GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Ede

Subsidieregeling BWD-huizen Ede
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede;
gelezen het voorstel van 28 juni 2022, zaaknummer 316311;
gelet op de artikelen 3, 7 en 8 van de Algemene subsidieverordening Ede 2017;
besluit vast te stellen de: Subsidieregeling BWD-huizen Ede.
Paragraaf
1

Begrips- en algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a)
ASV: de vigerende Algemene subsidieverordening van de gemeente Ede.
- b)
algemene reserve/continuïteitsreserve: vrij besteedbare reserves, waarvoor geen verplichtingen gelden op grond van wet, statuten of subsidievoorwaarden om deze aan te houden (ook wel overige reserves genoemd);
- a)
afschrijvingskosten: kosten die in een bepaald kalenderjaar ontstaan doordat activa in waarde vermindert. De afschrijvingskosten worden berekend door de aanschafwaarde te verminderen met de restwaarde en dat bedrag te delen door het aantal jaren waarin dit wordt afgeschreven.
- b)
BWD-huizen: de buurt- wijk en dorpshuizen gelegen in de gemeente Ede.
- c)
exploitatietekort: het verschil tussen alle exploitatiekosten en de inkomsten van een BWD-huis in een bepaald kalenderjaar. Het exploitatietekort bij de aanvraag is gebaseerd op de begroting en wordt middels de jaarrekening achteraf definitief bepaald.
- d)
indirect personeel: personeel, anders dan de beheerder, dat in dienst is van het BWD-huis. Dit kan zijn een administrateur, schoonmaker of kok/bediening.
- e)
sociale basis: onder sociale basis verstaan we het gewone leven en alle vrij toegankelijke ondersteuning vóór de toegang tot specialistische hulp (jeugdhulp, WMO en participatie) en geïndiceerde zorg. Ondersteuning na de toegang valt niet onder de sociale basis.
- f)
structurele activiteiten: activiteiten die van jaar tot jaar plaatsvinden en een continu karakter hebben.
- g)
vrijwilliger(swerk): inzet gebaseerd op intrinsieke motivatie die in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving waarbij een (maatschappelijk) belang wordt gediend.
Artikel
2.

Subsidiabele activiteiten
Burgemeester en wethouders kunnen subsidie verlenen voor het organiseren van laagdrempelige ontmoetingsmogelijkheden in de BWD-huizen.
Artikel
3.

Subsidievoorwaarden
Een subsidie op grond van deze regeling wordt slechts verleend indien:
- a)
er een duurzame, sluitende en realistische begroting wordt ingediend;
- b)
financiële ondersteuning noodzakelijk is, oftewel de gemeentelijke bijdrage noodzakelijk is om de exploitatie sluitend te krijgen;
- c)
er in het BWD-huizen structurele activiteiten worden georganiseerd die bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen, waaronder in ieder geval laagdrempelige ontmoeting; en
- d)
voor de activiteiten een onderbouwd activiteitenplan wordt ingediend.
Artikel
4.

Verplichtingen subsidieontvanger
In aanvulling op artikel 11 van de ASV is de subsidieontvanger verplicht om:
- a)
samen te werken met maatschappelijke partners in het sociaal domein en met name de welzijnsorganisatie;
- b)
alle relevante informatie te verstrekken aan de gemeente Ede die noodzakelijk is om te kunnen sturen op activiteiten en realisatie;
- c)
bij het organiseren van de activiteiten van het BWD-huis rekening te houden met de behoefte van de buurt en de klanttevredenheid van bezoekers.
Artikel
5.

Subsidiabele kosten
1.
Burgemeester en wethouders verlenen alleen subsidie voor de in het derde lid van dit artikel bepaalde subsidiabele kosten waarbij de subsidie nooit hoger kan zijn dat het begrote exploitatietekort.
2.
Subsidie wordt verleend op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten.
3.
Subsidiabele kosten(soorten) zijn:
- a)
loon- en inhuurkosten voor een betaalde beheerder met een maximum van € 55.000 per jaar, per locatie;
- b)
huisvestingskosten: alle kosten om een BWD-huis te kunnen gebruiken en exploiteren. Het betreft kosten voor huur, onderhoud, vaste lasten, schoonmaak, beveiliging, gas/water/licht, VVE, verzekeringen en kosten die direct samenhangen met de inrichting;
- c)
organisatiekosten: alle kosten, met uitzondering van loon- en inhuurkosten, om het BWD-huis te kunnen besturen en activiteiten te organiseren. Het betreft kosten voor de accountant, bank, abonnementen, ICT, contributies, verzekeringen, kantoorartikelen en PR en communicatie;
- d)
vrijwilligerskosten: de kosten van een BWD-huis om vrijwilligers te werven, te binden en te behouden. Het betreft kosten die direct betrekking hebben op vrijwilligers zoals trainingen/cursussen en onkostenvergoedingen;
- e)
activiteitkosten: alle kosten die betrekking hebben op het uitvoeren van maatschappelijke activiteiten.
4.
Kosten dienen, naar het oordeel van het college, in verhouding te staan tot de te realiseren activiteiten. Kostenposten die ten opzichte van het voorgaande jaar met meer dan 10% zijn gestegen, moeten afzonderlijk worden toegelicht.
5.
Niet subsidiabel zijn:
- a)
kosten/reserveringen voor afschrijvingen;
- b)
kosten die verband houden met de organisatie van commerciële activiteiten;
- c)
indirect personeel;
- d)
de aanschaf van gebruiksgoederen en overige materiele investeringen, tenzij aangetoond kan worden dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.
Artikel
6.

Weigeringsgronden
1.
In aanvulling op artikel 9, derde lid, van de ASV 2017 kunnen burgemeester en wethouders geheel of gedeeltelijk weigeren een subsidie te verlenen indien zij van oordeel zijn dat:
- a)
aanvrager voldoende eigen middelen heeft in de algemene reserve;
- b)
de gemeente direct of indirect op andere wijze financieel bijdraagt aan de op grond van deze regeling aangevraagde activiteiten;
- c)
er geen of onvoldoende activiteiten worden georganiseerd die bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen.
2.
Ter beoordeling van het bepaalde in het eerste lid onder a van dit artikel hanteren burgemeester en wethouders de volgende percentages: de hoogte van de algemene reserve en/of continuïteitsreserve op 31 december van het voorgaande kalenderjaar:
- -minimaal 20% is van de begroting;
- -voor aanvragers met een eigen pand of ondernemersrisico minimaal 30% is van de begroting
- -voor aanvragers met een eigen pand en ondernemersrisico minimaal 40% is van de begroting;
3.
Burgemeester en wethouders verlagen een subsidie met maximaal 10% van het eigen vermogen indien het eigen vermogen hoger is dan de genoemde percentages zoals bedoeld in het vorige lid.
Artikel
7.

Aanvragen van subsidie
1.
In afwijking van artikel 7 van de ASV wordt een aanvraag voor subsidie ingediend uiterlijk 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft.
2.
Voor het indienen van de subsidieaanvraag wordt gebruik gemaakt van het (digitale) aanvraagformulier.
3.
Uit de aanvraag moet blijken in hoeverre wordt voldaan aan de voorwaarden en verplichtingen zoals opgenomen in artikel 3 en 4 van deze regeling.
Artikel
8.

Subsidieplafond en wijze van verdeling
1.
Burgemeester en wethouders stellen jaarlijks een subsidieplafond vast voor deze regeling.
2.
Indien het subsidieplafond niet toereikend is om alle aanvragen die in aanmerking komen voor een subsidie toe te kennen, dan passen burgemeester en wethouders de in artikel 6, onder a genoemde weigeringsgrond toe voor zover hier nog geen toepassing aan is gegeven.
3.
Indien het subsidieplafond nog steeds niet toereikend is om alle aanvragen die in aanmerking komen voor een subsidie toe te kennen, verdelen burgemeester en wethouders het subsidieplafond naar evenredigheid.
4.
Burgemeester en wethouders kunnen lopende het subsidiejaar het subsidieplafond verhogen of verlagen. Verlaging van een subsidieplafond is slechts mogelijk voor zover het subsidieplafond nog niet is bereikt.
Artikel
9.

Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule
1.
In alle gevallen waarin deze subsidieregeling niet of niet voldoende voorziet, beslist het college.
2.
Het college kan de bepalingen in artikel 5 van deze regeling in individuele gevallen buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover de toepassing van die bepalingen voor de subsidieaanvrager of -ontvanger gevolgen zou hebben die onevenredig zijn in verhouding tot de met de betrokken bepalingen te dienen doelen.
Artikel
10.

Slotbepalingen
1.
Deze subsidieregeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
2.
Deze subsidieregeling is voor het eerst van toepassing op de voorbereiding en besluitvorming van de subsidies voor het kalenderjaar 2023. Dit geldt ook voor aanvragen die reeds zijn ingediend voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze subsidieregeling.
3.
Deze regeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling BWD-huizen Ede.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 28 juni 2022, zaaknummer 316311.
Het college voornoemd,
drs. R.F. Groen MPA
de secretaris,
ing. A. Versteeg
de loco-burgemeester,

Toelichting
De gemeente Ede heeft begin 2022 een nieuwe visie en uitvoeringskader voor de Buurt-, Wijk-, en Dorpshuizen (hierna: BWD-huizen) aangenomen. De titel ‘samen werken aan de sociale basis’ benadrukt dat het een gezamenlijke opgave is om te zorgen dat BWD-huizen als huiskamers voor iedereen worden en/of blijven.
De nieuwe subsidieregeling vervangt paragraaf 7 van de ‘Subsidieregeling Sociale Basis en Preventie Ede’. Omdat in de visie op de BWD-huizen specifieke uitgangspunten zijn opgenomen, is het duidelijker voor aanvragers als dit in een aparte subsidieregeling wordt uitgewerkt. Dit betekent dat met ingang van 28 juni 2022 de BWD-huizen hun reguliere subsidie moeten aanvragen op basis van deze ‘Subsidieregeling BWD-huizen Ede’.
Bij het opstellen van de subsidieregeling is gebruik gemaakt van de financiële gegevens over de jaren 2019 t/m 2022. Hierdoor ontstond een goed inzicht in de baten en lasten van de BWD-huizen. Het was daardoor ook mogelijk om scenario’s te berekenen met betrekking tot de subsidieverdeling. Op die manier is getracht om onvoorziene en disproportionele uitkomsten zoveel als mogelijk te voorkomen.
Met de regeling is gezocht naar een zorgvuldige balans tussen duidelijke subsidieregels, uitvoeringsvrijheid voor BWD-huizen, een eerlijke inzet/verdeling van subsidiemiddelen en duidelijke maatschappelijke effecten.
1.
Het organiseren van laagdrempelige ontmoetingsmogelijkheden
In artikel 2 en 3 is bewust gekozen voor algemene uitgangspunten. De verschillen tussen de BWD-huizen zijn relatief groot, waardoor de wijze waarop laagdrempelige ontmoeting in BWD-huizen wordt georganiseerd maatwerk is. Desalniettemin is de ontmoetingsfunctie het uitgangspunt van de subsidieverlening door de gemeente Ede. Als BWD-huizen subsidie van de gemeente nodig hebben om maatschappelijke activiteiten te kunnen organiseren, dan vraagt de gemeente om bij de subsidieaanvraag de volgende documenten in te dienen:
- 1.
Een duurzame, sluitende en realistische begroting. Hiermee wordt bedoeld:
  - a.
duurzaam - de subsidie wordt verleend per kalenderjaar maar voor de beleidsdoelstellingen is het belangrijk om ook naar de lange(re) termijn te kijken. Wat is daar voor nodig? De coronacrisis heeft aangetoond hoe snel de wereld kan veranderen.
  - b.
sluitend - uit de begroting moet duidelijk worden welke kosten er worden begroot, wat de mogelijke inkomsten zijn en wat het exploitatietekort is.
  - c.
realistisch - Een realistische begroting (vooraf) komt zoveel als mogelijk overeen met de uiteindelijke realisatie (achteraf). Daarom wordt bij de begroting ook gekeken naar de kosten/inkomsten van voorgaande jaren en wordt gevraagd om een toelichting op afwijkingen van meer dan 10%
- 2.
Een activiteitenplan. Met het activiteitenplan wil de gemeente inzicht krijgen in de activiteiten die worden georganiseerd binnen de BWD-huizen. Wat wordt er georganiseerd, wat is de behoefte, hoe wordt samengewerkt en wat kan de gemeente voor rol spelen?
De gemeente heeft de termijn voor het indienen van subsidieaanvragen verlengd t/m 1 oktober. Zo hebben BWD-huizen extra tijd om goede plannen op te kunnen stellen.
2. Beleidsmatige uitgangspunten
In de visie op BWD-huizen is uitgewerkt wat belangrijk is om te komen tot laagdrempelige ontmoeting en wat nodig is om BWD-huizen te laten fungeren als huiskamer van de buurt. Deze uitgangspunten zijn benadrukt door ze op te nemen in artikel 4. Hierbij geldt wel dat de genoemde verplichtingen niet hetzelfde zijn als de volledige verantwoordelijkheid. De gemeente Ede zal de BWD-huizen bijvoorbeeld ondersteunen bij het uitvoeren van het behoefteonderzoek in buurten en de BWD-huizen faciliteren bij de klanttevredenheidsonderzoeken.
3. Financiële kaders
De subsidie die de gemeente verleent, is gebaseerd op 2 financiële uitgangspunten:
- 1.
Er moet sprake zijn van een exploitatietekort. Dat wil zeggen dat de subsidie van de gemeente noodzakelijk is om de kosten voor het organiseren van laagdrempelige ontmoetingsmogelijkheden te kunnen financieren.
- 2.
De gemeente subsidieert alleen de subsidiabele kosten die samenhangen met het organiseren van laagdrempelige ontmoetingsmogelijkheden.
De reden om de subsidiabele kosten expliciet in de subsidieregeling te benoemen is om enerzijds te benadrukken welke kosten horen bij de maatschappelijke activiteiten van een BWD-huis. Anderzijds is het nu mogelijk om in de subsidiebeschikking te specificeren waarvoor de subsidie wordt verleend. In het verleden kwam het voor dat BWD-huizen meer dan € 20.000 subsidie over hielden omdat de kosten een stuk lager uitvielen dan voorzien, terwijl andere BWD-huizen tekort kwamen. Dat is niet de bedoeling.
In artikel 5, lid 1, is benadrukt dat het bij de subsidieaanvraag gaat om het begrote exploitatietekort. Dit betekent dat er ruimte overblijft voor BWD-huizen om te ‘ondernemen’ en de inkomsten te vergroten zonder dat dit bij de vaststelling ten koste gaat van de subsidie. De subsidie zal dus niet lager worden vastgesteld als er meer inkomsten worden gegenereerd dan begroot, al blijft de maatschappelijke functie van BWD-huizen altijd het uitgangspunt.
4. Eigen reserves en de verdeling van subsidie
Subsidie is een schaars goed waardoor het in de subsidieregeling noodzakelijk is om verdeelregels op te nemen. Deze verdeelregels zijn van toepassing wanneer het beschikbare subsidiebudget van de gemeente Ede voor BWD-huizen niet toereikend is voor het totaal aan gevraagde BWD-subsidie. Voorafgaand aan deze verdeelregel wordt eerst de weigeringsgrond met betrekking tot de algemene reserves (Artikel 6 van de subsidieregeling) toegepast, In de praktijk betekent dit het volgende:
- 1.
BWD-huizen met een eigen vermogen dat groter is dan de bepaalde maximumpercentages, dragen 10% van het eigen vermogen bij aan de financiering (toepassing weigeringsgrond).
- 2.
Als het beschikbare subsidiebudget dan nog steeds niet toereikend is, wordt de subsidie evenredig verdeeld (toepassing verdeelregels).
In de visie op BWD-huizen heeft de gemeente toegelicht dat een algemene reserve voor BWD-huizen wenselijk is met het oog op de continuïteit van de activiteiten. Aan de andere kant zijn er in de subsidieregeling maxima opgenomen omdat het bij enorm hoge reserves minder noodzakelijk wordt dat een BWD-huis subsidie ontvangt voor alle kosten, vooral wanneer er meer subsidie wordt gevraagd.
In de praktijk bestaan er veel verschillende interpretaties van het begrip ‘eigen reserves’. Het bepalen van de eigen reserve blijft maatwerk en gebeurt in samenspraak met het BWD-huis. Het is namelijk niet de bedoeling dat bestemmingsreserves worden gebruikt om de algemene reserve laag te houden. Anderzijds is de gemeente is ook niet voornemens om de weigeringsgrond toe te passen wanneer eigen middelen als algemene reserve worden gekwalificeerd, terwijl deze (statutair) beschikbaar zijn voor een bepaald doel.
Rekenvoorbeeld 1
Een BWD-huis heeft een begroting van € 100.000 en een algemene reserve van € 45.000 terwijl € 20.000 (20%) maximaal is toegestaan. Het BWD-huis vraagt een subsidie aan van € 70.000. Indien het subsidieplafond niet toereikend is voor alle aanvragen, zal het BWD-huis 10% (= € 4.500) van het eigen vermogen moeten inzetten. De maximale subsidie bedraagt dan € 65.500.
Rekenvoorbeeld 2
Een BWD-huis vraagt € 50.000 subsidie aan maar na correctie van de algemene reserves wordt het beschikbare subsidieplafond door alle BWD-aanvragen alsnog met 3% overschreden. Dit betekent dat de gevraagde subsidie maximaal € 48.544 bedraagt (€ 50.000 / 1,03).