GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Aa en Hunze

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Aa en Hunze 2023
De raad van de gemeente Aa en Hunze;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
gezien het advies van het presidium van 16 mei 2023;
besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Aa en Hunze 2023:
Paragraaf
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- –ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;
- –bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.
Paragraaf
2.

Verzoeken om informatie of bijstand
Artikel
2.

Verzoek om informatie
1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
2.
Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
Artikel
3.

Verzoek om bijstand
1.
Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.
2.
De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.
3.
De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:
- a.
naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;
- b.
dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;
- c.
het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.
4.
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel
4.

Geschil over verleende ambtelijke bijstand
1.
Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.
2.
Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel
5.

Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Paragraaf
3.

Fractieondersteuning
Artikel
6.

Recht op financiële bijdrage
1.
De fracties als bedoeld in artikel 7 van het “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Aa en Hunze 2021” ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de betreffende groepering.
2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.500,- voor elke in de raad vertegenwoordigde groepering. Daarnaast ontvangt elke in de raad vertegenwoordigde groepering een bedrag van € 150,- per raadszetel.
Artikel
7.

Besteding financiële bijdrage
1.
De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.
2.
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
- a.
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
- b.
giften, leningen, beleggingen en voorschotten;
- c.
uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.
Artikel
8.

Voorschot financiële bijdrage
1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
3.
Het voorschot wordt verrekend met het (eventueel) resterende bedrag van de bijdrage waarop de groepering overeenkomstig artikel 6 lid 2 van deze verordening recht had in het vorige kalenderjaar.
Artikel
9.

Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
1.
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
2.
Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.
3.
Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.
Artikel
10.

Administratieve verplichtingen
1.
De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.
2.
Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.
3.
De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.
4.
Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.
Artikel
11.

Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
1.
De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.
2.
De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
Paragraaf
4.

Slotbepalingen
Artikel
12.

Intrekking oude verordening en overgangsrecht
1.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Aa en Hunze 2022 wordt ingetrokken.
2.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Aa en Hunze 2022 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
3.
De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Aa en Hunze van 3 oktober 2013 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.
Artikel
13.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Aa en Hunze 2023.
Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 1 juni 2023.
De raad van de gemeente Aa en Hunze,
De griffier,
P. van Corbach,
De voorzitter,
A.W. Hiemstra

Toelichting
Algemeen
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsadviseur of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
Artikelsgewijs
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 1. Definities
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier of ambtenaar kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier of ambtenaar gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier of ambtenaar een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier of ambtenaar het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.
De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.
De bijdrage wordt jaarlijks verstrekt.
De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.
Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage
Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.
Artikel 10. Administratieve verplichtingen
Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.
Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag.