GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Waddinxveen

Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Waddinxveen
De raad van de gemeente Waddinxveen;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 augustus 2024;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Waddinxveen
Paragraaf
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -ambtelijk hoorder: door het bestuursorgaan aangewezen persoon die bevoegd is om bezwaarschriften te behandelen;
- -ambtelijk horen: horen door een ambtenaar of meerdere ambtenaren namens het bestuursorgaan, bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht;
- -Awb: Algemene wet bestuursrecht;
- -bestuursorgaan: gemeentelijk orgaan dat het bestreden besluit heeft genomen: de raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester, leerplichtambtenaar, bestuurscommissies;
- -bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift;
- -commissie: adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb;
- -secretaris: de secretaris van de commissie: de door het college aangewezen ambtenaar;
- -voorzitter: voorzitter van de commissie.
Artikel
2.

Ingediend bezwaarschrift
1.
Het bestuursorgaan registreert het ingediende bezwaarschrift met de datum van ontvangst.
2.
Daarna wordt zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Hierbij geeft het bestuursorgaan een uitleg over het vervolg van de procedure en de duur van de behandeling van het bezwaarschrift.
Paragraaf
2.

Informele afhandeling en ambtelijk horen
Artikel
3.

Vooronderzoek en informele behandeling
1.
De secretaris onderzoekt of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld alvorens het verder in behandeling te nemen.
2.
De informele aanpak start door kort na binnenkomst van het bezwaarschrift hierover contact op te nemen met de bezwaarmaker en de voorbereider van het primaire besluit.
3.
Na instemming van bezwaarmaker kan de afhandelingstermijn, wegens de inzet van een informeel overleg, voor de formele behandeling van het bezwaarschrift worden opgeschort.
4.
Pre-mediation geschiedt door een ander dan de ambtelijk hoorder of de secretaris.
5.
Als het bezwaar in der minne wordt geschikt, legt het bestuursorgaan de gemaakte afspraken schriftelijk vast en neemt het zo nodig een nieuw besluit.
Artikel
4.

Ambtelijk horen
1.
Het college stelt bij afzonderlijk besluit de categorieën van bezwaarschriften vast waarvoor het horen ambtelijk kan plaatsvinden.
2.
Het ambtelijk horen geschiedt door de secretarissen als bedoeld in artikel 8 van deze Verordening.
3.
De secretaris bepaalt de wijze en het tijdstip van het horen.
4.
Als de secretaris het bezwaarschrift aan de commissie wil voorleggen, vindt het horen door de commissie plaats.
5.
De artikelen 10, 13, 14, 15 en 16 vijfde lid van deze Verordening zijn van overeenkomstige toepassing op het ambtelijk horen. De hierin genoemde bevoegdheden van de commissie, de voorzitter of de secretaris, worden bij het ambtelijk horen door de secretaris uitgeoefend.
Artikel
5.

Vooronderzoek
1.
De secretaris is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.
2.
De vertegenwoordiger van het college of de burgemeester overhandigt op verzoek van de secretaris het procesdossier, inclusief het verweerschrift, binnen 1 week, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om deze termijn te verlengen.
3.
Het procesdossier wordt voorafgaand aan de hoorzitting ter inzage gelegd.
4.
Het verweerschrift, alsook overige stukken die niet reeds bij partijen bekend zijn, worden aan bezwaarmaker en eventuele belanghebbende(n) kosteloos toegezonden.
Paragraaf
3.

Commissie
Artikel
6.

Horen en adviseren door de commissie
1.
Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften van het bestuursorgaan.
2.
De commissie is belast met het horen en adviseren over de volledige heroverweging van bestreden besluiten.
3.
De commissie is niet belast met de behandeling van bezwaarschriften waarvan is bepaald dat de voorbereiding van de beslissing op bezwaar ambtelijk wordt afgedaan.
4.
Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het niet nodig vindt dat het bezwaarschrift aan de commissie wordt voorgelegd, kan het bestuursorgaan besluiten dat het horen ambtelijk plaatsvindt.
Artikel
7.

Samenstelling van de commissie
1.
De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
2.
De voorzitter en de leden worden door burgemeester en wethouders benoemd, geschorst en ontslagen.
3.
De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.
Artikel
8.

