GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Zwolle

Regeling briefadres gemeente Zwolle
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle;
gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP), de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP), de artikelen 4:5 en 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht, de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016 en het Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing van een persoon (NVVB-2016);
besluit vast te stellen de Regeling briefadres gemeente Zwolle.
Artikel
1

Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Woonadres:
  - i.
het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, als het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, als betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of
  - ii.
het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder 1, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derde van de tijd zal overnachten (artikel 1.1 aanhef en onder o van de wet BRP);
- b.
briefadres: het adres waar voor de aanvrager bestemde geschriften in ontvangst worden genomen (artikel 1.1 aanhef en onder p van de wet BRP) en waar, als het post van de overheid betreft, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover betrokkene bereiken (artikel 2,45, lid 3 van de wet BRP);
- c.
briefadresgever: de ingezetene in de BRP of rechtspersoon bij wie het briefadres wordt gehouden (artikel 2.42 van de wet BRP);
- d.
briefadreshouder: de ingezetene in de BRP die een briefadres houdt.
Artikel
2

Redenen briefadres
Redenen voor de aangifte van een briefadres zijn:
- a.
Wettelijke redenen:
  - i.
Het ontbreken van een woonadres;
  - ii.
Bij verblijf in een instelling;
  - iii.
Om veiligheidsredenen, na oordeel van de burgemeester;
- b.
Maatwerk: Het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij inzet of voortzetting van hulpverlening noodzakelijk is.
Artikel
3

Aangifte briefadres
1.
De aangifte wordt gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
2.
De aangever is verplicht om bij de aangifte alle benodigde gegevens te overleggen.
3.
Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid van dit artikel wordt in ieder geval verstaan:
- a.
een volledig ingevuld en ondertekend aangifteformulier briefadres van de gemeente Zwolle,
- b.
de stukken die in het aangifteformulier genoemd staan en
- c.
overige stukken die door de behandeld ambtenaar nodig wordt geacht voor de beoordeling van de aangifte briefadres.
4.
Voor de aanvraag briefadres op grond van artikel 2, sub b, wordt gebruik gemaakt van een speciaal aanvraagformulier briefadres (maatwerk). Dit formulier vult de hulpverlener samen met de aanvrager in.
5.
De aanvrager dient desgevraagd het verzoek in persoon toe te lichten.
6.
Verstrekt de aanvrager geen inlichtingen over zijn verblijfsadressen, dan wordt er geen briefadres verstrekt.
Artikel
4

Volledige aangifte
1.
De aangifte is volledig als alle vragen in het aangifteformulier zijn beantwoord en alle benodigde gegevens zijn aangeleverd.
2.
Als één of meer gegevens ontbreken, dan wordt de aangever in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen.
3.
Als de aangifte niet binnen de in het vorige lid bepaalde termijn kan worden aangevuld, dan kan op verzoek van de aangever de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen.
4.
Als de aangifte niet binnen veertien dagen na aangifte aangevuld wordt of er geen uitstel gevraagd wordt, wordt de aangifte buiten behandeling gesteld.
Artikel
5

Weigeringsgronden
Een briefadres wordt in ieder geval geweigerd in de volgende situaties:
- a.
De aanvrager heeft geen rechtmatig verblijf in Nederland.
- b.
De aanvrager mag zich op grond van het besluit BRP zich niet inschrijven als ingezetene.
- c.
De aanvrager heeft een woonadres, met uitzondering van de gevallen zoals bedoeld in artikel 2, sub a, onder ii en iii en sub b.
- d.
Er loopt een onderzoek naar de verblijfplaats van de briefadresgever.
- e.
De aanvrager verblijft langer dan acht maanden in het buitenland. Als de aanvrager beroepshalve varend is op een schip, wordt het briefadres geweigerd als hij langer dan twee jaar in het buitenland verblijft.
Artikel
6

Ambtshalve inschrijving
1.
Het college kan een besluit tot het opnemen van een briefadres nemen als het woonadres ontbreekt en door de betrokken ingezetene geen aangifte wordt gedaan van een briefadres.
2.
Het college kan pas overgaan tot het ambtshalve opnemen van een briefadres als daarvoor instemming bestaat van de briefadresgever.
Artikel
7

Monitoring briefadres
1.
In de situaties als bedoeld in artikel 2 van de Regeling wordt een briefadresinschrijving periodiek opnieuw beoordeeld door het college van burgemeester en wethouders.
2.
De beoordeling van de briefadresinschrijving wordt gedaan met inachtneming van de artikelen 2 en 9 van deze Regeling.
3.
Los van wat is bepaald in het eerste en tweede lid van dit artikel, is de briefadreshouder gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na de verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente van het nieuwe adres.
Artikel
8

