GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Oost Gelre

Verordening op de raadscommissie van de gemeente Oost Gelre 2023
De raad van de gemeente Oost Gelre;
gezien het voorstel van de klankbordgroep “doorontwikkeling gemeenteraad” van 8 juni 2023;
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
overwegende dat:
het nodig is, als uitvloeisel van de evaluatie en doorontwikkeling van het raads- en commissiestelsel, de verordening op de raadscommissies geheel te vervangen;
BESLUIT:
Vast te stellen:
Verordening op de raadscommissie van de gemeente Oost Gelre 2023
Hoofdstuk
1

Begripsbepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
lid: lid van de raadscommissie;
- b.
voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;
- c.
commissiegriffier: secretaris van de raadscommissie of diens vervanger;
- d.
griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
- e.
vergadering: vergadering van de raadscommissie.
Hoofdstuk
2

Instelling, taken en samenstelling
Artikel
2

Instelling raadscommissie
De raad stelt de raadscommissie in.
Artikel
3

Taken
De raadscommissie heeft de volgende taken:
- a.
het uitbrengen van advies aan de raad over onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;
- c.
voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.
Artikel
4

Samenstelling
1.
De raadscommissie bestaat uit 2 of 3 leden per fractie in de raad vertegenwoordigd. Een fractie bestaande uit 1 tot en met 5 leden heeft recht op 2 commissieleden, terwijl een fractie bestaande uit 6 of meer leden recht heeft op 3 leden.
2.
Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn ook van toepassing op een lid van de raadscommissie.
3.
Een fractie bepaalt voorafgaand aan de vergadering van de raadscommissie welke leden bij welk agendapunt aan de vergadertafel plaatsnemen. Een vertegenwoordiging van een fractie aan de vergadertafel bestaat uit tenminste één raadslid. Een fractie bestaande uit 1 lid kan zich, in geval van verhindering, in de raadscommissie laten vervangen door een lid, niet zijnde raadslid.
4.
Niet-raadsleden worden door de raad op voordracht van de fractie benoemd tot lid van de raadscommissie. Maximaal 2 niet-raadsleden per fractie.
5.
Alvorens een lid, niet zijnde raadslid, zijn/haar functie kan uitoefenen legt hij/zij in een raadsvergadering in handen van de voorzitter de eed of belofte af
Artikel
5

Voorzitter
1.
De commissie benoemd uit de raadsleden twee voorzitters, die bij toerbeurt de commissie voorzitten en bij verhindering of in overleg elkaar vervangen.
2.
De voorzitter is een technisch voorzitter en neemt derhalve niet deel aan de discussies en eventuele advisering, De voorzitter maakt geen deel uit van de commissie.
3.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
Artikel
6

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een lid en de voorzitters eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een lid houdt op lid te zijn van de raadscommissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een commissielid, niet zijnde raadslid, ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.
4.
De commissie kan de voorzitters ontslaan. De voorzitters kunnen ook uit eigener beweging ontslag nemen uit de functie van voorzitter. De commissie wijst zo spoedig mogelijk een nieuwe voorzitter aan.
5.
Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.
Artikel
7

Griffier en commissiegriffier
1.
Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert een commissiegriffier.
2.
De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.
3.
De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk
3

Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Artikel
8

Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
1.
Het presidium kan de burgemeester en één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.
2.
Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan het presidium.
3.
Het presidium neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.
4.
De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet aan de beraadslagingen mogen deelnemen.
Hoofdstuk
4

Vergaderingen
Paragraaf
1

Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel
9

Vergaderfrequentie
1.
In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie plaats op dinsdag conform het jaarlijks voor de aanvang van het kalenderjaar door het presidium vast te stellen vergaderschema voor de commissie.
De vergadering van de raadscommissie vangt aan om 19.30 uur en vindt plaats in het stadhuis in Groenlo.
2.
Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
3.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie overleg met het presidium.
4.
Na 22:30 uur worden door de voorzitter geen nieuwe agendapunten aan de orde gesteld. De agendapunten die niet aan de orde zijn geweest worden op advies van de raadscommissie doorgeschoven naar de volgende vergadercyclus of rechtstreeks als bespreekstuk naar de raad gedaan.
Artikel
10

Oproep
1.
De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden (digitaal) verzonden.
Artikel
11

De agenda
1.
Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van de vergadering voorlopig vast.
2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de bijbehorende stukken aan de leden van de commissie verzonden en openbaar gemaakt.
3.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
4.
Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen.
5.
De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
6.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel
12

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis in Lichtenvoorde ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving. Het alsnog ter inzage leggen van stukken kan tot 48 uur voor de aanvang van de vergadering.
2.
Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
3.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.
Artikel
13

Openbare kennisgeving
1.
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in huis-aan huis-bladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
- b.
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.
3.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.
Paragraaf
2

Orde der vergadering
Artikel
14

Presentielijst
Ieder lid (niet zijnde raadslid), die aan de vergadertafel plaatsneemt, tekent de presentielijst.
Artikel
15

Opening vergadering en quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel
16

Spreekrecht burgers
1.
Aanwezige burgers kunnen per agendapunt inspreken op agendapunten die ter besluitvorming worden voorgelegd aan de gemeenteraad (dus niet op de vaste agendapunten). Na afloop van de discussie krijgt de inspreker van de voorzitter nog de gelegenheid iets te zeggen.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk op de dag van de vergadering tot 12.00 uur aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
4.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De spreker(s) word(en)t genodigd aan de vergadertafel plaats te nemen. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer sprekers zijn. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
6.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid kan een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger doen.
Artikel
17

Verslag
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het vastleggen van het gesprokene in de vergadering van de raadscommissie op een digitale beeld- en geluidsdrager (video/audio). De commissiegriffier maakt daarnaast een lijst van toezeggingen.
2.
Bij het video- of audioverslag moet het volgende vermeld worden:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover functioneel aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
het advies c.q. standpunt van de commissie of een fractie, de afspraken en de toezeggingen die gedaan zijn.
Artikel
18

Aantal spreektermijnen
1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
Artikel
19

Spreektijd
1.
In eerste termijn heeft een lid maximaal 3 minuten spreektijd. Voor het college geldt maximaal 5 minuten.
2.
De voorzitter kan, eventueel op verzoek van een lid, een voorstel doen aan de commissie ter aanpassing van de spreektijden. De meerderheid van de commissie dient met dit voorstel akkoord te gaan.,
Artikel
20

Voorstellen van orde
1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.
2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.
3.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.
Artikel
21

Handhaving orde; schorsing
1.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:
- a.
de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;
- b.
een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.
2.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.
4.
De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
22

Beraadslaging
1.
De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.
2.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Artikel
23

Deelname aan de beraadslaging door anderen
1.
De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
2.
Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
Artikel
24

Advies
1.
Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.
3.
Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
4.
In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.
Artikel
25

Beantwoording (technische) vragen
1.
De leden van de commissie kunnen uitsluitend vooraf technische vragen stellen, zijnde feitelijke- en/of verduidelijkingsvragen en moeten betrekking hebben op de voorliggende stukken.
2.
Technische vragen die donderdag, voorafgaand aan de raadscommissie, voor 12:00 uur bij de griffie worden ingediend, worden uiterlijk maandag voor 16:00 uur beantwoord door het college. Tenzij het college voor de beantwoording afhankelijk is van informatie van derden. Het college doet hiervan terstond bericht aan de vragensteller.
3.
De schriftelijke beantwoording loopt via de griffie en wordt aan alle raads- en commissieleden beschikbaar gesteld.
4.
Overige vragen, die in de commissievergadering worden gesteld aan de burgemeester en/of de wethouder(s), dienen binnen 2 weken na de vergadering te zijn beantwoord.
5.
Indien dit niet lukt doet de burgemeester en of de wethouder(s) daarvan mededeling aan de leden van de commissie onder opgaaf van redenen en het tijdstip waarop de beantwoording kan worden tegemoet gezien.
Artikel
26

Vragenuur
1.
Aan het begin van de vergadering van een raadscommissie is er een vragenuur, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan het presidium bepalen dat het vragenuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenuur eindigt.
2.
Het vragenuur spitst zich toe op vragen die betrekking hebben op politieke en bestuurlijke actualiteiten.
3.
Elke fractie mag één vraag mondeling stellen. Bij meerdere vragen worden deze binnen 10 werkdagen schriftelijk beantwoord door het college.
4.
Het lid van de commissie dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 12 uur voor aanvang van de vergadering bij de commissiegriffier. De voorzitter kan na overleg met het presidium weigeren een onderwerp tijdens het vragenuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven, niet politiek en bestuurlijk actueel is of indien het onderwerp in de commissievergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
5.
De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld.
6.
De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige leden van de commissie.
7.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
8.
Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
9.
Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de commissie het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
10.
Tijdens het vragenuur worden geen interrupties toegelaten.
Artikel
27

Rondvraag
1.
Aan het einde van de commissievergadering is er een rondvraag, tenzij bij de griffier geen vragen zijn ingediend.
2.
Het lid van de commissie dat tijdens de rondvraag vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 12 uur voor de aanvang van de vergadering bij de commissiegriffier.
3.
De rondvraag spitst zich toe op korte feitelijke vragen.
Hoofdstuk
5

Besloten vergadering
Artikel
28

Algemeen
1.
De vergadering van de raadscommissie wordt in de regel in het openbaar gehouden.
2.
De deur wordt gesloten wanneer tenminste 1/5 van het aantal leden dat aanwezig is daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
3.
De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4.
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
29

Verslag
1.
Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.
2.
Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel
30

Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 87 van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel
31

Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 89 van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Hoofdstuk
6

Toehoorders en pers
Artikel
32

Toehoorders en pers
1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3.
De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel
33

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van de pers aantasten.
Artikel
34
vervallen.
Hoofdstuk
7

Slotbepalingen
Artikel
35

Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel
36

Inwerkingtreding
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 augustus 2023.
2.
Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Oost Gelre 2016.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juli 2023
De raad van de gemeente Oost Gelre,
de raadsgriffier (plv),
W.H.J.M. te Brake
de voorzitter,
A.H. Bronsvoort