GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Boxtel

Verordening op de In-gespreksavonden
Vastgesteld bij raadsbesluit in de vergadering van 15 oktober 2024
Behorend bij het raadsbesluit met registratienummer 1359143
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- voorzitter: door de raad benoemde voorzitter van de In-gespreksavond;
- griffier: griffier van de raad, diens plaatsvervanger of de junior raadsadviseur;
- In-gespreksavond: vergadering ter voorbereiding van de raadsvergadering als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet, bestaande uit een of meerdere informatieve presentaties, de informatiemarkt (informatietafels) en de gesprekstafel;
- informatiemarkt: beeldvormende ronde tijdens de In-gespreksavond;
- gesprekstafel: beeld- en deels oordeelsvormend deel van de In-gespreksavond;
- steunfractielid: commissielid als bedoeld in artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet, niet zijnde een raadslid, dat het woord mag voeren namens de fractie tijdens de In-gespreksavond;
- wet: Gemeentewet.
Artikel
2.

De voorzitters
1.
De raad benoemt uit zijn midden de voorzitters van de In-gespreksavonden.
2.
De voorzitter van de In-gespreksavond is belast met:
- a.
het leiden van de gesprekstafel;
- b.
het doen naleven van deze verordening;
- c.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
3.
De voorzitter ziet toe op de handhaving van de In-gespreksavond. Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen.
4.
De voorzitter wordt ondersteund door de griffier.
5.
In afwijking van het in het eerste lid gestelde heeft het presidium de mogelijkheid om andere leden van de raad in te zetten als voorzitter.
Artikel
3.

De griffier
1.
De griffier is aanwezig bij de In-gespreksavonden.
2.
De griffier kan indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd aan de beraadslagingen deelnemen.
Artikel
4.

Steunfractieleden
1.
Tijdens de In-gespreksavond kan ook een steunfractielid namens een fractie het woord voeren.
2.
De steunfractieleden krijgen een vergoeding per bijgewoonde In-gespreksavond conform artikel 3.4.1. van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
Hoofdstuk
2.

In-gespreksavonden
Paragraaf
1.

Voorbereidingen
Artikel
5.

De informatieve presentaties, informatiemarkt en gesprekstafel
Informatieve presentaties
1.
Tijdens de In-gespreksavond kan een informatieve presentatie worden gehouden. De presentatie kan gaan over een actueel onderwerp, een raadsvoorstel of een onderwerp waarover de raad graag bijgepraat wil worden.
Informatiemarkt
2.
De informatiemarkt is de beeldvormende ronde. Tijdens de informatiemarkt verzamelt de raad informatie over een onderwerp om later een standpunt te kunnen bepalen en zo nodig een besluit te nemen. De raad kan technische vragen stellen aan ambtenaren en krijgt zo een beeld van het onderwerp.
Gesprekstafel
3.
De gesprekstafel is deels beeldvormend en deels oordeelvormend. Deelnemers kunnen (politieke) vragen stellen aan de portefeuillehouder en eventuele insprekers, standpunten uitwisselen en met elkaar debatteren.
4.
Aan de gesprekstafel kan door één raads- of steunfractielid per fractie worden deelgenomen. De voorzitter bepaalt, gehoord hebbende de leden van de vergadering, of ook anderen het woord kunnen voeren.
5.
Tijdens zowel de informatiemarkt als de gesprekstafel vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
6.
De portefeuillehouder neemt deel aan de gesprekstafel. Op verzoek van de leden kunnen ook overige collegeleden uitgenodigd worden deel te nemen aan de gesprekstafel.
7.
Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de informatiemarkt en gesprekstafel zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing.
Artikel
6.

Vergaderfrequentie
De In-gespreksavonden vinden in principe eens per 5 weken plaats.
Artikel
7.

Oproep, toezending stukken
Ten minste tien dagen voor een In-gespreksavond ontvangen de raads- en steunfractieleden een oproep en de agenda met de daarbij behorende stukken.
Artikel
8.

