GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Dinkelland

Verordening op de raadscommissies gemeente Dinkelland 2023
De raad van de gemeente Dinkelland,
gelezen het voorstel van het presidium van 28 november 2023
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet
Besluit:
tot vaststelling van de navolgende
Verordening op de raadscommissies gemeente Dinkelland 2023
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- b.
commissielid: lid van een raadscommissie;
- c.
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- d.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
1.
De raad stelt de volgende raadscommissies in:
- a.
raadscommissie Omgeving en Economie
- b.
raadscommissie Sociaal Domein en Bestuur
Artikel
3.

Taken
1.
Een raadscommissie:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.
2.
De agendacommissie wijst de onderwerpen aan de raadscommissies toe.
Artikel
4.

Samenstelling raadscommissies; commissieleden niet-raadslid zijnde
1.
Lid van de in artikel twee genoemde raadscommissies zijn de leden van de raad en de als zodanig door de raad benoemde commissieleden niet-raadslid zijnde.
2.
Commissieleden niet-raadslid zijnde worden op voordracht van de raadsfracties door de raad benoemd.
3.
Het aantal commissieleden niet-raadslid zijnde, als bedoeld in het eerste lid, bedraagt voor raadsfracties met zes leden en meer maximaal drie en voor raadsfracties met vijf leden of minder maximaal vier.
4.
De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een commissielid niet-raadslid zijnde.
Artikel
5.

Commissievoorzitter
1.
De raadsleden die door de raad zijn benoemd tot lid van de agendacommissie zijn uit dien hoofde voorzitter van de commissie. Zij treden als zodanig op volgens een door de agendacommissie te bepalen rooster.
2.
De fungerend voorzitter is geen deelnemend lid van de commissie.
3.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
Artikel
6.

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een commissielid en een commissievoorzitter valt samen met de zittingsperiode van de raad.
2.
Een commissielid die geen raadslid is houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een commissielid die geen raadslid is ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan de commissievoorzitters ontslaan. Zij houden daarmee tevens op lid te zijn van de agendacommissie.
5.
Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. Ontslag van een commissievoorzitter betekent tevens ontslag als lid van de agendacommissie.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
Artikel
7.

Griffier en commissiegriffier
1.
De griffier, de plaatsvervangend griffier en de als zodanig door de griffier aangewezen medewerker(s) zijn commissiegriffier.
2.
In iedere vergadering is een commissiegriffier aanwezig.
3.
De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk
2.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereidingen
Artikel
8.

Oproep
1.
De agendacommissie stelt de agenda van de raadscommissies vast.
2.
De agendacommissie zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.
3.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9 eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
4.
De agendacommissie kan bepalen dat er een gecombineerde vergadering van de raadscommissie Omgeving en Economie en de raadscommissie Sociaal Domein en Bestuur plaatsvindt.
Artikel
9.

Agenda
1.
In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
2.
De voorzitter kan, na peiling van de raadscommissie, onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren, dan wel de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
3.
Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De agendacommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel
10.

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken behorend bij onderwerpen of voorstellen op de agenda, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep door plaatsing op het digitale raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld en openbaar gemaakt. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie. Van deze plaatsing wordt, zo mogelijk, een openbare kennisgeving gedaan.
2.
De op het raadsinformatiesysteem geplaatste stukken zijn tevens toegankelijk via de website van de gemeente.
3.
Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.
Artikel
11.

Openbare kennisgeving
Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het huis-aan-huis-blad Dinkelland Visie en op de gemeentelijke website. Daarbij wordt tevens vermeld dat de stukken behorend bij onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda beschikbaar en openbaar zijn en op het raadsinformatiesysteem en via de website van de gemeente te raadplegen zijn.
Artikel
12.

Aanwezigheid burgemeester, wethouders, secretaris en ambtenaren
1.
De agendacommissie kan namens de raad de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.
2.
Aan de secretaris kan worden verzocht andere ambtenaren bij de vergadering aanwezig te doen zijn voor het verstrekken van informatie.
3.
Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de commissievoorzitter.
4.
De commissievoorzitter neemt namens de agendacommissie zo spoedig mogelijk een beslissing op het verzoek.
Paragraaf
2

De vergadering
Artikel
13.

Aantal deelnemers aan de vergadering
Elke raadsfractie neemt met maximaal twee leden deel aan de vergadering. De commissievoorzitter wordt daarbij niet meegerekend.
Artikel
14.

Presentielijst
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel
15.

Opening vergadering en quorum
1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de raadsfracties tegenwoordig is.
2.
Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Artikel
16.