Verplichtingen briefadresgever en briefadreshouder
1.
Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht om op verzoek van het college en wethouders inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de registratie van het briefadres.
2.
Betrokkene verschijnt op verzoek in persoon.
3.
Aan degenen die niet voldoet aan de verplichting als bedoeld in het eerste en/of tweede lid, kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.
Artikel
9

Hardheidsclausule
Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze Regeling zou leiden tot een onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze Regeling. Van onbillijkheid kan sprake zijn als in een specifieke situatie het strikt vasthouden aan de Regeling als onredelijk kan worden aangemerkt of als er onevenredige schade zou ontstaan.
Artikel
10

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
2.
De Regeling briefadres gemeente Zwolle 2016 wordt bij de inwerkingtreding van deze regeling ingetrokken.
3.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling briefadres gemeente Zwolle.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 24 september 2024
P. Snijders, burgemeester
D. Emmer, secretaris
Toelichting

op de Regeling briefadres
Algemene toelichting
Belang juiste inschrijving op adres
De Basisregistratie Personen (BRP) is dé basisregistratie voor persoonsgegevens voor alle instanties met een publiekrechtelijk of maatschappelijk taak. De gegevens uit de BRP zijn van essentieel belang voor het functioneren van de overheid. Bijvoorbeeld voor het betalen van pensioenen, uitkeringen, het toekennen van toeslagen of het innen van belastingen. Het is daarom van groot belang dat de adresgegevens in de BRP actueel en van hoge kwaliteit zijn. De inschrijving in de BRP moet daarom zoveel mogelijk overeenkomen met de feitelijke verblijf- of woonsituatie van betrokkene.
Voor de gemeente zelf is een hoge kwaliteit van de adresgegevens van de ingezetenen ook van belang. Bijvoorbeeld voor het bieden van voorzieningen, het heffen van gemeentelijke leges en voor handhaving bij calamiteiten/brandveiligheid. Ook voor het voorkomen en bestrijden van woonfraude is een juiste adresregistratie van grote waarde.
Vanuit de samenleving en de politiek is er blijvende aandacht voor de aanpak van woonfraude. Een onjuiste registratie op een adres kan fraude mogelijk maken. Dit kan fraude zijn met uitkeringen en toeslagen of fraude door onvindbaar te zijn om geen belastingen en/of schulden (terug) te betalen en opsporing te ontwijken. Een onjuiste registratie kost niet alleen de overheid, maar uiteindelijk ook alle belastingbetalers geld.
Daarnaast zijn er kwetsbare groepen die hulp nodig hebben. Zoals mensen die kampen met de gevolgen van een verslaving, psychische aandoeningen, verstandelijke beperkingen of problematische schulden. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving in de BRP is daarom voor deze groep noodzakelijk. Ontbreekt het woonadres, dan wordt de ingezetene ingeschreven met een briefadres.
Artikelsgewijze toelichting op de Regeling briefadres.
Artikel 2, sub b, onder i Ontbreken woonadres
Dak- of thuislozen
De groep dak-of thuislozen is een diverse groep. Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (De Herberg) kunnen met een briefadres ingeschreven worden op het adres van De Herberg.
Sommige mensen zijn niet dakloos, maar wel thuisloos. Zij hebben geen vast woonadres en verblijven vaak voor korte periodes op meerdere adressen. Deze mensen noemen we bankhoppers. Omdat zij geen woonadres hebben, kunnen ze een briefadres aanvragen. Dit kan bij iemand in hun netwerk of (bij uitzondering) bij de Herberg. Het toekennen van een briefadres aan een bankhopper, al dan niet met behulp van maatwerk, als bedoeld in artikel 2, sub b van deze Regeling, kan een eerste stap zijn om het leven van deze persoon weer op de rit te krijgen. De aanvrager wordt eerst verwezen naar het Sociaal Wijkteam-midden als er nog geen hulpverlening in beeld is.
Korte overbrugging
Onder een korte overbrugging wordt in beginsel een periode van zes maanden verstaan. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij de verkoop van de oude woning en de nieuwe woning is nog niet opgeleverd. Het nieuwe adres en de verwachte datum van verhuizing moet aangetoond worden.
Ambulant beroep
Hieronder vallen bijvoorbeeld binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen, kermismedewerkers die (met hun gezin) rondtrekken. Bij het ontbreken van een woonadres komen deze personen in aanmerking voor een briefadres.
Kort verblijf in het buitenland
Iemand kan voor een briefadres kiezen, als hij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.
Beroepshalve varend
