GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Middelburg

Gemeente Middelburg – verordening op de raadscommissies 2022
De raad van de gemeente Middelburg;
gelezen het voorstel van de raadsgriffier van 28 januari 2022;
gelet op het advies van de commissie Algemeen Bestuur van 15 februari 2022;
gelet op de artikelen 82 en 84 van de Gemeentewet;
besluit:
1. De verordening op de raadscommissie Middelburg 2022 vast te stellen;
2. De verordening op de raadscommissie Middelburg 2007 in te trekken;
Hoofdstuk
1.

Begripsbepalingen
Artikel
1.

Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.
Commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
b.
Commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
c.
Commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
d.
Griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
e.
Verdiepende commissie: een bijeenkomst in de vorm van een openbare hoorzitting, presentatie e.d. waarin raadsleden ten behoeve van hun informatievergaring in staat worden gesteld vragen te stellen aan genodigden en/of het publiek;
f.
Fracties: de fracties van de politieke partijen, die in de gemeenteraad van Middelburg vertegenwoordigd zijn;
g.
Fractieassistenten: niet-raadsleden die op basis van deze verordening de fracties bij de raadswerkzaamheden assisteren.
Hoofdstuk
2.

Instelling Raadscommissies
Artikel
2.

Instellen raadscommissies ex artikel 82 van de gemeentewet
Er is een:
1.
Raadscommissie Algemeen Bestuur (AB), waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- a.
Algemene bestuurszaken
- b.
Openbare orde en veiligheid
- c.
Financiën
- d.
Personeelszaken, organisatie en automatisering
- e.
Communicatie en participatie
2.
Raadscommissie Maatschappelijke Zaken (MZ), waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- a.
Sociaal domein
- b.
Onderwijs
- c.
Volksgezondheid
- d.
Cultuur
- e.
Sport
3.
Raadscommissie Ruimte (RM), waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- a.
Wonen en volkshuisvesting
- b.
Ruimtelijke ordening
- c.
Economische zaken
- d.
Recreatie en toerisme
- e.
Groenbeheer
- f.
Reiniging
- g.
Verkeer
- h.
Infrastructuur
- i.
Milieu
4.
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij de voorzitters van de betrokken raadscommissies in overleg beslissen dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt. Bij projecten wordt overeenkomstig gehandeld.
5.
Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.
Artikel
3.

Instellen raadscommissie ex artikel 84 van de Gemeentewet
1.
De raad stelt een verdiepende commissie in.
2.
De verdiepende commissie kan alle onderwerpen behandelen die genoemd zijn bij de raadscommissies genoemd in artikel 2 voor zover deze voldoen aan hetgeen in artikel 4, tweede lid is omschreven.
3.
Het bepaalde in deze verordening is van overeenkomstige toepassing op de verdiepende commissie voor zover in de afzonderlijke artikelen daarvan niet is afgeweken dan wel deze artikelen uitdrukkelijk zijn uitgezonderd voor de verdiepende commissie.
Artikel
4.

Taken
1.
De raadscommissies zoals genoemd in artikel 2 hebben de volgende taken:
- a.
Uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in artikel 2, eerste, tweede of derde lid, genoemde onderwerpen;
- b.
Uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;
- c.
Voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 2, eerste, tweede of derde lid, genoemde onderwerpen.
2.
De verdiepende commissie heeft tot doel de raad te ondersteunen bij zijn onderzoeks- en ontwikkelingswerk voor het politieke debat en besluitvorming. De nevendoelstellingen daarbij zijn: de burgers en de politiek dichter bij elkaar te brengen, de bijeenkomsten van de raadscommissies laagdrempeliger te maken, de politiek meer gezaghebbend te laten zijn en de raadsleden een podium te bieden om zich te etaleren.
Artikel
5.

Fractieassistenten
1.
De voorzitter van de raad benoemt op voordracht van de fractievoorzitter van elke fractie maximaal drie fractieassistenten per fractie.
2.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 lid 1 van de Gemeentewet zijn op fractieassistenten van overeenkomstige toepassing.
3.
De fractieassistenten zijn met betrekking tot vertrouwelijke informatie, die vanwege de gemeente Middelburg te hunner kennis komt, op gelijke wijze tot geheimhouding verplicht als de leden van de raad en nemen overigens dezelfde zorgvuldigheid in acht als van ieder raadslid wordt verwacht.
4.
Fractieassistenten hebben het recht tot inzage in geheime stukken vanaf het moment dat zij een verklaring tot geheimhouding hebben ondertekend.
5.
Het fractieassistentschap eindigt:
- a.
Bij het einde van de zittingsperiode van de raad;
- b.
Door een schriftelijke melding van de voorzitter van de fractie waar de fractieassistent deel van uitmaakt;
- c.
Door een schriftelijke melding van de fractieassistent dat hij zijn werkzaamheden beëindigt.
Artikel
6.

Samenstelling
1.
Alle raadsleden en fractieassistenten zijn uit hoofde van hun functie lid van alle raadscommissies en de verdiepende commissie.
2.
In elke commissie kunnen per fractie gelijktijdig maximaal drie personen zitting hebben (naast de voorzitter).
3.
De voorzitter van de commissie kan van de fractievoorzitters verlangen om aan te geven wie namens de fractie zitting hebben in een commissie.
4.
De vertegenwoordiging per fractie kan qua samenstelling tijdens de commissievergadering worden aangepast. Wisseling is toegestaan tussen twee agendapunten.
Artikel
7.

Voorzitter
1.
De voorzitters van de commissies worden door de raad uit zijn midden benoemd.
2.
De voorzitter is als technisch voorzitter belast met:
- a.
Het leiden van de vergadering;
- b.
Het handhaven van de orde;
- c.
Het doen naleven van deze verordening;
- d.
Hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.
3.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
4.
De commissievoorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd.
Artikel
8.

Griffier en commissiegriffier
1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een voor de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen voor de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet voor de griffie werkzame ambtenaar.
4.
De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.
Hoofdstuk
3.

Aanwezigheid burgemeester en wethouders
Artikel
9.

Burgemeester en wethouders
1.
In principe zijn de burgemeester en één of meer wethouders aanwezig bij de vergadering en kunnen zij op verzoek deelnemen aan de beraadslagingen.
2.
De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen.
Hoofdstuk
4.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel
10.

Vergaderfrequentie
1.
De raadscommissies vergaderen in de regel 6 tot 12 dagen voorafgaand aan de raadsvergadering.
2.
Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
3.
De dag na de laatste reguliere commissievergadering wordt gereserveerd op de vergaderkalender voor uitloop van de commissies.
4.
Verdiepende commissievergaderingen vinden plaats als daar behoefte aan is. Hiertoe worden vaste momenten in de vergaderkalender gereserveerd.
Artikel
11.

Oproep en agenda
1.
De griffie plaatst in opdracht van de voorzitter ten minste zeven dagen voor een commissievergadering een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken op het raadsinformatiesysteem.
2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het door de griffie op het raadsinformatiesysteem plaatsen van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken door de griffie op het raadsinformatiesysteem geplaatst.
3.
Als na het op het raadsinformatiesysteem plaatsen van de oproep door de griffie stukken op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
4.
Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden door de griffie achter een digitaal slot op het raadsinformatiesysteem geplaatst.
5.
De agenda vermeldt een onderscheid tussen bespreekpunten en hamerstukken, waarbij hamerstukken in principe zonder inhoudelijke behandeling door de commissie ter besluitvorming worden doorgeleid naar de raad.
6.
De voorzitter besluit bij het vaststellen van de voorlopige en aanvullende agenda of agendapunten als bespreekstuk of hamerstuk worden geagendeerd.
7.
Bij aanvang van de vergadering wordt de agenda vastgesteld. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie besluiten om bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toe te voegen of af te voeren.
8.
Indien één of meer commissieleden dat verzoeken wordt een hamerstuk in de commissie alsnog als bespreekstuk aangemerkt.
9.
Wanneer een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging wordt geacht te zijn voorbereid, kan aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies worden gevraagd. Bepaald wordt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
10.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de volgorde van behandeling van de agendapunten worden gewijzigd.
Artikel
12.

Openbare kennisgeving
1.
Commissievergaderingen worden op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
De datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;
- b.
De wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
- c.
De mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15 en 16.
3.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf
2.

Orde van de vergadering
Artikel
13.

Opening vergadering en quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien van meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties een commissielid aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing.
4.
Dit artikel is niet van toepassing op de verdiepende commissie.
Artikel
14.

