Privacyreglement startWijzer 2019 (leerplicht en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten regio De Friese Wouden)

De colleges van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, Heerenveen, Ooststellingwerf, Opsterland, Smallingerland, Tytsjerksteradiel, Weststellingwerf

Gelet op de

bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Samenwerkingsovereenkomst leerplicht en RMC regio De Friese Wouden, startWijzer

Besluiten vast te stellen

Privacyreglement startWijzer (leerplicht en RMC, regio De Friese Wouden)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In aanvulling op de in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gebruikte en gedefinieerde begrippen, wordt in dit reglement verstaan onder:

• a. Jeugdige: verzamelbegrip in dit reglement voor leerlingen, voortijdig schoolverlaters (vsv'ers) en jongeren in een kwetsbare positie die zijn ingeschreven bij een van de gemeenten, zoals bedoeld in dit artikel onder g.

  • a. Leerling: leerplichtige en kwalificatieplichtige op grond van de Leerplichtwet 1969.

  • b. Voortijdig schoolverlater: jongere in de leeftijd tot 23 jaar die nog geen startkwalificatie heeft behaald.

  • c. Jongere in een kwetsbare positie: jongere tussen 16 en 23 die de overstap maakt van basisberoepsgerichte leerweg, praktijkonderwijs, voortgezet speciaal onderwijs, internationale schakelklas of entreeonderwijs naar een vervolgopleiding, arbeidsmarkt of dagbesteding.

  • d. Jeugdige die een uitkering Participatiewet aanvraagt en gedurende de wachttijd van 4 weken waarin deze zich aantoonbaar moeten inspannen om werk te vinden of de mogelijkheden te onderzoeken (weer) naar school te gaan.

• b. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

• c. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

• d. Persoonsgebonden nummer: het burgerservicenummer (aan te duiden met BSN), administratienummer dan wel het door DUO uitgegeven onderwijsnummer.

• e. startWijzer – RMC regio De Friese Wouden: de op het gebied van leerplicht, RMC-functie en jongeren in een kwetsbare positie samenwerkende gemeenten Achtkarspelen, Heerenveen, Ooststellingwerf, Opsterland, Smallingerland, Tytsjerksteradiel en Weststellingwerf met betrekking tot de volgende taken: leerlingenadministratie, leerplicht, mbo-leerplicht, voortijdig schoolverlaten, jongeren in een kwetsbare positie en advisering schoolbaarheid en leerbaarheid van jeugdigen die een uitkering aanvragen. Leerlingenadministratie en leerplicht wordt door iedere gemeente zelf uitgevoerd. De RMC-functie, ondergebracht bij de gemeente Smallingerland als contactgemeente, voert de taken op de overige terreinen uit: mbo-leerplicht, voortijdig schoolverlaten, monitoring jongeren in een kwetsbare positie en advisering schoolbaarheid en leerbaarheid van jeugdigen die een uitkering aanvragen.

• f. De gemeente(n): een (de) onder startWijzer - RMC regio De Friese Wouden vallende gemeente (n).

• g. Verantwoordelijke: de colleges van burgemeester en wethouders van de betreffende gemeenten.

• h. Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens.

• i. Gebruiker: een natuurlijk persoon, die in dienst is van een van deelnemende gemeenten en kennis neemt van persoonsgegevens.

• j. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

• k. RMC-functie: de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten als bedoeld in artikel 118h lid 3 Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 8.3.2 lid 3 Wet educatie en beroepsonderwijs en artikel 162b lid 3 Wet op de Expertisecentra.

Artikel 2 Reikwijdte en doelstelling reglement

• 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van en omtrent een jeugdige die door de gemeenten worden verwerkt en heeft tot doel:

  • a. De persoonlijke levenssfeer van en wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;

  • b. Te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;

  • c. De rechten van jeugdigen te waarborgen.

