GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Valkenswaard

Evenementenvisie 2024-2028
De raad van de gemeente Valkenswaard;
Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders
d.d. 21 mei 2024, nummer 2024-490557;
Gelet op de behandeling in de beeldvormende sessie d.d. 30 mei 2024;
Gelet op de behandeling in de vergadering van de raadscommissie
d.d. 13 juni 2024;
BESLUIT
- 1.
De Evenementenvisie 2018-2022 in te trekken;
- 2.
De Evenementenvisie 2024-2028 vast te stellen met dien verstande dat:
  - –
Op pagina 11, 2.3.3 (Sociaal-maatschappelijke evenementen) onderstaande tekst wordt ingevoegd tussen de zinnen …. Verenigingen en middenstand en Deze evenementen…
“De gemeente Valkenswaard gratis evenementen zal stimuleren en faciliteren onder andere door een beroep te doen op subsidies ter realisering van het evenement”.
  - –En op diezelfde pagina 11, 2.3.3. de zin “Deze evenementen kunnen ….. of cultuursubsidies” vervalt”
  - –In alinea 4.6 de volgende tekst verwijderd wordt "Voor het Eurocircuit beogen we het conserveren van het huidige wettelijk, toegestane gebruik en in de toekomst een duurzame transformatie. Hiervoor verwijzen we naar het bestemmingsplan Eurocircuit."
  - –4.6 punt 4.7 wordt en 4.7 punt 4.8 wordt;
  - –
De volgende nieuwe sectie wordt toegevoegd:
4.6 Buitengebied: Eurocircuit
Het eurocircuit is internationaal bekend onder motorsport, autosport & BMX liefhebbers. Hier worden trainingen en wedstrijden van lokaal tot internationaal niveau georganiseerd door de Motorcross, Rallycross, BMX en tour & wieler verenigingen die jaarlijks duizenden bezoekers trekken. Deze evenementen dragen positief bij aan de bekendheid van Valkenswaard als recreatieve bestemming en bieden onze inwoners een laagdrempelig uitje wat elders speciaal is”.
Samenvatting
De evenementenvisie is onderdeel van strategisch beleid voor branding en positionering. De gemeente Valkenswaard staat open voor evenementen die bijdragen aan het DNA/de identiteit van Valkenswaard en wil een klimaat creëren waarin evenementenorganisatoren hun ideeën kunnen omzetten in kansen die de identiteit onderschrijven. De gemeente Valkenswaard wil daarnaast een bijdrage leveren aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de gemeente.
Ambitie
In 2026 staat Valkenswaard bekend als ‘dé leisuregemeente van de regio’. Kwalitatief goede evenementen dragen bij aan deze ambitie. Merkwaardes die hierbij horen zijn ‘authentiek’, ‘avontuurlijk’ en ‘gastvrij’
Om deze ambitie te bereiken zijn er drie thema’s geformuleerd die leidend zijn in de ambitie en het te ondersteunen en te ontwikkelen aanbod, en die aansluiten op de kernwaarden avontuurlijk, gastvrij en authentiek:
- a.
De actieve outdoor beleving van Valkenswaard in de breedte:
Wandelen / paardrijden / joggen / wielrennen / mountainbiken / fietsen / cultuurbeleving
- b.
De huiskamer van Valkenswaard:
Het centrum als inspirerende huiskamer en de ontmoetingsplek van Valkenswaard
- c.
Het actief eigenzinnig cultureel en creatief karakter van Valkenswaard:
Het te houden evenement is leidend, maar we stimuleren samenwerkingen en cross-overs naar culturele instellingen, maatschappelijke partners, sport of indoor culturele tentoonstellingen.
Om bovenstaande visie en doelstellingen te bereiken is een verdere intensivering van de samenwerking tussen Valkenswaard Marketing, gemeente Valkenswaard en evenementenorganisatoren vereist en is het noodzakelijk dat er keuzes gemaakt worden. Op basis van de evenementenpiramide wordt gekozen welke evenementen we op welke manier ondersteunen. We onderscheiden:
Beeldbepalende evenementen (on-brand evenementen) sluiten volledig aan bij de citymarketingstrategie van Valkenswaard en daar ook mede invulling aan geven. De evenementen dragen de gemeentelijke of regionale identiteit, hebben een economische spin-off voor de regio en versterken het imago van Valkenswaard in (inter)nationaal verband. Ze vormen een reden om Valkenswaard te bezoeken en trekken veel bovenregionaal publiek aan. Daarnaast kunnen er speciale evenementen zijn, die een speciale aanleiding hebben en niet behoren tot de terugkerende evenementen. In eerste fase zijn dit de on-brand evenementen;
- o
Het Corso & Cultuur Festival;
- o
Vogelverschrikkerfestival;
- o
Outdoor (sport) gerelateerde evenementen.
Brand ondersteunende evenementen die zich vooral richten op eigen inwoners en de regio. Deze evenementen leveren een positieve bijdrage aan één of meer van de eerder genoemde thema’s.
Een brede basis van sociaal / maatschappelijke evenementen (off-brand evenementen) die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar wel voorzien in de lokale behoefte.
We ondersteunen de evenementen op basis van de evenementenpiramide met subsidie en met diensten en materialen. Evenementen dragen bij aan het imago en de aantrekkelijkheid van de gemeente. We laten daarom graag zien wat er allemaal gebeurt in de gemeente Valkenswaard en Valkenswaard Marketing ondersteunt evenementen dan ook via promotie, waarbij gefocust wordt op de on-brand en brand ondersteunende evenementen.
Buiten de positieve kanten aan evenementen, kunnen evenementen ook overlast veroorzaken (geluidsuitstoot, verkeersproblemen, etc.), wat de leefbaarheid voor een bepaalde groep inwoners tijdelijk aantast. Daarnaast zijn veel maatregelen nodig met het oog op openbare orde en veiligheid. Er moet dus gezocht worden naar een zo goed mogelijke balans tussen de positieve en negatieve kanten van evenementen. Evenementen moeten positief gestimuleerd, maar ook gereguleerd worden.
Voor het verhogen van de leefbaarheid, veiligheid en openbare orde en de bescherming van de volksgezondheid, zullen we de volgende sporen volgen:
- –Gebruik maken van locatieprofielen met aantal evenementen en geluidsnormen;
- –Regeling en motivatie in het bestemmingsplan;
- –Veiligheid bewaken;
- –Duidelijkheid in regels, controleren, handhaven en evalueren;
- –Toegankelijkheid evenementen;
Hoofdstuk
1:

Inleiding
1.1

Algemeen
Evenementen vormen op diverse vlakken een belangrijk strategisch instrument:
Citymarketing:
- –Een essentieel strategisch instrument om in de merkpositionering van Valkenswaard geconcentreerde media aandacht te genereren (focus in exposure, maar ook trots);
Economisch:
- –Impuls in directe besteding tijdens het evenement, maar ook creëren van loyaliteit voor herhaalbezoek;
Maatschappelijk:
- –Evenementen maken Valkenswaard een bruisende en aantrekkelijke verblijfsgemeente en dragen, mits in goede balans, bij aan de leefbaarheid. Daarnaast voorzien evenementen in de behoefte aan ontspanning en vermaak;
- –Creëren van sociale cohesie en betrokkenheid op inhoud van bewoners.
Buiten deze positieve aspecten, bestaat er ook een keerzijde. Een evenement kan overlast veroorzaken (geluidsuitstoot, verkeersproblemen, etc.), wat de leefbaarheid voor een bepaalde groep inwoners tijdelijk vermindert. Daarnaast zijn veel maatregelen nodig met het oog op openbare orde en veiligheid. Er moet dus gezocht worden naar een zo goed mogelijke balans tussen de positieve en negatieve kanten van evenementen. Evenementen moeten positief gestimuleerd, maar ook gereguleerd worden.
De Evenementenvisie stelt de koers van de gemeente Valkenswaard vast op het gebied van evenementen en bakent af wat er wel en niet gewenst is. In de, door de burgemeester vast te stellen, beleidsregels wordt deze koers verder geconcretiseerd. Deze beleidsnota laat zien wat de visie van Valkenswaard is specifiek op het gebied van evenementen. Deze visie zoekt aansluiting met de Toekomstvisie en met de gekozen toeristisch –recreatieve profilering ‘authentiek’, ‘avontuurlijk’ en ‘gastvrij’ van Valkenswaard Marketing.
Belangrijk is het onderscheid te duiden tussen de rollen die een gemeente vervult in de realisatie van evenementen.
- –
Wettelijke rol:
De burgemeester is eindverantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid en binnen dat kader ook het bestuursorgaan dat de vergunning verleent voor een evenement, hierin ondersteund door diverse adviseurs en hulpdiensten. De gemeentelijke organisatie vervult hierin een essentiële coördinerende regierol.
Binnen deze context stelt de burgemeester op basis van dit beleidsdocument nadere beleidsregels op waarin elementen op gebied van veiligheid en overlast worden vastgelegd.
- –
Maatschappelijk ondersteunende rol:
De gemeente beoogt beleidsmatig met evenementen resultaat te bereiken (binnen haar vastgestelde ambities) en wil dit ondersteunen met financiële en/of uitvoerende ondersteuning van mogelijke diensten.
De gemeente vervult dus met name een ondersteunende en faciliterende rol.
De Evenementenvisie heeft betrekking op álle evenementen waar een vergunning voor dient te worden aangevraagd. Dit betreft de evenementen zoals gedefinieerd in de Apv, inclusief braderieën en de kermis.
1.2