Presentielijst
De commissiegriffier draagt zorg voor het opstellen van de presentielijst van vergadering.
Artikel
15.

Spreekrecht burgers over geagendeerde onderwerpen
1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
Een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
3.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering bij de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
4.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
Elke aangemelde spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. Voor het inspreken over geagendeerde onderwerpen is maximaal dertig minuten gereserveerd in de agenda. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
6.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
7.
De spreker kan in de eerste termijn deelnemen aan de beraadslaging over het betreffende onderwerp.
8.
Dit artikel is niet van toepassing op een verdiepende commissievergadering.
Artikel
16.

Spreekrecht burgers over niet geagendeerde onderwerpen
1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over niet geagendeerde onderwerpen die passen binnen de commissieonderwerpen en voorstellen.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep is ingediend of nog openstaat;
- b.
Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
Een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht is ingediend of kan worden ingediend;
- d.
Onderwerpen waarover de raad minder dan zes maanden geleden een besluit heeft genomen;
- e.
Onderwerpen waarover minder dan drie maanden geleden door dezelfde burger het woord is gevoerd op grond van dit artikel.
3.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering bij de griffie. Hij vermeldt daarbij naam en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
4.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is in de orde van de vergadering.
5.
Elke aangemelde spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. Voor het inspreken is maximaal dertig minuten gereserveerd in de agenda. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
6.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
7.
De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De inbreng van de burger wordt voor kennisgeving aangenomen, tenzij de commissie anders besluit op voorstel van de voorzitter of een lid.
8.
Dit artikel is niet van toepassing op een verdiepende commissie.
Artikel
17.

Audioverslag en besluitenlijst
1.
Van de commissievergadering wordt een audioverslag gemaakt dat binnen 7 dagen na de vergadering is te raadplegen via de website van de gemeente.
2.
Er wordt een besluitenlijst van de vergadering gemaakt. De besluitenlijst wordt in ieder geval digitaal aan de commissieleden gezonden gelijktijdig met de oproep voor de volgende vergadering.
3.
De commissieleden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen, indien de conceptbesluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de besluitenlijst bij de commissiegriffier te worden ingediend.
4.
De besluitenlijst bevat in ieder geval:
- a.
De namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
Een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
Een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
- d.
Een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden en de tijdens de vergadering gedane toezeggingen;
- e.
Bij het desbetreffende agendapunt de naam en hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 25 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
5.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en de commissiegriffier wordt ondertekend.
6.
Van een informatiebijeenkomst en verdiepende commissievergadering wordt geen besluitenlijst gemaakt. Als de bijeenkomst plaatsvindt in het stadskantoor, wordt een audioverslag gemaakt.
Artikel
18.

Spreekregels
1.
Een commissielid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.
2.
Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.
3.
Een commissielid, de burgemeester en een wethouder voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem gekregen te hebben.
4.
De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.
5.
Dit artikel is niet van toepassing op een informatiebijeenkomst/verdiepende commissievergadering, tenzij de voorzitter dit in het kader van een hoorzitting gewenst acht.
Artikel
19.

Aantal spreektermijnen
1.
Beraadslaging over een raadsvoorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
2.
Beraadslaging over andere onderwerpen geschiedt in ten hoogste één termijn, tenzij de raadscommissie anders beslist.
3.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
4.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan één maal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
5.
Bij de bepaling hoeveel keer een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
6.
Dit artikel is niet van toepassing op een informatiebijeenkomst/verdiepende commissievergadering.
Artikel
20.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier meteen over.
Artikel
21.

Handhaving orde en schorsing
1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Artikel
22.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
1.
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
2.
Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen, voordat met de beraadslaging over het agendapunt dat aan de orde is een aanvang wordt genomen.
3.
Dit artikel is niet van toepassing op een informatiebijeenkomst/verdiepende commissievergadering.
Artikel
23.

Advies
1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de commissieleden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
2.
In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.
3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
4.
Dit artikel is niet van toepassing op een verdiepende commissievergadering.
Hoofdstuk
5

Besloten vergaderingen
Artikel
24.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
1.
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
2.
Deze paragraaf is niet van toepassing op een verdiepende commissievergadering.
Artikel
25.

