GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Bladel

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Bladel 2024
De raad van de gemeente Bladel;
gelezen het voorstel R24.056 van het presidium van Bladel van 13 augustus 2024;
gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;
besluit:
- 1.
De verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bladel 2024 vast te stellen.
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Bladel 2024
Artikel
1

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -ambtelijke bijstand: bijstand aan (leden van) de gemeenteraad, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;
- -bijstand: Specialistische ondersteuning op een bepaald beleidsterrein, o.a. middels het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, niet zijnde een verzoek om informatie;
- -commissielid: Een lid van een door de raad ingestelde commissie en als zodanig op voordracht van een fractie, door de raad benoemd.
Paragraaf
1

Verzoek om informatie
Artikel
2

Verzoek om informatie
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang (inclusief verzoek om inlichtingen en technische vragen overeenkomstig art. 39 en 40 Reglement van orde);
- b.
inzage in of afschrift van bij de raad, college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.
Een verzoek om informatie kan ook gedaan worden door een commissielid.
De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek is voldaan, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Paragraaf
2

Verzoek om bijstand
Artikel
3

Verzoek om bijstand
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand.
Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een commissielid.
De bijstand, bedoeld in het 1e lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ambtelijke bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel
4

Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Het verzoek om ambtelijke bijstand wordt geweigerd als:
- c.
niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;
- d.
dit het belang van de gemeente kan schaden;
- e.
het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand in redelijkheid niet kan worden gevergd.
Als de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend.
De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel
5

Geschil over ambtelijke bijstand
1.
Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.
2.
Als overleg overeenkomstig het 1^e lid met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
3.
Indien de bijstand wordt geweigerd op grond van de in artikel 3, 1^e lid onder c genoemde weigeringsgrond, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.
Artikel
6

Informatie over ambtelijke bijstand
1.
Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
2.
De informatie overeenkomstig artikel 2 wordt aan andere raadsleden of de raad verstrekt, tenzij de verzoeker anders verlangt.
3.
De informatie met betrekking tot de ambtelijke bijstand overeenkomstig artikel 3 wordt alleen aan andere raadsleden of de raad verstrekt wanneer de verzoeker daarom verzoekt of toestemming voor verleent.
Paragraaf
3

Fractieondersteuning
Artikel
7

Recht op financiële vergoeding
1.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als politieke groepering in de gemeenteraad.
2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast basisbedrag van €1000,00 per fractie en een variabel deel van €250,00 per raadszetel van de fractie.
Artikel
8

Besteding financiële vergoeding
1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2.
De bijdrage wordt niet gebruikt ter bekostiging van:
- a.
betalingen (inclusief die ter voldoening van contributie) aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- b.
giften, leningen, beleggingen of voorschotten;
- c.
uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling (zoals het rechtspositiebesluit) in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege;
- d.
specifieke uitgaven zoals opgenomen in de rechterkolom van de tabel die als bijlage 1 bij deze verordening is toegevoegd.
Artikel
9

Tijdstip verstrekken financiële vergoeding
1.
Het voorschot, bestaande uit de totale jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning waar de fractie recht op heeft op basis van artikel 7, tweede lid, wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar verstrekt.
2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de bijdrage verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de bijdrage verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel
10

Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
1.
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
2.
Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende bijdragen naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor de bijdrage is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.
3.
Als een fractie tijdens of na een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad. Het restantbedrag dat deze fractie overeenkomstig deze verordening nog in bezit heeft, wordt aan de gemeente terugbetaald.
Artikel
11

Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
1.
De fractie legt uiterlijk in januari na het einde van het kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.
2.
Niet gebruikte gedeelten van de bijdrage zoals bedoeld in artikel 7 toekomend aan een fractie mogen worden gereserveerd ter besteding door die fractie in volgende jaren van de zittingsperiode. De reserve is niet groter dan 50% van de bijdrage, die de fractie ingevolge artikel 7 in het voorgaande kalenderjaar toekwam.
3.
De raad stelt zo spoedig mogelijk na controle van het financieel verslag vast of verrekening van de financiële bijdrage aan een fractie dient plaats te vinden. Een financiële verrekening wordt verwerkt in de financiële bijdrage aan een fractie in het daaropvolgende kalenderjaar.
4.
In de laatste raadsvergadering voorafgaand aan de verkiezingen stelt de raad na controle een totaalafrekening vast over de financiële bijdrage aan de fracties gedurende de zittingsperiode. De door een fractie ontvangen en niet uitgegeven financiële bijdrage wordt door de fractie terugbetaald of verrekend/ingehouden op toekomstig aan de fractie te betalen bijdrage.
5.
Indien een fractie, ook na schriftelijke aanmaning, in gebreke blijft te voldoen aan de plicht tot verantwoording genoemd in het eerste lid, wordt de betaling van de bijdrage in het volgende kalenderjaar opgeschort totdat de verantwoording heeft plaatsgevonden. De burgemeester kan in bijzondere gevallen bepalen dat geen opschorting plaatsvindt.
Paragraaf
4

Slotbepalingen
Artikel
12

Intrekking oude verordening en overgangsrecht
1.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Bladel 2014 wordt ingetrokken.
2.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Bladel 2014 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
Artikel
13

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bladel 2024
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 7 november 2024.
De raad voornoemd,
de griffier,
de voorzitter,