Relevante beleidskaders en programma’s
Evenementen hebben veel raakvlakken met andere beleidsterreinen. Voor deze Evenementenvisie is dan ook gebruik gemaakt van een integraal kader, gebruik makend van verschillende beleidsstukken:
- –Toekomstvisie 2040: deze benadrukt de cruciale rol van de vrijetijdseconomie. Vrijetijdsvoorzieningen zijn noodzakelijk om een aantrekkelijk leef – en woonklimaat te behouden en te versterken. Maar Valkenswaard kijkt verder dan de behoeften van de (potentiële) bewoner, ook de bezoeker staat centraal;
- –Programma Dommelland: de vrijetijdsector is een belangrijke stimulans voor de ontwikkeling van de economie in Valkenswaard. Door aantrekkelijke recreatiemogelijkheden komen (meer) bezoekers naar Valkenswaard, verblijven gasten langer en besteden ze meer in onze gemeente. Ook krijgt het woon- en vestigingsklimaat een positieve stimulans en creëren we (extra) werkgelegenheid. Sinds enkele jaren geven we in diverse stappen invulling aan deze ambitie. De visie ‘Natuurlijk Avonturen Landschap’ vormt de basis van deze ambitie. Uitvoeringsprogramma Dommelland geeft invulling op gebied van natuur en recreatie om de ambities waar te maken.
- –Veiligheids- en handhavingsbeleid: ordelijk verloop van evenementen, veilige evenementen, tegengaan en beperken van overlast, verkeersveiligheid, toezicht en handhaving;
- –Ruimtelijk beleid: het bestemmingsplan is het belangrijkste publiekrechtelijke instrument voor het regelen van het toegestane gebruik van bepaalde locaties (gebieden waar evenementen wel en niet plaats kunnen vinden);
- –Milieubeleid: tegengaan geluidshinder en beheersing afvalstromen;
- –Duurzaamheidsvisie: hierin worden duidelijke kaders gesteld om ons doel te realiseren; een klimaat neutrale gemeente in 2050;
- –Gezondheidsbeleid: alcoholmatiging en bevorderen (sociale) hygiëne bij evenementen;
- –Beheer en onderhoud van de openbare ruimte: evenementen vinden plaats in de openbare ruimte. Een goede inrichting in combinatie met goed onderhoud en goed beheer van de openbare ruimte is (mede) bepalend voor het sfeerbeeld en de leefbaarheid.
Daarnaast hangt het samen met de volgende onderdelen:
- –
Valkenswaard Marketing
Om Valkenswaard in de beeldvorming beter te positioneren, investeert de gemeente Valkenswaard in citymarketing. De Stichting Valkenswaard Marketing voert de citymarketing taken uit, in opdracht van de gemeente. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst, waarbij de gemeente jaarlijks een jaarplan inclusief begroting goedkeurt. De gemeente Valkenswaard heeft een opdracht gevende, en waar nodig, faciliterende rol. De Stichting Valkenswaard Marketing kan een belangrijke bijdrage leveren aan de ambities op gebied van evenementen in het topsegment. De stichting zal geen leidende rol spelen in het breedteaanbod en dus niet zelf evenementen organiseren. Bij de on-brand en brand-ondersteunende evenementen zal de stichting een regisserende rol vervullen. Het doel van Valkenswaard Marketing is dat Valkenswaard in 2026 bekend staat als ‘dé leisuregemeente van de regio’.
Inhoudelijke programmalijnen van Valkenswaard Marketing op het gebied van evenementen:
  - –Duurzame samenwerkingsverbanden;
  - –Ontwikkelen merkboek en regie op media;
  - –Dorpsaankleding en gastvrijheid;
  - –Support voor on brand evenementen en de brand-ondersteunende evenementen en analyse voor versterking aanbod.
- Evenementen vormen dus een belangrijke pijler binnen de positionering van Valkenswaard.
In paragraaf 3.4 gaan we nader in op de rol van Valkenswaard Marketing.
- –Het programma Dommelland levert, samen met de programma’s Masterplan Centrum en Bereikbaar Valkenswaard, een belangrijke impuls voor de invulling van de Toekomstvisie 2040 die door de gemeenteraad is vastgesteld. De programma’s dragen bij aan de identiteit en positionering van Valkenswaard en zijn daardoor onlosmakelijk met elkaar verbonden. Valkenswaard gaat zich actief ontwikkelen als dé leisure gemeente van de regio, met het profiel ‘actieve outdoor beleving’. De lijn van Valkenswaard Marketing die Valkenswaard op de kaart zet als een gemeente waar het ‘dé leisure gemeente van de regio’, past daar bij. Een sterk profiel in de markt zetten gaat niet vanzelf en is een kwestie van lange adem.
Hoofdstuk
2:

Visie op evenementen
Altijd wat te doen in Valkenswaard
Valkenswaard heeft een historie van authentieke, eigenwijze, creatieve vrijwilligers die het hele jaar door schitterende evenementen organiseren. Veelal bedacht, georganiseerd en gefinancierd door de lokale gemeenschap kennen de meeste evenementen al een lange bestaansgeschiedenis. Een robuust aanbod van unieke evenementen, die zich steeds opnieuw weten aan te passen aan de tijdsgeest en de eisen van de moderne consument. Een rijke mix van cultuur, recreatie, volkscultuur met historie en sportevenementen. Van lokale smaakmakers gericht op de eigen inwoners en regiobezoekers tot aan internationale topevenementen voor specifieke doelgroepen.
2.1

Het belang van evenementen
De maatschappelijke basis voor het evenementenaanbod van Valkenswaard is breed. De overzienbare schaalgrootte van Valkenswaard en de korte lijntjes tussen mensen die elkaar (soms al decennialang) kennen, maken ook mogelijk dat initiatieven snel tot uitvoering kunnen worden gebracht. Vrijwilligers melden zich bovendien gelukkig nog steeds spontaan aan, er komt ‘nieuw creatief bloed’ van onderaf met organisatietalent en met nieuwe ideeën die voortbouwen op het bestaande aanbod.
Evenementen hebben naast de eigen organisatiekracht een belangrijke rol in de beleving van Valkenswaard als bruisende gemeenschap waar het goed wonen, leven en werken is. Hierbij is een breed gedragen gezamenlijk uitgangspunt om zo veel mogelijk evenementen gratis toegankelijk te houden, zodat evenementen de ideale laagdrempelige inclusieve ontmoeting voor elke inwoner kunnen vormen.
Maar naast de maatschappelijke waarde hebben evenementen een economische impact op het bedrijfsleven van Valkenswaard. Deze waarde vertaalt zich naar directe economische omzet voor betrokken partijen op gebied van evenementen als leveranciers en horeca. We zien ook effecten op de langere termijn, zoals een positief imago op het gebied van woonkwaliteit en vestigingsklimaat voor het bedrijfsleven.
Tenslotte, een actief evenementenaanbod is een belangrijk element van de marketingstrategie, zoals verwoord in de Toekomstvisie van Valkenswaard: ‘Valkenswaard; dé leisure gemeente van de regio’
2.2

