GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Ede

Subsidieregeling DNA-evenementen gemeente Ede
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede;
gelezen het voorstel van 12 december 2023, zaaknummer 431712,
gelet op de artikelen 3, 7 en 8 van de Algemene subsidieverordening Ede 2017;
besluit vast te stellen de: Subsidieregeling DNA-evenementen gemeente Ede.
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a)
ASV: de vigerende Algemene subsidieverordening van de gemeente Ede.
- b)
publieksevenement: een evenement die vrij toegankelijk is voor publiek, ongeacht of door het publiek wel of geen kaartje dient te worden gekocht, die plaatsvinden in openbare ruimten of in een locatie geschikt voor evenementen (gebouw);
- c)
vrijwilligersorganisatie: een organisatie zonder winstoogmerk die met regelmaat bijeenkomt en/of activiteiten organiseert in het algemeen belang, waarbij alle inkomsten worden ingezet ten gunste van de doelstelling van de organisatie en waarbij de uitvoering van het primaire proces in overwegende mate door vrijwilligers wordt gedaan.
Artikel
2.

Subsidiabele activiteiten
Burgemeester en wethouders kunnen een subsidie verlenen voor het organiseren van een evenement die op grond van artikel 4 kan worden aangemerkt als een DNA-evenement in de gemeente Ede.
Artikel
3.

Subsidieontvanger
Voor subsidie op grond van deze regeling komen in aanmerking vrijwilligersorganisaties belast met de organisatie van een evenement die op grond van artikel 4 kan worden aangemerkt als DNA-evenement.
Artikel
4.

Criteria DNA-evenement
1.
Een DNA-evenement is een lokaal publieksevenement die we sinds jaar en dag kennen binnen de gemeente Ede. Het is een sfeerbepalende evenement die voorziet in een behoefte van een breed publiek, waaronder jongeren, gezinnen en ouderen. Het evenement zorgt voor plezier bij onze inwoners, het past bij het karakter van onze kernen en we koesteren het evenement, omdat het belangrijk is voor de sociale verbinding tussen onze inwoners.
2.
Een DNA-evenement zoals bedoeld in het vorige lid dient te voldoen aan de volgende criteria; het evenement:
- a.
draagt bij aan de sociale cohesie binnen onze gemeente als geheel dan wel binnen individuele kernen;
- b.
past bij de cultuur van een individuele kern van onze gemeente;
- c.
is een publieksevenement en trekt met name inwoners uit de gemeente Ede aan;
- d.
wordt over het algemeen georganiseerd door een groep gemotiveerde en betrokken vrijwilligers;
- e.
kent een historie en is tenminste de afgelopen 5 jaren georganiseerd en zal zonder tegenslagen ook altijd binnen onze gemeente georganiseerd worden;
- f.
leunt sterk op gouden successen uit de historie van meerdere jaren én kent vormen van vernieuwing.
Artikel
5.

Hoogte subsidie en subsidiabele kosten
1.
De subsidieontvanger kan aanspraak maken op één van de volgende subsidiemogelijkheden:
- a.
een vast bedrag van € 500,- per evenement;
- b.
subsidie ter compensatie van een begrotingstekort ontstaan door toenemende kosten voor materiaal, personeel en/of veiligheid. Of sprake is van toenemende kosten wordt getoetst door middel van een vergelijking van de begroting met de jaarrekeningen van de twee jaren voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.
2.
Een subsidie op grond van het eerste lid onder b van dit artikel bedraagt maximaal 15% van de begrote kosten tot een maximum van € 6.000,-.
3.
Niet subsidiabel, bij een subsidie op grond van het eerste lid onder b van dit artikel, zijn:
- a.
kosten voor eten en drinken, tenzij deze kosten onlosmakelijk verbonden zijn met de activiteit;
- b.
aanschaf van gebruiksgoederen, tenzij aangetoond kan worden dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit waarvoor de subsidie wordt aangevraagd;
- c.
overige materiële investeringen, tenzij aangetoond kan worden dat deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de activiteit waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, dit ter beoordeling door het college.
Artikel
6.

