GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Alphen aan den Rijn

Raadsreglement van orde Alphen aan den Rijn 2023
[Deze bekendmaking is slechts een tekstplaatsing. De oorspronkelijke publicatie is op 17 augustus 2023 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2023, 361096.]
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
voorzitter: voorzitter van de raad of de waarnemend voorzitter;
- b.
waarnemend voorzitter: het lid van de raad dat bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester het voorzitterschap van de raad waarneemt, door de raad op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen;
- c.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger
- d.
raad: de gemeenteraad;
- e.
fractie: aanduiding voor het lid of de leden van de kandidatenlijst die door het centraal stembureau verkozen zijn verklaard, dan wel leden van meerdere kandidatenlijsten die door het centraal bureau afzonderlijk verkozen zijn verklaard en gezamenlijk in de gemeenteraad zijn gaan optreden;
- f.
fractievoorzitter: lid van de raad dat tevens voorzitter is van een fractie;
- g.
college: het college van burgemeester en wethouders;
- h.
vergadering: de raadsvergadering;
- i.
raadscommissie: commissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet; een informatiemarkt is bijzondere vorm van een raadscommissie en heeft tot doel informatieoverdracht en gelegenheid tot het stellen van vragen, door zowel raads- en raadscommissieleden alsook belangstellenden, zoals inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven, verenigingen en andere instellingen, waarbij per onderwerp vorm en inhoud worden bepaald. Verwezen wordt naar de begripsbepalingen van raadscommissielid en commissielid zoals opgenomen in de Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn;
- j.
amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;
- k.
subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;
- l.
motie: verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
- m.
initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander beslisdocument;
- n.
interpellatie: het ter vergadering vragen van inlichtingen aan het college en/of elk van zijn leden afzonderlijk, of de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan, over een niet op de agenda geplaatst onderwerp, betreffende het door hen gevoerde bestuur.
- o.
schriftelijke stukken (oproep, de voorlopige agenda met bijbehorende stukken): hieronder wordt ook verstaan “digitale verzending van stukken”.
- p.
hoofdelijke stemming: het per raadslid afzonderlijk uitspreken van “voor” of “tegen” over een voorstel.
Artikel
2.

De voorzitter
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de raadsvergadering en de agendacommissievergaderingen;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van het reglement van orde;
- d.
hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt.
Artikel
3.

De griffier
1.
De griffier is aanwezig in vergaderingen van de raad, van het fractievoorzittersoverleg, van de agendacommissie en van die overleggen waarbij naar het oordeel van de raadsvoorzitter of van de raad de aanwezigheid gewenst is.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.
3.
De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.
Artikel
4.

Het fractievoorzittersoverleg
1.
De raad heeft een fractievoorzittersoverleg, bestaande uit de fractievoorzitters, de raadsvoorzitter, de griffier of diens plaatsvervanger.
Het fractievoorzittersoverleg dient als klankbord voor de voorzitter van de raad en daarnaast heeft het de taak om huishoudelijke zaken die de raad betreffen te regelen. Daaronder ook de vaststelling van de procedures ter behandeling van de begroting, rekening en kadernota/perspectiefbrief, gehoord de Auditcommissie.
2.
Fractievoorzitters wijzen voor zover mogelijk elk een raadslid uit hun fractie aan dat hen bij afwezigheid in het fractievoorzittersoverleg vervangt.
3.
De raadsvoorzitter is voorzitter van het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
4.
In het fractievoorzittersoverleg hebben de raadsvoorzitter en de griffier geen stemrecht. Elke fractievoorzitter heeft één stem. Een besluit komt tot stand bij volstrekte meerderheid van stemmen.
5.
De voorzitter van het fractievoorzittersoverleg roept het fractievoorzittersoverleg in principe een keer per kwartaal bijeen en verder zo vaak als nodig wordt geacht. Daarnaast komt het fractievoorzittersoverleg bijeen wanneer minimaal drie leden daarom verzoeken.
6.
De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn niet openbaar. Het verslag van het fractievoorzittersoverleg wordt vertrouwelijk ter beschikking gesteld aan de leden van de raad en raadscommissies.
Artikel
5.

De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen
1.
Er is een agendacommissie, de leden zijn de voorzitters van de drie vaste raadscommissies en de voorzitters van informatiemarkten. De raadsvoorzitter is voorzitter van de agendacommissie. De agendacommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
2.
De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken:
- a.
het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen, alsmede voor informatiemarkten en raadswerkgroepen en raadsklankbordgroepen. De agendacommissie maakt daarbij, binnen de wettelijke mogelijkheden, een keuze uit een fysieke of een digitale vergadering;
- b.
het zorgdragen dat verzoeken van één of meer fracties tot agendering van onderwerpen, wordt afgewogen;
- c.
het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies.
3.
De gemeentesecretaris is adviseur van de agendacommissie; de griffier fungeert als secretaris en adviseur van de agendacommissie. Bij verhindering worden zij vervangen door hun plaatsvervangers.
4.
De leden hebben stemrecht. Een besluit van de agendacommissie wordt bij voorkeur in eenstemmigheid genomen; indien dit niet mogelijk is wordt een besluit bij volstrekte meerderheid genomen.
5.
De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. Het verslag van de vergadering van de agendacommissie wordt vertrouwelijk ter beschikking gesteld aan de leden van de raad en de raadscommissies.
Artikel
6.

Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden; Benoeming wethouders
1.
Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.
2.
Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens mondeling advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
3.
Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.
4.
Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet , de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
5.
In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering, waarin over diens toelating wordt beslist, om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
6.
Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. De (kandidaat-) wethouder verleent alle medewerking aan een door de burgemeester, namens de raad, opgedragen risico-analyse integriteit, voorafgaand aan zijn benoeming. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.
Artikel
7.

Fracties
1.
Het lid of de leden van de kandidatenlijst die door het centraal stembureau verkozen zijn verklaard, dan wel leden van meerdere kandidatenlijsten die door het centraal bureau afzonderlijk verkozen zijn verklaard en gezamenlijk zijn gaan optreden, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.
2.
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.
3.
De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.
4.
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.
5.
Een naam van een nieuwe fractie voldoet aan de eisen uit artikel G3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.
Hoofdstuk
2.

Raadsvergaderingen
Paragraaf
1.

Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel
8.

Vergaderfrequentie; oproep en voorlopige agenda
1.
De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op de laatste donderdag van de maand. De vergaderingen worden gehouden in de raadzaal van het stadhuis, vangen aan om 20.00 uur en hebben een beoogde eindtijd van 23.00 uur.
2.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en/of aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert daarover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de agendacommissie. Voorts vergadert de raad, indien de voorzitter het nodig oordeelt of tenminste een vijfde van het aantal raadsleden schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.
3.
De voorzitter zendt ten minste vijf dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda, zoals vrijgegeven door de agendacommissie, met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in hoofdstuk VA van de Gemeentewet bedoelde informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
4.
Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden met uitzondering van de in hoofdstuk VA van de Gemeentewet bedoelde informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
Artikel
9.

Aanvullende agenda; vaststellen agenda
1.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
2.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekt waar op grond van hoofdstuk VA Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.
3.
De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.
4.
Voor de raadsvergadering wordt in ieder geval geagendeerd:
- a.
de vaststelling van het samenvattend verslag van de vorige vergadering;
- b.
de vaststelling van de lijst van ingekomen stukken zoals bedoeld in artikel 19;
- c.
de gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen door de raadsleden over onderwerpen, die niet behoren tot de agenda van die raadsvergadering, een en ander met inachtneming van het gestelde in artikel 41;
- d.
de bespreekstukken en hamerstukken (waarover uitsluitend desgewenst een korte stemverklaring kan worden gegeven), in die volgorde.
5.
Indien feiten en/of omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de raad bepalen een voorstel voor verdere behandeling terug te verwijzen naar de agendacommissie.
6.
Een motie die tijdens de raadsvergadering wordt ingediend en die geen betrekking heeft op een onderwerp dat al voor de raadsvergadering geagendeerd was, wordt geagendeerd na het laatste agendapunt van de raadsvergadering.
7.
Op voorstel van een lid van de raad of van de voorzitter kan de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel
10.

Ter inzage aanbieden van stukken
1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal op de website van de gemeente geplaatst, met inachtneming van artikel 19, lid 2 Gemeentewet en het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden geplaatst op de website, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekt waar op grond van hoofdstuk VA Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.
3.
De raad kan besluiten om informatie waarop geheimhouding is opgelegd te verstrekken aan de raadscommissies. Informatie over grondexploitaties van de gemeente waarop geheimhouding is opgelegd, wordt door de raad beschikbaar gesteld voor de raadscommissies, tenzij de raad anders beslist.
4.
Het college en de burgemeester zijn bevoegd om te besluiten om informatie, waarop geheimhouding is opgelegd en aan de raad is verstrekt, uitsluitend met een ander te delen indien dit noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over hun besluit en welke informatie aan wie is verstrekt en de reden daarvan.
5.
In die gevallen waarin de raad, of het college op grond van het voorgaande lid, besluit om informatie waarop geheimhouding rust aan anderen te verstrekken, dan gebeurt deze verstrekking onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door een ieder die kennis van die informatie draagt, tot dat de raad deze opheft.
Artikel
11.

Openbare kennisgeving
Raadsvergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Paragraaf
2.

Ter vergadering
Artikel
12.

Presentielijst
1.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel
13.