Toekomstbestendigheid
De basis van het Valkenswaardse evenementenaanbod is dus robuust. Maar permanente alertheid is nodig om de energie en het enthousiasme te behouden in de gemeenschap.
Landelijk worden grote bedreigingen in de branche gedeeld:
- –
De wereld van de organisatie van evenementen is na de coronacrisis fundamenteel veranderd:
  - ■︎Er is sprake van meer grilligheid in de keuze door de bezoeker;
  - ■︎Door onzekerheid in coronatijd is er veelal sprake van last-minute-keuzes van de consument;
  - ■︎Een tendens van geheel andere vorm van vrijetijdsinvulling, wat ook te zien is in het uitgaansgedrag in de reguliere en traditionele horeca (minder cafés en meer lounge-dagzaken);
  - ■︎Sterke kostenstijging voor de organisatie en zelfs tekort aan personeel en materieel door saneringen in de coronaperiode;
  - ■︎Een neerwaartse druk op betrokkenheid van sponsoren (minder lange toewijding);
  - ■︎Trend waarbij evenementen door hogere kosten en commercialisering transformeren van gratis naar betaalde entree.
- –Afname van maatschappelijk draagvlak in zowel het organiseren van evenementen als het accepteren van de maatschappelijke waarde van evenementen (leefbaarheid).
- –Toenemende druk op de openbare ruimte waardoor ruimte schaarser wordt.
- –De oplopende risico’s en verantwoordelijkheden voor organisatoren, waardoor de druk hoog wordt voor vrijwilligers om deze verantwoordelijkheden te dragen.
Lokaal perspectief:
Er valt gelukkig te constateren dat stakeholderssessies een hoge mate van betrokkenheid hebben laten zien. Veel vrijwilligers zetten nog steeds de schouders onder de vele evenementen door het jaar heen. Dit is bijzonder in regionaal perspectief!
Verder zijn er, door een open en gelijkwaardige houding tussen evenementenorganisatoren, horecapartners en culturele instelling De Hofnar, steeds intensievere samenwerkingen ontstaan die veel van de bovenstaande bedreigingen op landelijk niveau kunnen pareren.
Wel zijn er in de stakeholdersessies zorgen geuit over de toenemende druk op de benodigde kennis en kunde op het gebied van veiligheidsvraagstukken, die veel organisatoren boven de pet groeit. Organisatoren kunnen hiervoor hulp en advies inwinnen bij Valkenswaard Marketing.
Vanuit deze ervaringen kiezen we daarom juist voor de kracht van de Valkenswaardse gemeenschap in de doorontwikkeling van de Evenementenvisie.
2.2.1

Uitgangspunten voor nieuw beleid
In deze nieuwe Evenementenvisie zijn de volgende uitgangspunten leidend:
- 1.
Binnen de bestuurlijke ambitie van de gemeente Valkenswaard vormen evenementen een essentieel en belangrijk uithangbord voor de positie ‘Valkenswaard is dé leisure gemeente van de regio in 2026’.
- 2.
We streven samen met organisatoren naar een optimale spreiding van evenementen over de gemeente en over het jaar met oog voor balans in uitstraling, levendigheid en leefbaarheid.
- 3.
Belangrijk uitgangspunt is het borgen en ondersteunen van lokale initiatieven in de realisatie van hun evenement passend in de thema’s zoals benoemd in 2.2.2.
- 4.
We leggen vast als uitgangspunt dat we dus geen evenementen ‘kopen’ maar zelf creëren als gemeenschap.
- 5.
We zien meer kansen in het creëren van randvoorwaarden gericht op het creëren van gezamenlijk initiatief, dan in een klassieke rol van de gemeente in een passief toetsend subsidie model.
- 6.
Dit mede ingegeven vanuit het feit dat de gemeente een facilitaire en voorwaardenscheppende rol vervult, maar dat inwoners en partijen de initiatieven nemen om te organiseren!
- 7.
De indeling van de evenementen-piramide blijven we hanteren (zie paragraaf 2.3)
2.2.2

Ambitie voor drie inhoudelijke thema’s
Er zijn drie thema’s geformuleerd die leidend zijn in de ambitie en het te ondersteunen en te ontwikkelen aanbod, die aansluiten op de kernwaarden avontuurlijk, gastvrij en authentiek:
- a.
De actieve outdoor beleving van Valkenswaard in de breedte:
Wandelen / paardrijden / joggen / wielrennen / mountainbiken / fietsen / cultuurbeleving
- b.
De huiskamer van Valkenswaard:
Het centrum als inspirerende huiskamer en de ontmoetingsplek van Valkenswaard
- c.
Het actief eigenzinnig cultureel en creatief karakter van Valkenswaard:
Het te houden evenement is leidend, maar we stimuleren samenwerkingen en cross-overs naar culturele instellingen, maatschappelijke partners, sport of indoor culturele tentoonstellingen.
We streven ernaar dat er op onder andere deze drie inhoudelijke thema’s een actieve regie wordt gevoerd, waarbij we dit willen borgen door een intensieve samenwerking van gemeente (coördinatiefunctie) en Valkenswaard Marketing; Valkenswaard Marketing op de inhoud en de gemeente op voorwaardenscheppend niveau.
2.3

Evenementen-piramide
Om bovenstaande visie en doelstellingen te bereiken is het noodzakelijk dat er keuzes gemaakt worden.
We onderscheiden:
- –Beeldbepalende evenementen (on-brand evenementen) (2.3.1);
- –Brand-ondersteunende en centrumevenementen (2.3.2);
- –Sociaal-maatschappelijke evenementen (off-brand evenementen) (2.3.3).
2.3.1

Beeldbepalende evenementen (on-brand evenementen)
De top bestaat uit beeldbepalende evenementen. De on-brand evenementen. On-brand evenementen zijn evenementen die volledig aansluiten bij de citymarketingstrategie van Valkenswaard en daar ook mede invulling aan geven. De evenementen dragen de gemeentelijke of regionale identiteit, hebben een economische spin-off voor de regio en versterken het imago van Valkenswaard in (inter)nationaal verband. Ze vormen een reden om Valkenswaard te bezoeken en trekken veel bovenregionaal publiek aan. Deze terugkerende evenementen worden gesteund, waar nodig, op financieel, functioneel (met diensten en materiaal) en promotioneel vlak. Daarnaast kunnen er speciale evenementen zijn. Dit zijn evenementen die een speciale aanleiding hebben en niet behoren tot de terugkerende evenementen.
De gemeente Valkenswaard heeft een aantal specifieke kenmerken en kernkwaliteiten, die voor een ieder herkenbaar zijn en tot ieders verbeelding spreken. Deze kenmerken (avontuurlijk, gastvrij en authentiek) leveren een bijdrage aan de profilering van de gemeente Valkenswaard. Naast Valkenswaard Marketing draagt het programma Dommelland bij aan een belangrijke impuls voor de invulling van de Toekomstvisie 2040. Binnen dit programma gaat Valkenswaard zich actief ontwikkelen als leisuregemeente, wat goed aansluit bij het thema ‘actieve outdoor beleving’. De visie ‘Natuurlijk Avonturen Landschap’ vormt de basis van deze ambitie. Uitvoeringsprogramma Dommelland geeft hieraan invulling op het gebied van natuur en recreatie. On-brand evenementen sluiten hier bij aan.
De evenementen die georganiseerd worden binnen Valkenswaard zouden ondersteunend moeten zijn aan de eerder genoemde thema’s van de gemeente Valkenswaard en bijdragen aan een positieve profilering van de gemeente. Daarnaast kent Valkenswaard traditiegetrouw belangrijke en mooie evenementen en speelt sociale cohesie een belangrijke rol.
On-brandevenementen:
- –zijn wisselend van uitstraling en aantrekkingskracht (gericht op groei en minimaal bovenregionale aantrekkingskracht);
- –ondersteuning bepaalt de gemeente op maat, afhankelijk van het type evenement;
- –worden ondersteund door Valkenswaard Marketing.
- –
Valkenswaard Marketing ondersteunt in eerste fase de on-brand evenementen en organisaties, waaronder:
  - o
Het Corso & Cultuur Festival;
  - o
Vogelverschrikkerfestival;
  - o
Outdoor (sport) gerelateerde evenementen.
2.3.2

Brand-ondersteunende evenementen
Daarnaast kennen we een middensegment van brand-ondersteunende evenementen. Evenementen die zich vooral richten op eigen inwoners en de regio.
2.3.3

Sociaal-maatschappelijke evenementen (off-brand evenementen)
We willen een brede basis van sociaal-maatschappelijke evenementen, de ‘off-brand evenementen’. Dit zijn evenementen die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar wel voorzien in een noodzakelijke lokale behoefte. Lokale verenigingen, stichtingen en particulieren, organiseren een evenement ter bevordering van de sociale cohesie en of ter ondersteuning van hun sport- of culturele vereniging. Dit zijn evenementen die de leefbaarheid in dorpen en wijken bevorderen. Deze evenementen hebben een lokale uitstraling en zijn voornamelijk van betekenis voor de lokale bevolking, (sport en cultuur) verenigingen en middenstand. De gemeente Valkenswaard zal gratis evenementen stimuleren en faciliteren door, onder andere, een beroep te doen op subsidies ter realisering van deze evenement. Denk aan de intocht van Sinterklaas en carnaval. Het onderscheidend vermogen en de toeristisch-recreatieve uitstraling is beperkt.
Hoofdstuk
3:

Betrokken partijen
Bij het organiseren van een evenement spelen verschillende partijen een rol. Allereerst de organisator (vergunning-aanvrager), die het proces opstart door het indienen van een aanvraag. Tijdens het gehele proces kunnen verschillende afdelingen van de gemeente betrokken worden bij de besluitvorming. Daarnaast spelen ook de bewoners, Valkenswaard Marketing, Subsidie Advies Commissie, hulpdiensten en toezichthouders een rol. In dit hoofdstuk bespreken we de verschillende partijen, hun rol en verantwoordelijkheden.
3.1

Evenementenorganisatoren
De rol van evenementenorganisaties richt zich op de kerntaak van het organiseren van evenementen, het zorgdragen voor de vereiste vergunningen en het uitvoeren van evenementen overeenkomstig de verleende vergunning. Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast binnen de wet- en regelgeving. Dit geldt zowel op openbaar terrein als in indoorlocaties. De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van de noodzakelijke voorzieningen (zowel facilitair als beheersmatig) en de bijbehorende kosten.
3.2

Gemeente
De gemeente is op meerdere vlakken betrokken bij de organisatie van evenementen. Gemeente Valkenswaard heeft de publiekrechtelijke taak tot vergunningverlening, moet waken over de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en bescherming van het milieu. De gemeente neemt ook verschillende activiteiten voor haar rekening, waardoor de komst van evenementen gestimuleerd wordt en het voor organisatoren mogelijk gemaakt wordt hun evenement goed te organiseren. In Hoofdstuk 5: Inzet van middelen zoals subsidie, diensten en materialen, vindt u hiervan de nadere uitwerking. Hieronder is in het kader van evenementen een overzicht te vinden van taken en bevoegdheden van gemeenteraad, burgemeester en het college van burgemeester en wethouders.
Gemeenteraad
De gemeenteraad is bevoegd kaders te stellen ten aanzien van alle zaken die spelen binnen de gemeente Valkenswaard. Het is aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester om daaraan uitvoering te geven. Instrumenten die de gemeenteraad ter beschikking staan zijn kaderstellende beleidsnotities (zoals deze Evenementenvisie), de begroting en verordeningen.
Burgemeester
Artikel 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening Valkenswaard 2024 (Apv) bepaalt dat het verboden is om een evenement te houden zonder vergunning van de burgemeester (ingevolge artikel 2:25, lid 4 van de Apv is het organiseren van een klein evenement geheel vergunningvrij, kleine evenementen zijn echter geen onderdeel van dit beleidskader).
Het artikel over evenementen is opgenomen in hoofdstuk 2 van de Apv, dat handelt over zaken aangaande de openbare orde. Het evenementenartikel is dan ook bedoeld om overlast te beperken en de openbare orde en veiligheid te beschermen. De burgemeester heeft de bevoegdheid om beleidsregels, zoals bedoeld in artikel 1:3 en volgens artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht, vast te stellen voor vergunningverlening en handhaving van evenementen.
Kortom: het verlenen van een evenementenvergunning is de bevoegdheid van de burgemeester. Voor de uitvoering zal de burgemeester beleidsregels vaststellen.
College van burgemeester en wethouders
Het college is op grond van de Algemene Subsidieverordening Valkenswaard (ASV) bevoegd tot het verlenen van subsidie (artikel 4 van de ASV) en tot het stellen van nadere regels met betrekking tot het bepaalde in de ASV (artikel 5 van de ASV). Andere regels die op basis van dit kader worden uitgewerkt hebben onder meer betrekking op de ‘nadere regel sport en cultuur’, werkwijze en samenstelling van de Subsidie Advies Commissie kamer Evenementen, Sport en Cultuur
Subsidie Advies Commissie (kamer Evenementen, Sport en Cultuur)
De Subsidie Advies Commissie Evenementen, Sport en Cultuur behoort niet tot het gemeentelijk bestuur maar zijn (ervarings-)deskundigen. Hun taak is advies uitbrengen aan het college over (onder andere) structurele evenementensubsidieaanvragen.
De werkzaamheden wat betreft structurele evenementensubsidies houden in:
- –Het vooraf lezen en beoordelen van subsidieaanvragen;
- –Het deelnemen aan vergaderingen en het geven van deskundig oordeel over de aangevraagde subsidies;
- –Samen met andere commissieleden in overleg treden met de aanvragers over de wensen en eisen van de subsidieverlener en de mogelijkheden die de aanvrager kan bieden.
Daarnaast spelen diverse teams binnen de gemeente een belangrijke rol. Zij adviseren, faciliteren of ondersteunen. Klantcontacten Omgeving (KCO) richt zich op de wettelijke taken, namelijk vergunningverlening en meldingen. KCO en Toezicht en Handhaving worden belast met de uitvoering van toezicht en handhaving bij evenementen en Beheer en Uitvoering is belast met het beheer van het openbaar gebied.
3.3

Evenementencoördinator
Voor helderheid richting de organisator is er één front-office waar organisatoren terecht kunnen. De evenementencoördinator is aanspreekpunt voor organisatoren en is de spil tussen gemeente (zowel ambtelijk als bestuurlijk) en externe partijen op het gebied van evenementen. De evenementencoördinator werkt nauw samen met de stichting Valkenswaard Marketing om op die wijze de eenduidige coördinatie te borgen.
Tot de taken behoren:
- –Gesprekken met evenementenorganisatoren (eerste aanspreekpunt organisatoren, oriënterende gesprekken met nieuwe organisatoren);
- –Aanjagen van gewenste evenementen op basis van signalen;
- –Begeleiden organisatoren bij (gemeentelijke) procedures;
- –Eerste toetsing aan evenementenkalender, evenementenvisie en criteria;
- –Beantwoorden (of uitzetten) van vragen over evenementen;
- –Leggen van dwarsverbanden;
- –Overleg met o.a. KCO (cluster vergunningen), centrummanagement, weekmarkt, horeca en centrumbewoners;
- –Evalueren evenementen.
3.4

