GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Alphen aan den Rijn

Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn 2023
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie
- b.
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- c.
commissielid: lid van een raadscommissie; een raadslid en/of een raadscommissielid;
- d.
raadscommissielid: een op voordracht van een betreffende fractie benoemd commissielid, niet zijnde een raadslid;
- e.
raad: de gemeenteraad;
- f.
college: het college van burgemeester en wethouders;
- g.
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- h.
schriftelijke stukken (oproep, de voorlopige agenda met bijbehorende stukken): hieronder wordt ook verstaan “digitale verzending van stukken”.
- i.
agendacommissie: de agendacommissie zoals bedoeld in artikel 5 van het Raadsreglement van orde Alphen aan den Rijn 2020.
- j.
Inwoners: onder inwoners worden ook verstaan personen die bedrijven, verenigingen en andere instellingen vertegenwoordigen;
- k.
fractie: aanduiding voor het lid of de leden van de kandidatenlijst die door het centraal stembureau verkozen zijn verklaard, dan wel leden van meerdere kandidatenlijsten die door het centraal bureau afzonderlijk verkozen zijn verklaard en gezamenlijk in de gemeenteraad zijn gaan optreden.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
1.
De gemeenteraad kent de volgende vaste raadscommissies:
- a.
Sociaal en maatschappelijk domein;
- b.
Ruimtelijk en economisch domein;
- c.
Financiën, bestuurlijk en publiek domein.
2.
De gemeenteraad kan al dan niet tijdelijk een extra raadscommissie instellen voor behandeling van een te benoemen onderwerp.
Artikel
3.

Taken
Doel van de raadscommissies is het voorbereiden van beraadslaging en/of besluitvorming in de vergadering van de raad en het voeren van overleg met het college of de burgemeester.
De behandeling van een onderwerp in de vergadering leidt, afhankelijk van de wijze van agendering door de agendacommissie, tot standpuntbepaling of tot een procesmatige conclusie zoals:
- a.
de zaak kan ter behandeling aan de raad worden voorgelegd als hamerstuk of bespreekstuk;
- b.
een zaak wordt teruggegeven aan het college in verband met het aanbrengen van noodzakelijk geachte aanvullingen of verduidelijkingen om daarna via de Agendacommissie geagendeerd te worden voor de raadsvergadering of een volgende vergadering van de raadscommissie;
- c.
genoegzame informatiewisseling heeft plaatsgevonden en/of het overleg als afgerond kan worden beschouwd.
Artikel
4.

Samenstelling; benoeming raadscommissielid en commissievoorzitter
1.
Ieder raadslid is lid van de raadscommissies.
2.
De raadscommissie bestaat uit de onder het eerste lid genoemde leden en/of aan elke fractie gebonden raadscommissieleden. Elke fractie heeft maximaal drie raadscommissieleden. De raadscommissieleden worden, indien zij een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen die niet ouder dan 3 maanden is, door de raad op voordracht van de betreffende fractie benoemd.
3.
De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op raadscommissieleden. De raad kan een commissielid gemotiveerd een ontheffing geven van het verbod van artikel 15, tweede lid Gemeentewet.
4.
De raad benoemt uit zijn midden per vaste raadscommissie twee voorzitters en voor de informatiemarkten als bedoeld in het Reglement van Orde eveneens twee voorzitters, die onderling per vergadering/informatiemarkt het voorzitterschap bepalen. Daarnaast kan de raad nog maximaal twee raadsleden als voorzitters benoemen.
Artikel
5.

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een raadscommissielid houdt in ieder geval op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een raadscommissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
4.
De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.
5.
Een raadscommissielid en een commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
7.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van raadscommissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
Artikel
6.

De commissievoorzitter en de commissiegriffier
1.
De commissievoorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
2.
De commissievoorzitter neemt niet deel aan de discussie;
3.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
4.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
5.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter als adviseur aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk
2.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereidingen
Artikel
7.