Zitplaatsen
1.
De voorzitter, de leden van de raad, de wethouders en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter, na overleg met het fractievoorzittersoverleg, bij aanvang van iedere zittingsperiode aangewezen.
2.
Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg met het fractievoorzittersoverleg.
Artikel
14.

Opening vergadering; quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de raad blijkens de presentielijst aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de burgemeester dag en uur van de volgende vergadering , met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.
Artikel
15.

Primus bij hoofdelijke stemming
Alvorens de aangekondigde onderwerpen aan de orde te stellen, deelt de voorzitter mede, bij welk lid van de raad de hoofdelijke stemming zal beginnen. Daartoe wordt bij loting een volgnummer van de presentielijst aangewezen; bij het daar genoemde lid begint de hoofdelijke stemming.
Artikel
16.

Aantal spreektermijnen
1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten bij een onderwerp een maximale spreektijd in eerste termijn per fractie te hanteren.
2.
Een raadslid voert slechts het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. De leden van de raad en eventueel anderen spreken vanaf hun plaats of vanachter de katheder en richten zich tot de voorzitter. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3.
Raadsleden kunnen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4.
Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging over het door dat raadslid ingediende.
5.
Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
6.
Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad.
Artikel
17.

Bijdrage aan de raadsvergadering door derden
1.
De wethouders hebben een doorlopende uitnodiging om in de vergaderingen aanwezig te zijn en kunnen op verzoek van de voorzitter aan de beraadslaging deelnemen, conform het gestelde in artikel 21 van de Gemeentewet.
2.
Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
3.
Ingeval een onderwerp, zonder voorafgaande behandeling in een raadscommissie, is geagendeerd voor de raad of wanneer een voorstel is gewijzigd na commissiebehandeling, geldt er bij dat agendapunt spreekrecht voor inwoners overeenkomstig de bepalingen in artikel 17 van de Verordening op de raadscommissies.
Artikel
18.

Voorstellen van orde
De voorzitter en raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.
Artikel
19.

Ingekomen stukken
1.
Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden beschikbaar wordt gesteld.
2.
De raad stelt op voorstel van de agendacommissie, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
Paragraaf
3.

Stemmingen
Artikel
20.

Stemverklaring
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten.
Artikel
21.

Beslissing
1.
De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.
2.
Voordat de stemming over het eindvoorstel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het eindvoorstel voor de te nemen beslissing.
Artikel
22.

Stemming; procedure hoofdelijke stemming
1.
De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
2.
Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
3.
Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, dan wel wanneer de voorzitter dat verlangt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.
4.
Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op volgorde van de namen in de presentielijst.
5.
Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezig raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem uit door 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.
6.
Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
7.
De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.
Artikel
23.

Volgorde stemming over amendementen en moties
1.
Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.
2.
Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
3.
Als meerdere amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.
4.
Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.
Artikel
24.

Stemming over personen
1.
Bij stemming over personen voor benoeming, voordrachten of het opstellen van een aanbeveling, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.
2.
Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen.
3.
Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
4.
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Het stembureau wordt bijgestaan door de griffier.
5.
Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd.
Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje als bedoeld in artikel 30, lid 2 Gemeentewet wordt verstaan:
- a.
een blanco ingevuld stembriefje;
- b.
een ondertekend stembriefje;
- c.
een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;
- d.
een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;
- e.
een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.
6.
In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de voorzitter.
7.
Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.
Artikel
25.

Herstemming over personen
1.
Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.
2.
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.
3.
Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
Artikel
26.

Beslissing door het lot
1.
Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.
2.
Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.
3.
Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is benoemd, voorgedragen dan wel aanbevolen.
Artikel
27.

Staken van stemmen bij overige stemmingen
1.
Wanneer bij overige stemmingen de stemmen staken en de raad is voltallig, is het voorstel niet aangenomen.
2.
Is de raad niet voltallig, dan wordt de beslissing over het voorstel uitgesteld naar een volgende vergadering, waarin op voorstel van de voorzitter ook de beraadslagingen mogen worden heropend.
3.
Staken de stemmen opnieuw, dan is, ongeacht of de raad voltallig is, het voorstel verworpen.
4.
Onder een voltallige raad wordt verstaan een vergadering waarin alle leden waaruit de raad bestaat, voor zover zij zich niet van deelneming aan de stemming moesten onthouden, een stem hebben uitgebracht.
Paragraaf
4.

Samenvattend verslag
Artikel
28.

Samenvattend verslag
1.
De griffier draagt zorg voor het samenvattend verslag van de raadsvergadering.
2.
Een samenvattend verslag bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
- e.
de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
- f.
bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 17 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.
Een samenvattend verslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft.
4.
Vastgestelde samenvattende verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
5.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt het samenvattend verslag zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
6.
Als samenvattende verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.
Paragraaf
5.

Besloten raadsvergaderingen
Artikel
29.

