GEMEENTEBLADOfficiële uitgave van de gemeente Den HelderBesluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende de vaststelling van het Beleidskader Reserves en Voorzieningen 2022Beleidskader reserves en voorzieningen 2022Inhoudsopgave1. Wat willen we bereiken?..............................................................................................................31.1 Aanleiding…………………………………………………………………………………………………….31.2 Kaders…………………………………………………………………………………………………………..31.2.1 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)………………………..31.2.2 Financiële verordening…………………………………………………………………………………..52. Wat gaan we daarvoor doen?.........................................................................................................63. Wat mag het kosten……………………………………………………………………………………………74. Hoe kunnen we er op sturen?......................................................................................................7Bijlage 1: Format reserves en voorzieningen………………………………………………………………9Bijlage 2: Overzichten reserves en voorzieningen……………………………………………………….10
1.Wat willen we bereiken?1.1 Aanleiding Elke vier jaar moet het beleid van reserves en voorzieningen worden geactualiseerd volgens de financiële verordening van de gemeente. De indeling van beleidskaders is ook vastgesteld om deze gestructureerd en effectief vorm te geven. Dat betekent dat de volgende vragen moeten worden beantwoord:
  • 1.Wat willen we bereiken?
  • 2.Wat gaan we daar voor doen?
  • 3.Wat mag het kosten?
  • 4.Hoe kunnen we er op sturen?
    • Het beleidskader reserves en voorzieningen geeft de kaders aan met betrekking tot het instellen, de omvang en de voeding en bestedingen van reserves en voorzieningen. Zowel reserves als voorzieningen zijn middelen die apart zijn gezet ter realisatie van een bepaald doel. De raad is vrij om reserves te vormen en te besteden terwijl voorzieningen vaak verplicht moeten worden gevormd en besteed. Door middel van een geactualiseerd beleidskader voor reserves en voorzieningen worden de volgende doelstellingen nagestreefd:
  • -voldoen aan wet- en regelgeving;
  • -adequate financiële beheersing van de gemeentelijke middelen;
  • -zorgvuldig afgewogen inzet van reserves en voorzieningen.
    • De eerste vraag die voorligt als het gaat om reserves en voorzieningen is: Wat is het doel van het vormen en aanhouden hiervan? Welke functies kunnen reserves en voorzieningen vervullen? Het antwoord hierop bestaat uit verschillende aspecten:
  • -reserves vormen een buffer voor onvoorziene omstandigheden (buffer functie);
  • -geld sparen om vervolgens uit te geven (bestedingsfunctie);
  • -gebruiken als ‘eigen’ financieringsmiddelen om aantrekken van leningen op geld- en kapitaalmarkt te voorkomen (financieringsfunctie) en
  • -het egaliseren van lasten en baten in de begroting (egalisatiefunctie).
    • 1.2 Kaders Het kader voor het samenstellen van dit beleidskader bestaat uit externe regelgeving (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en de Financiële verordening 2017 van de gemeente (ex artikel 212 Gemeentewet).1.2.1 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In 2003 heeft het Rijk het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten vastgesteld. Het doel van dit besluit is het verbeteren van de te leveren informatie naar de raad, burgers en maatschappelijke organisaties en de toezichthouder (de provincie). Het kader voor reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 42 tot en met 45 van het BBV. Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken en richtlijnen het kader verder ingevuld. Samengevat kan het onderscheid tussen een reserve en een voorziening als volgt geschetst worden:ReserveVoorzieningWijziging bestemmingMogelijkNiet mogelijkOnderdeel van het:Eigen vermogenVreemd vermogenToevoeging (storting)ResultaatbestemmendRaad kan besluiten tot een storting ten laste van de algemene reserve dan wel een andere bestemmingsreserve.Het resultaat van de baten en lasten leidt tot een storting in respectievelijk onttrekking aan de (algemene) reserve. Raadsbesluit is vereist voor (de manier van) storten. Directe toevoeging is niet toegestaan.ResultaatbepalendDe storting in een voorziening is een last voor de begroting en komt direct ten laste van een programma / doelstelling.Onttrekking (besteding)Resultaatbestemmend: directe onttrekking ten gunste van de rekening van baten en lasten is niet toegestaan. Directe onttrekking is verplicht.Aanwending vrij Ja (conform raadsbesluit)Nee, slechts voor het desbetreffende doel.Financieel onderbouwd Niet verplicht, wel wenselijkJaIndelingen - Algemene reserves- BestemmingsreservesVoorzieningen voor:- Verplichtingen en verliezen- Bestaande risico’s- Egalisatie van kosten- Bijdragen van derden met een bestedingsverplichtingWie is verantwoordelijk voor de vorming en aanwending RaadCollege
    Wat zegt het BBV over reserves en voorzieningen?Volgens art. 43 BBV worden reserves onderscheiden naar:
  • -Algemene reserve. Deze bevat gelden waaraan door de raad geen bestemming is gegeven en in principe vrij besteedbaar is;
  • -Bestemmingsreserves. Reserves waaraan door de raad een bepaalde bestemming is gegeven.
    • Bestemmingsreserves kunnen worden onderscheiden in de volgende functies:
  • -Bufferfunctie (voor onvoorziene toekomstige uitgaven of ter dekking van risico’s),
  • -Financieringsfunctie (een reserve kan worden ingezet als intern financieringsmiddel),
  • -Bestedingsfunctie (een reserve ingezet voor een specifieke bestemming),
  • -Egalisatiefunctie (reserves gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen).
    • Over voorzieningen geeft het BBV het volgende aan:Artikel 44
  • 1.Voorzieningen worden gevormd wegens:
  • a.verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
  • b.op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
  • c.kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
  • d.de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
  • 2.Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.
  • 3.Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
    • Artikel 45 Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan.Artikel 55
  • 1.In de toelichting op de balans worden de aard en reden van de voorzieningen, bedoeld in artikel 44 en de wijzigingen daarin toegelicht.
  • 2.Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:
  • a.het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
  • b.de toevoegingen;
  • c.ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;
  • d.de aanwendingen;
  • e.saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
    • 1.2.2 Financiële verordening De laatste nota reserves en voorzieningen is van 2016. Artikel 11 van deze verordening geeft richtlijnen ten aanzien van de reserves en voorzieningen:
  • 1.Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) Beleidskader reserves en voorzieningen aan. Het beleidskader geeft de kaders aan met betrekking tot het instellen, de omvang en de bestedingen van reserves en voorzieningen, in overeenstemming met de relevante bepalingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De raad stelt het beleidskader (en eventuele wijzigingen) vast.
  • 2.Het beleidskader behandelt, naast de bepalingen uit het BBV, de volgende onderwerpen:
  • a.de vorming en besteding van reserves;
  • b.de vorming en besteding van voorzieningen;
  • c.de toerekening en verwerking van rente aan de voorzieningen.
  • 3.Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
  • a.het specifieke doel van de reserve;
  • b.de voeding van de reserve;
  • c.de maximale hoogte van de reserve;
  • d.en de maximale looptijd.
  • 4.Indien een bestemmingsreserve voor een bestedingsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
    • Deze voorschriften worden in de uitgangspunten van het beleid hierna verder uitgewerkt.2.Wat gaan we daarvoor doen?In 2016 heeft de raad het beleidskader ‘Reserves en voorzieningen’ vastgesteld. Op grond van artikel 11 uit onze financiële verordening biedt het college eens in de vier jaar een (geactualiseerde) nota ‘ Reserves en voorzieningen’ aan. De afgelopen jaren is er zowel wettelijk als bestuurlijk weinig veranderd op het gebied van reserves en voorzieningen. Daarom heeft deze actualisering niet eerder plaatsgevonden en zijn de wijzigingen van beperkte omvang.De uitwerking van artikel 11 van de financiële verordening in uitgangspunten voor het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen zijn als volgt:Uitgangspunten beleid1.Beperken van de bestaande reserves en voorzieningen ter ondersteuning van de integrale afweging en de transparantie op financieel gebied.2.Reserves en voorzieningen moeten bij instelling een minimale omvang hebben van € 100.000.3.Er wordt terughoudend omgegaan met het instellen van nieuwe reserves en voorzieningen.4.Kader bij resultaatbestemming:
  • -Het moet gaan om voorgenomen activiteiten die niet (volledig) in het begrotingsjaar konden worden uitgevoerd en
  • -In het volgende begrotingsjaar zijn voor het alsnog uitvoeren van deze activiteiten onvoldoende middelen beschikbaar en
  • - Het minimumbedrag is € 10.000.
    • 5.Bij het instellen van een reserve of voorziening moet het doel duidelijk zijn. De omvang is onderbouwd vanuit een bestedingsplan dat bij iedere reserve en voorziening aangegeven moet worden. Ook de maximale looptijd van een bestemmingsreserve moet aangegeven zijn.6.Het instellen van reserves en voorzieningen moet passen binnen de BBV-voorschriften. 7.Vorming en besteding van bestemmingsreserves moet passen binnen de besluitvorming door de raad:
  • -De raad kan rechtstreekse aanwijzingen geven voor toevoeging aan en besteding reserves;
  • -De raad kan regels geven over wanneer en hoe toevoeging en besteding van reserves kan plaatsvinden;
  • -De raad kan bepalen of toevoeging en besteding moet plaatsvinden conform de begrote bedragen dan wel de in relatie met de werkelijke inkomsten en uitgaven.
    • 8.Reserves worden ingedeeld in de volgende types:
  • -Algemene reserve
  • -Bestemmingsreserve voor beleidsprioriteiten
  • -Bestemmingsreserve om meerjarig ingezet beleid financieel mogelijk te maken
  • -Bestemmingsreserve als buffer voor risico’s
  • -Bestemmingsreserve als egalisatiereserve
  • -Bestemmingsreserve als financieel technische reserve
    • 9.Vrijval, keuzemogelijkheden en heroverwegingen reserves zijn een vast onderdeel van de kadernota.10.Reserves en voorzieningen worden onderbouwd conform het format ‘format reserves en voorzieningen’.11.In het management informatiesysteem en het digitale P&C systeem wordt een overzicht bijgehouden van actuele reserves en voorzieningen, de omvang en de daarop rustende verplichtingen.12.Reserveren voor onderhoudsvoorzieningen vindt plaats op basis van meerjarenonderhoudsprogramma’s.13. De voorzieningen kennen de volgende indeling:
  • 1.Voorziening voor verplichtingen.
  • 2.Voorziening ter dekking van risico’s.
  • 3.Voorziening voor de egalisatie van kosten over meerdere jaren.
  • 4.Voorziening voor de bijdrage vervangingsinvesteringen met een heffing
    • 14.Rente: er wordt geen rente toegevoegd aan bestemmingsreserves en aan de voorzieningen.
    Vooral bij de uitgangspunten 1,5,7 en 9 is de bevoegdheid van de raad ten aanzien van de reserves (en voorzieningen) concreet gemaakt. Uitgangspunt 7 is uitgebreider dan in het vorige beleidskader, omdat over de toepassing daarvan de afgelopen jaren soms vragen naar voren kwamen. Met deze uitbreiding heeft de raad de mogelijkheid concreter aan te geven op welke manier een reserve moet worden gehanteerd. Met deze uitgangspunten heeft de raad de mogelijkheid om te sturen met reserves bij het financiële beleid.Ten behoeve van de toepassing van deze uitgangspunten is een format bijgevoegd (bijlage 1) dat moet worden ingevuld bij de aanvraag van een nieuwe bestemmingsreserve.
  • 3.Wat mag het kosten
    • Het beleidskader voor reserves en voorzieningen wordt toegepast bij het opstellen van de jaarstukken in de P&C cyclus. Het beleidskader geeft in de techniek aan hoe we als gemeente omgaan met reser-ves en voorzieningen.Voor het toepassen van deze werkwijze is geen budget bepaald, dat is voor de uitvoering van dit beleid niet nodig.
  • 4.Hoe kunnen we er op sturen?
    • In artikel 11 van de huidige Financiële verordening 2017 staat opgenomen dat eens in de vier jaar de Beleidskader reserves en voorzieningen (bijgesteld) aan de raad wordt aangeboden. Op het moment dat in het BBV belangrijke wijzigingen op het gebied van reserves en voorzieningen worden aangebracht, zullen deze worden overgenomen in het beleidskader van de gemeente Den Helder. Aan de raad wordt vervolgens een geactualiseerde beleidskader aangeboden. De verplichte bepalingen van het BBV (de stellige uitspraken) worden te allen tijde toegepast bij het opstellen van de P&C documenten. Het toepassen van deze regels wordt door de accountant gecontroleerd bij de jaarstukken. De gemeente is vrij om de aanbevelingen die door het BBV worden gedaan op te volgen. De keuze om een aanbeveling wel of niet over te nemen is aan de raad; deze keuze wordt bij het vaststellen van het beleidskader gemaakt. Een aanbeveling van het BBV wordt door de organisatie overgenomen in de P&C documenten op het moment dat de raad hiermee heeft ingestemd. Er bestaat een relatie van dit beleidskader met het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement. Om de risico’s van de gemeente op te kunnen vangen heeft de raad bepaald dat het weerstandsvermogen niet lager mag zijn dan 1,0. Dat betekent dat de omvang van de risico’s, berekend in overeenstemming met het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement minimaal moet kunnen worden opgevangen met de beschikbare omvang van de weerstandscapaciteit. De weer-standscapaciteit bestaat voor het belangrijkste deel uit de algemene reserve en daarnaast nog uit een aantal bestemmingsreserves waarvan de bestemming eenvoudig kan worden aangepast zonder directe gevolgen voor de begroting. Ook door de omvang van het weerstandsvermogen te bepalen heeft de raad sturingsmogelijkheden.    1:Format reserves en voorzieningen2:Overzichten reserves en voorzieningenOverzicht reserves stand 31 december 2021 (in € 1.000)Stand 1 jan 2021Vermeer deringenVerminderingenVermin deringen (afschr)Stand 31 dec 2021Algemene reserve15.61210.8207.876018.556Sociaal Domein8.17808.17800Totaal algemene reserve23.79010.82016.054018.556Beleidsprioriteiten7.6541.2431.69707.200Nieuwbouw stadhuis1.187361001.548Woonomgeving De Schooten293000293Drooghe Weert3200032Bijdrage locatie RWS+3.061743003.804Evenementen10813900247Helders Perspectief1.523032901.194Regio Deal1.45001.368082Meerjarig beleid1.00512012201.003Kunstopdr./aankoop kunstvoorw.6300063Monumenten71048023Bovenwijkse voorzieningen133000133Bodemsanering738120740784Buffer voor risico’s3.3041.26461703.951Divmag terrein227000227Aankopen Stadshart2960140282Af te stoten gem.vastgoed93801560782Reserve Beschermd Wonen6241.177001.801Reserve huurderving3900039Helders Steunfonds1.180874470820Egalisatiereserve2.18816956101.796Historische graven70700Egalisatiereserve grondexploitatie50002500250Stabilistatiefonds Alg. Uitkering1.506030401.202Egalisatie leges vs kn bouwleges17516900344Technische reserve14.909806040015.315Nieuwbouw Pijler/Herderschee1.45400521.402Onderwijscluster Pasteurstraat1.97800641.914Parkeerterrein De Schooten120000120A. Pieckplein80800233575Noorderhaaks1.92500221.903Polderweg4290011418Fietspad Duinweg132003129Streepjesberg250001249Villa Kakelbont2740014260Fietspad Ooghduyne200000200Koningstraat-Spoorstraat2.190180002.370Stadspark3.5000003.500Sportlaan 10375000375Wildopvang220000220Kerkgracht582000582Serverruimte475000475Renovatie Ambachtsweg059800598Laadpalen0280028Totaalbestemmingsreserves29.0603.6022.99740029.265Saldo van rekening4538.26145308.261Totaal eigen vermogen53.30322.68319.50440056.082
    Overzicht voorzieningen stand 31 december 2021 (in € 1.000)Stand 31 dec 2020ToevoegingvrijvalaanwendingStand 31 dec 2021Egalisatievoorzieningen (heffingen) 4.680004704.210Egalisatievoorziening riolering 4.680004704.210Kostenegalisatievoorzieningen 5.0686415984974.614Egalisatievoorziening onderhoud gebouwen 3.8044305984693.167Onderhoud sportaccommodaties 711211013909Onderhoud waterwegen 443000443Beheer strandslagen 110001595Voorz. risico's en verplichtingen 2.1602601.0291.157Wachtgeld voormalig wethouders 672608211Waterbreed 1.864008621.002Watertoren 170007397Voormalig personeel 59001247Totaal voorzieningen 11.9086675981.9969.981