Een ingezetene die gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en die bij vertrek de redelijke verwachting heeft dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, hoeft geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Dit kan bijvoorbeeld een briefadres zijn.
Langdurig vermiste persoon
Een vermiste is een persoon:
- 1.
die tegen redelijke verwachting in, afwezig is uit zijn/haar gebruikelijke en/of veilig geachte omgeving;
- 2.
waarvan de verblijfplaats onbekend is en het in diens belang is dat de verblijfplaats wordt vastgesteld.
Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon is vermist. In het ‘Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing van een persoon’ van de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken (NVVB) staat dat overwogen kan worden om in overleg met de melder de vermiste persoon ambtshalve tijdelijk op een briefadres in te schrijven op het adres van de melder.
Verblijf in een onderkomen zonder vaste stand- of ligplaats
Op grond van de wet BRP valt het adres van een woning dat zich in een voertuig of vaartuig bevindt en een vaste stand- of ligplaats heeft onder het begrip woonadres. Dit geldt ook voor een recreatiewoning. Is er geen sprake van een vaste stand- of ligplaats, dan zal dit bij de aanvraag voor een briefadres aangetoond moeten worden.
Of een object in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) niet als woonadres is opgenomen of een woning in strijd met het bestemmingsplan wordt bewoond, is niet relevant voor de vraag of er sprake is van een woonadres als bedoeld in de wet BRP (zie in dit verband ook de Circulaire BRP en briefadres van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 7 november 2016).
Artikel 2, sub a, onder ii Verblijf in instelling
Blijf-van-mijn-lijf-huis
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden
Verblijf in instelling
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling als bedoeld in artikel 2.40 wet BRP, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.
Inschrijving op het adres van de instelling kan de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig schaden.
Artikel 2, sub a, onder iii Veiligheidsredenen
Als de burgemeester van oordeel is dat het om veiligheidsredenen gewenst is een persoon niet op het woonadres in te schrijven, kan inschrijving op een briefadres plaatsvinden (artikel 2.41 van de wet BRP). In deze gevallen vindt afstemming met de adviseur Veiligheid van afdeling Fysieke Leefomgeving plaats.
Artikel 2, sub b Maatwerk
Dit artikel biedt extra mogelijkheden voor toepassing van de menselijke maat.
Maatwerk is niet geregeld in de wet BRP. Wanneer een aanvrager van een briefadres een beroep doet op het toepassen van maatwerk, is onderstaande van belang:
- a.
Er is sprake van één of meer sociaal-maatschappelijke problemen.
- b.
De maatwerkoplossing is erop gericht om de persoon de kans te geven zijn leven weer op de rit te krijgen.
- c.
De persoon stemt in met of voldoet al aan de voorwaarden van het hulpverleningstraject.
Bij sociaal-maatschappelijke problematiek kan gedacht worden aan psychische problematiek gecombineerd met problemen zoals schulden, dakloosheid en werkloosheid.
Bij een aanvraag briefadres met toepassing van maatwerk, worden de gegevens van de aanvrager gedeeld in een casustafel overleg (cto). Bij dit overleg zijn Burgerzaken, Inkomensondersteuning, de Centrale Toegang van de GGD en het Sociaal Wijkteam vertegenwoordigd. Het overleg vindt tweewekelijks plaats. Zit de aanvrager al in een hulpverleningstraject, dan kan er ook maatwerk geleverd worden zonder de bespreking in het cto.
De bedoeling van het cto is om voor inwoners van Zwolle, die niet op grond van bestaande regels ingeschreven kunnen worden op een (brief)adres en daardoor in een schrijnende (financieel en maatschappelijk) situatie verkeren, een passende oplossing te bieden.
Artikel 3, lid 1
Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
Artikel 3, lid 2 en 3
Bij de aangifte moet, op grond van artikel 2.45 lid 2 wet BRP, een schriftelijke verklaring van instemming worden ingeleverd van de briefadresgever. In de schriftelijke aangifte, waarbij een briefadres wordt gekozen, moeten de redenen van het briefadres en de verwachte duur van het briefadres worden opgenomen. De aanvrager moet ook een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs, zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht, van zichzelf en van de briefadresgever overleggen. De vragenlijst briefadres is als bijlage 1 bijgevoegd.
Bij verblijf in De Herberg wordt het aanvraagformulier briefadres ingevuld door de hulpverlener van de opvang samen met de aanvrager. De hulpverlener stuurt de aanvraag door naar Burgerzaken.
Artikel 3, lid 4
Een aanvraag briefadres maatwerk verloopt altijd via de hulpverlener. Is er een hulpvraag, maar is er nog geen hulpverlening in beeld, dan wordt de aanvrager doorverwezen naar SWT-Midden. Telefoon 038-4989980, www.swtzwolle.nl/midden