Toepassing reglement op besloten vergaderingen
1.
Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
2.
Een besloten raadsvergadering kan worden bijgewoond door raadsleden en andere beroepshalve betrokkenen; de raad kan voorafgaand aan een besloten vergadering anders beslissen en desgewenst ook raadscommissieleden toelaten.
Artikel
30.

Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering kan de raad overeenkomstig hoofdstuk VA van de Gemeentewet beslissen om geheimhouding aan de raad of van de raad verstrekte informatie op te heffen.
Artikel
31.

Samenvattend verslag besloten vergadering
1.
Concept-samenvattende verslagen van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier.
2.
Deze samenvattende verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde samenvattende verslag.
3.
De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel
32.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89 vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Paragraaf
6.

Toehoorders en pers
Artikel
33.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune.
Artikel
34.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Bevoegdheden, instrumenten raadsleden
Artikel
35.

Amendementen en subamendementen
1.
Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de voorzitter. Dit gebeurt schriftelijk, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.
2.
Een amendement of subamendement dient naar de vorm geschikt te zijn om direct te worden opgenomen in het conceptbesluit of het amendement, waarop het betrekking heeft.
3.
Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.
Artikel
36.

Moties
1.
Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.
2.
De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.
3.
De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.
4.
Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.
Artikel
37.

Initiatiefvoorstel
1.
Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college.
2.
Het college kan binnen twee maanden nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. Als het college van deze gelegenheid geen gebruik wil maken, wordt dit zo spoedig mogelijk aan de raad meegedeeld.
3.
Een voorstel wordt, nadat het college schriftelijk wensen en bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, via de Agendacommissie op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep daarover reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.
4.
De behandeling van initiatiefvoorstellen vindt plaatst nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel eerst dient te worden behandeld in een raadscommissie.
Artikel
38.

Collegevoorstel
1.
Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder motivering van het college en zonder toestemming van de raad.
2.
Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad door tussenkomst van de agendacommissie binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel
39.

Interpellatie
1.
Raadsleden dienen een verlof tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.
2.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.
3.
Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.
4.
Als de raad het in het eerste lid bedoelde verlof heeft verleend, voert de interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad instemt met vaker dan eenmaal het woord voeren.
Artikel
40.

Schriftelijke vragen
1.
Raadsleden dienen schriftelijke vragen- kort en duidelijk geformuleerd- aan het college of de burgemeester in bij de griffier. Daarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat.
2.
De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn ingediend. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stelt de burgemeester of het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.
4.
Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door hen aan de leden van de raad gezonden. De vragen en antwoorden worden geplaats op de lijst van ingekomen stukken, zoals bedoeld in artikel 19.
5.
De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.
6.
Dit artikel is overeenkomstig van toepassing op vragen aan een lid van de raad, een wethouder of de burgemeester, die door de raad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam, of van een andere verbonden partij, ingesteld bij de Wet gemeenschappelijke Regelingen.
Artikel
41.

Vragen van raadsleden aan het college of de burgemeester
1.
In de agenda voor de vergadering wordt een vragenhalfuur opgenomen. Tijdens dit halfuur kunnen de leden van de raad per fractie per onderwerp maximaal 5 vragen stellen over actuele politieke onderwerpen.
2.
Het lid van de raad dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vraag, ten minste 8 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de griffier. De voorzitter kan na overleg met de agendacommissie weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
3.
De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.
4.
De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad.
5.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
6.
Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
7.
Andere leden kunnen desgewenst nadere vragen stellen naar aanleiding van de beantwoording.
8.
Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.
Artikel
42.

Inlichtingenplicht
1.
Het college en de burgemeester hebben een actieve en passieve inlichtingenplicht aan de raad ingevolge het bepaalde in artikel 169 en 180 van de Gemeentewet.
2.
Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier.
3.
De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
4.
De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 30 dagen nadat het verzoek is ingediend.
5.
De gevraagde inlichtingen en de daarop verkregen informatie worden geplaats op de lijst van ingekomen stukken, zoals bedoeld in artikel 19.
Hoofdstuk
IV.

Slotbepalingen
Artikel
43.

Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Artikel
44.

Intrekken oude reglement
Het Reglement van orde van de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn 2020, laatstelijk gewijzigd in de vergadering van 10 december 2020, wordt ingetrokken.
Artikel
45.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Dit reglement treedt in werking op 1 april 2023.
2.
Dit reglement wordt aangehaald als: het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Alphen aan den Rijn 2023.
Vastgesteld door de raad van Alphen aan den Rijn in de openbare vergadering van 25 mei 2023,
de griffier, de voorzitter,
drs. J.A.M. Timmerman, mr. drs. J.W.E. Spies
Toelichting