Audioverslag en besluitenlijst
1.
Audioverslagen van besloten vergaderingen worden met de status “geheim” in het raadsinformatiesysteem opgenomen en toegevoegd aan de agenda van de besloten vergadering.
2.
Conceptbesluitenlijsten van besloten vergaderingen worden met de status “geheim” in het raadsinformatiesysteem opgenomen.
3.
Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de besluitenlijst.
4.
De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Hoofdstuk
6

Toehoorders en pers
Artikel
26.

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring op het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
27.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
7

Slotbepalingen
Artikel
28.

Intrekking oude verordening
De Verordening op de raadscommissies Middelburg 2007 wordt ingetrokken.
Artikel
29.

Inwerkingtreding
1.
Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2022.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Middelburg 2022.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 februari 2022,
De griffier, De voorzitter,
A.A.A. Rijpert Mr. H.M. Bergmann

Toelichting Verordening op de raadscommissies Middelburg 2022
Algemeen
In deze verordening worden gemeentelijk commissies ingesteld en hun taak en samenstelling e.d. omschreven.
Artikel 82 Gemeentewet regelt de mogelijkheid van instelling van raadscommissies die de besluitvorming van de raad voorbereiden en de raad adviseren over verschillende voorstellen. Deze zogenaamde adviescommissies worden in artikel 2 van deze verordening ingesteld.
Artikel 84 Gemeentewet regelt de mogelijkheid van instelling van commissies van meer algemene aard, zoals de in deze verordening ingestelde verdiepende commissies. Deze verdiepende commissies zijn minder aan wettelijke voorschriften gebonden.
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Artikel 2
In deze verordening is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies, waarbij aansluiting is gezocht bij een logische clustering van beleidstaken van de gemeente.
Het vierde en vijfde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat moet worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken wordt. Er is voor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven.
Artikel 3
Hierin wordt de verdiepende commissie ingesteld. Voorheen was die er ook onder de benaming ‘informatiemarkt’.
Artikel 4
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De besluitvorming vindt plaats in de raad. Echter, voor zover in de commissies sterk verschillend wordt gedacht over een onderwerp kan de raad besluiten om daar plenair een debat aan te wijden in de raadsvergadering.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in het advies dat door de commissie wordt uitgebracht over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen en ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent, dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het raadspresidium (bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad).
In het tweede lid is de taak en het doel van de verdiepende commissie nader omschreven. Wat betreft de invulling van taken zijn de verdiepende commissies ervoor bedoeld om de raadsleden in staat te stellen om zich zo breed mogelijk te oriënteren op een onderwerp waarover de raad op een later moment een besluit gaat nemen. De commissies MZ, RM en AB worden hierdoor ontlast zodat daar meer tijd is voor het voeren van het politieke debat.
Artikel 5
De gemeente Middelburg kent zogenaamde fractieassistenten. Voor fractieassistenten zijn alle relevante bepalingen uit de Gemeentewet van toepassing. Bij raadsleden kunnen GS ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 15 lid 1 (verboden handelingen). Voor fractieassistenten kan de raad ontheffing verlenen.
De voorzitter van de raad benoemt op voordracht van de voorzitters van elke fractie de fractieassistenten.
Artikel 6
Uitgangspunt is dat alle raadsleden en fractieassistenten qualitate qua lid zijn van elke commissie en van de verdiepende commissie.
Bij een raadscommissie kunnen per fractie maximaal drie personen gelijktijdig aan de vergadertafel plaatsnemen.
Tussen de agendapunten door kan een vertegenwoordigers van een fractie de plaats innemen van een fractiegenoot die aan tafel zat. Op deze manier wordt de mogelijkheid geopend om de vertegenwoordiging onderwerpafhankelijk in te vullen, maar wordt tevens de verstoring van de vergadering door wisselingen zoveel als mogelijk beperkt.
Artikel 7
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden en vanwege de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervullen, bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. De plaatsvervangend voorzitter werd voorheen door de commissie benoemd. Omdat de commissies qua samenstelling kunnen variëren is er nu voor gekozen dat ook de plaatsvervangend voorzitters door de raad uit hun midden worden aangewezen. Het ligt voor de hand dat de voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt.
Artikel 8
Iedere raadscommissie en ook de verdiepende commissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De commissiegriffier is een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het college is de werkgever. De raad zal in overleg met het college moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie hem bij zijn afwezigheid of verhindering vervangt. De facto beslist de raad op voordracht van het college wie als commissiegriffier zal optreden.
Artikel 11
De voorzitter bepaalt bij het vaststellen van de voorlopige agenda welke agendapunten worden aangemerkt als bespreekpunt en welke agendapunten als besluitstuk worden beschouwd. Besluitstukken worden tijdens de commissievergadering niet besproken, tenzij één van de commissieleden dat verlangt. Een agendapunt wordt als besluitstuk aangemerkt als het een voorstel betreft met een beperkt politiek-bestuurlijk gewicht. Hierbij kan gedacht worden aan technische aanpassingen van verordeningen, besluiten met een klein financieel belang of de afhandeling van bezwaarschriften. Het stellen van technische vragen over deze onderwerpen kan plaatsvinden voorafgaand aan de vergadering bij de behandelend ambtenaar. Dit kan op grond van de Verordening ambtelijke bijstand.
Een commissie bepaalt haar eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het zevende tot en met het tiende lid. Dit betekent onder andere dat een commissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid is en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een commissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college.
Artikel 12
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De gebruikelijke wijze van publicatie is in de gemeente Middelburg op dit moment een publicatie op de gemeentepagina in een huis-aan-huisblad en een melding op de gemeentelijke website.
Artikel 13
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aan de vergadertafel is vertegenwoordigd door ten minste één commissielid, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 14
Sinds 2020 krijgen fractieassistenten de vergoeding voor het bijwonen van een commissievergadering via de gemeente uitbetaald. Voorheen deden fracties dat uit het fractiebudget. Als bron voor de uitbetaling van de vergoeding wordt door de commissiegriffier een presentielijst opgesteld.
Artikel 15
Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur. Het spreekrecht is in dit artikel gericht op geagendeerde onderwerpen.
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.
De inspreker kan als hij dat wenst deelnemen aan de beraadslaging van de commissie in eerste termijn. Als er meerdere insprekers zijn over hetzelfde onderwerp kan vanwege de orde van de vergadering door de voorzitter een extra spreektermijn worden voorgesteld aan de commissie. Op de wijze waarop de inspreker aan de beraadslaging deelneemt is artikel 22 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 16
Het spreekrecht is in dit artikel gericht op niet geagendeerde onderwerpen. Als een burger zich meldt vindt de inspraak plaats in de commissie waar het onderwerp van de inspraak logischerwijze thuishoort. De commissiegriffier maakt hierover met de burger een afspraak.
In het tweede lid zijn vijf onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Op grond van dit artikel wordt ruimte gecreëerd voor burgers om onderwerpen in de commissie aan de orde te stellen. Hieraan zijn enkele beperkingen gesteld om te voorkomen dat onderwerpen elke keer opnieuw aan de orde komen of er steeds wordt teruggekomen op besluiten die recent zijn genomen.
Artikel 17
De ontwerpnotulen worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). De notulen bevatten een zakelijke samenvatting van hetgeen is besproken. De commissiegriffier stelt de notulen op, maar de griffier is hiervoor eindverantwoordelijk. Na vaststelling van de notulen ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.
Van de verdiepende commissies worden naar de beoordeling van de voorzitter samenvattingen gemaakt die voor de raadsleden en bezoekers kunnen helpen in hun informatiebehoefte.
Artikel 18
Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.
Het vierde lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 20 geeft een regeling voor een voorstel van orde.
Artikel 19
Het stellen van vragen geldt ook als een spreektermijn. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan de commissie daartoe besluiten.
Artikel 20
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.
Artikel 21
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan tenzij de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hem zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Ook het gebruik van een mobiele telefoon wordt beschouwd als verstoring van de orde. Voor de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 32 van deze verordening.
Artikel 22
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikelen 8, 9 en 19 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
Artikel 24
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover die strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Gelet op het bijzondere en zwaarwichtige karakter van besloten vergaderingen is reglementering daarvan gewenst. Deze verordening, alsmede de Gemeentewet voorzien hierin. Besloten vergaderingen, al dan niet uitgebreid met een geheimhoudingsverplichting, dienen daarom alleen te worden belegd indien zij onder het bereik van deze verordening kunnen worden gebracht; een officiële commissievergadering dus.
Artikel 25
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat de notulen van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de commissiegriffier. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.
Artikel 26
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin. Het gebruik van mobiele telefoons wordt beschouwd als verstoring van de orde.
Artikel 27
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.