Weigeringsgronden
Een subsidie op grond van deze regeling wordt geweigerd indien naar het oordeel van burgemeester en wethouders:
- a.
het een evenement is ter viering van een reguliere feestdag, zoals Koningsdag, 4 en 5 mei en de Sinterklaasintocht;
- b.
de aanvrager voor het evenement reeds een structurele subsidie ontvangt van de gemeente Ede;
- c.
het evenement financieel niet haalbaar wordt geacht;
- d.
het niet aannemelijk is gemaakt dat het begrotingstekort is te verklaren door toenemende kosten voor materiaal, personeel of veiligheid, dit naar het oordeel van burgemeester en wethouders;
- e.
indien het een sportwedstrijd of -evenement betreft binnen de reguliere competitie of binnen de eigen vereniging die plaatsvindt op een sportterrein, in sporthal of sportzaal.
- f.
het aannemelijk is dat de burgemeester geen evenementvergunning zal verlenen of het evenement zal verbieden.
Artikel
7.

Verplichtingen subsidieontvanger
De subsidieontvanger is, in aanvulling op artikel 11 van de ASV, verplicht om tijdig een eventueel benodigde evenementenvergunning aan te vragen.
Artikel
8.

Aanvraag
1.
In afwijking van artikel 6, tweede lid, van de ASV wordt bij de aanvraag voor een subsidie op grond van artikel 5, eerste lid onder a van deze regeling de volgende gegevens aangeleverd:
- a.
een beschrijving van het evenement;
- b.
een toelichting in hoeverre wordt voldaan aan de criteria van een DNA-evenement zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling.
2.
In aanvulling van op artikel 6, tweede lid, van de ASV wordt bij de aanvraag voor een subsidie op grond van artikel 5, eerste lid onder b van deze regeling de volgende gegevens aangeleverd:
- a.
een beschrijving van het evenement;
- b.
een toelichting in hoeverre wordt voldaan aan de criteria van een DNA-evenement zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling;
- c.
een toelichting op de toegenomen kosten;
- d.
de jaarrekeningen van de twee jaren voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.
Artikel
9.

Aanvraag- en beslistermijn
1.
Een aanvraag voor subsidie op grond van deze regeling dient uiterlijk 1 april van het betreffende kalenderjaar waarin het evenement plaats zal vinden te worden ingediend.
2.
Aanvragen ingediend na 1 april van het betreffende kalenderjaar waarin het evenement plaats zal vinden worden slechts in behandeling genomen indien en voor zover het subsidieplafond nog niet is bereikt.
3.
In afwijking van artikel 7, derde lid van de ASV kan de aanvrager reeds gestart zijn met de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd.
Artikel
10.

Subsidieplafond en wijze van verdeling
1.
Het subsidieplafond voor deze regeling bedraagt € 60.000,-.
2.
Voor zover het subsidieplafond niet toereikend is om alle aanvragen, ingediend uiterlijk 1 april, die in aanmerking komen voor een subsidie, te subsidiëren verdeelt het college het beschikbare bedrag naar evenredigheid. Dat wil zeggen dat de aangevraagde bedragen worden verminderd met het percentage waarmee de aanvragen het subsidieplafond overschrijden.
3.
Voor zover het subsidieplafond toereikend is om aanvragen ingediend na 1 april te subsidiëren verdeelt het college het beschikbare bedrag op volgorde van ontvangst van de aanvragen, tot het subsidieplafond is bereikt. De datum van ontvangst is de datum waarop de aanvraag volledig is ingediend.
Artikel
11.

Verantwoording en vaststelling
1.
De subsidieontvanger dient uiterlijk binnen 13 weken nadat het gesubsidieerde evenement heeft plaatsgevonden een aanvraag tot vaststelling in. Bij de verantwoording moeten worden ingediend een financiële verantwoording van de baten en lasten zoals opgenomen in de subsidieaanvraag.
2.
Een subsidie gebaseerd op artikel 5, eerste lid onder a van deze regeling wordt direct vastgesteld.
Artikel
12.