op het Raadsreglement van orde 2023
In dit document is in belangrijke mate aangehaakt bij de relevante modellen van de VNG. Toegevoegd zijn natuurlijk de bepalingen, die meer expliciet een uitwerking geven aan ons gekozen vergadermodel.
Verder volgt een toelichting op artikelen, waar dat toegevoegde waarde heeft.
Artikel 1
Begripsbepalingen
De burgemeester is voorzitter van de raad, zoals in de Grondwet en Gemeentewet dwingend voorgeschreven. Hij heeft het recht om aan de beraadslagingen in de raadsvergadering deel te nemen en leidt de vergadering.
Aangegeven wordt dat onder “schriftelijke stukken” ook verstaan wordt “digitale verzending van stukken”.
Artikel 4
Het fractievoorzittersoverleg
Het fractievoorzittersoverleg zal, onder voorzitterschap van de raadsvoorzitter, fungeren als klankbord voor de burgemeester en heeft verder als taak om huishoudelijke zaken, die de raad betreffen, te regelen. Uitgegaan wordt van een vergaderfrequentie van één keer per kwartaal of vaker indien noodzakelijk. Dit overleg is niet openbaar. Het verslag wordt vertrouwelijk aan de leden van de raad beschikbaar gesteld. Dat houdt ingevolge de Algemene wet bestuursrecht in dat een ieder die bij de uitoefening van de taak van een bestuursorgaan betrokken is, en het vertrouwelijk karakter kent dan wel redelijkerwijs kan vermoeden, verplicht is tot geheimhouding daarvan.
Artikel 5
De agendacommissie en het vaststellen van vergaderingen
De agendacommissie vervult een belangrijke coördinerende rol bij de agendering van onderwerpen in de raadscommissies en de raad. De agendacommissie bewaakt daarbij de voortgang van de raadsplanning, heeft aandacht voor een adequate informatievoorziening naar de raad uit gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen, en zorgt voor een evenwichtige beoordeling van verzoeken tot agendering van één of meer fracties uit de raad. Op dit moment is het wettelijk niet toegestaan om raadsvergaderingen digitaal te laten plaatsvinden. Voor de overige vergaderingen geldt in het algemeen dat fysiek vergaderen de voorkeur heeft. Toch kunnen er redenen zijn om te kiezen voor een digitale vergadering. De agendacommissie maakt bij de agendering van onderwerpen hierover een afgewogen keuze.
Dit overleg is niet openbaar. Het verslag wordt vertrouwelijk aan de leden van de raad en de raadscommissies beschikbaar gesteld. Dat houdt ingevolge de Algemene wet bestuursrecht in dat een ieder die bij de uitoefening van de taak van een bestuursorgaan betrokken is, en het vertrouwelijk karakter kent dan wel redelijkerwijs kan vermoeden, verplicht is tot geheimhouding daarvan.
De voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie en heeft geen stemrecht.
Artikel 6
Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden; Benoeming wethouders
Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming. Na de periodieke raadsverkiezing geschiedt dat voor alle gekozen raadsleden; incidenteel gebeurt dat wanneer er tussentijds een vacature in de raad ontstaat.
Vervolgens vindt de procedure tot onderzoek geloofsbrieven plaats met inachtneming van het gestelde in de Kieswet. Ook is in dit artikel geregeld dat bij voorgenomen benoeming van een wethouder er door de raad onderzoek naar de vereisten, zoals gesteld in de Gemeentewet, wordt gedaan. De plicht om een VOG die niet ouder is dan drie maanden te hebben is opgenomen in artikel 36a Gemeentewet. Daarmee wordt dit door de commissie geloofsbrieven meegenomen in de toets of aan de benoemingsvereisten is voldaan.
Artikel 7
Fracties
Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden benoemde raadsleden, die bij de verkiezing op één kandidatenlijst hebben gestaan, als een fractie beschouwd. Zij voert als naam voor die fractie de naam, zoals die boven de kandidatenlijst op het stembiljet heeft gestaan.
In dit artikel wordt ook aangegeven hoe te handelen bij afscheiden uit een fractie of bij toetreding van een of meer raadsleden tot een andere fractie.
Artikel 8
Vergaderfrequentie; oproep en voorlopige agenda
Bepaald is dat de raadsvergaderingen in den regel plaats vinden op de laatste donderdag van de maand, behoudens op donderdagen, die als algemeen erkende feestdagen in de kalender staan. Aanvangstijd en beoogde eindtijd zijn ook vastgelegd. Ingeval de beoogde eindtijd overschreden dreigt te worden zal de voorzitter een ordevoorstel doen. Dat kan zijn het schorsen van de vergadering en hervatten op een dan te bepalen datum en tijdstip, dan wel de beslissing om de resterende agendapunten toch nog die avond af te handelen omdat de gezamenlijke verwachting is dat dit in korte tijd nog zal kunnen.
In het derde lid is de in Alphen gebruikelijke minimale termijn van verzending van de oproep met de voorlopige vergaderagenda vastgelegd te weten vijf dagen voor de raadsvergadering. Deze termijn werkt in de praktijk, aangezien de onderwerpen en de daarbij behorende stukken al ruim daarvoor beschikbaar zijn gekomen voor commissiebehandeling. De raadsleden kennen derhalve de onderwerpen ruim te voren. Fractiebespreking is dan goed mogelijk.
Artikel 9