Bijlage: Tabel 1
WEL | NIET
Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek, coaching evt. incl. reiskosten) bijv. notulist | Individuele/persoonlijke onkosten raadsleden (cursussen, congressen, opleidingen, reiskosten). Hier is het Rechtspositiebesluit op van toepassing.
Inhuren van (externe of ambtelijke) adviseurs | Abonnementen kranten en tijdschriften thuis. Hier is het Rechtspositiebesluit op van toepassing.
Opzetten en onderhouden van een website | Individuele administratiekosten
Financiële en facilitaire ondersteuning bij uitwerken van initiatieven volksvertegenwoordigende rol | Presentjes/bloemen/kaarten e.d. t.b.v. relaties
Organiseren bijeenkomsten (zaalhuur, organisatie, publiciteit) | Lief en leed
Fractie excursies, werkbezoeken e.d. | Verkiezingsactiviteiten: campagne, verkiezingsposters, flyers, partijkleding, reclame (social media) etc.
Opleidingen gericht op functioneren v.d. fractie als geheel | Partijpolitieke kosten zoals onderhoud politiek netwerk en bezoek partijgenootschappelijke bijenkomsten inclusief reis- en verblijfkosten.
Administratiekosten t.b.v. gehele fractie (waaronder kosten bankrekening) |
Fractievergaderingen op locatie (incl. consumpties) |
Fractieweekenden e.d. |
Onkosten fractieleden (incl. maximaal € 25,- per persoon t.b.v. attenties voor waardering). |
Politiek-inhoudelijke publicaties op TV, nieuwsbrief, social media of huis-aan-huis-bladen |
Visitekaartjes fractieleden |
Toelichting
Algemeen
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld vatbaar is voor bezwaar en beroep.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als raadsadviseur of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang.
Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van voorstellen, amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 1. Definities
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Paragraaf 2 Verzoek om informatie
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Dit sluit aan bij de artikelen 39 en 40 van het Reglement van Orde Bladel 2023.
Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
Een verzoek kan ook namens een raadslid door een commissielid worden gedaan. De griffier (of één van de medewerkers van de griffie) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Paragraaf 3 Verzoek om bijstand
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, zijnde Ambtelijke bijstand.
Artikel 4. Weigeringsgronden
Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het eerste lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (derde lid).
Artikel 5. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Het tweede en derde lid heeft betrekking op de wijze waarop met het resultaat van het opgeleverde ‘product’ vanuit de ambtelijke organisatie wordt omgegaan. Indien het informatie betreft dat voortkomt uit een verzoek om informatie (artikel 2 c.q. artikel 39 en 40 RvO), dan wordt de informatie in beginsel aan de gehele raad ter beschikking gesteld (Ja, tenzij…). Indien het informatie betreft dat voortkomt uit een verzoek om bijstand (artikel 3), dan wordt de informatie in beginsel uitsluitend aan het raads- of commissielid dat het verzoek gedaan heeft, ter beschikking gesteld (Nee, tenzij…).
Paragraaf 3 Fractieondersteuning
Artikel 7. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.
De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.
De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid).
De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.
Artikel 8. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.
Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder c) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren. Vandaar dat voor het inzicht (onder d) een tabel is opgenomen (bijlage 1) die de fracties kan ondersteunen en helpen bij de inzet van de fractieondersteuning.
Artikel 9. Tijdstip verstrekken financiële vergoeding
Dit artikel regelt het tijdstip van de jaarlijkse verlening van fractieondersteuning overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het bijdrage in twee gedeelten gesplitst.
Artikel 10. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.
Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat dit bedrag kan afwijken van de verstrekte financiële bijdrage (totale vast + variabel deel) – en dus mogelijk een verrekening dient plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en de ontvangen bijdrage vastgesteld.
De verordening biedt de mogelijkheid om een deel, maximaal 50% van de bijdrage waar de fractie jaarlijks maximaal recht op heeft, mee te nemen naar het volgende jaar.
Aan het einde van de zittingsperiode wordt de balans opgemaakt en een eindafrekening vastgesteld. Als het verleende voorschot hoger aan het einde van de zittingsperiode is (de laatste raadsvergadering voorafgaand aan de verkiezingen), dan kan het bedrag overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De beslissing tot terugvordering vindt plaats via een raadsbesluit in de laatste raadsvergadering vóór de verkiezingen – en is evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een dat voor bezwaar en beroep vatbaar is.
Voorbeelden ter illustratie voor verantwoording, controle en verrekening
Voorbeeld 1
Fractie A, bestaande uit 2 raadsleden, heeft recht op een jaarlijkse financiële bijdrage van €1500,-.
Indien uit het jaarverslag blijkt dat hiervan €1250,- is besteed en rechtmatig wordt verantwoord en €250 niet is uitgegeven, dan kan Fractie A deze €250 (<50%) meenemen naar het volgende jaar. Als Fractie A dit gedurende de zittingsperiode jaarlijks consequent doet, dan dient Fractie A aan het einde van de zittingsperiode €1000,- (4x €250,-) terug te betalen.
Voorbeeld 2
Fractie B, bestaande uit 2 raadsleden, heeft recht op een jaarlijkse financiële bijdrage van €1500,-.
Indien uit het jaarverslag blijkt dat hiervan €600,- is besteed en rechtmatig wordt verantwoord en €900 niet is uitgegeven, dan kan Fractie B €750,- (=50%) meenemen naar het volgende jaar. De €150,- (€900-€750) wordt verrekend met de financiële bijdrage voor het volgende jaar, waardoor Fractie B in het volgende kalenderjaar €1350,- krijgt overgemaakt.
Voorbeeld 3
Fractie C, bestaande uit 2 raadsleden, heeft recht op een jaarlijkse financiële bijdrage van €1500,-.
Indien uit het jaarverslag blijkt dat hiervan €1600,- is besteed en rechtmatig wordt verantwoord, dan kan Fractie C €0,- meenemen naar het volgende jaar. De €100 teveel uitgegeven bedrag kan de uit de mogelijke opgebouwde reserve uit het vorige jaar vergoeden. Indien er geen reserve is opgebouwd dan dient de fractie dit uit ‘eigen zak’ te betalen.