Secretaris
De secretaris wordt door burgemeester en wethouders aangewezen.
Artikel
9.

Zittingsduur
1.
De voorzitter en de leden worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk ten hoogste twee keer herbenoemd te worden.
2.
De voorzitter en de leden kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan burgemeester en wethouders.
3.
De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel
10.

Uitoefening bevoegdheden
De volgende bevoegdheden worden namens de voorzitter uitgeoefend door de secretaris:
- a.
verzoeken om een schriftelijke machtiging aan een gemachtigde (artikel 2:1, tweede lid);
- b.
stellen van een termijn aan de bezwaarmaker (artikel 6:6);
- c.
doorzenden van het bezwaarschrift naar het bevoegde bestuursorgaan (artikel 6:15)
- d.
verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie (artikel 6:17);
- e.
instemmen met een verzoek rechtstreeks beroep instellen bij rechtbank (artikel 7:1a)
- f.
afzien van horen op gronden uit artikel 7:3 Awb;
- g.
ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken, dan wel toezenden daarvan aan een belanghebbende (artikel 7:4, tweede lid);
- h.
toepassing van artikel 7:6, derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Deze bevoegdheid wordt uitgeoefend onder voorwaarden van artikel 7:6, vierde lid awb (artikel 7:6, vierde lid).
Artikel
11.

Voorbereiding hoorzitting
1.
De secretaris bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.
2.
De secretaris nodigt de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit.
3.
Binnen drie werkdagen na de uitnodiging kunnen de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden of het bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.
4.
De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt binnen drie werkdagen na ontvangst van dit verzoek aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan medegedeeld.
5.
De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen, genoemd in het tweede tot en met vierde lid.
6.
De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Als daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van burgemeester en wethouders vereist.
Artikel
12.

Onpartijdigheid leden
De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
Artikel
13.

Openbaarheid hoorzitting
1.
De hoorzitting van de commissie is openbaar.
2.
In afwijking van het eerste lid vindt de hoorzitting achter gesloten deuren plaats voor wat betreft persoonlijke zaken van familiaire medische of financiële aard.
3.
De deuren kunnen voorts worden gesloten als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.
4.
Als de commissie naar aanleiding van het derde lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.
Artikel
14.

Verslaglegging
Het verslag, dat is opgenomen in het advies van de commissie bezwaarschriften, bedoeld in artikel 7:7 van de Awb, bevat in ieder geval:
- a.
namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid;
- b.
zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is voorgevallen;
- c.
vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of als belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord;
- d.
verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht.
Artikel
15.

Nader onderzoek
1.
De commissie is bevoegd nader onderzoek te doen als zij dit na afloop van de hoorzitting wenselijk acht.
2.
De uit nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan toegezonden.
3.
De bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan kunnen een week na verzending van de nadere informatie schriftelijk reageren en indien gewenst aan de voorzitter vragen om een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op dit verzoek.
4.
Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel
16.

Raadkamer en advies
1.
De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies.
2.
De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
3.
Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
4.
Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt als die minderheid dat verlangt.
5.
Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.
6.
Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel
17.

Uitbrengen advies en verdaging
1.
Het advies wordt met door de commissie ontvangen nadere informatie, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
2.
Als naar het oordeel van de secretaris de termijn van twaalf weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verdaagt hij de beslissing.
3.
Van een besluit tot verdaging ontvangen de belanghebbenden een afschrift.
Artikel
18.

Jaarverslag
De secretaris brengt, namens de commissie, jaarlijks aan de bestuursorganen verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.
Artikel
19.

Vergoeding commissieleden
1.
De vergoeding voor de voorzitter en de commissieleden bestaat uit een vast bedrag per vergadering.
2.
In 2024 bedraagt de vergoeding voor de voorzitter € 204,20 en voor een commissielid € 136,16 per vergadering.
3.
De vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van het indexcijfer als bedoeld in artikel 3.1.1, vijfde lid van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.
Paragraaf
4.

Slotbepalingen
Artikel
20.

Intrekking oude regeling
De “Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Waddinxveen 2007” wordt ingetrokken.
Artikel
21.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Waddinxveen.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 september 2024.
De voorzitter,
De griffier,
Toelichting
Algemeen
Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.
Artikelsgewijs
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1. Definities
Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester, bestuurscommissies en de leerplichtambtenaar zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen.
Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift
Eerste lid
De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).
Tweede lid
Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat ambtelijk of door een adviescommissie zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de voorbereider(s) van het bestreden besluit is vereist. Dit wordt nader uitgewerkt in artikel 3. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.
Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien. Zie over informele afhandeling verder de toelichting op artikel 3.
Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling
Eerste en tweede lid
Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.
Vijfde lid
Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.
Beslistermijnen
Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb).
Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.
Artikel 4. Ambtelijk horen
Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.
Eerste en tweede lid
Niet elke gemeente kiest voor behandeling van bezwaarschriften door een (onafhankelijke externe) commissie. Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord. Voor het ambtelijk horen gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb.
Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen. Als het om een openbare hoorzitting gaat, ligt telefonisch horen niet voor de hand.
Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb). De Awb bepaalt niet hoe het verslag van het horen moet worden vormgegeven en hoe uitgebreid het moet zijn. Het verslag kan onderdeel zijn van de beslissing op het bezwaarschrift, maar vaak zal een afzonderlijk verslag worden opgemaakt.
Vierde lid
Als de bezwaarmaker of het college, in haar hoedanigheid van verweerder van het primaire besluit, het bezwaarschrift alsnog aan de commissie wil voorleggen, kan de secretaris hiertoe besluiten. Het is verstandig om deze beslissing goed te motiveren zodat de commissie en de betrokken partijen weten waarom hiertoe is besloten. Die motiveringsplicht geldt temeer als de secretaris in weerwil van het verzoek van de bezwaarmaker besluit toch ambtelijk wil horen.
Beslistermijnen
Zie de toelichting op artikel 3 onder ''beslistermijnen".
Artikel 6. Horen en adviseren door de commissie
Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies. Zie voor algemene opmerkingen over het horen de toelichting bij artikel 4.
Derde lid
Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie.
Vierde lid
Zie de toelichting op artikel 4, vierde lid.
Artikel 7. Samenstelling van de commissie
Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.
Eerste lid
De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan.
Tweede lid
Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is
ontslag en/of schorsing (door burgemeester en wethouders) mogelijk.
Derde lid
Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.
Artikel 8. Secretaris
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als de commissie uit meerdere kamers bestaat.
Artikel 9. Zittingsduur
Derde lid
Het is voor van de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden
Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de secretaris kunnen worden uitgeoefend.
Artikel 12. Onpartijdigheid leden
Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.
Artikel 13. Openbaarheid hoorzitting
Eerste lid
Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is. Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb.
Tweede lid
De raad heeft persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard uitgezonderd.
Derde en vierde lid
Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting (in aanvulling op het tweede lid) mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).
Artikel 14. Verslaglegging
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Het verslag wordt opgenomen in het advies van de commissie bezwaarschriften.
Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden.
Artikel 15. Nader onderzoek
Eerste lid Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.
Derde lid Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).
Artikel 16. Raadkamer en advies
Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 12.
Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort.
Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.
Artikel 17. Uitbrengen advies en verdaging
Eerste lid
In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 14.
Tweede en derde lid
De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb). Zie ook de toelichting bij artikel 3 onder “beslistermijnen”.
Het tweede lid van artikel 17 schrijft voor dat de secretaris tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen, als hij voorziet dat de termijn van twaalf weken niet wordt gehaald. Mocht de commissie ondanks de verdaging door het bestuursorgaan niet tijdig een advies (kunnen) uitbrengen en er geen verder uitstel mogelijk is, dan moet het bestuursorgaan beslissen zonder het advies van de commissie en alsnog zelf horen.
Het besluit moet aan zowel de commissie als belanghebbenden worden bekendgemaakt.
Artikel 18. Jaarverslag
De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.
In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.
Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.
Artikel 19. Vergoeding commissieleden
Het Rechtspositie besluit raads- en commissieleden is al enige tijd vervallen. Het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers volgt het eerdere Rechtpositie besluit op.