GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Diemen

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2024
Paragraaf
1:

Ambtelijke bijstand
Artikel
1.

Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
bijstand: het verstrekken van informatie of het verlenen van ondersteuning;
- b.
document: een bij het college of burgemeester berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat;
- c.
informatie: gegevens neergelegd in een document dan wel gegevens die tot een document herleidbaar zijn;
- d.
ondersteuning: het verlenen van bijstand bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, schriftelijke vragen, inlichtingen en andere in het Reglement van orde van de raad voorziene werkzaamheden of initiatieven van de raad of zijn leden;
- e.
griffier: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris;
- f.
secretaris: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris.
Artikel
2.

Verzoek om informatie
1.
Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot de griffier of een van zijn medewerkers. Behoudens het tweede lid wordt aan het verzoek zo spoedig mogelijk voldaan, doch uiterlijk binnen twee weken.
2.
Indien de griffier of zijn medewerkers niet in staat zijn de informatie te verstrekken, wendt de griffier zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk aan het betrokken raadslid wordt verstrekt, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek. De griffier ontvangt een afschrift van de verstrekte informatie.
Artikel
3.

Verzoek om ondersteuning
1.
Een raadslid wendt zich met het verzoek om ondersteuning rechtstreeks tot de griffier. Deze draagt zorg voor een zo spoedig mogelijke verlening daarvan.
2.
Indien de griffier niet of niet geheel kan voldoen aan het verzoek om ondersteuning, wendt hij zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat aan het betrokken raadslid de gevraagde ondersteuning wordt geleverd, waarbij wat betreft het moment van verlenen daarvan zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met het tijdstip waarop het betrokken raadslid de ondersteuning nodig heeft.
Artikel
4.

Weigering verstrekking bijstand
1.
De griffier of de secretaris kan de verstrekking van informatie aan een raadslid weigeren, indien;
- a.
niet aannemelijk is dat informatie nodig is voor zijn werkzaamheden als raadslid;
- b.
het verzoek betrekking heeft op documenten ten aanzien waarvan het college of de burgemeester op grond van een belang vermeld in artikel 5.1 Wet open overheid geheimhouding heeft opgelegd dan wel een in die bepaling vermeld belang zich tegen openbaarmaking verzet.
2.
De griffier of secretaris kan de verlening van ondersteuning aan een raadslid weigeren, indien;
- a.
niet aannemelijk is dat de ondersteuning betrekking heeft op zijn werkzaamheden als raadslid;
- b.
de gevraagde ondersteuning een dusdanig groot beslag op de ambtelijke capaciteit legt dat de uitvoering van de reguliere werkzaamheden daardoor ernstig in het gedrang komt;
- c.
de verzoeker al meermalen om advies of ondersteuning heeft gevraagd en het daardoor gelegde beslag op de ambtelijke capaciteit gelet op het nieuwe verzoek onevenredig groot zou worden;
- d.
het inwilligen van het verzoek om advies of ondersteuning het gemeentelijk belang evident kan schaden.
3.
De griffier of secretaris stelt het betrokken raadslid schriftelijk op de hoogte van de weigering onder opgave van de redenen daarvoor.
Artikel
5.

Geschillenprocedure
1.
Indien het raadslid zich niet kan verenigen met de weigering hem bijstand te verstrekken, legt de griffier, de secretaris, of het raadslid zelf het verzoek voor aan de burgemeester.
2.
Indien het raadslid niet tevreden is over de wijze waarop hem door of namens de secretaris bijstand is verleend, stelt hij hiervan de griffier op de hoogte. Indien overleg met betrokkene niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, legt de griffier, de secretaris gehoord te hebben, de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
3.
Indien de beslissing van de burgemeester luidt dat het verzoek ten onrechte is geweigerd dan wel dat het verzoek niet naar behoren is uitgevoerd, wordt aan het verzoek van het raadslid alsnog zo spoedig mogelijk voldaan.
Artikel
6.

Informatie portefeuillehouder en registratieverzoeken
1.
De secretaris draagt zorg dat het lid van het college op wiens beleidsterrein een verzoek om ondersteuning betrekking heeft, daarvan onverwijld op de hoogte wordt gesteld.
2.
De secretaris draagt zorg dat van de verzoeken om bijstand een register wordt bijgehouden.
3.
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Paragraaf
2:

Fractieondersteuning
Artikel
7.

Financiële bijdrage
1.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2.
De financiële bijdrage bestaat uit een bedrag van € 3000,- per fractie.
Artikel
8.