Aanvullende agenda; vaststellen agenda
De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In voorkomende situaties bijvoorbeeld een spoedeisende raadsbespreking van een actualiteit kan de voorzitter een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Ten alle tijden zal de raad bij aanvang van zijn vergadering de agenda definitief moeten vaststellen. Dat is ook het moment voor een individuele raadslid om een motie aan te kondigen over een onderwerp, dat niet geagendeerd is. Ook kan het individuele raadslid om toevoeging van een agendaonderwerp dan wel het afvoeren van een onderwerp vragen. De raad moet daarover beslissen. Langs deze route kan een raadslid dus invloed uitoefenen op de agenda. Hij kan ook in eerdere fase aan de agendacommissie vragen om een onderwerp op te voeren, met dien verstande dat het dan meer gericht zal zijn op het agenderen van een onderwerp voor een raadscommissie.
Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’(artikel 19, tweede lid, van de wet. Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).
Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het tweede lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd.
Indien het gaat om geheime stukken, waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schriftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet).
In het 4e lid van dit artikel is aangegeven welke onderwerpen in ieder geval geagendeerd zullen worden. Daar wordt ook aangegeven dat er hamerstukken kunnen zijn en bespreekstukken. De afspraak is dat het stellen van informatieve vragen door de raadsleden over onderwerpen die niet behoren tot de agenda van die raadsvergadering wordt beperkt tot maximaal 5 vragen. Het duiden of een onderwerp nader debat in de raad nodig heeft of niet, geschiedt aan de hand van de conclusies ter zake van de raadscommissies.
Artikel 10 Ter inzage aanbieden van stukken
Zodra de raad geheime informatie heeft ontvangen, is alleen de raad nog bevoegd om deze geheime informatie met anderen te delen dan waarmee deze informatie reeds was gedeeld. Bij deze anderen gaat het om anderen dan de organen van het gemeentebestuur, zoals fractieondersteuners of raadscommissieleden. Informatie over grondexploitaties van de gemeente waarop geheimhouding is opgelegd, wordt door de raad ‘standaard’ beschikbaar gesteld voor de raadscommissies, tenzij de raad anders beslist.
Ook kan de raad nadere regels opnemen in de verordening (of eventueel via afspraken of een machtiging) over het uitbreiden van de kring van geheimhouders. Een concreet voorbeeld is dat de raad kan regelen dat het college ná het verstrekken van de informatie aan de raad, zelf de kring van geheimhouders mag uitbreiden. Bijvoorbeeld door toe te staan dat het college stukken waarop geheimhouding is opgelegd met anderen deelt als dit voor het dagelijks bestuur van de gemeente nodig is. Denk aan het delen van de geheime informatie voor het vragen van extern juridisch advies.
Artikel 13
Zitplaatsen
De voorzitter bepaalt de zitplaatsen van allen, die aan de raadsvergadering deelnemen, waarbij hij vooraf overleg voert met het fractievoorzittersoverleg. Dat is gericht op draagvlak voor de indeling.
Artikel 14
Opening vergadering; quorum
De Gemeentewet bepaalt, dat de voorzitter de vergadering opent op het vastgestelde tijdstip, indien het vereiste minimale aantal raadsleden aanwezig is. Indien dat minimum na een kwartier gewacht te hebben er nog niet is, zal de voorzitter dan de conclusie trekken dat de vergadering niet door kan gaan. De dag en tijdstip van de nieuwe vergadering wordt, zoals in de Gemeentewet staat, door de burgemeester belegd.
Artikel 17
Bijdrage aan de vergadering door derden
Deelname aan de beraadslaging door de wethouders en de burgemeester is gebaseerd op artikel 21 van de Gemeentewet. Maar de raad kan ook aan anderen toestemming geven aan de beraadslaging mee te doen. Gedacht kan hier worden aan de gemeentesecretaris en de griffier om als adviseurs een bijdrage aan de beraadslagingen te geven.
In het 3e lid van dit artikel wordt het spreekrecht voor inwoners geregeld. Onder inwoners worden ook vertegenwoordigers van ondernemingen en organisaties verstaan. Uitgangspunt hierbij is dat het inspreken met name plaats moet vinden bij de behandeling van raadsvoorstellen in de raadscommissies. Dan is de mening vorming in de beginfase en kan de inspraak daarop invloed uitoefenen. Maar in een enkel geval komt een onderwerp zonder voorafgaande commissiebespreking rechtstreeks op de raadsagenda. In die gevallen levert het 3e lid een titel om over zo’n voorstel in te spreken in de vergadering van de raad. Voor de wijze van aanmelden en de duur van het inspreken wordt verwezen naar het ter zake gestelde in de Verordening op de raadscommissies.
Artikel 19
Ingekomen stukken