Valkenswaard Marketing
Valkenswaard Marketing is verantwoordelijk voor de regie van alle on-brand evenementen op het gebied van marketing en productontwikkeling.
Valkenswaard Marketing heeft als doel het eenduidig en gecoördineerd versterken van het ‘merk’ (brand) van Valkenswaard, zowel op inhoud als in verhaallijnen, zodat het in een gerichte product / markt strategie wordt overgebracht op de relevante doelgroep.
De rollen en taken zijn hierin als volgt:
- –Valkenswaard Marketing is verantwoordelijk voor de analyse en productontwikkeling voor on-brand positionering en houdt zich daarnaast bezig met brand ondersteunende evenementen die het centrum versterken;
- –Valkenswaard Marketing ondersteunt door het verstrekken van incidentele financiële bijdragen aan organisatoren;
- –Valkenswaard Marketing geeft begeleiding aan evenementen die brand ondersteunend en/of beeldbepalend zijn voor het imago van Valkenswaard, zogenaamde spraakmakende icoonprojecten die de eenduidige uitstraling van Valkenswaard versterken;
- –Zij wil dit mede bereiken door activiteiten in en rond Valkenswaard met elkaar te verbinden tot één krachtige en herkenbare beleving waardoor deze meer impact krijgen. Enkele voorbeelden zijn het Corso & Cultuur Festival en het Vogelverschikkerfestival.
3.5

VVV Valkenswaard
De belangrijkste taak van de VVV is om Valkenswaard als aantrekkelijke vrijetijdsbestemming onder de aandacht te brengen van inwoners en bezoekers. Het promoten van evenementen is daar uiteraard een onderdeel van.
Naast de VVV-winkel, prominent op de Markt, gebruikt de VVV diverse multimediatoepassingen (website, social media, digitale borden e.d.) om evenementen onder de aandacht te brengen van inwoners en bezoekers. De VVV zorgt er in samenwerking met de gemeente voor, dat alle evenementen in kaart worden gebracht en zodoende tijdig kunnen worden gepresenteerd in de digitale evenementenkalender.
Ook zorgt de VVV voor een actieve ondersteuning van evenementen, bijvoorbeeld door kaartverkoop, verkoop van evenement gerelateerde artikelen, e.d.
3.6

Stichting Centrummanagement Valkenswaard
Stichting Centrummanagement Valkenswaard werkt nauw samen met ondernemers in het centrum en streeft naar het vergroten van de aantrekkelijkheid en uitstraling van het centrum van Valkenswaard met als doel versterking van het economisch functioneren van de winkels, horeca en dienstverlening.
Op gebied van evenementen houdt Centrummanagement zich bezig met:
- –Organiseren, coördineren en realiseren van kwalitatief goede evenementen die het centrum van Valkenswaard op de kaart zetten en die potentiële klanten trekken;
- –Aansluiting vinden op bestaande evenementen (Corso & Cultuur Festival, Valkenswaard on Ice, etc.) om het belang van de ondernemers te behartigen;
- –In samenwerking met gemeente, Valkenswaard Marketing, VVV en horeca promoten van de evenementenkalender en die opnemen in de centrale database online en offline;
- –Optimaliseren van branding centrum via offline en online media;
- –Promoten van activiteiten in (het centrum van) Valkenswaard.
3.7

Omwonenden en omliggende bedrijven
Diegene die rechtstreeks in zijn of haar belang (leefomgeving) wordt geraakt is een belanghebbende.
Hierbij kan het gaan om (geluid)hinder, economisch nadeel of bereikbaarheid. Uiteraard worden deze belangen meegewogen in de beslissing op een aanvraag om evenementenvergunning. Een belanghebbende kan bezwaar maken tegen een verleende evenementenvergunning. Alle omwonenden en andere direct belanghebbenden moeten door de organisator zelf, tijdig (minimaal twee weken voor aanvang van het evenement) worden geïnformeerd over de activiteiten en mogelijke overlast. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een brief of flyer. Hierin dient onder meer het telefoonnummer van de contactpersoon voor en tijdens het evenement te zijn opgenomen. Dit biedt de gelegenheid om, wanneer er sprake is van overlast of klachten, in overleg met elkaar een oplossing te vinden.
3.8

Hulpdiensten en overige partners
Hulpdiensten adviseren de gemeente over de vergunningverlening bij evenementen. Daarbij wordt, met inachtneming van ieders specifieke verantwoordelijkheid, waar mogelijk middels het veiligheidsoverleg integraal geadviseerd. Zij adviseren op het gebied van geneeskundige hulpverlening, brandveiligheid, verkeersveiligheid en openbare orde en veiligheid.
De hulpdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden (openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, gezondheid, etc.). Zij reserveren capaciteit op basis van de regionale evenementenkalender en adviseren het bevoegd gezag over de veiligheid van een evenement. De gemeente vraagt advies aan de politie en de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost (VRBZO). Hierin zitten brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio(GHOR). Zij toetsen de aanvraag conform de Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid Oost-Brabant. De VRBZO brengt een integraal advies uit en de politie adviseert zelf. Bij evenementen met een hoog risico voor openbare orde etc. (zogenaamde C evenementen) wordt het overleg opgeschaald. Er volgt een multidisciplinaire advisering en planvorming met aanvullend regionaal advies. Waar relevant consulteren de gemeente, brandweer, politie en/of GHOR andere bedrijven of instellingen ten behoeve van de advisering en operationele voorbereiding op een evenement, bijvoorbeeld de Provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap.
Hoofdstuk
4:

Evenementenlocaties
Om de vraag te kunnen beantwoorden welke evenementen op welke locaties geschikt zouden zijn, zijn er locatieprofielen opgesteld. Het is niet aan de gemeente om bij voorbaat precies aan te geven welke evenementen geschikt zijn voor een locatie. De evenementenbranche is namelijk bijzonder trendgevoelig en het is niet te voorspellen voor welke evenementen er de komende jaren aanvragen ingediend worden. We kunnen echter wel per meest aangevraagde locatie een profiel schetsen en hiermee de koers aanreiken wat betreft de aard van de evenementen. Deze profielen moeten ook niet als een blauwdruk worden beschouwd, maar als een kompas dat meehelpt de doelstellingen van de gemeente Valkenswaard te bereiken. In dit hoofdstuk staan per deelgebied de kaders beschreven.
Op deze locaties kunnen binnen de geldende voorwaarden evenementen worden georganiseerd. Voor deze locaties zal de burgemeester, in overleg met de belanghebbenden, beleidsregels vaststellen met daarin onder meer de kenmerken van de locatie, een maximering van het aantal evenementen per jaar, geluidsnormen en eindtijden. Met het stellen van voorwaarden en regels aan evenementenlocaties, streven we ernaar mogelijkheden te bieden voor het organiseren van evenementen, waarbij de overlast voor de inwoners van de gemeente zoveel mogelijk beperkt blijft.
Dit betekent niet dat hiermee alle mogelijke locaties in beeld zijn gebracht. Een organisator kan binnen de gemeente Valkenswaard in principe voor elke locatie een vergunning aanvragen. Of andere locaties binnen de gemeente geschikt zijn, voor het organiseren van een evenement wordt per geval bekeken. Hierbij wordt rekening gehouden met het soort evenement, de geluidsproductie, omvang, duur, aantal bezoekers, de risico’s voor het verkeer, milieu, de openbare orde, de veiligheid en de volksgezondheid en de wens om evenementen in de gemeente te spreiden.
Naast het vinden van de juiste locatie is het ook noodzakelijk dat het juiste moment in tijd wordt gekozen. Het is niet alleen belangrijk dat er rekening wordt gehouden met de evenementenkalender, maar ook dat het evenement valt binnen de aangegeven eindtijden. Hier wordt in de beleidsregels nadere invulling aan gegeven. Dit geldt tevens voor alle overige vergunningsvoorwaarden.
De volgende locaties worden in dit hoofdstuk besproken:
- 1.
Centrum: de Markt, de Statie, Van Bestpark, het kernwinkelgebied, Hofnarplein
- 2.
Dorpskernen: Dommelen, Borkel en Schaft
- 3.
Buitengebied: Sportpark Den Dries
- 4.
Buitengebied: Paardenzone
- 5.
Buitengebied: Sportpark De Brug
- 6.
Buitengebied: landelijk en natuur
- 7.
Gebiedsoverschrijdend (bewegend evenement)
4.1