Artikel 3, lid 5
Op grond van artikel 2.45 van de wet BRP is de burger verplicht om op verzoek van het college inlichtingen te geven die van belang zijn voor de aanvraag. De verplichting geldt ook voor het overleggen van documenten. Op verzoek zal de aanvrager persoonlijk moeten verschijnen om zijn aanvraag toe te lichten.
Artikel 3, lid 6
Wordt er geen of onvoldoende informatie verstrekt over de verblijfsplaatsen, dan kan niet worden vastgesteld dat de aanvrager feitelijk niet over een woonadres beschikt. Er volgt dan een weigeringsbeschikking.
Artikel 4
Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aanvrager wordt dan schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen dit verzuim te herstellen. De aanvrager kan in reactie daarop verzoeken om de termijn, waarbinnen de aangifte aangevuld moet worden, eenmalig te verlengen met veertien dagen.
Wanneer de aanvrager niet binnen veertien dagen zijn aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt de aangifte briefadres buiten behandeling gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.
Artikel 5, sub a
Op grond van artikel 2.38 van de wet BRP kan alleen een persoon die rechtmatig verblijf in Nederland heeft aangifte van verblijf en adres doen. Is er sprake van een verhuizing als bedoeld in artikel 2.39 van de wet BRP, dan is het rechtmatig in Nederland verblijven geen voorwaarde voor het toekennen van een briefadres.
Artikel 5, sub b
Zie de artikelen 21 en 22 van het Besluit BRP.
Artikel 5, sub c
Op grond van artikel 1.1, onder o, van de wet BRP wordt onder woonadres ook verstaan het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, als het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, als betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten. Dit betekent dat ook personen die in een voertuig, vaartuig of recreatieverblijf, zoals een chalet, stacaravan, huisje op volkstuinen of zomerhuisje verblijven over een woonadres beschikken. Of de bewoning al dan niet legaal is, is voor het vaststellen van het feitelijk woonadres niet relevant.
Artikel 5, sub d
Als het adres van de briefadresgever in onderzoek staat, dan is het onduidelijk of de briefadresgever er zelf wel woont. Er wordt op dat adres dan geen briefadres verstrekt.
Artikel 5, sub e
De wet BRP schrijft voor dat als je in een periode van 1 jaar langer dan acht maanden in het buitenland verblijft, je verplicht bent om je uit te schrijven. In artikel 29 Besluit BRP staat een uitzondering op die regel: als iemand onder Nederlandse vlag beroepshalve in buitenlandse wateren vaart gedurende maximaal 2 jaar én geen woonadres heeft, dan kan hij ingeschreven staan op een briefadres.
Artikel 6:
Bij een ambtshalve inschrijving is er vaak sprake van hulpverlening die een burger onder de aandacht brengt voor inschrijving. Die burger kan of wil dan zelf geen aangifte doen van inschrijving (zorgmijders). In die gevallen wordt er ambtshalve een briefadres verstrekt bij De Herberg.
Haalt betrokkene zijn post niet meer op, dan volgt er een adresonderzoek dat mogelijk leidt tot een uitschrijving naar land Onbekend.
Een burger kan niet zelf verzoeken om ingeschreven te worden op een adres van de gemeente. Bij een aanvraag briefadres is de briefadresnemer namelijk verplicht om een toestemming briefadresgever in te leveren. Dit staat in artikel 2.45 van de wet BRP. Deze toestemming ontbreekt in dit geval. Het betreft dan een onvolledige aanvraag, die niet in behandeling kan worden genomen.
Artikel 7, lid 1
De reden van het briefadres bepaalt de frequentie van de periodieke controle. Er vindt dan een volledige hertoetsing plaats.
Artikel 7 lid 3
De wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen binnen de daarvoor in artikel 2.39 lid 2 van de wet BRP gestelde termijn.
Artikel 8
Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de bijhouding van het briefadres in de BRP. In het geval er een aangifte is, bestaat die verplichting op grond van artikel 2.45 van de wet BRP. Ontbreekt de aangifte, dan bestaat de verplichting op grond van artikel 2.47 van de wet BRP.
Als geen aangifte wordt gedaan, of als betrokkene niet voldoet aan de verplichting om inlichtingen te verstrekken of in persoon te verschijnen, kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.
Artikel 9
Door het opnemen van het maatwerkartikel (artikel 2, sub b van de Regeling) is de noodzaak van een hardheidsclausule kleiner geworden. Het maatwerkartikel ziet toe op de situatie van het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij hulpverlening noodzakelijk is in geval van sociaal-maatschappelijke problemen.
Ook andere bijzondere situaties kunnen zich voordoen, waarbij strikte toepassing van deze regeling tot onbillijkheid kan leiden. Ook in deze uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling.