GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Haarlem

Verordening presidium gemeente Haarlem 2024
De raad van de gemeente Haarlem;
Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;
Besluit de volgende verordening vast te stellen:
Verordening presidium gemeente Haarlem 2024
Artikel
1:

Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
presidium: het door de raad ingestelde orgaan dat de commissie-, raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten procesmatig voorbereidt.
- b.
voorzitter presidium: de burgemeester.
- c.
griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het presidium, of diens plaatsvervanger.
Artikel
2:

Taken
Het presidium heeft de volgende taken:
- 1.
Het presidium staat de raad bij inzake zijn organisatie en functioneren en heeft de volgende taken:
  - a.
het voorbereiden van de voorlopige agenda van raadsvergaderingen en commissievergaderingen;
  - b.
het annuleren van raadsvergaderingen, commissievergaderingen en vragenuren;
  - c.
het bepalen van de wijze van afhandeling van de ingekomen stukken van de raad;
  - d.
het vaststellen van de spreektijden in raad en raadscommissies;
  - e.
Het vaststellen en bekendmaken van kwaliteitscriteria voor bestuurlijke stukken en het toezien op de naleving daarvan;
  - f.
toezien op duidelijke besluitpunten in de raads- en initiatiefvoorstellen;
  - g.
zorgen voor een actueel inzicht in komende dossiers/agendapunten (actuele termijnplanning) en voor een Strategische Raadsjaaragenda, alsmede ervoor zorgen dat de daarvoor benodigde informatie wordt verkregen;
  - h.
ervoor zorgen dat de raad tijdig in positie is om kaders mee te kunnen geven aan de inrichting van besluitvormingsprocessen en de rol van de raad daarin;
  - i.
het voeren van overleggen met de ambtelijke organisatie, het college en individuele collegeleden over de werkzaamheden van de raad en de raadscommissies in het algemeen en de zaken in het bijzonder, zoals onder c, d, e en f van dit artikellid genoemd;
  - j.
het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en de raadscommissies;
- 2.
Het presidium stelt ten behoeve van de raad het volgende vast:
  - a.
het jaarlijkse vergaderschema;
  - b.
de behandelwijze van de begroting, de kadernota, de jaarrekening en de bestuursrapportage(s);
  - c.
het al dan niet in beslotenheid vergaderen.
- 3.
Het presidium doet voorstellen aan de raad ten aanzien van:
  - a.
de werkwijze van de raad en de raadscommissies;
  - b.
(de organisatie van) het bestuurlijk besluitvormingsproces.
- 4.
Het presidium kan de gemeentesecretaris en anderen uitnodigen voor het bijwonen van zijn vergaderingen.
Artikel
3:

Samenstelling
1.
Het presidium bestaat uit de voorzitters van de raadscommissies en de plaatsvervangend voorzitter van de raad.
2.
Een lid wordt bij langdurige afwezigheid vervangen door een van de plaatsvervangers die door de raad zijn benoemd.
3.
De leden van het presidium worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
4.
Het lidmaatschap van de in het tweede lid bedoelde leden van het presidium eindigt:
- a.
op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
- b.
indien het lid aftreedt als lid van de raad;
- c.
indien de raad het lid ontslaat.
5.
De burgemeester neemt als adviseur en voorzitter deel aan de vergaderingen van het presidium.
6.
Het presidium wordt bijgestaan door de griffier. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig. Hij kan, indien daartoe door één van de presidiumleden uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.
Artikel
4:

Vergaderfrequentie en –plaats
Het presidium bepaalt de eigen vergaderfrequentie en –locatie.
Artikel
5:

Oproep
Het presidium bepaalt de wijze waarop en de tijdigheid waarmee de voorzitter de leden oproept voor vergaderingen.
Artikel
6:

Vergadering, agenda, besluitenlijst
1.
Het presidium vergadert in beslotenheid, tenzij hij anders bepaalt.
2.
Leden van de raad kunnen op verzoek als toehoorder aanwezig zijn in vergaderingen van het presidium.
3.
Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de agenda vast.
4.
Het besprokene tijdens de vergaderingen wordt door de griffier in een besluitenlijst samengevat.
5.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende bijeenkomst van het presidium vastgesteld.
6.
De besluitenlijst wordt gepubliceerd op het bestuurlijk informatiesysteem, zodanig zodat uitsluitend raadsleden en commissieleden hiervan kennis kunnen nemen.
Artikel
7:

Besluitvorming
Het presidium kan buiten de vergadering besluiten nemen, mits de leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.
Artikel
8:

Stemming
Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Wanneer de stemmen staken, beslist de plaatsvervangend voorzitter.
Artikel
9:

Toelage
Aan de leden van het presidium wordt, voor de duur hun lidmaatschap, de maximale toelage per maand toegekend als bedoeld in artikel 3.1.4, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (toelage lid bijzondere commissie).
Artikel
10:

Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.
Artikel
11:

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.
Artikel
13:

Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening presidium gemeente Haarlem 2024’.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 juli 2024
de griffier,
de voorzitter,
Toelichting

op de verordening presidium gemeente Haarlem 2024
Artikel 2 Taken
Het presidium heeft een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Het presidium vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raadscommissies en de raad. Het presidium heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. Het presidium bereidt de voorlopige agenda's van de raadscommissies en de raad voor. Onder deze taak vallen onder meer de volgende werkzaamheden:
- a.
besluiten over de wijze van behandeling van stukken en de werkwijze van de raad en de raadscommissies;
- b.
het bepalen van de wijze van afhandeling van de ingekomen stukken van de raad;
- c.
het vaststellen van de begin- en eindtijden van de agendapunten van commissievergaderingen.
Het presidium fungeert tevens als werkgeverscommissie, zoals vastgelegd in artikel 83 van de wet, dat nader is uitgewerkt in een afzonderlijke verordening, de verordening werkgeverscommissie gemeente Haarlem 2023.
De commissiegriffiers stellen in samenspraak met hun voorzitter de concept-agenda’s van de commissievergaderingen vast, op basis van door het college en raad aangeleverde stukken, rekening houdend met o.a. urgentie, politieke gevoeligheid, doorlooptijden, etc. Adequate agenda’s doen recht aan politieke gevoeligheden, laten ruimte voor discussie, bieden fracties de mogelijkheid punten te agenderen en benutten de beschikbare vergadertijd optimaal. Daarmee schept het presidium de voorwaarden voor raad en commissies om te kunnen vergaderen. Uiteindelijk beslissen raad en commissies zélf over hun agenda’s en dat kan betekenen dat een door het presidium voorgestelde agenda wordt gewijzigd. De commissiegriffiers beoordelen collegestukken naast vormaspecten ook op behandelrijpheid en adviseert het Presidium daarover. De definitieve vaststelling van de agenda van de raadscommissies en de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering. Tevens kan het presidium zich – al dan niet op verzoek van de raad– bezighouden met andere taken op het gebied van procedures en het functioneren van de raad in meer algemene zin. Zo heeft het presidium ook tot taak om de procedures van beraadslaging en besluitvorming over de begroting en de jaarrekening vast te stellen. Tenslotte stuurt het presidium de griffier aan.
De aanwezigheid van de gemeentesecretaris tijdens vergaderingen van het presidium kan ook gewenst zijn, omdat de gemeentesecretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.
De bijeenkomsten van het presidium vinden achter gesloten deuren plaats, om de mogelijkheid te bieden om vertrouwelijke kwesties te bespreken.
Artikel 3: Samenstelling
Volgens de gemeentewet kan de burgemeester geen lid zijn van het presidium als dat wordt beschouwd als een artikel 84 commissie. De burgemeester is daarom adviseur van het presidium en tevens voorzitter. Het is niet toegestaan om als artikel 84 commissie een externe voorzitter aan te wijzen. Echter, de burgemeester is voorzitter van de raad en in die hoedanigheid kan hij ook voorzitter zijn van het presidium. De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig en kan desgewenst deelnemen aan de beraadslagingen. Hij bereidt de concept agenda voor de vergaderingen van het presidium voor. Een lid van het presidium wordt bij langdurige afwezigheid vervangen door een van de plaatsvervangers die door de raad zijn benoemd. Van langdurige afwezigheid is sprake wanneer een lid tijdelijk ontslag neemt, omdat hij verwacht vanwege ziekte, zwangerschap of bevalling langer dan acht weken afwezig te zijn conform artikel X10 tweede lid van de Kieswet. De vervanging geldt voor een periode van 16 weken, die indien nodig verlengd kan worden voor opeenvolgende perioden van zestien weken, tot maximaal drie keer binnen dezelfde zittingstermijn van de raad.
Artikel 4: Vergaderfrequentie en –plaats
Het presidium vergadert meestal op de vrijdag in de week voorafgaand aan de raadsvergadering.
Artikel 5: Oproep
Deze bepaling in de verordening verzekert dat het presidium de autonomie heeft om de praktische regelingen omtrent haar vergaderingen zelf te bepalen.
Artikel 6: Vergadering, agenda, besluitenlijst
De vergaderingen van het presidium vinden achter gesloten deuren plaats, om de mogelijkheid te bieden om vertrouwelijke kwesties te bespreken. De vergaderingen zijn wel toegankelijk voor raadsleden. Daarbij is de mogelijkheid voor het presidium opgenomen om te besluiten dit voor een specifieke vergadering of agendapunt niet toe te staan.
De agenda en bijbehorende stukken, waaronder de concept besluitenlijst, worden gepubliceerd op de website en zijn voor raads- en commissieleden achter de inlog te raadplegen.
Artikel 7: Besluitvorming
Het presidium heeft de bevoegdheid om beslissingen te nemen buiten de reguliere vergaderingen om, op voorwaarde dat alle leden de kans hebben gekregen om hun mening schriftelijk of via e-mail kenbaar te maken.
Artikel 8: Stemming
Dit artikel bepaalt de procedure voor het nemen van besluiten binnen het presidium. Het principe is dat alle beslissingen genomen worden bij meerderheid van stemmen. Dit betekent dat een voorstel wordt aangenomen als meer dan de helft van de aanwezige leden voor stemt. In het geval dat er bij een stemming een gelijke verdeling van stemmen is, dus wanneer de stemmen staken, neemt de plaatsvervangend voorzitter van het presidium de beslissing. Dit is een praktische regeling om impasses te voorkomen en de voortgang van de werkzaamheden te waarborgen. De plaatsvervangend voorzitter neemt dan een bindende beslissing die als geldig wordt beschouwd voor het presidium.
Artikel 9: Toelage
Aan de leden van het presidium wordt, voor de duur hun lidmaatschap, de maximale toelage per maand toegekend als bedoeld in artikel 3.1.4, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (toelage lid bijzondere commissie).
Artikel 10: Onvoorziene omstandigheden
Dit artikel biedt een richtlijn voor situaties waarin de verordening geen duidelijke bepalingen bevat of wanneer er twijfel bestaat over de toepassing ervan. In dergelijke gevallen heeft het presidium de bevoegdheid om te beslissen op basis van een voorstel van de voorzitter. Dit zorgt ervoor dat het presidium kan blijven functioneren en besluiten kan nemen, zelfs wanneer de verordening geen directe richtlijnen biedt.