Het centrum: de Markt, de Statie, Van Bestpark, het kernwinkelgebied en het Hofnarplein
Het centrum is het visitekaartje, het levendige hart van Valkenswaard. Het is hier waar onder andere de winkels, de horeca en het cultuurcentrum te vinden zijn. Deze levendigheid moet bewaard blijven en dit is mede mogelijk dankzij de verschillende evenementen die georganiseerd worden. Ook is het voornamelijk hier dat evenementen een toegevoegde economische meerwaarde hebben voor de overige sectoren (horeca, detailhandel, cultuur) uit het vrijetijdsdomein. Het centrum is daarnaast een van de dichtstbevolkte gebieden van Valkenswaard, waar bewoners overlast kunnen ondervinden van de evenementen. De afweging ten aanzien van leefbaarheid en levendigheid geldt met name in het centrumgebied. Evenementen die passend zijn, zijn gevarieerd, van kermis en carnaval tot optochten en live muziek, tot culinaire en ‘doe activiteiten’ tot de finishplaats van sportwedstrijden.
Het is wenselijk dat de evenementen op de Markt voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk zijn. Daarom heeft het de voorkeur om hier geen (muziek)evenementen plaats te laten vinden waar entree voor wordt geheven.
Het Hofnarplein is uitermate geschikt voor culturele manifestaties.
Evenementen in het centrum dienen in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van Centrummanagement en Valkenswaard Marketing. Voorbeelden hiervan zijn evenementen die koopzondagen ondersteunen of het evenement Valkenswaard in Hemelse Sferen.
4.2

Dorpskernen Dommelen en Borkel en Schaft / winkelcentrum De Belleman
De dorpskernen van Dommelen en Borkel en Schaft kenmerken zich door hun landelijke karakter en dorpse gemoedelijkheid. De evenementen die plaatsvinden in deze kernen moeten deze kernwaarden ondersteunen. Kermissen, carnaval en andere volksfeesten passen prima in deze kernen. Ook evenementen die het landelijk karakter van deze dorpen benadrukken en passen binnen het thema ‘actieve outdoor beleving’, passen hier goed. Denk aan evenementen op het gebied van streekproducten. Het winkelcentrum De Belleman kent een andere dynamiek, hier vindt men winkels en bedrijvigheid.
4.3

Buitengebied: Sportpark Den Dries
In het buitengebied zijn diverse locaties waar sinds jaar en dag evenementen worden georganiseerd. Eén van deze locaties is Sportpark Den Dries. Het sportpark is uitermate geschikt voor sport gerelateerde evenementen.
4.4

Buitengebied: Paardenzone
De Paardenzone met internationale bekende sportaccommodaties waaronder Tops International Arena en Exell Equestrian (particuliere terreinen) aan de Maastrichterweg, huisvesten internationaal bekende evenementen op het gebied van de paardensport. Deze locaties zijn uitermate geschikt voor hippische evenementen die bijdragen aan de naamsbekendheid van Valkenswaard in de paardensport.
4.5

Buitengebied: Sportpark De Brug
Sportpark De Brug is gelegen aan de Bruggerdijk 23 in Borkel en Schaft. In het kader van de leefbaarheid past het om met name lokale, traditionele en in de dorpscultuur ontstane en gevormde initiatieven, ruimte te bieden. Het Sportpark is uitermate geschikt voor (sport)evenementen. Na de succesvolle pilot die hier is gedraaid met betrekking tot evenementen, is dit sportpark opgenomen in de Evenementenvisie als evenementenlocatie.
4.6

Buitengebied: Eurocircuit
Het Eurocircuit is internationaal bekend onder motorsport, autosport & BMX liefhebbers. Hier worden trainingen en wedstrijden van lokaal tot internationaal niveau georganiseerd door de motorcross, rallycross, BMX en tour- & wielerverenigingen die jaarlijks duizenden bezoekers trekken. Deze evenementen dragen positief bij aan de bekendheid van Valkenswaard als recreatieve bestemming en bieden onze inwoners een laagdrempelig uitje wat elders speciaal is.
4.7

Buitengebied: landelijk en natuur
Het buitengebied vormt de groene, landschappelijke zone om de gemeente Valkenswaard. Een gebied dat zich kenmerkt door een rijke natuur en veel mogelijkheden voor extensieve recreatie (fietsen, wandelen, waterrecreatie). De natuurlijke kwaliteiten van het buitengebied dienen beschermd te worden. De groene gebieden op bijgevoegde kaart (volgende bladzijde) zijn terreinen met kwetsbare natuur, zoals Natura 2000 (Europese topnatuur). In deze groene gebieden kunnen geen evenementen gehouden worden. Toertochten in de gele en blauwe gebieden, kunnen enkel plaatsvinden buiten het broedseizoen. Het broedseizoen loopt van 1 maart tot en met 31 juli.
Dit betekent echter niet dat het totale buitengebied niet geschikt is voor evenementen. Integendeel, verschillende evenementen hebben al vaker plaatsgevonden in het buitengebied. Denk aan het evenement Kwalleballen en de activiteiten van de Katholieke Plattelands Jongeren (KPJ). Evenementen die passen bij het thema ‘actieve outdoor beleving’ passen hier dan ook goed.
4.8

Bewegende evenementen
Meerdere evenementen bewegen zich over de verschillende hierboven genoemde locaties. Denk aan optochten, hardloop- en wielerwedstrijden. Ten aanzien van het toelaten van dergelijke evenementen in de gemeente wordt gekeken wat de impact per gebied is.
Hoofdstuk
5:

Inzet van middelen zoals subsidie, diensten en materialen
De Evenementenvisie als onderdeel van strategisch beleid voor branding en positionering vraagt om budgettaire inspanningen van de gemeente en slimme cofinanciering en betrokkenheid van private partijen. In dit hoofdstuk wordt besproken hoe evenementen ondersteund worden met subsidie, diensten, materialen en promotie.
5.1

Hoe ondersteunen we evenementen met financiële middelen?
Evenementen organiseren kost veel geld. In sommige gevallen kan een organisator in aanmerking komen voor gemeentelijke subsidie. Bij het organiseren van een publieksevenement is de gemeentelijke subsidie aanvullend en niet het vertrekpunt voor de organisatie. De evenementensector moet ook op zoek naar andere verdienmodellen. Evenementen kunnen ook een subsidie krijgen, als ze een onrendabele top hebben maar van groot economisch belang zijn voor de gemeente. Immers, bezoekers van evenementen zorgen voor bestedingen in de gemeente, evenementen dragen bij aan de profilering van Valkenswaard en een aantrekkelijke, verrassende en levendige gemeente trekt nieuwe bedrijven/ werknemers en bewoners, die op hun beurt weer voor bestedingen zorgen.
De ondersteuning wat betreft financiële middelen voor evenementen kent twee invalshoeken:
- a)
Structurele subsidie van de gemeente Valkenswaard
Indien een evenement zowel maatschappelijk als qua uitstraling (brand) zodanig omvangrijk is geworden dat het voldoet aan een on-brand evenement, kan een aanvraag voor structurele subsidie worden ingediend bij de gemeente. De toekenning van middelen vanuit het evenementenfonds wordt gedaan door het college, waarbij zij wordt geadviseerd door de Subsidie Adviescommissie Evenementen, Sport en Cultuur. Een subsidie is altijd aanvullend en is niet het vertrekpunt voor de organisatie van een evenement.
- b)
Sponsoring door Valkenswaard Marketing
Besluitvorming over incidentele evenementensubsidie voor beeldbepalende / beeld ondersteunende evenementen is overgedragen aan Valkenswaard Marketing, inclusief de jaarlijkse middelen voor de periode 2022-2030. Deze middelen zijn bedoeld voor sponsoring van evenementen door Valkenswaard Marketing.
5.2