Agenda
1.
Het presidium stelt de voorlopige agenda van de In-gespreksavonden vast.
2.
De agenda vermeldt de onderwerpen die behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.
3.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de In-gespreksavond na verzending van de oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Indien de voorlopige agenda wordt gewijzigd, worden deze agenda en de daarop betrekking hebben de stukken zo spoedig mogelijk aan de deelnemers beschikbaar gesteld doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de In-gespreksavond.
4.
Op voorstel van de voorzitter en het presidium kunnen tot 24 uur voor aanvang van de In-gespreksavond:
- a.
onderwerpen van de agenda worden afgevoerd;
- b.
wijzigingen worden aangebracht in de volgorde van behandeling van de agendapunten.
Artikel
9.

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep en de agenda verspreid.
2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding wordt opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel
10.

Openbare kennisgeving
1.
In-gespreksavonden worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in het Gemeenteblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.
Paragraaf
2.

Orde van de In-gespreksavonden
Artikel
11.

Voorstellen van orde
1.
De voorzitter en ieder raads- of steunfractielid kan tijdens een In-gespreksavond mondeling een voorstel van orde doen.
2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
3.
Over een voorstel van orde beslissen de aan de In-gespreksavond deelnemende raads- en steunfractieleden terstond.
Artikel
12.

Presentielijst
1.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van de In-gespreksavonden.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raads- en steunfractieleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
13.

Spreekrecht inwoners, organisatie, ondernemers, etc.
1.
Tijdens de In-gespreksavond kunnen derden het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Het inspreken vindt plaats tijdens de gesprekstafel.
2.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffier.
3.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
4.
Elke inspreker krijgt maximaal twee minuten het woord, met een maximum van 4 insprekers per onderwerp. Hier kan vanaf worden geweken indien het presidium dit besluit. Daarna kan de inspreker, op voorstel van de voorzitter, deelnemen aan het gesprek met de raads- en steunfractieleden en portefeuillehouder.
Artikel
14.

Volgorde sprekers en aantal spreektermijnen
1.
Aan de gesprekstafel kunnen zowel raads- als steunfractieleden het woord voeren namens de fractie.
2.
De voorzitter bepaalt de sprekersvolgorde en bewaakt de tijd.
3.
De voorzitter sluit elk onderwerp aan de gesprekstafel af.
Paragraaf
3.

Verslaglegging
Artikel
15.

Verslag
Van de informatieve presentaties en de gesprekstafel worden geluids- en/of beeldopnamen gemaakt. Deze opnames worden gearchiveerd en zijn via de website van de gemeente te raadplegen.
Paragraaf
4.

Besloten In-gespreksavonden
Artikel
16.

Toepassing reglement op In-gespreksavonden die in beslotenheid plaatsvinden
Op In-gespreksavonden die in beslotenheid plaatsvinden, is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de In-gespreksavond.
Paragraaf
5.

Toehoorders en pers
Artikel
17.

Toehoorders en pers
1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de openbare In-gespreksavonden bijwonen.
2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3.
De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken.
Artikel
18.

Geluids- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare In-gespreksavond geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
19.

Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de voorzitter van de In-gespreksavond.
Artikel
20.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 15 oktober 2024.
2.
Op het tijdstip van inwerkingtreding vervalt de ‘Regeling Steunfractieleden 2021’.
3.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de In-gespreksavonden gemeente Boxtel.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 oktober 2024.
De griffier,
I.H.M. Smits
De voorzitter,
R.S. van Meygaarden

