de deelnemers aan het gesprek het woord, zodanig dat binnen de beschikbare tijd een goed beeld gevormd kan worden van de verschillende invalshoeken van waaruit het onderwerp behandeld kan worden.
- 5.
Het college kan zich laten bijstaan door (ambtelijke) deskundigen.
- 6.
In het beeldvormende gesprek worden vragen gesteld en antwoorden gegeven, geen standpunten verwoord of debatten gevoerd. Meesprekende belanghebbende en deskundigen mogen desgewenst wel hun standpunt verwoorden.
- 7.
De vertegenwoordigers van de fracties formuleren elk een aanbeveling aan het presidium inzake de verdere agendering, welke kan inhouden dat het onderwerp al dan niet rijp is voor behandeling in de oordeelsvormende vergadering of in de raadsvergadering.
- 8.
Van het gesprek worden zo mogelijk videonotulen gemaakt.
Artikel
3b.

Themasessie
- 1.
De themasessie is bedoeld voor het uitwisselen van informatie over en het bespreken van een thema tussen (burger)raadsleden, collegeleden en eventueel genodigden. Tijdens een themasessie worden geen besluiten genomen.
- 2.
Thema’s kunnen terugkerend van aard zijn en desgewenst in de jaarplanning worden opgenomen.
- 3.
Aan een themasessie kunnen deelnemen (burger)raadsleden, collegeleden (en hun ambtelijke ondersteuners) en genodigden.
- 4.
Een verzoek voor het bespreken van een thema kan door raadsleden, collegeleden en de rekenkamer worden ingediend bij het presidium.
- 5.
De voorzitter van de themasessie bepaalt wie het woord krijgt en bewaakt de orde.
- 6.
Van een themasessie worden zo mogelijk videonotulen gemaakt.
Artikel
3c.

Presentatie
- 1.
Een presentatie is bedoeld voor informatieverstrekking over een bepaald onderwerp aan belangstellenden dat relevant is voor het gemeentebestuur.
- 2.
Een ieder kan een verzoek tot het houden van een presentatie indienen bij het presidium.
- 3.
De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en bewaakt de orde tijdens de presentatie.
- 4.
Van een presentatie worden zo mogelijk videonotulen gemaakt.
Artikel
4.

Oordeelsvormende vergaderingen
- 1.
Een oordeelsvormende vergadering brengt advies uit aan de raad over voorstellen die door het presidium op de voorlopige agenda zijn geplaatst en bespreekt overige door het presidium aangedragen onderwerpen dan wel punten.
- 2.
Het presidium stelt de voorlopige agenda op en bepaalt de wijze van behandeling van de onderwerpen op de agenda.
- 3.
De voorzitter bepaalt wie het woord krijgt en bewaakt de orde.
- 4.
Van een vergadering worden zo mogelijk videonotulen gemaakt.
- 5.
De griffier beeld- en oordeelsvormende vergaderingen draagt zorg voor korte verslagen van vergaderingen. Uit een kort verslag blijkt in ieder geval:
  - a.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
  - b.
een zakelijke samenvatting van het gesprokene;
  - c.
een samenvatting van het advies aan de raad.
- 6.
Vastgestelde korte verslagen worden ondertekend door de voorzitter en de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering.
- 7.
Elektronisch beschikbare korte verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.
Artikel
5.

Samenstelling; benoeming voorzitter beeld- en oordeelsvormende vergadering
- 1.
De beeld- en oordeelsvormende vergaderingen bestaan uit raadsleden en burgerraadsleden.
- 2.
Burgerraadsleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Een fractie kan hoogstens drie burgerraadsleden voordragen.
- 3.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op burgerraadsleden en burgerraadsleden leggen ten overstaan van de voorzitter van de raad de eed of gelofte af.
- 4.
Er zijn per beeld- en oordeelsvormende vergadering maximaal twee vertegenwoordigers per fractie aanwezig, tenzij het presidium anders beslist.
- 5.
De leden van het presidium zitten de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen voor. De raad kan overige raadsleden benoemen als voorzitter.
Artikel
6.

Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een lid en voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 5, derde lid, gestelde eisen.
- 3.
De raad kan een burgerraadslid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
- 4.
De raad kan de voorzitter ontslaan.
- 5.
Een burgerraadslid en voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 7.
Het lidmaatschap van burgerraadsleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
7.

De griffier
- 1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere beeld- en oordeelsvormende een op de griffie werkzame ambtenaar aan als griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering.
- 2.
Een griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering is aanwezig in de vergaderingen.
- 3.
Een griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk
2.

Beeld-en oordeelsvormende vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereiding
Artikel
8.

Oproep en agenda
- 1.
Het presidium zendt ten minste 7dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan het presidium na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
- 3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, derde lid, van toepassing.
- 4.
De agenda van een oordeelsvormende vergadering wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld.
Artikel
9.

Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Informatie van de beeld- en/of oordeelsvormende vergadering of aan de beeld- en/of oordeelsvormende vergadering verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering.
Artikel
10.

Openbare kennisgeving
- 1.
Beeld- en oordeelsvormende vergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokale krant en op de internetsite van de gemeente.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf
2.

Beeld en oordeelsvormende vergadering
Artikel
11.

Presentielijst
- 1.
De griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen leden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de voorzitter en de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
12.

Opening vergadering en quorum
- 1.
Een oordeelsvormende vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst vertegenwoordigers van meer dan de helft van het aantal in de raad zittende fracties aanwezig zijn.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt het presidium opnieuw een oordeelsvormende vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing.
Artikel
13.

Geen stemmingen
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel
14.

Vragenhalfuur (actuele vragen)
- 1.
Op de agenda van de oordeelsvormende vergadering is ruimte opgenomen voor een vragenhalfuur, tenzij het presidium anders beslist of er geen vragen zijn aangemeld.
- 2.
Een lid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en uiterlijk om 9.00 uur op de dag van de vergadering bij de voorzitter en de griffie.
- 3.
De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.
- 4.
De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige leden.
- 5.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
- 6.
Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
- 7.
Vervolgens krijgen andere raadsleden de gelegenheid om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
Artikel
15.

Spreekrecht derden
- 1.
Inwoners of vertegenwoordigers van organisaties, instellingen en bedrijven kunnen, al dan niet op uitnodiging, in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Bij beeldvormende vergaderingen zijn dit meesprekers, bij oordeelsvormende vergaderingen zijn dit insprekers.
- 2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 12.00 uur de dag voorafgaand aan de vergadering aan de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
- 3.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 4.
De mee- of inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
- 5.
De voorzitter kan de deelnemers aan de oordeelsvormende vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en leden van de vergadering.
- 6.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
  - a.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
  - b.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Artikel
16.

Handhaving orde en schorsing
- 1.
De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
- 2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij kan de vergadering voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
17.

Voorstellen van orde
Leden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De vergadering beslist hier terstond over.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
18.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
19.

Verslag besloten vergadering
- 1.
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de leden ter inzage gelegd bij de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering.
- 2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de vergadering een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.
- 3.
De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering ondertekend.
Artikel
20.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de beeld- of oordeelsvormende vergadering die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de desbetreffende beeld- of oordeelsvormende vergadering overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
21.

Toehoorders en pers
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
- 4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
22.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
23.

Onvoorziene gevallen
In onvoorziene gevallen of gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.
Artikel
24.

Intrekking oude verordening
De verordening op de raadscommissie(s) 2017 wordt ingetrokken.
Artikel
25.

Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 november 2024
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 oktober 2024.
De griffier,
drs. M. van Bergen
De voorzitter,
drs. J.P. Gebben

Toelichting
Artikelsgewijs
Artikel 2. Beeld en oordeelsvormende vergaderingen
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). Raadscommissies worden onderverdeeld in beeldvormende vergaderingen en oordeelsvormende vergaderingen. Deze vergaderingen bereiden onder meer de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester of met derden.
Artikelen 3a-3c Het gesprek, themasessie en presentatie
De beeldvormende vergaderingen worden gespecificeerd naar het gesprek, themasessie en presentatie. Elk daarvan heeft een eigen doel en vergaderdynamiek. Het presidium bepaalt de (voorlopige) agenda’s van deze vergaderingen en de overige aspecten die aan de orde kunnen zijn, zoals het uitnodigen van de leden van het college of derden en het kiezen van de vergaderlocatie cq- setting.
Artikel 4 Oordeelsvormende vergadering
Aan het beging van de vergadering stelt de oordeelsvormende vergadering de agenda vast. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De oordeelsvormende vergadering kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. Verder bespreekt deze vergadering overige door het presidium aangedragen agendapunten.
Artikel 5. Samenstelling; benoeming voorzitter beeld- en oordeelsvormende vergadering
Raadsleden en burgerraadsleden zijn lid van de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen. Burgerraadsleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende vergaderingen. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een burgerraadslid betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet.
Op grond van het derde lid moeten burgerraadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de burgerraadsleden benoemd worden.
De leden van het presidium vormen de voorzitters, maar de raad kan ook voorzitters niet zijnde presidiumleden benoemen.
Artikel 6. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan gestelde eisen en indien een burgerraadslid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.
De raad kan een burgerraadslid op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens recht op een eigen lid.
Artikel 8. Oproep en agenda
Het eerste lid stelt verplicht dat het presidium een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan het presidium na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.
Als omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering en verleent deze de leden op verzoek inzage. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Uiteindelijk bepaalt een oordeelsvormende vergadering zijn eigen agenda.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor leden.
Artikel 10. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet.
Artikel 11. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de burgerraadsleden te kunnen vaststellen.
Artikel 12. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de beeld- en oordeelsvormende vergadering ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 13. Advies; geen stemmingen
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. De beeld- en oordeelsvormende vergaderingen nemen geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een beeld- en oordeelsvormende vergadering gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Artikel 14. Vragenhalfuur
Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de wet met betrekking tot het vragenrecht. De vragen die raadsleden willen stellen dienen een zeker spoedeisend karakter te hebben. Dit is uiteindelijk aan de vragensteller. Het doel is verduidelijking van een actueel onderwerp inzake het besturen van de gemeente. Voor onderwerpen die geen spoedeisend karakter hebben, kan een raadslid schriftelijke vragen aan het college stellen.
Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
Het karakter van het vragenuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.
Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsvergadering worden gehouden. Wel is het voor de herkenbaarheid voor de burgers raadzaam om het vragenuur op een vast tijdstip te houden.
Artikel 15. Spreekrecht derden
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van beeld- en oordeelsvormende vergaderingen en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een beeld- en oordeelsvormende vergadering bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 16. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 15 opgenomen.
Artikel 17. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de vergadering. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de vergadering. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de vergadering.
Artikel 18. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een vergadering moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 19. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een beeld- of oordeelsvormende vergadering anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier beeld- en oordeelsvormende vergadering.
Artikel 20. Opheffing geheimhouding
Een beeld- en oordeelsvormende vergadering kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 21. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor beeld- en oordeelsvormende vergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 22. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van in- of meesprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat mee- of insprekers niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met betrokkenen. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.