Oproep en voorlopige agenda
1.
De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda, zoals deze is vastgesteld door de Agendacommissie, met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van informatie van de raad of aan de raad verstrekt waar op grond van hoofdstuk VA Gemeentewet geheimhouding is opgelegd.
2.
In de schriftelijke oproep wordt gewezen op de mogelijkheid om als commissielid voor een nader te noemen datum schriftelijk technische vragen te stellen, welke door het college voorafgaand aan de commissievergadering van schriftelijke antwoorden worden voorzien.
3.
In de voorlopige agenda is aandacht voor een rondvraag. Tijdens de rondvraag kunnen commissieleden vragen stellen aan de portefeuillehouders. De vragen worden uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van de vergadering bij de griffie aangemeld. In beginsel worden deze vragen in de commissievergadering mondeling beantwoord.
4.
Bij daartoe geschikte onderwerpen kan de Agendacommissie een commissievergadering vorm geven als informatiemarkt. De informatiemarkt heeft tot doel informatie overdracht en gelegenheid tot het stellen van vragen door zowel commissieleden alsook belangstellenden zoals inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven en organisaties. Per onderwerp worden vorm en inhoud bepaald. De fractievoorzitter meldt aan de griffier, welk commissielid namens zijn fractie als woordvoerder deelneemt aan de informatiemarkt.
5.
Als een aanvullende voorlopige agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
Artikel
8.

Aanvullende agenda; vaststellen agenda
1.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
2.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekt waar op grond van hoofdstuk VA Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.
3.
Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
4.
De vergaderingen van de commissies vinden in de regel plaats op de eerste en tweede donderdag van de maand, vangen aan om 20.00 uur en hebben een beoogde eindtijd van 23.00 uur.
5.
Voorafgaand aan de vaste commissievergaderingen kan van 19.30-20.00 uur tijd worden gereserveerd voor: een korte bespreking/toelichting van een verzoek om een ingekomen brief of besluit in een commissievergadering te bespreken (een zogenoemd uitschietverzoek), een mededeling van het college, mededeling vanuit een gemeenschappelijke regeling, en/of inspreken in het kader van het algemeen inspreekrecht.
Artikel
9.

Inzage van stukken
1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda staan, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal op de website van de gemeente geplaatst. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden geplaatst op de website, wordt hiervan mededeling gedaan aan de commissieleden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
2.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekt waar op grond van hoofdstuk VA Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.
3.
De raad kan besluiten om informatie waarop geheimhouding is opgelegd te verstrekken aan raadscommissieleden. Informatie over grondexploitaties van de gemeente waarop de verplichting tot geheimhouding is opgelegd, wordt door de raad beschikbaar gesteld voor de raadscommissies, tenzij de raad in een voorkomend geval anders beslist. In die gevallen verleent de griffier de raadscommissieleden op verzoek inzage in deze geheime informatie c.q. stelt deze digitaal aan hen beschikbaar op een daartoe afgeschermde site”.
Artikel
10.

Openbare kennisgeving
Commissievergaderingen worden in de openbaarheid gebracht door aankondiging op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Paragraaf
2.

Ter vergadering
Artikel
11.

Presentielijst
1.
Behalve bij informatiemarkten, kan per fractie kan per onderwerp één woordvoerder deelnemen aan de commissievergadering.
2.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
3.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke commissievergadering wordt die lijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel
12.

Opening vergadering en quorum
1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal raadsfracties vertegenwoordigd is;
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal raadsfracties vertegenwoordigd is.
Artikel
13.

Samenvattend verslag
1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor een samenvattend verslag van de vergadering.
2.
Een samenvattend verslag bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
een samenvatting van de conclusie aan de raad, zo nodig onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben; bij behandeling van concept-raadsvoorstellen wordt in ieder geval aangegeven of het onderwerp als hamerstuk dan wel als bespreekstuk op de raadsagenda kan worden geplaatst.
- d.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.
Een concept van het samenvattend verslag wordt op de in de gemeente gebruikelijke wijze gepubliceerd.
Artikel
14.

Conclusies raadscommissies
1.
Als een raadscommissie tot de conclusie komt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, adviseert zij over de verdere behandeling, zoals vermeld in artikel 3.
2.
De inhoud van het advies van de commissie komt bij voorkeur met consensus tot stand, de commissievoorzitter kan hiervoor een voorstel doen.
3.
Indien over het advies geen consensus wordt bereikt, stemmen de commissieleden bij meerderheid over het advies. In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.
4.
In een vergadering vinden verder geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding, spreektermijnen (artikel 15, lid 3) en met betrekking tot de orde (artikel 19).
Artikel
15.

Aantal spreektermijnen
1.
Per onderwerp voert één commissielid per fractie het woord.
2.
Een commissielid voert slechts het woord na het aan de commissievoorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.
3.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
4.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
5.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
6.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
7.
Korte interrupties worden door de voorzitter toegestaan mits daarmee naar het oordeel van de voorzitter de voortgang van een spreektermijn van een commissielid niet onnodig wordt onderbroken.
Artikel
16.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
1.
Leden van het college van burgemeester en wethouders kunnen in de vergadering aanwezig zijn en kunnen op verzoek van de voorzitter aan de beraadslagingen deelnemen.
2.
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen, waaronder adviserende ambtenaren, mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
17.

Spreekrecht inwoners en/of instellingen
1.
Inwoners en/of instellingen kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht):
- a.
bij onderwerpen die geagendeerd zijn voor die commissievergadering;
- b.
over onderwerpen die niet geagendeerd zijn voor die commissievergadering maar wel (voorlopig) geagendeerd zijn voor de raadsvergadering in diezelfde cyclus;
- c.
over een brief of ander document dat de raad van de inspreker heeft ontvangen en dat vermeld staat op de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering in diezelfde cyclus.
2.
Er kan niet ingesproken worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; hieronder wordt tevens verstaan een collegebesluit – ter info aan de raadscommissie Ruimtelijk en Economisch domein aangeboden – om een ontwerpbestemmingsplan ter inzage te gaan leggen, waarop zienswijzen kunnen worden ingediend;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk op de dag van de commissievergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. Voor de uitoefening van het spreekrecht wordt per persoon maximaal 3 minuten ter beschikking gesteld. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
6.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inwoner.
Artikel
18.

Handhaving orde en schorsing
1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
2.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Artikel
19.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
20.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
1.
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
2.
Een besloten commissievergadering kan worden bijgewoond door commissieleden en beroepshalve betrokkenen.
Artikel
21.

Samenvattend verslag besloten vergadering
1.
Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk samenvattend verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij besloten wordt de verplichting tot geheimhouding op te heffen.
2.
Het verslag wordt uitsluitend voor commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
Artikel
22.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
23.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
24.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
25.

Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Artikel
26.

Intrekken oude verordening
De Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn 2022, laatstelijk gewijzigd 17 februari 2022, wordt ingetrokken.
Artikel
27.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 april 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Alphen aan den Rijn 2023.
Vastgesteld door de raad van Alphen aan den Rijn in de openbare vergadering van 25 mei 2023,
de griffier,
drs. J.A.M. Timmerman,
de voorzitter,
mr. drs. J.W.E. Spies

Toelichting Verordening op de raadscommissies 2023
Het vergadermodel gaat uit van drie vaste raadscommissies, voor de volgende taakgebieden: Sociaal en Maatschappelijk domein; Ruimtelijk en economisch domein en Financiën, bestuurlijk en publiek domein. In dit document is in belangrijke mate aangehaakt bij de relevante modellen van de VNG. Toegevoegd zijn natuurlijk de bepalingen, die meer expliciet een uitwerking geven aan ons gekozen vergadermodel. Hierna volgt een toelichting op die artikelen, waar een nadere uitleg op zijn plaats is.
Artikel 1
Begripsbepalingen
Aangegeven wordt dat onder “schriftelijke stukken” ook verstaan wordt “digitale verzending van stukken”.
Artikel 2 Instelling raadscommissies
In het 1e lid van dit artikel staan de drie vaste raadscommissies genoemd.
Het 2e lid biedt de mogelijkheid om een extra raadscommissie al dan niet tijdelijk in te stellen.
Artikel 3
Taken
De raadscommissies bereiden elk voor hun domein de besluitvorming van de raad voor. Dit komt tot uitdrukking door het uitbrengen van advies over een voorstel of onderwerp. Dat betekent ook dat de raadscommissies zich niet alleen buigen over de informatie maar ook (aanzet tot) oordeelsvorming in de behandeling van een voorstel betrekken.
Artikel 4
Samenstelling; benoeming raadscommissielid en commissievoorzitter
In het 1e lid is bepaald dat ieder raadslid tevens lid is van de raadscommissies. Deze bepaling houdt dus in dat er geen benoeming van raadsleden afzonderlijk per raadscommissie noodzakelijk is.
Per fractie zijn tevens maximaal drie raadscommissieleden door de raad te benoemen, op voordracht van de fractie. Aan welke benoembaarheidseisen de raadscommissieleden moet voldoen is in relatie gebracht met de benoembaarheidseisen voor raadsleden, genoemd in de Gemeentewet. Daaraan is toegevoegd de eis van een VOG die minder dan 3 maanden oud is.
Dat alle raadsleden en per fractie maximaal drie raadscommissieleden lid zijn van een raadscommissie wil niet zeggen dat allen tegelijkertijd de commissievergadering als deelnemer bezoeken. Staande praktijk is dat fracties de taken onderling verdelen en dat komt ook tot uitdrukking dat per onderwerp in een commissievergadering één commissielid het woord voert.
Per vaste raadscommissie benoemt de raad uit zijn midden twee commissievoorzitters. Voor het voorzitterschap van de informatiemarkten worden uit de raad ook twee voorzitters benoemd. Voor deze functies wordt een profielschets gehanteerd waaraan de raad de kandidaten kan toetsen. Door de mogelijkheid om twee extra voorzitters te benoemen is geborgd dat er voldoende voorzitters beschikbaar zijn voor alle vergaderingen.
Artikel 7
Oproep en voorlopige agenda
Ten minste tien dagen voor de datum van de commissievergadering verzendt de commissievoorzitter de voorlopige agenda met bijbehorende stukken, zoals door de Agendacommissie vastgesteld. Het vooraf stellen van schriftelijke (per mail) technische vragen met voldoende tijd voor collegebehandeling draagt bij aan een efficiënte vergadering. Onder een technische vraag wordt verstaan een vraag naar details, feitelijkheden en informatie van derden etc., niet zijnde politieke overwegingen dan wel keuzes. Vaak gaat het dan om details of technische feiten, dat enig zoekwerk vraagt ter beantwoording. Bv. een specificatie van een geraamd bedrag voor een kapitaalkrediet of hoeveel gebruikers worden minimaal nodig geacht voor het rendabel zijn van een voorziening.
Het is niet efficiënt die vragen dan in de commissievergadering te stellen, want het antwoord zal dan vaak pas later beschikbaar kunnen komen.
Daarom wordt bij het uitzetten van de agenda voor de commissievergadering het verzoek gedaan technische en detailvragen vooraf te stellen zodat beantwoording door het college (met behulp van de organisatie) in beginsel binnen 5 dagen maar uiterlijk nog voor de betreffende vergadering zal plaatsvinden. Vragensteller krijgt het antwoord maar in cc worden alle overige commissieleden op de hoogte gesteld. Die feitelijke informatie is immers voor allen interessant.
Ook het aanmelden voor de rondvraag onder gelijktijdige vermelding van de vraag aan de portefeuillehouder uiterlijk 12 uur voorafgaand aan de vergadering draagt bij aan een inhoudelijk adequate manier van vergaderen.
Van belang is hier ook het 4e lid van dit artikel. De Agendacommissie kan een commissievergadering vorm geven als informatiemarkt. De informatiebijeenkomst biedt een extra mogelijkheid om commissieleden en andere belangstellenden tegelijk te informeren over bepaalde onderwerpen en te laten mee praten. Tijdens de informatiemarkt kunnen vragen gesteld worden om goed op de hoogte te zijn over het betreffende onderwerp. In een eventuele daarop volgende raadscommissievergadering vindt dan de verkenning van standpunten en het zoeken van gedeelde standpunten plaats. De vorm van de bijeenkomst is vrij en wordt bepaald afhankelijk van het onderwerp.
Artikel 8
Aanvullende agenda; vaststellen agenda.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden in de regel plaats op de eerste en tweede donderdag van de maand, behalve op die donderdagen die als algemeen erkende feestdagen in de kalender staan. Aanvangstijd en beoogde eindtijd zijn ook vastgelegd. Ingeval de beoogde eindtijd overschreden dreigt te worden zal de voorzitter een ordevoorstel doen. Dat kan zijn het schorsen van de vergadering en hervatten op een dan te bepalen datum en tijdstip (in principe de donderdagavond daarop), dan wel de beslissing om de resterende agendapunten toch nog die avond af te handelen omdat de gezamenlijke verwachting is dat dit in korte tijd nog zal kunnen.