Hoe ondersteunen we evenementen met diensten en materialen?
De gemeente ondersteunt evenementen ook door het leveren van diensten en materialen. Denk aan het uitlenen van dranghekken en afvalbakken, en het leveren van stroom. Materialen, zoals dranghekken en afvalbakken, zijn gratis te gebruiken door organisatoren van evenementen, maar zij dienen deze zelf te halen en brengen.
Uitgangspunten:
- 1)
De gemeente blijft het afzetten van de weg uitvoeren en zal de kosten daarvoor niet doorberekenen aan de organisatoren. De organisator is verantwoordelijk voor het in standhouden van de wegafzetting tijdens het evenement.
- 2)
Alle organisatoren dienen het gebruikte terrein schoon op te leveren.
- 3)
Organisaties dienen zoveel mogelijk de objecten in de openbare ruimte te integreren in hun evenement. Deze worden alleen verplaatst (op kosten van organisatie) als dit echt noodzakelijk en redelijkerwijs uitvoerbaar is. Dit in verband met de waarborging van (verkeers-)veiligheid en de openbare orde.
- 4)
Voor de objecten op de Markt (specifiek paaltjes) geldt dat als het noodzakelijk is dat deze verplaatst moeten worden, de kosten door de gemeente worden gedragen.
- 5)
Bij de vergunningaanvraag dient al helder te zijn welke activiteiten er van de gemeente worden verwacht en wie hier de kosten voor dient te dragen. Voor de te nemen verkeersmaatregelen en reservering van het benodigde afzetmateriaal dient de organisator contact op te nemen met de coördinator onderhoud en ondersteuning.
5.3

Met welke kosten heeft de gemeente bij evenementen te maken?
Evenementen kunnen op verschillende manieren een meerwaarde hebben voor het dorp, maar evenementen brengen ook kosten met zich mee. Deze kosten zijn als volgt te verdelen:
1) Vergunningverlening
De gemeente maakt kosten om een vergunning te toetsen en te verlenen. Deze kosten worden grotendeels gedekt door de leges. De hoogte van de leges staat in de legesverordening.
2) Gebruik openbare ruimte en de hiervoor benodigde werkzaamheden
Het gebruik van de openbare ruimte en de hiervoor benodigde werkzaamheden brengen kosten met zich mee. Hierbij kan gedacht worden aan:
- –Wegafzettingen en verkeersomleidingen;
- –Verplaatsen en/of tijdelijk wegnemen van objecten in de openbare ruimte;
- –Reiniging van de openbare ruimte waarop het evenement heeft plaatsgevonden;
- –Stroom- en watervoorziening;
- –Overige van gemeentewege te leveren voorzieningen.
Het is niet mogelijk om bij voorbaat aan te geven wat de kosten hiervoor zijn. Dit komt doordat elk evenement een andere opzet met bijbehorend kostenplaatje heeft.
Hoofdstuk
6:

Vergroten leefbaarheid, veiligheid en openbare orde
Buiten de positieve effecten van evenementen, kunnen zij ook hinder veroorzaken (geluid, muziek, verkeersproblemen, etc.), wat de leefbaarheid voor een bepaalde groep inwoners tijdelijk aantast. Ook dient er veel geregeld te worden met het oog op openbare orde en veiligheid. Er moet dus gezocht worden naar een zo goed mogelijke balans tussen de positieve kanten en de keerzijde van evenementen. Naast positief gestimuleerd (hoofdstuk 5), moeten evenementen dan ook gereguleerd worden en zijn goede informatie en communicatie van groot belang voor het verhogen van de leefbaarheid, veiligheid en openbare orde en de bescherming van de volksgezondheid.
6.1

Evenementenkalender
Gemeente Valkenswaard wenst zich te profileren als een prettige woongemeente en een aantrekkelijk gebied voor toeristen en recreanten. Evenementen zijn er voor zowel de bewoner als de bezoeker. Het verschil is alleen dat de bezoeker slechts op het moment van het evenement aanwezig is en de bewoner het totaalaanbod aan evenementen ervaart (al dan niet als bezoeker). Evenementen hebben altijd impact op de leefomgeving, qua geluid, verkeersstromen, wegafzettingen en meer. Of die impact als overlast ervaren wordt, is deels subjectief, deels meetbaar. Ervaringen van de afgelopen jaren, laten zien dat overlast volledig elimineren niet mogelijk is, omdat er altijd mensen zijn die de impact als overlast zullen ervaren. Maar overlast dient zoveel mogelijk beperkt te worden.
Zowel een goede spreiding voor wat betreft de locaties, als het aantal toegestane evenementen is van belang om de hinder die evenementen veroorzaken te beperken. Weliswaar worden de activiteiten georganiseerd door diverse organisatoren en op diverse data, toch ervaren de diverse omwonenden dit als één ergernis. De meeste evenementen worden immers georganiseerd in het evenementenseizoen. Dit heeft tot gevolg dat de hinder zich in die periode concentreert.
We streven er naar mogelijkheden te bieden voor het organiseren van evenementen waarbij de hinder voor de inwoners van de gemeente zoveel mogelijk beperkt blijft.
Daarom werken we met een evenementenkalender, waarin álle zoals in deze nota geformuleerde evenementen worden meegenomen. Dit geeft een overzicht van data en locaties waarop de evenementen zich concentreren. Zo kan de gemeente sturen op een betere spreiding van evenementen. Het aanmelden van deze kalender op de regionale evenementenkalender, stelt hulpdiensten in de gelegenheid hun personele planning hierop af te stemmen.
6.2

Evenementen en Omgevingswet
Voor het bepalen of een evenement ruimtelijk relevant is kan onderscheid worden gemaakt in verschillende situaties:
- 1.
Incidenteel, kortdurend, maximaal een paar keer per jaar (verschillende) evenementen
- 2.
Op jaarbasis incidenteel, maar wel terugkerend, meerdere evenementen
- 3.
Regulier grote evenementen
De eerste categorie evenementen zal weinig effect hebben op de leefomgeving. De beide andere categorieën zijn wel ruimtelijk relevant. Daarbij is overigens ook de locatie van belang (in een woonomgeving zijn eerder negatieve effecten te verwachten dan op een bedrijventerrein).
Reguliere evenementen kunnen in het bestemmingsplan geregeld worden. Als een evenement voorzien is op een locatie waar evenementen volgens het bestemmingsplan niet mogelijk zijn, moet ook beoordeeld worden of het evenement ruimtelijk relevant is. Bij deze beoordeling zullen eventuele andere evenementen op die locatie die op een ander tijdstip in het jaar plaatsvinden betrokken moeten worden. In die gevallen kan het zijn dat naast de evenementenvergunning ook een omgevingsvergunning afwijken gebruiksbepalingen nodig is.
In de ruimtelijke ordening is er een onderscheid tussen:
- –
Evenementen behorende bij een inrichting:
Het gaat hierbij in het algemeen om evenementen bij een horecagelegenheid of bij leisure (specifieke evenementenlocatie). Voor deze functies wordt in het bestemmingsplan een afweging gemaakt of deze passend zijn in de omgeving. Geluid en verkeer aantrekkende werking zijn hierbij vaak de maatgevende aspecten.
- –Evenementen in de openbare ruimte
In beide gevallen kunnen evenementen ruimtelijk relevant zijn. Bij het opstellen van een bestemmingsplan moet een afweging worden gemaakt over de aanvaardbaarheid van die evenementen ten opzichte van de omgeving. In een rustige woonomgeving kunnen evenementen (ook al zijn het er maximaal 12 per jaar) onwenselijk zijn, terwijl een dergelijke functie in een gemengd gebied vaak eerder zal passen. In de afweging spelen geluidshinder, bereikbaarheid van de locatie en beschikbare parkeergelegenheid een belangrijke rol.
Op grond van de bepalingen in de Algemene Plaatselijke Verordening (Apv) kunnen aan een evenementenvergunning voorschriften worden verbonden ten aanzien van verkeer en geluid. Beleidsregels op basis van Apv zijn niet voldoende. De Apv is namelijk gericht op regels voor een specifiek evenement, terwijl het omgevingsplan in moet gaan op de ruimtelijke aanvaardbaarheid van een evenementenlocatie ten opzichte van de omgeving.
Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet vervalt het bestemmingsplan, maar daarvoor zal het omgevingsplan in de plaats komen. Anders dan in een bestemmingsplan, waarin gemeenten expliciet gebruik moeten toelaten, kan de gemeenteraad in een omgevingsplan expliciet een verbodsbepaling met beperkingen opnemen, waarin bijvoorbeeld algemene regels kunnen worden opgenomen waaraan evenementen moeten voldoen. De gemeenteraden zijn vrij, zoals nu het geval is, om zelf af te wegen welke beperkingen in een omgevingsplan moeten worden opgenomen en bijvoorbeeld welke mate van geluidshinder wordt toegelaten. Bij het opstellen van het Omgevingsplan, zullen deze onderwerpen besproken moeten worden en kunnen de Beleidsregels Evenementen hierbij gebruikt worden.
6.3

