GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Zevenaar

Verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar 2018
De raad van de gemeente Zevenaar;
gelezen het voorstel van de griffier en de burgemeester;
gelezen de Raadsgroep herindeling;
gelet op artikel 82 van de gemeentewet;
b e s l u i t : vast te stellen de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar 2018.
Hoofdstuk
1:

Begripsbepalingen
Artikel
1

Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
lid: lid van een raadscommissie;
- b.
voorzitter: voorzitter van een raadscommissie;
- c.
commissiegriffier: secretaris van een raadscommissie of diens vervanger;
- d.
griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
- e.
vergadering: vergadering van een raadscommissie;
- f.
commissie: raadscommissie.
Hoofdstuk
2:

Instelling, taken en samenstelling
Artikel
2

Instelling raadscommissies
1.
De raad kan besluiten tot het instellen van commissies.
2.
Er zijn in elk geval de volgende commissies: een commissie Ruimte, een commissie Samenleving en een commissie Middelen.
3.
Het presidium bepaalt het werkterrein van de commissies.
Artikel
3

Taken
1.
De commissie heeft tot taak:
- a.
advies uit te brengen aan de raad over raadsvoorstellen;
- b.
de raad overigens gevraagd en ongevraagd te adviseren over alle onderwerpen van het werkterrein van de commissie;
- c.
in overleg te treden met het college of de burgemeester over het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur over onderwerpen die het werkterrein van de commissie betreffen;
- d.
in overleg te treden met het college of de burgemeester teneinde inlichtingen te verkrijgen over de onderwerpen die het werkterrein van de commissie betreffen.
2.
Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, kan de agendacommissie besluiten op welke wijze het in de commissies wordt behandeld.
Artikel
4

Samenstelling
1.
Elke raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal twee commissieleden per fractie.
2.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn van een raadscommissie.
3.
Elke fractie kan in een raadscommissie maximaal één niet-raadslid afvaardigen.
4.
De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
5.
Elke fractie kan maximaal één niet-raadslid per commissie voordragen ter benoeming door de raad.
6.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Artikel 14 is eveneens van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de eed wordt afgelegd in de commissie in handen van de voorzitter, waarbij voor raad en gemeentebestuur commissie wordt gelezen.
7.
De fracties wijzen voor elke raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie aan dat bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie, met in achtneming van het bepaalde in artikel 4, lid 3.
Artikel
5

Voorzitter
1.
De raad benoemt de commissievoorzitters.
2.
De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.
3.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
4.
De voorzitter heeft voor het vervullen van zijn taak overeenkomstige bevoegdheden als de voorzitter van de raad.
Artikel
6

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien hij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.
4.
De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.
5.
Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4 en 5.
7.
Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.
Artikel
7

Griffier en commissiegriffier
1.
Ter ondersteuning van iedere raadscommissie fungeert commissiegriffier.
- a.
De griffier van de raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier
2.
De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.
3.
Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe aangewezen ambtenaar.
4.
De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk
3:

Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
Artikel
8

Burgemeester en wethouders
De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn, voor het geven van inlichtingen en om aan de beraadslagingen deel te nemen.
Hoofdstuk
4:

Vergaderingen
Paragraaf
1

Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel
9

Vergaderwijze
1.
De raadscommissies vergaderen in de regel één maal per maand, volgens een door het presidium vast te stellen schema.
2.
Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
3.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
4.
De voorzitter zorgt voor tijdige toezending van stukken en de voorlopige agenda.
5.
Op de wijze van vergaderen is zoveel mogelijk het bepaalde voor de vergaderingen van de raad van overeenkomstige toepassing.
6.
Voor het uitbrengen van een advies is een quorum vereist van meer dan de helft van de leden.
7.
De raadscommissie kan bepalen dat anderen buiten de kring van het gemeentebestuur mogen deelnemen aan de beraadslaging. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
8.
Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
Artikel
10

De agenda
1.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast.
2.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
3.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.
4.
Wanneer de commissie een raadsvoorstel onvoldoende voor beraadslaging in de raad voorbereid acht kan zij de raad adviseren het voorstel niet in behandeling te nemen.
Artikel
11

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep digitaal beschikbaar gesteld. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
2.
Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.
Artikel
12

Openbare kennisgeving
1.
De vergadering wordt door aankondiging in een nieuwsblad en door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis gebracht.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
- b.
de wijze waarop r een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.
Paragraaf
2

Orde der vergadering
Artikel
13

Presentielijst
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst.
Artikel
14

Opening vergadering en quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel
15

Vergaderorde
Op de wijze van vergaderen is het bepaalde voor de vergaderingen van de raad van overeenkomstige toepassing. Op voorstel van de voorzitter kan van die vergaderorde worden afgeweken.
Artikel
16

Spreekrecht burgers
1.
Burgers hebben spreekrecht. Zij kunnen het woord voeren in de commissievergadering.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
4.
De spreker voert maximaal vijf minuten het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
5.
De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
6.
De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
Artikel
17