Actieve informatieplicht college
1.
Het college en de leden van het college krijgen om te kunnen voldoen aan hun actieve informatieplicht jegens de raadscommissie, in elke commissievergadering tijdens een daarvoor aangewezen vast agendapunt de gelegenheid kort het woord te voeren.
2.
De collegeleden volgen daarbij de aanwijzingen van de voorzitter
Artikel
17.

Rondvraag
1.
In iedere raadscommissie staat een rondvraag geagendeerd. Tijdens deze rondvraag mag iedere fractie over maximaal twee onderwerpen vragen stellen. Per onderwerp worden maximaal drie vragen gesteld.
2.
De fractie die tijdens de rondvraag vragen wil stellen, meldt het onderwerp en daarbij te stellen vragen vraag/vragen uiterlijk 10 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffier. De griffier draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van het college en de leden van de raadscommissie worden gebracht. Indien het college niet in staat is de ingediende vragen tijdens de rondvraag te beantwoorden wordt hiervan vóór aanvang van de vergadering mededeling gedaan aan de griffier. Deze stelt de vragensteller hiervan zo snel mogelijk in kennis.
3.
De voorzitter kan toestaan dat vragen die niet overeenkomstig het tweede lid tevoren zijn ingediend tijdens de rondvraag mogen worden gesteld indien de actualiteit dit naar zijn oordeel rechtvaardigt.
4.
De voorzitter kan vragen voor de rondvraag weigeren indien deze naar zijn oordeel:
- a.
vanwege hun accent op individuen of naar individuen herleidbare aspecten of belangen niet geschikt zijn voor behandeling in een openbare commissievergadering;
- b.
onvoldoende actueel of urgent zijn
5.
Tijdens de rondvraag vindt geen debat plaats.
Artikel
18.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
De commissievoorzitter kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
19.

Verslag
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor video-audioverslagen van vergaderingen. Deze worden op het digitale raadsinformatiesysteem openbaar gemaakt.
2.
Daarnaast stelt de commissiegriffier een korte schriftelijke weergave van vergaderingen op. Deze weergave bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
een samenvatting van het advies aan de raad;
- d.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 18 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
Artikel
20.

Advies; geen stemmingen
1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.
2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.
3.
Indien de commissie een advies aan de raad uitbrengt beslist de commissie op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
4.
In het advies worden de standpunten van afzonderlijke fracties opgenomen indien hierom wordt verzocht.
5.
De commissie adviseert aan de raad of een stuk als hamerstuk of bespreekstuk wordt geagendeerd voor de raadsvergadering. Een stuk wordt alleen als hamerstuk geagendeerd na een unaniem advies van de commissie.
6.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
Artikel
21.

Beraadslaging en spreektermijnen
1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste drie termijnen. De voorzitter ziet er in de tweede en derde spreektermijn op toe dat herhaling van hetgeen reeds gezegd is in de beraadslaging, wordt voorkomen. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
2.
De beraadslaging is gericht op de beeldvorming en de oordeelsvorming van de commissieleden met betrekking tot de behandelde onderwerpen en voorstellen. Daarbij behoort het uitwisselen van informatie tussen degenen die aan de beraadslaging deelnemen en het kenbaar maken en uitwisselen van meningen en politieke standpunten. Er vindt in de commissie geen discussie en politiek debat plaats.
3.
De voorzitter kan interrupties toelaten. Interrupties zijn korte interventies in een spreektermijn in de vorm van een vraag. De voorzitter ziet er op toe dat interrupties op deze wijze plaatsvinden.
4.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
5.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel
22.

Spreekrecht burgers over onderwerpen die op de agenda staan
1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.
2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
3.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- b.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten spreektijd. Indien er meerdere sprekers zijn behorend tot één groep kan de voorzitter de spreektijd evenredig verdelen over de sprekers. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale duur van de spreektijd.
6.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
7.
Na de commissiebehandeling van het betreffende onderwerp stelt de voorzitter de spreker in de gelegenheid nog één keer kort, maximaal één minuut, het woord te voeren. Daarna sluit hij het agendapunt af.
8.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
Artikel
23.

Spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de agenda staan
1.
Burgers kunnen tijdens de vergadering het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda staan.
2.
De burger die van de in het eerste lid genoemde mogelijkheid gebruik wil maken meldt dit schriftelijk aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, emailadres en telefoonnummer en een omschrijving van het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De griffier legt het verzoek voor aan de agendacommissie.
3.
De agendacommissie beslist gemotiveerd of en op welke wijze invulling wordt gegeven aan het verzoek. De griffier informeert de betreffende burger hierover zo spoedig mogelijk.
4.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- b.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
5.
Tijdens de vergadering volgt de spreker de aanwijzingen van de voorzitter. De leden 3 tot en met 7 van artikel 22 zijn daarbij van overeenkomstige toepassing.
Artikel
24.

Handhaving orde en schorsing
1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
2.
De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
3.
De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
4.
De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
25.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
26.

Algemeen
Op een besloten vergadering is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
27.

Beknopte schriftelijke weergave
1.
De beknopte schriftelijke weergave van een besloten vergadering worden niet verspreid, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.
2.
De beknopte schriftelijke weergave wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel
28.

Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel
29.

Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
30.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
31.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Paragraaf
5.

Digitale vergaderingen
Artikel
32

online commissievergadering
1.
De agendacommissie kan bepalen dat een commissievergadering digitaal, in de vorm van een online videoconferentie op internet, plaatsvindt.
2.
Op digitale commissievergadering is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het karakter van de vergadering.
3.
De agendacommissie beslist over de werkwijze bij digitale commissievergaderingen voor zover deze verordening daar niet in voorziet.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
33.

Intrekken oude verordening
De Verordening op de raadscommissies gemeente Dinkelland 2018 wordt ingetrokken op de datum waarop deze verordening in werking treedt.
Artikel
34.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie gemeente Dinkelland 2023.
Aldus vastgesteld door de raad van Dinkelland op 28 november 2023,
De griffier,
Mr. L.J.H. Engelbertink
De voorzitter,
J.G.J. Joosten

Toelichting
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 2. Instelling raadscommissies
De twee raadscommissies kennen ieder hun eigen aandachtsgebieden: Omgeving en Economie respectievelijk Sociaal Domein en Bestuur. Beoogd wordt hiermee kwalitatief en kwantitatief tot een evenwichtige vrachtverdeling te komen tussen beide commissies.
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissie zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Gekozen is voor het model waarin de raadscommissie vooral gericht is op voorbereiding, informatievergaring en oordeelsvorming. Ook voor het uitwisselen tussen fracties van standpunten is ruimte in de commissie. Het politieke debat vindt echter plaats in de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad.
De agendacommissie bepaalt de agenda van de raadscommissie. Dit betekent dat niet het college maar de agendacommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In de regel zal het zo zijn dat een onderwerp eerst in de raadscommissie wordt besproken.
Artikel 4. Samenstelling raadscommissies; commissieleden niet-raadslid zijnde
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken is in artikel 4 bepaald dat alle raadsleden en alle commissieleden niet-raadsleden lid zijn van beide raadscommissies. Dat betekent dat de raadsfracties per commissievergadering kunnen en ook moeten bepalen wie zij aan de betreffende commissievergadering laten deelnemen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij 18 jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Dit onderzoek gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden niet-raadslid zijnde benoemd worden.
In het derde lid wordt, gerelateerd aan de grootte van de raadsfracties, het maximum aantal commissieleden niet- raadslid zijnde aangegeven.
Artikel 5. Commissievoorzitter
In dit artikel is vastgelegd dat de leden van de agendacommissie tevens commissievoorzitter zijn. De raad heeft op het moment dat hij de leden van zijn agendacommissie benoemt tevens bepaald wie de commissievoorzitters zijn. Commissievoorzitters zijn raadslid.
Artikel 6. Zittingsduur en vacatures
Dit artikel regelt de benoeming, de zittingsduur en het ontslag van de commissieleden niet-raadslid zijnde en van de commissievoorzitters.
De zittingsperiode van de commissieleden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van de raadscommissies eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een commissielid niet-raadslid zijnde op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid.
Artikel 7. Griffier en commissiegriffier
Het is uiteraard van groot belang dat een adequate ambtelijke ondersteuning voor de twee raadscommissies geborgd is. Deze ambtelijke ondersteuning wordt zoveel mogelijk door de griffie zelf geleverd. Echter, tevens zal – waar nodig - een beroep worden gedaan op ambtelijke capaciteit van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noaberkracht Dinkelland Tubbergen.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen
Paragraaf 1. Voorbereidingen
Artikel 8. Oproep
Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de agendacommissie een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van de raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep wordt in Dinkelland per e-mail verstuurd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. In de praktijk gebeurt dit door plaatsing van de stukken op het digitale raadsinformatiesysteem. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 10, derde lid).
De agendacommissie kan bepalen dat de twee raadscommissies vergaderen in een zogenaamde gecombineerde vergadering. De omvang of de inhoud van de agenda’s voor beide commissies kunnen daarvoor een bepalende reden zijn.
Artikel 9. Agenda
In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de agendacommissie na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.