Gebruik bijdragen
1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2.
Uit de fractiebijdrage kunnen slechts advertenties worden bekostigd waarin de fractie verantwoording aflegt over het beleid en het functioneren van de fractie en/of het contact wordt gezocht met inwoners.
3.
Bij media uitingen ten laste van het fractiebudget wordt goed leesbaar vermeld dat deze zijn betaald vanuit de gemeentelijke fractievergoeding.
4.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften;
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
opleidingen voor raadsleden welke ingevolge de Verordening voorziening raadsleden en fractieopvolgers voor rekening van de gemeente komen;
- f.
kosten welke gedurende de gehele bestuursperiode worden gemaakt inzake de verkiezingscampagne/verkiezingen;
- g.
de aanschaf van promotieartikelen;
- h.
de aanschaf van relatiegeschenken boven in totaal 100 euro per jaar;
- i.
het geven van fooien;
- j.
advertenties die niet voldoen aan de voorwaarden ex tweede en derde lid van dit artikel.
5.
Vergoeding voor ondersteuning door derden bij het raadswerk is slechts mogelijk in het geval er een schriftelijke overeenstemming is waarin de verleende dienst en het tarief is vastgelegd. Voor ondersteuning door een fractiemedewerker geldt dat het totaal aan betaalde vergoedingen niet meer mag bedragen dan de maximale vrijwilligersvergoeding die de Belastingdienst hanteert.
6.
Bij twijfel of bepaalde kosten uit het fractiebudget vergoed mogen worden of als de griffier en de betrokken fractie hierover van mening verschillen, wordt dit voorgelegd aan het presidium van de raad. Het presidium adviseert zo spoedig mogelijk.
Artikel
9.

Voorschotten
1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
3.
Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.
Artikel
10.

Splitsing
1.
In geval van afsplitsing blijft de fractievergoeding bij de oorspronkelijke fractie.
2.
De afgesplitste fractie ontvangt een bijdrage van 500 euro per jaar voor de verdere duur van de raadsperiode.
Artikel
11.

Reservering bijdragen
1.
De raad reserveert het in het voorafgaande jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het opvolgende jaar.
2.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in dat jaar toekwam ingevolge artikel 7, respectievelijk artikel 10.
3.
Het beroep op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
4.
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
5.
Bij splitsing van een fractie blijft de opgebouwde reserve toebehoren aan de oorspronkelijke fractie.
Artikel
12.

Verantwoording en vaststelling bijdragen
1.
Elke fractie legt volgens een vast format, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verantwoordingsverslag.
Een fractie die na de verkiezingen niet terugkeert in de raad, dient voor 1 juni de verantwoording in van de voormalige fractie.
2.
Onder verantwoordelijkheid van het presidium wordt door de griffier een verslag opgesteld van de ingeleverde verantwoordingen inzake betrouwbaarheid en rechtmatigheid.
3.
De raad stelt na ontvangst van het verslag de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de wijziging van de reserve;
- c.
de resterende reserve;
- d.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Paragraaf
3:

Slotbepaling
Artikel
13.

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2024”.
Artikel
14.

Intrekking
De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011, laatstelijk gewijzigd 14 oktober 2021 is ingetrokken per datum inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel
15

Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

TOELICHTING
Algemeen
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand en dat de in de raad vertegenwoordigde fracties recht hebben op (financiële) ondersteuning. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat. Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en initiatiefvoorstellen zal in bepaalde gevallen een beroep op de organisatie nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke (in veel gevallen technische en inhoudelijke) informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De secretaris zal in dergelijke gevallen de ambtenaar, die de ambtelijke bijstand verleent, moeten aanwijzen.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke (technische) informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Een verzoek om technische informatie kan ook door een fractieopvolger worden gedaan. Dat geldt niet voor de zogenaamde artikel 33 vragen. Deze formele schriftelijke vragen aan het college, worden gericht aan het college en gedaan door een raadslid. Een fractieopvolger kan wel de vragen voorbereiden namens de fractie, maar formeel is het een raadslid die de vragen indient.
Artikel 6. Informatie portefeuillehouder en registratieverzoeken
Nieuw derde lid: Dit lid beoogt een voorziening te treffen om de ambtenaar die ambtelijke bijstand aan een raadslid verleent, te beschermen.
De ambtenaar kan bij het verlenen van ambtelijke bijstand een loyaliteitsconflict ervaren richting het college en in een zogenoemde spagaat terechtkomen. Een ambtenaar is voor het grootste gedeelte van zijn of haar tijd werkzaam voor het college. Hij of zij legt verantwoording daarover af aan een ambtelijk leidinggevende. Bij het verlenen van ambtelijke bijstand komt de ambtenaar in een andere positie waarbij een raadslid de opdrachtformulering neerlegt. Dit kan voor de ambtenaar voelen als een loyaliteitsvraagstuk. Deze spagaat leidt ertoe dat ambtenaren in de praktijk zich niet altijd comfortabel en vertrouwd voelen bij het verlenen van ambtelijke bijstand. Het is belangrijk dat een raadslid en het college zich van deze precaire situatie bewust zijn en de positie van de ambtenaar respecteren.
Artikel 8. Gebruik bijdragen
De basis is dat de financiële bijdrage besteed wordt om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.
De verantwoordelijkheid voor het gebruik van de bijdrage ligt op basis van deze verordening primair bij de fracties zelf, maar de griffier en het presidium spelen een rol bij de controle van de verantwoording. Hierdoor zijn de fracties gezamenlijk verantwoording verschuldigd aan hun eigen gemeenteraad.
In de handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij provincies, gemeenten en waterschappen uit 2021 staan een aantal voorbeelden genoemd. Ook wordt er met name op gewezen dat uitgaven die ogenschijnlijk van ondergeschikt belang zijn, in de publiciteit breed kunnen worden uitgemeten en daardoor dan veel schade aanrichten. Het feit dat het gaat om publieke middelen en politieke ambtsdragers een voorbeeldfunctie hebben speelt daarbij een rol. Om in openbaarheid transparant verantwoording af te leggen zijn heldere spelregels van belang.
In het derde lid is expliciet gemaakt dat bij media uitingen die ten laste van het fractiebudget worden gebracht, altijd goed leesbaar vermeld dient te zijn dat deze zijn betaald vanuit de gemeentelijke fractievergoeding. Onder goed leesbaar wordt verstaan:
- –gangbaar lettertype, dus niet kleiner dan het kleinste lettertype dat ook in de uiting wordt gebruikt
- –duidelijk contrast,
- –leesbare grootte, dus de minimale grootte die ook in de uiting wordt gebruikt.
De te vermelde tekst moet luiden: “Deze uiting is betaald uit de gemeentelijke fractievergoeding”. Uiting kan dan zijn, een krantenadvertentie, een digitale advertentie, een publicatie of een flyer.
In het vierde lid is een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractie- ondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. In de loop der jaren is enige ‘jurisprudentie’ ontwikkeld, doordat de raad na elk jaar bepaalt of de besteding van de fracties rechtmatig is geweest.
Uit de vastgestelde verslagen blijkt dat de fractieondersteuning in elk geval besteed mag worden aan:
- •
Organisatiekosten, bureaukosten van fractie, zoals:
  - –papier,
  - –cartridges voor gebruik fractie,
  - –porti,
  - –bank- en administratiekosten,
  - –abonnementen fractie,
  - –kantoorartikelen en
  - –telefoonkosten.
- •Ondersteuning door derden bij het raadswerk (fractie assistent, externe deskundige);
- •Organisatie van bijeenkomsten om met de inwoners in contact te komen, mits het geen verkiezingscampagne-activiteiten betreft;
- •Kosten en hosting van een website waarmee de fractie zich presenteert, standpunten verwoordt en inwoners gelegenheid biedt mee te praten over politieke onderwerpen. Let op: het aantal te vergoede websites en domeinnamen is beperkt;
- •Nieuwsbrieven of krantjes voor een breder publiek dan alleen de eigen partijleden, waarin de fractie verantwoording aflegt over ingenomen standpunten en inwoners uitnodigt tot meedenken en contact;
- •Opleidingen gericht op het functioneren van de fractie als geheel (coaching, teambuilding) die door alle fractieleden gevolgd worden, dus niet de opleidingskosten van individuele raadsleden;
- •Consumpties en maaltijdkosten kunnen ten laste van het fractiebudget als ze gemaakt worden in het kader van een ‘fractieactiviteit’;
- •Bloemen dodenherdenking
- •Kosten Gemeentedag (huur kraam etc.)
Uitgaven die volgens de ‘jurisprudentie’ zeker niet worden vergoed:
- •Advertenties met enkel een nieuwjaarswens;
- •Aanmaningskosten voor niet betaalde facturen;
- •Kosten voor No Show bij cursussen en bijeenkomsten;
- •Kosten voor domeinnamen van websites anders dan die voor de fractie;
- •Cadeau jubilerende organisatie (is externe representatie, te betalen vanuit de vaste raadsonkostenvergoeding
- •Cursus voor individuele fractieleden (zijn opleidingskosten, declareren via griffie)
- •Reiskosten (reis- en verblijfkosten declareren via griffie)
- •Campagnemateriaal (dit is des bestuurs en niet des fracties)
- •Partijactiviteiten
De oude Verordening bepaalde niets ten aanzien van de vergoeding van geleverde diensten door derden. In een nieuw vijfde lid is opgenomen dat enkel in het geval er een schriftelijke overeenkomst is, de kosten uit het fractiebudget mogen worden betaald. Voor fractiemedewerkers geldt dat de vergoeding niet meer mag bedragen dan de vrijwilligersvergoeding die de Belastingdienst hanteert (thans maximaal €2.100,- per jaar).
Het zesde lid maakt het mogelijk dat het presidium tussentijds een advies kan geven over de toelaatbaarheid van een bepaalde uitgave. Hiermee wordt voorkomen dat achteraf moet worden geconstateerd dat uitgaven niet ten laste van het fractiebudget kunnen worden gebracht.