Digitaal verslag en overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken
1.
De commissiegriffier draagt zorg voor een digitale beeld- en geluidsopname van de vergadering. Hij maakt van het verhandelde tijdens de vergadering een overzicht van conclusies, door collegeleden gedane toezeggingen en gemaakte afspraken.
2.
In het geval van technische calamiteiten draagt de commissiegriffier zorg voor een samenvattend verslag. Ook draagt hij er zorg voor dat een digitale geluidsopname in het archief wordt opgenomen.
3.
De digitale beeld- en geluidsopname is via de website te bekijken en te beluisteren. Het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt op de gemeentelijke website.
4.
Het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken van de voorgaande vergadering wordt aan de raads- en commissieleden en het college toegezonden.
5.
Het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken bevat tenminste:
- a.
de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de ter vergadering aanwezige leden, de wethouders en de leden die afwezig waren; in het geval overige personen het woord hebben gevoerd, dan worden ook die namen vermeld;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de daarbij getrokken conclusies, de door burgemeester en wethouders gedane toezeggingen en de gemaakte afspraken;
- c.
de onderwerpen die tijdens de rondvraag aan de orde zijn gesteld.
Hoofdstuk
5:

Besloten vergadering
Artikel
18

Algemeen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
19

Verslag
1.
Een besloten (deel van de) vergadering is niet via de website te bekijken en te beluisteren. Wel draagt de commissiegriffier zorg voor een kort zakelijk verslag.
2.
Dit verslag ligt in de aanloop naar de volgende commissievergadering vertrouwelijk ter inzage bij de griffie. In de volgende vergadering wordt ook deze lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken van de besloten vergadering of van een besloten deel van de openbare vergadering vastgesteld. Het verslag wordt ondertekend door de commissiegriffier en de voorzitter.
3.
Op deze lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken is artikel 17 lid 4 en 5 van toepassing.
Artikel
20

Geheimhouding
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel
21

Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Hoofdstuk
6:

Slotbepaling
Artikel
22

Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel
23

Inwerkingtreding
1.
De verordening op de raadscommissies van de gemeente Zevenaar, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 november 2014 en de verordening op de raadscommissies van de gemeente Rijnwaarden, vastgesteld bij raadsbesluit van mei 2006, worden ingetrokken.
2.
Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar,
gehouden op 31 januari 2018.
De griffier,
De voorzitter,
Toelichting
Algemeen
Toelichting op de verordening op de raadscommissies
In de Gemeentewet zoals gewijzigd door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur is een nieuw commissiestelsel geïntroduceerd. Er wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.
Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Hier is gekozen voor de instelling van in elk geval drie raadscommissies. De commissies hebben een voorbereidende taak, de bedoeling is dat het politieke debat vooral in de raad plaatsvindt.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Artikel 2
Er is gekozen voor drie raadscommissies, die parallel lopen met de drie belangrijkste beleidsvelden.
Artikel 3
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. De bedoeling is dat een raadscommissie vooral gericht is op voorbereiding en informatievoorziening en dat het politieke debat plaatsvindt in de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
Artikel 4
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
Uit het tweede lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (vierde lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies, met in achtneming van het bepaalde in artikel 4, lid 3.
Het vijfde lid schrijft voor dat elke fractie, in totaal, maximaal drie niet-raadsleden als commissielid mag hebben.
Op grond van het zesde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen, de eed afleggen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.
Artikel 5
Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Uit het tweede lid volgt dat de voorzitter geen lid van de raadscommissie kan zijn. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter.
Artikel 6
De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor buitengewone leden, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden. Desgewenst kan de raad er voor kiezen om hiervoor een vergelijkbare ontslagregeling als voor de voorzitter op te nemen door aanvulling van het vierde lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Artikel 7
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier.
Artikel 8
De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, Gemeentewet is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.
Artikel 9
De agendacommissie stelt de concept-agenda vast, de raadscommissie bepaalt uiteindelijk haar eigen agenda. Die agenderende rol van een raadscommissie komt in dit artikel tot uitdrukking.
Artikel 10
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 11
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen via internet aangeboden voor zover zij openbaar zijn.
Raadsleden kunnen daarover ook via de tablet beschikken. De niet-openbare stukken zijn voor raadsleden ‘achter de inlog’ toegankelijk.
Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de griffier inzien.
Artikel 12
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de (schriftelijke) oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.
Artikel 13
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 14
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 14 voorziet hierin.
Artikel 15
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 16
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Dit zijn formele procedures die zien op de rechtsbescherming van de burger. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Vervolgens kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van burgers.
De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Uiteraard kan, afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.
Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
Artikel 17
Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de oproep verstuurd aan de leden en aan de overige personen die het woord gevoerd hebben. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de
raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven.
Artikel 18
Over de openbaarheid van de vergaderingen, de vraag wanneer de deuren gesloten kunnen worden, bevat deze verordening geen aparte bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen.
Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.
Artikel 19
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop verslag wordt gelegd en vastgesteld. De schriftelijke verslaglegging blijft sinds de invoering van de webcast achterwege. Vanaf dat moment wordt enkel gebruik gemaakt van de digitale beeld- en geluidsopnames die als verslaglegging gelden. In dit artikel wordt voorzien in de situatie dat er onverhoopt sprake mocht zijn van technisch malheur rond de digitale beeld- en geluidsopname. De commissiegriffier zorgt dan voor een kort zakelijk verslag. De commissiegriffier maakt een lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken op van de commissievergadering.
Artikel 20
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Artikel 21
Zoals uit de toelichting op artikel 20 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 22
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 23
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Wijzigingsoverzicht
Nr. | Toelichting | Documentnummer raadsbesluit: | Datum:
1 | Pro forma vaststelling | INT/17/0813132 | 02 januari 2018
2 | Definitieve vaststelling | INT/17/0813132 | 31 januari 2018
3 | 1^e wijziging | INT/18/830651 | 25 april 2018
4 | 2^e wijziging | INT/22/1090187 | 06 april 2022
5 | 3^e wijziging | ‎INT/23/1154719 | 28 juni 2023