Omdat de raadscommissievergaderingen in een wisselende samenstelling plaatsvinden is de agendabepaling toegewezen aan de agendacommissie. Namens de agendacommissie bepaalt in de commissievergadering de commissievoorzitter, al dan niet op aangeven vanuit de commissie, de procedurele gang van zaken met betrekking tot agendapunten.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben kennis te nemen van de stukken. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. De stukken worden doorgaans op elektronische wijze, namelijk door plaatsing op het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst.
Artikel 12. Aanwezigheid burgemeester, wethouders, secretaris en ambtenaren
Het is van belang dat in de commissievergaderingen een zo goede en volledig mogelijke informatievoorziening plaatsvindt vanuit het college en de collegeleden. De agendacommissie moet voorafgaand aan de commissievergadering zo goed mogelijk bepalen welke collegeleden en welke ambtenaren bij welk punt aanwezig moeten zijn. De betrokkenen worden vervolgens door tussenkomst van de griffie uitgenodigd.
Paragraaf 2. De vergadering
Artikel 13. Aantal deelnemers aan de vergadering
Er is voor gekozen dat elke fractie met een gelijk aantal leden deelneemt aan de vergadering. De fungerend voorzitter wordt niet als deelnemer meegeteld.
Artikel 14. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 15. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal raadsfracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie en zo mogelijk met de agendacommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 16. Actieve informatieplicht college
In dit artikel is de mogelijkheid gecreëerd dat het college en de collegeleden in elke commissievergadering gelegenheid hebben uitvoering te geven aan hun actieve informatieplicht, zoals bedoeld in artikel 169, tweede lid van de Gemeentewet.
Artikel 17. Rondvraag
In de rondvraag kunnen de leden vragen stellen aan de aanwezige collegeleden. Hiermee kan worden ingespeeld op de politieke actualiteit. De omvang en duur van de rondvraag zijn gelimiteerd. Iedere fractie mag over maximaal twee onderwerpen vragen stellen. Per onderwerp worden maximaal drie vragen gesteld. Tijdens de rondvraag vindt geen debat plaats. Het is de bedoeling dat de voorzitter hier nauwlettend op toeziet.
Artikel 18. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Het kan in de praktijk wenselijk zijn dat anderen deelnemen aan de beraadslaging in de commissie.
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen over de orde van de vergadering.
Artikel 19. Verslag
Het video-audioverslag dat van elke openbare commissievergadering wordt opgesteld is het officiële verslag van de commissievergadering. Het is op het raadsinformatiesysteem door eenieder te raadplegen.
Naast het officiële video-audioverslag stelt de commissiegriffier een beknopte schriftelijke weergave van de commissievergadering op.
Artikel 20. Advies; geen stemmingen
Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Een raadscommissie kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van de fracties opgenomen die hierom verzoeken. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Een raadscommissie kan de raad adviseren een onderwerp als hamerstuk te behandelen, ofwel te besluiten zonder beraadslaging. Een dergelijk advies kan alleen worden gegeven als de raadscommissie hierover unaniem is.
Artikel 21. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste, tweede en derde termijn.
De voorzitter ziet er op toe dat in de opvolgende spreektermijnen nieuwe aspecten naar voren worden gebracht en dat herhaling van reeds is gezegd wordt voorkomen. Een verzoek van een lid na afloop van de derde termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.
Artikelen 22 en 23. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dat moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Artikel 22 regelt het spreekrecht over onderwerpen die op de agenda staan. Daarnaast is er ook de mogelijkheid van spreekrecht in de raadscommissie over onderwerpen die niet op de agenda staan. Dit wordt geregeld in artikel 23. Eigenlijk is dit een laagdrempelige toepassing van het burgerinitiatief.
De burgers die gebruik wensen te maken van het spreekrecht moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Aanmelding bij de commissiegriffier is ook mogelijk. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 24 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.
Als richtlijn wordt vijf minuten spreektijd per burger aangehouden. Voor het slotwoord zoals bedoeld in artikel 22, zesde lid, is de richtlijn één minuut. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
Artikel 24. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij een raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 31 van deze verordening.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 25. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 26. Algemeen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 27. Beknopte schriftelijke weergave
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.
Artikel 28 en 29. Geheimhouding en opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Paragraaf 4. Toehoorders en pers
Artikel 30. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.
Artikel 31. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Paragraaf 5. Digitale vergaderingen
Artikel 32 online commissievergadering
Het kan voorkomen dat het gewenst is om een commissievergadering digitaal, in de vorm van een videoconferentie op internet te laten plaatsvinden. Dit artikel creëert de mogelijkheid hiertoe.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 33. Intrekken oude verordening en artikel 34 Inwerkingtreding en citeertitel
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 28 november 2023
De raadsgriffier,
De voorzitter,