Op deze lijst komen de aan de raad gerichte brieven etc. Daarbij wordt op voorstel van de agendacommissie aan de raad geadviseerd op welke wijze het ingekomen stuk verder het proces in zal gaan. Is het uitsluitend informatief, dan ligt “voor kennisgeving aan nemen” in de rede. Of een ingekomen stuk wordt ter behandeling in handen van het college gesteld. Dit gebeurt veelal met brieven over onderwerpen, die tot de competentie behoren van het dagelijks bestuur. Ook kan geadviseerd worden het onderwerp in een vergadering van een raadscommissie te agenderen.
Om de actualiteit in het beschikbaar stellen van ingekomen stukken te borgen, worden brieven e.d. binnengekomen tot en met de woensdag vóór de vergaderdonderdag nog op de lijst van ingekomen stukken van die vergadering geplaatst. Dat betekent dat er nog stukken toegevoegd kunnen worden aan de lijst, nadat de agendacommissie deze in haar reguliere vergadering heeft kunnen beoordelen. Die nadien toegevoegde stukken zullen nog per e-mail aan de leden van de agendacommissie worden voorgelegd om instemming te vragen voor de procesadvisering.
Artikel 22
Stemming; procedure hoofdelijke stemming
In dit artikel is geregeld hoe te handelen wanneer na beraadslaging om stemming wordt gevraagd. Indien dat niet het geval is zal de voorzitter concluderen dat een voorstel is aangenomen.
Wordt hoofdelijke stemming gevraagd door een raadslid of door de voorzitter verlangd, dan moet dat ingevolge het bepaalde in de Gemeentewet ook zo gebeuren. Bij hoofdelijke stemming wordt ieder ter vergadering aanwezig raadslid, beginnend bij het raadslid dat daartoe door loting is aangewezen (artikel 15 RvO) één voor één gevraagd hun stem uit te brengen door “voor” of “tegen” uit te spreken. Andere woorden of toevoegingen zijn niet toegestaan. Hoofdelijke stemming is verplicht wanneer er sprake is van een voorstel tot uitgaaf bij dringende spoed ( artikel 209 Gemeentewet) en er nog geen goedgekeurde begroting of begrotingswijziging ligt.
Artikel 24
Stemming over personen
Uitgangspunt in de Gemeentewet is dat stemming over personen bij benoemingen, voordrachten of aanbevelingen met behulp van behoorlijk ingevulde stembriefjes plaats vindt. Immers, stemmingen over personen dienen geheim te blijven. In dit artikel wordt uitvoerig beschreven hoe een schriftelijke stemming plaats dient te vinden en wat onder een behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan.
Een stemming kan plaatsvinden op basis van een aanbeveling of te wel een nominatie, dan wel op basis van een voordracht. Dat laatste kan alleen wanneer het doen van een voordracht bij wet of verordening is geregeld. Bij een voordracht is de schriftelijke stemming beperkt tot de naam of keuze uit de namen, die op de voordracht staat/staan vermeld.
In alle andere situaties is er sprake van een aanbeveling of kandidaatstelling. In die situaties kan de schriftelijke stem uitgebracht worden op de naam of keuze uit de namen van de aanbeveling, maar kan er ook op een ander persoon gestemd worden.
Deze keuzevrijheid is van belang bij de constatering dat bij stemming over wethouderskandidaten, een raadslid, die door zijn of haar fractie wordt aanbevolen, mee mag doen aan deze schriftelijke stemming. Er is dan sprake van een vrije stemming. Alleen als er sprake is van een voorstel en het raadslid behoort tot de personen, tot wie de keuze door een voordracht of bij het stemming is beperkt, is deelname aan die stemming verboden vanwege persoonlijk belang.
Artikel 25
Herstemming over personen
Bij stemmingen over personen en geen van de kandidaten behaalt de volstrekte meerderheid, wordt in dezelfde vergadering overgegaan tot herstemming, op de wijze zoals in dit artikel is geregeld.
Artikel 26
Beslissing door het lot
Na het herstemmen op grond van het vorige artikel en de stemmen op de twee resterende kandidaten zouden dan staken, volgt terstond een beslissing door het lot.
Artikel 27
Staken van stemmen bij overige stemmingen
Indien bij overige stemmingen het aantal voorstemmers gelijk is aan het aantal tegenstemmers, en er is sprake van een voltallige raad ( hiervan kan sprake zijn wanneer er een vacature is in de raad), dan is het voorstel verworpen.
Is de raad niet voltallig (hiervan kan sprake zijn wanneer een of meer raadsleden verhinderd zijn) dan wordt bij het staken van de stemmen de beslissing over het voorstel uitgesteld tot een volgende vergadering. Wanneer ook in die vergadering de stemmen staken, dan is het voorstel verworpen, ook indien de raad in die vergadering weer niet voltallig zou zijn.
Artikel 28
Samenvattend verslag
Een samenvattend verslag bevat de essentiële gegevens van een raadsvergadering. Wie aanwezig zijn, welke raadsleden afwezig zijn, onderwerpen die aan de orde zijn geweest en uitslagen van stemmingen en de genomen besluiten. Een woordelijk verslag van de beraadslaging is niet nodig. Wanneer behoefte bestaat de discussie na te gaan, biedt de geluids- en beeldregistratie voldoende mogelijkheid.
Artikel 29
Toepassing reglement op besloten vergaderingen
In artikel 23 van de Gemeentewet is bepaald dat de vergadering van de raad in het openbaar wordt gehouden. Wanneer echter door tenminste een vijfde van het aantal leden, dat de presentielijst heeft getekend, daarom wordt verzocht of wanneer de voorzitter het nodigt oordeelt, kan de raad besluiten dat met gesloten deuren, dus in beslotenheid verder vergaderd wordt. Dat betekent dus dat de raad in openbaarheid moet besluiten om over te gaan in een besloten vergadering.