Voorafgaand aan de vaste commissievergaderingen wordt van 19.30 tot 20.00 uur een half uur gereserveerd voor: korte bespreking/toelichting uitschietverzoeken, mededelingen van het college, mededelingen vanuit gemeenschappelijke regelingen, en/of het algemeen inspreekrecht. Agendering van korte bespreking/toelichting van onderwerpen voor dit half uur gebeurt via de agendacommissie. Wanneer de agendacommissie geen onderwerpen heeft geagendeerd voor dit halfuur, communiceert de griffie op de dag van de vergadering rond 14 uur op de website of de vergadering om 19.30 uur start vanwege mededelingen en/of insprekers. Verzoeken om in te spreken kunnen ook daarna nog, tot en met de aanvang van de vergadering, worden ingediend.
Artikel 11 Presentielijst
Het bijhouden van een presentielijst is van belang vanwege het quorum en correcte uitbetaling van de presentiegelden. Een raadscommissielid wordt per bijgewoonde vergadering van de commissie ten laste van de gemeente een vergoeding toegekend (op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers). In een commissievergadering kunnen de fractiewoordvoerders per onderwerp variëren. Neemt een raadscommissielid als woordvoerder op één dagdeel aan verschillende vergaderingen deel of voert hij/zij bij verschillende onderwerpen het woord, dan wordt eenmaal presentiegeld betaald.
Artikel 12
Opening vergadering en quorum
Dit artikel bepaalt, dat de voorzitter de vergadering opent op het vastgestelde tijdstip, indien het vereiste minimale aantal fracties vertegenwoordigd is. Indien dat minimum na een kwartier gewacht te hebben er nog niet is, zal de voorzitter dan de conclusie trekken dat de vergadering niet door kan gaan en een andere dag en uur bepalen, waarop de vergadering wel zal plaatsvinden.
Artikel 13
Samenvattend verslag
Een samenvattend verslag bevat de essentiële gegevens van een commissievergadering. Wie aanwezig zijn, onderwerpen die aan de orde zijn geweest en een samenvatting van de conclusies en adviezen aan de raad. Daarbij behoort ook de vermelding of een onderwerp voor de raadsagenda een hamerstuk dan wel bespreekstuk is geworden. Een woordelijk verslag van de beraadslaging is niet nodig. Wanneer behoefte bestaat de discussie na te gaan, biedt de geluids- en/of beeldregistratie voldoende informatie.
Artikel 14
Conclusies raadscommissies
De voorzitter van de raadscommissie formuleert de conclusie aan het eind van de discussie namens de raadscommissie. Dit gebeurt op basis van consensus met respect voor de minderheid. Stemmen daarover is niet gebruikelijk en als er al eens in de raadscommissie gestemd moet worden, bijvoorbeeld over een ordevoorstel, dan heeft iedere fractiewoordvoerder (=commissielid) één stem. Gewogen stemming is in strijd met de Gemeentewet en derhalve niet toegestaan.
De raadscommissie is niet in positie om verdere behandeling van een raadsvoorstel te blokkeren, wel aan het college teruggeven voor aanpassing (nadere toelichting en verduidelijking of wijziging). En daarna gaat het voorstel verder in het besluitvormingsproces.
Artikel 15 Aantal spreektermijnen
In het 1e lid is bepaald dat per onderwerp er één commissielid per fractie het woord voert.
Hiermee wordt voorkomen dat te veel deelnemers aan de vergadertafel van de raadscommissie deelnemen.
Voor het overige gelden twee spreektermijnen per onderwerp, het woord voeren nadat de voorzitter het verleent en interrupties akkoord zijn, tenzij de voortgang van de vergadering daarmee onnodig wordt onderbroken.
Artikel 16
Deelname aan de beraadslaging door anderen
Leden van het college kunnen uiteraard in de vergadering aanwezig zijn en op verzoek van de voorzitter deelnemen aan de beraadslagingen.
Ook anderen, waaronder adviserende ambtenaren, kunnen met toestemming van de raadscommissie inbreng leveren in de vergadering.
De informatievoorziening aan de commissie wordt op die wijze goed vorm gegeven en overwegingen en argumentaties bij een voorstel van het college komen daarmee aan de orde.
Artikel 17
Spreekrecht inwoners en/of instellingen
Het geven van spreekrecht aan inwoners is een manier om inwoners meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dat moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan of die al op de voorlopige agenda staan van de raadsvergadering die cyclus of die gaan over een ingekomen brief of ander document van inspreker, gericht aan de raad.
Aanmelden om gebruik te maken van het spreekrecht moet uiterlijk op de dag van de commissievergadering plaatsvinden. Er is niet gekozen om een tijdstip te noemen, dus in theorie kan tot kort voor aanvang van de vergadering nog aangemeld worden. Dus de drempel om in te spreken ligt laag.
Enkel in die gevallen, dat een onderwerp rechtstreeks op de raadsagenda is geplaatst, dus zonder voorafgaande behandeling in een raadscommissie of wanneer een voorstel is gewijzigd na de commissiebehandeling, kan daarover nog ingesproken worden in de raadsvergadering.
Artikel 21 Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Het uitgangspunt is dat raadscommissievergaderingen in het openbaar worden gehouden. In geval van een besloten commissievergadering kan deze worden bijgewoond door commissieleden en beroepshalve betrokkenen (zoals betrokken ambtenaren, collegeleden en eventuele adviserende externe partij).
Artikel 22
Samenvattend verslag besloten vergadering
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 23
Toehoorders en pers
Van het op andere wijze verstoren van de orde is ook sprake wanneer aanwezigen het geluid van telefoons e.d. niet uitzetten.
Artikel 24
Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening te worden gehouden met de privacy van insprekers of publiek. Commissieleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat inwoners die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.