Veiligheid
Een ander cruciaal onderdeel van evenementen is veiligheid. Ieder jaar doen zich incidenten voor bij publieksevenementen, soms met dramatische gevolgen. Het spreekt voor zich dat we van dit soort incidenten kunnen en moeten leren. Maar het leren begint of eindigt niet bij incidenten met een dergelijke fatale afloop. Ook van evenementen waarbij het net niet fout gaat of van evenementen die juist vlekkeloos verlopen valt te leren, met als doel de veiligheids- en gezondheidsrisico’s bij publieksevenementen zo veel mogelijk te beperken. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de beoordeling van aanvragen voor een evenementvergunning. De organisator van een evenement dient op basis van een (digitaal) aanvraagformulier een aanvraag in. Er zijn diverse indieningsvereisten en veiligheidseisen waaraan de aanvragen moeten voldoen. Deze zijn terug te vinden in de Beleidsregels Evenementen. Denk aan het indienen van uitgewerkte overzichtstekeningen, eventueel een tentenboek en een veiligheidsplan.
De vergunningsvoorwaarden, opgesteld door de burgemeester, moeten helder zijn voor de organisator en moeten ook worden nageleefd. Verder is het controleren van deze regels en het handhaven ervan een cruciaal onderdeel. Een negatieve evaluatie kan gevolgen hebben voor een eventuele nieuwe aanvraag of kan leiden tot verscherpt toezicht.
6.4

Middelengebruik en evenementen
Bij de toekenning van vergunningen voor verstrekken van alcohol zoals bij evenementen, vraagt de gemeente aandacht voor praktische uitwerking van alcoholmatigende maatregelen, vooral om het schenken van alcohol aan jongeren (18-) te voorkomen.
In het regioproject ‘SKIP’ zetten we ons samen met partners in voor de denormalisering van drugsgebruik in de hele (politie)regio Oost-Brabant. Vanuit de pijler om samen te werken op het gebied van beleid Veiligheid en Gezondheid, is de leidraad ‘Denormalisering drugs bij evenementen’ opgesteld. Deze leidraad geeft gemeenten praktische tips en maatregelen op gebied van vergunningverlening, preventie en repressie wanneer er een (risicovol) evenement plaatsvindt in de gemeente en gaat uit van een zogenoemde SKIPscope.
6.5

Duurzaamheid
Voor het behouden van een gezonde leefomgeving voor komende generaties, is ruime beleidsmatige aandacht op duurzaamheid van groot belang.
Wegwerpbekers
Bij open evenementen (denk aan braderie, marathon of een open stadsevenement zoals carnaval of Koningsdag) betalen bezoekers vanaf 1 juli 2023 voor een wegwerpbeker en -bakje als deze plastic bevat en moeten zij gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem, of van een zelf meegebrachte beker of verpakking (bring your own).
Bij gesloten evenementen (denk aan een muziekfestival op een besloten locatie (binnen of buiten) of aan een sportevenement in een stadion) is het gebruik van plastic wegwerpbekers en -bakjes sinds 1 januari 2024 niet meer toegestaan. Een circulair systeem, waarbij bekers en verpakkingen retour komen voor hergebruik of voor hoogwaardige recycling is dan verplicht.
Het gebruik van plastic confetti en ballonnen is niet toegestaan.
Daarnaast bezien we als gemeente of we op de verschillende locaties duurzaamheidsmaatregelen kunnen nemen.
Omgevingswet
Sinds 1 januari 2024 is de Wet Natuurbescherming overgegaan in de Omgevingswet. In de Omgevingswet staan regels voor de bescherming van dieren en planten. Provincies bepalen het natuurbeleid voor hun gebied. Een aanvrager van een evenementenvergunning moet rekening houden met de Omgevingswet, vooral wanneer het evenement dichtbij of in een Natura2000-gebied wordt georganiseerd. De Provincie is hiervoor verantwoordelijk. Een Aerius-berekening kan gebruikt worden om de stikstofuitstoot (en belasting hiervan op de natuur) van een evenement te berekenen. Dit is de verantwoordelijkheid van de vergunning-aanvrager en dit betekent niet automatisch dat een vergunning toegekend wordt.
Stimuleren
Naast bovengenoemde regels stimuleert de gemeente organisatoren om duurzame elementen op te nemen in hun evenement. Denk aan het faciliteren van afval scheiden, extra afvaleilanden, lokale voedselleveranciers, vegetarische opties, groene stroom en het promoten van duurzaam vervoer (meer fietsenstallingen). Hoe meer organisatoren bovenstaande ideeën opnemen in hun evenement, hoe duurzamer de evenementenkalender van Valkenswaard wordt.
6.6

Diversiteit in evenementen
Om een zo veelzijdig mogelijke evenementenkalender aan te bieden, probeert de gemeente te sturen welke evenementen wel of niet worden aangeboden. Bij voorkeur passen de evenementen binnen de (Toekomst)visie en de drie thema’s zoals genoemd in 2.2.2, maar het is begrijpelijk dat niet alle evenementen voor 100 procent binnen deze kernwaardes vallen. Evenementen die niet passend zijn binnen het centrum zijn evenementen op het gebied van vechtsporten. Daarnaast willen we, met het oog op diversiteit en duurzaamheid, het aantal auto-evenementen, braderieën en vlooienmarkten beperken.
6.7

Toegankelijkheid
Aan elk evenement nemen veel verschillende soorten mensen deel. Hieronder ook mensen met beperkingen of die onderdeel zijn van de LHBTIQ+ gemeenschap. Kleine aanpassingen kunnen voor hen al een groot verschil maken. Bij elke evenementenvergunning zal dan ook een checklist verstuurd worden naar organisatoren met zaken die de toegankelijkheid voor iedereen kunnen vergroten.
6.8

Informatie
De gemeente heeft als taak de bewoners van Valkenswaard vroegtijdig te informeren over de aankomende evenementen en welke impact zij op de leefomgeving zullen hebben (verkeers- maatregelen, wegafzettingen etc.) Deze informatievoorziening zal plaatsvinden via de voor de gemeente beschikbare mediakanalen. Uiterlijk twee weken van tevoren dient de organisator omwonenden en omliggende bedrijven te informeren over het evenement en de impact op de leefomgeving.
Hoofdstuk
7:

Slot
De Evenementenvisie is onderdeel van het strategisch beleid voor branding en positionering. De gemeente Valkenswaard staat open voor evenementen die bijdragen aan het DNA c.q. de identiteit van Valkenswaard en wil een klimaat creëren waarin evenementenorganisatoren hun ideeën kunnen omzetten in kansen die de identiteit van Valkenswaard onderschrijven. De gemeente Valkenswaard wil een bijdrage leveren aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de gemeente. Evenementen moeten bijdragen aan de groei van de economische betekenis van de sector.
De Evenementenvisie dient als kader. Op basis hiervan zullen, indien nodig, diverse zaken herzien of nader uitgewerkt worden, zoals de Beleidsregels Evenementen. Op termijn zal de Evenementenvisie worden opgenomen in de nieuwe instrumenten van de Omgevingswet (omgevingsvisie, –programma en –plan).
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad
d.d. 27 juni 2024
Kenmerk: 2024-490557
de raadsgriffier,
drs. C. Miedema
de voorzitter,
drs. A.B.A.M. Ederveen