Slotbepalingen
1.
Deze subsidieregeling treedt in werking op 1 januari 2024.
2.
Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling DNA-Evenementen gemeente Ede.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 12 december, zaaknummer 431712.
Het college voornoemd,
drs. R.F. Groen MPA
de secretaris,
mr. L.J. Verhulst
de burgemeester,
Toelichting
Algemeen
Doel subsidieregeling
DNA evenementen zijn belangrijke evenementen voor de gemeente Ede. Zij worden al sinds jaar en dag door vrijwilligers georganiseerd in onze gemeente. Ze zorgen voor sociale verbinding en een vrije tijdsbesteding voor onze inwoners. Organisatoren van Edese DNA-evenementen geven het signaal af dat zij het lastig vinden de begroting rond te krijgen. Zij worden geconfronteerd met toenemende kosten voor materiaal, personeel en veiligheid. Deze kosten zijn gemiddeld zo’n 30% gestegen. Met deze subsidieregeling willen we onze lokale evenementen steunen zodat zij voortgang kunnen blijven vinden.
DNA-evenement
Dit zijn de publieksevenementen die we sinds jaar en dag binnen onze gemeente kennen. Het zijn sfeerbepalende evenementen die voorzien in een behoefte van een breed publiek, waaronder jongeren, gezinnen en ouderen. Deze evenementen leveren specifiek een bijdrage aan een levendige en gezellige stad. Ze zorgen voor plezier bij onze inwoners, ze passen bij het karakter van onze kernen en we koesteren ze, omdat ze belangrijk voor de sociale verbinding tussen onze inwoners zijn. Voorbeelden van DNA-evenementen zijn de Oud Lunterse Dag, de Vlegeldag en de Dickensfair.
Relatie met de Algemene subsidieverordening Ede
De subsidieregeling is een aanvulling op de ASV. De bepalingen uit de ASV zijn derhalve ook van toepassing op deze regeling tenzij deze regeling een aanvulling of uitzondering geeft.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 4 Criteria DNA-evenement
Om subsidie te kunnen ontvangen op grond van deze subsidieregeling dient een evenement te kunnen worden getypeerd als DNA-evenement. Alle aanvragen worden derhalve getoetst aan de criteria zoals opgenomen in artikel 4 van deze subsidieregeling.
Artikel 5. Hoogte subsidie en subsidiabele kosten
In deze regeling is in twee mogelijkheden voorzien om de hoogte van de subsidie te berekenen. Allereerst kan de subsidie worden vastgesteld op basis van een forfaitair bedrag van € 500,-. De tweede mogelijkheid is dat de hoogte van de subsidie wordt bepaald op basis van begrotingstekort. Dit subsidieontvanger dient aan te geven welke keuze hij wenst. Deze keuze kan achteraf - dus na het definitief indienen van de subsidieaanvraag - niet meer worden gewijzigd. Een wijziging achteraf zou namelijk inbreuk maken op het beginsel van gelijke kansen dat geldt bij de verdeling van schaarse subsidiemiddelen (zie de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 11 juli 2018, ECLI:NL:RVS:2018:2310). Daarnaast is het wenselijk om wijzigingen achteraf uit te sluiten om zo de administratieve lasten voor het gemeentebestuur te beperken. Anders zou deze twee keer een aanvraag van dezelfde organisatie moeten beoordelen.
Als een organisatie ervoor kiest om subsidie aan te vragen op basis van het begrotingstekort dan moeten de daarvoor extra gegevens worden aangeleverd bij de aanvraag (zie artikel 8 van deze regeling).
Artikel 11: Subsidieplafond en wijze van verdeling
In deze subsidieregeling wordt gewerkt met een subsidieplafond. Op grond van artikel 4:25 van de Algemene wet bestuursrecht moeten we (een gedeelte van) een aanvraag afwijzen indien het subsidieplafond zou worden overschreden als de aanvraag gehonoreerd zou worden.
In beginsel worden de aanvragen opgespaard tot uiterlijk 1 april waarna het bedrag gelijkelijk wordt verdeeld over de aanvragers. Dit heet naar evenredigheid: Stel dat het subsidieplafond met 10% overvraagd wordt, dan worden alle aanvragen met 10% worden ‘gekort’ om binnen het plafond te blijven.
Mocht het subsidieplafond niet volledig worden besteed dan ontstaat de mogelijkheid om nog subsidie te verlenen op basis van aanvragen die na 1 april zijn ontvangen. In dit geval verdelen we het resterende budget op basis van ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’, waarbij geldt ‘op is op’. Wanneer het subsidieplafond voor het subsidieplafond bereikt is, worden nieuwe aanvragen afgewezen.