Artikelsgewijze toelichting
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 2. De voorzitters
Artikel 82, vierde lid, van de wet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling van de In-gespreksavond, op deze variant van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Bij de variant van de In-gespreksavond is rekening gehouden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden. Om die reden bepaalt artikel 2, eerste lid, dat de raad de voorzitters “uit zijn midden” benoemt.
Artikel 3. De griffier
De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In artikel 1 is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het tweede lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.
Artikel 4. Steunfractieleden
Aan de gesprekstafel mogen steunfractieleden namens de fractie het woord voeren (eerste lid). Hun rechten en plichten zijn vastgesteld in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Boxtel.
Hoofdstuk 2. In-gespreksavonden
Artikel 5. De
presentaties,
informatiemarkt en gesprekstafel
De informatiemarkt heeft als doel raadsleden te informeren over een onderwerp door organisatie, college, externe experts en/of samenleving. Raadsleden stellen vragen en gaan in gesprek met ambtenaren, experts en/of samenleving om een breed beeld te vormen over een onderwerp.
Uit de ‘Model verordening raadscommissies VNG, Artikel 3’: ‘de wettelijke bepalingen omtrent raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, ook van toepassing op varianten als sessies en vergadertafel.’ Als vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, dan is er sprake van een raadscommissie. De voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Ook bij deze varianten van vergaderen moet er dus rekening gehouden worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in een raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat, indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Artikel 82, derde lid, van de wet, schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen bij de samenstelling van een raadscommissie. De verhoudingen in een raadscommissie hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
Zesde lid
Burgemeester en wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen in de vergadering op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet.
Artikel 6.
- Artikel 7. Oproep, toezending stukken.
Dit artikel stelt verplicht dat de raads- en steunfractieleden minimaal tien dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep krijgen met daarbij de voorlopige agenda en bijbehorende stukken. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
Artikel 8. Agenda.
Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan, na het verzenden van de schriftelijke oproep, zo nodig een aanvullende agenda en stukken gestuurd worden.
Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken.
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De stukken worden ook op elektronische wijze aangeboden (tweede lid). Dit gebeurt via het digitale raadsinformatiesysteem op de website.
Een stuk is een 'document' in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een 'document' houdt in: een door een orgaan, persoon of college als bedoeld in artikel 2.2., eerste lid van de Woo opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college.
Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid met ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).
Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie aan de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.). Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schriftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden (derde lid).
Artikel 10. Openbare kennisgeving.
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:42, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 11.Voorstellen van orde
De voorzitter van de vergadering legt ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raads- en steunfractieleden (derde lid). Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de wet hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze.
Artikel 12. Presentielijst.
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de wet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen wie aanwezig is geweest. De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekend deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is.
Artikel 13. Spreekrecht inwoners, organisatie, ondernemers etc.
De gemeenteraad vindt dat derden mee moeten kunnen praten over zaken die belangrijk voor hen zijn. Tijdens de In-gespreksavonden wordt de gelegenheid geboden om in te spreken over onderwerpen die dezelfde avond op de agenda staan tijdens de gesprekstafel (zie artikel 5). Aan het begin van de gesprekstafel worden de insprekers in de gelegenheid gesteld in 2 minuten de essentie van hun bijdrage aan te geven. De raadsleden krijgen hierna de gelegenheid om aan de inspreker vragen te stellen. Het idee is dit te beperken tot 2 vragen per raad-/steunfractielid en geen debat met de insprekers aan te gaan. Hierna start het gesprek met de wethouder of tussen raads- en steunfractieleden zelf. Hierbij zitten de raadsleden aan tafel voor het algemeen belang, niet het individuele belang. Ook hier kunnen insprekers het woord voeren.
Als raads- en steunfractieleden gedurende het gesprek nog vragen hebben aan de inspreker dan kunnen deze gedurende het gesprek worden gesteld. De inspreker zit er op dit moment als toehoorder bij, maar er kan reactie aan de inspreker worden gevraagd mocht dit nodig zijn.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- •een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- •benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- •een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
Artikel 14. Volgorde sprekers en aantal spreektermijnen
De voorzitter van de vergadering bewaakt de tijd en de sprekersvolgorde. Het derde lid benadrukt dat de voorzitter elk onderwerp aan de gesprekstafel afsluit.
Artikel 15. Verslag
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier. Het maken van een verslag is niet verplicht.
Artikel 16. Toepassing reglement op In-gespreksavonden die in beslotenheid plaatsvinden
Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van de verordening van overeenkomstige toepassing zijn op een In-gespreksavond achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van de stukken. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.
Artikel 17. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de In-gespreksavond toehoorders die de orde verstoren, kan verzoeken te vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor de In-gespreksavond ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Het derde lid voorziet hierin.
Artikel 18. Geluids- en beeldregistraties
De In-gespreksavonden zijn in principe openbaar. Daarom mogen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden en steunfractieleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat inwoners die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistratie.