GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Zutphen

Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Zutphen 2024
De gemeenteraad van de gemeente Zutphen
Gelet op de Gemeentewet, de Archiefwet en het Archiefbesluit;
Gelet op de circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemees-ter van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
b e s l u i t :
De Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming bur-gemeester gemeente Zutphen 2024 vast te stellen.

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1.

Begripsbepalingen en taak
- 1.
Begripsbepalingen
  - a.
De wet: de Gemeentewet
- 2.
De commissie heeft tot taak:
  - a.
De aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden;
  - b.
De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;
  - c.
Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.
Artikel
2.

Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit de voorzitters van elke fractie.
- 2.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
- 3.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 4.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel
3

Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is de secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De loco griffier/ raadsadviseur is plaatsvervangend secretaris.
- 2.
De raad voegt de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning toe aan de com-missie.
- 3.
De commissie vraagt de gemeentesecretaris en de raadsgriffier om hun mening.
- 4.
De in het eerste en tweede lid genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen stemrecht in de commissie.
Artikel
4

Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
  - a.
de leden van de commissie;
  - b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betref-fende sollicitant een gesprek plaats heeft;
  - c.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;
  - d.
de adviseurs, indien deze(n) aan de commissie zijn toegevoegd.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vier dagen voorafgaand aan de vergadering.
- Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste -24 uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel
5

Stemming
De commissie streeft naar consensus over de vaststelling van een concept aanbeveling. In het uiterste geval besluit de commissie over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan wor-den de verschillende meningen in het verslag opgenomen.
Artikel
6

Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt bevat in ieder geval:
- a.
Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft ver-richt;
- b.
Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- c.
Eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt.
Artikel
7

Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage ge-legd.
- 4.
Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 5.
Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 6.
De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 7.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commis-sie wordt ontbonden.
- 8.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en de adviseur.
Artikel
8

Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoe-ming, herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvul-dige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toe-passing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

BEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING
Artikel
9

Adviseur
- 1.
De commissie voegt één wethouder als adviseur toe aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
- 3.
De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel
10

Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel
11

Bijzondere bepaling inzake verslaglegging
- 1.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commis-saris van de Koning.
- 2.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel
12

Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeen-teraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN
Artikel
13

Aantal
- 1.
De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over de taak-uitoefening.
- 2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 3.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
Artikel
14

Voorbereiding en inhoud
- 1.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over de taakuitoefening door de burgemees-ter.
- 2.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functio-neren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek.
- 3.
De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profiel-schets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burge-meester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
- 4.
In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel
15

Bijzondere bepalingen inzake het verslag
- 1.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
- 2.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek, tenminste voor ge-zien.
- 3.
Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING
Artikel
16

Adviseur
- 1.
De commissie voegt één wethouder als adviseur toe aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
- 3.
De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel
17

Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel vormt over alle aspecten die in het herbenoemingsge-sprek aan de orde kunnen komen.
- 2.
Basis voor de gesprekken zijn in elk geval de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 3.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemees-ter. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
- 4.
Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel
18

Bijzondere bepaling inzake verslaglegging
- 1.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling over de herbenoeming van de burgemeester.
- 2.
Indien ter zake het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel
19

Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mo-gelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbe-noemd.

SLOTBEPALINGEN
Artikel
20

Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel
21

Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
- 2.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel
22

Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester gemeente Zutphen 2024.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen,
van 29 januari 2024
De raadsgriffier, De voorzitter,