Wanneer dat het geval is, is het reglement van orde overeenkomstig van toepassing, voor zover niet strijdig met het besloten karakter van de vergadering.
Het bijwonen van een besloten raadsvergadering door raadscommissieleden is in beginsel niet toegestaan. Dat zij beëdigd zijn en daarmee “naar eer en geweten” hun politieke werk zullen doen, is voor hun aanwezigheid bij besloten raadsvergaderingen geen acceptabele verklaring dan wel legitimatie. De beëdiging geldt voor de benoeming tot raadscommissielid en dus voor het commissiewerk. Formele geheimhouding in en door de raad is dus van een andere orde. Het is verstandig als algemene regel uit te gaan dat de besloten raad toegankelijk is voor raadsleden en beroepshalve betrokkenen (zoals betrokken ambtenaren, collegeleden en eventuele adviserende externe partij). Maar, afhankelijk van de zaak, kan de raad vooraf beslissen dat een besloten raadsvergadering wél toegankelijk kan zijn voor raadscommissieleden.
Artikel 30
Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering kan de raad besluiten om geheimhouding van aan de raad of van de raad verstrekte informatie op te heffen.
Artikel 32
Samenvattend verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet kan geheimhouding op informatie worden opgelegd door de raad, het college, de burgemeester en een commissie. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad verstrekte informatie vervalt, indien de raad de verplichting tot geheimhouding opheft (artikel 89, vierde lid Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende informatie dan actief openbaar gemaakt moet worden. De Woo is nog steeds op deze informatie van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Woo worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende informatie. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.
Artikel 33
Toehoorders en pers
Van het op andere wijze verstoren van de orde is ook sprake wanneer aanwezigen het hinderlijk geluid van mobiele telefoons e.d. niet uitzetten.
Artikel 34
Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een gemeenteraad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening te worden gehouden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat inwoners die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.
Artikel 35 Amendementen en subamendementen
Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.
Ofschoon amendementen in de vergadering worden ingediend, is het goed gebruik dat indieners deze ruim (enkele dagen) voor de vergadering al beschikbaar stellen voor beoordeling en het verkrijgen van medestanders.
Artikel 36
Moties
Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats.
Ofschoon moties in de vergadering worden ingediend, is het goed gebruik dat indieners deze ruim (enkele dagen) voor de vergadering al beschikbaar stellen voor beoordeling en het verkrijgen van medestanders.
Artikel 37
Initiatiefvoorstel
Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.
Artikel 39
Interpellatie
Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. De mogelijkheid van het vragen van verlof voor het houden van een interpellatie ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.
Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid, maar zal de raad daarbij het recht van een individueel raadslid respecteren.
Artikel 40
Schriftelijke vragen
Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het vijfde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven
Artikel 41
Vragen van raadsleden aan het college of de burgemeester
Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht.
Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. Veelal fungeert de rondvraag in de raadsvergadering als een mogelijkheid tot het stellen van vragen. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenhalfuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
Het karakter van het vragenhalfuur verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.
Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenhalfuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsvergadering worden gehouden. Wel is het voor de herkenbaarheid voor de inwoners raadzaam om het vragenhalfuur op een vast tijdstip te houden.
In het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen –ten minste 8 uur voor aanvang van het vragenhalfuur- vanwege het feit dat collegeleden zich kunnen voorbereiden op beantwoording in de raadsvergadering.
Artikel 42
Inlichtingenplicht
In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingen- of te wel informatieplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De Gemeentewet bevat aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden.
Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid.
De actieve informatieplicht die het college heeft, is gebaseerd op het ongevraagd verstrekken van alle inlichtingen, die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.