• 2. De verwerking van persoonsgegevens heeft de volgende doelen:

  • a. De uitvoering van taken die neergelegd zijn en voortvloeien uit de Leerplichtwet 1969;

  • b. De uitvoering van taken uit hoofde van de RMC-functie, zoals bedoeld in artikel 1 onder k;

  • c. De uitvoering van taken uit hoofde van de opdracht om de overstappen van jongeren in een kwetsbare positie te monitoren;

  • d. Preventieve acties vallen eveneens onder de bij a, b en c bedoelde taken, ter voorkoming van verzuim, voortijdig schoolverlaten en het verminderen van risico's bij overstapmomenten.

Artikel 3 Categorieën van personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt

De registratie bevat persoonsgegevens over

• a. Jeugdigen die in de basisregistratie personen van de gemeenten zijn opgenomen.

• b. Ouders of degene die het wettelijk gezag over de jeugdige heeft.

• c. De verzorger van de jeugdige.

Artikel 4 Verwerking persoonsgegevens

• 1. Er worden zowel gewone, bijzondere als strafrechtelijke persoonsgegevens van de jeugdige verwerkt:

• Gewone persoonsgegevens

  • a. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie te gebruiken gegevens;

• Gegevens als bedoeld onder a, b en c van de ouders en, als bedoeld onder a van de voogden of verzorgers van jeugdigen;

  • b. Gegevens betreffende de onderwijsloopbaan;

  • c. Gegevens in verband met het verstrekken van studie- en arbeidsmarktadviezen;

  • d. Gegevens in verband met advisering van schoolbaarheid en leerbaarheid;

• Bijzondere persoonsgegevens

  • e. Het BSN;

  • f. Nationaliteit

  • g. Hulpverleningsgegevens voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de doelen genoemd in artikel 2 onder lid 2;

  • h. . Medische gegevens voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de doelen genoemd in artikel 2 onder lid 2 dan wel voor zover betrokkene toestemming heeft gegeven;

  • i. Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de jeugdige, voor zover die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking en het volgen van onderwijs dan wel voor zover betrokkene toestemming heeft gegeven;

• Strafrechtelijke gegevens

  • j. Strafrechtelijke gegevens voor zover het gaat om handhavingstrajecten op grond van de Leerplichtwet;

• Andere dan de genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op het doel van de verwerking en noodzakelijk is voor de goede vervulling van publiekrechtelijke taken voornoemd.

• 2. In de leerlingenadministratie (die gekoppeld is aan de BRP) staan de volgende gegevens van de jeugdige en de ouders en/of verzorgers: contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, etc.), BSN, geboorteplaats en onderwijsloopbaan. Persoonsgegevens worden op naam van de jeugdige verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de jeugdige vormt het dossier.

Artikel 5 Wijze van verkrijging

De in artikel 4 genoemde persoonsgegevens worden verkregen door:

• a. Informatie van ouders en jeugdigen zelf;

• b. Overname uit de gegevensverzameling in de BRP

• c. Informatie via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

• d. Informatie vanuit de VSV rapportage van het Inlichtingenbureau

• e. Informatie van de onderwijsinstellingen

• f. Informatie van ketenpartners

Artikel 6 Informatieplicht

In overeenstemming met artikel 12 ,13 en 14 AVG informeert de gemeente de betrokkene over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke wettelijke grondslag de verwerking is gebaseerd en aan wie de gegevens worden verstrekt. De betrokkene heeft recht op inzage in zijn dossier.

Artikel 7 Algemene gronden van verwerking

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

• a. De betrokkene voor de verwerking ondubbelzinnig toestemming heeft verleend;

• b. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;

• c. De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is;

• d. De gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;

• e. Het de uitoefening betreft van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;

• f. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamenteel rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Artikel 8 Beheer van de persoonsregistratie

• 1. De beheerder(s) van de registratie is (zijn) de daartoe aanwezen functionaris(sen) in de gemeente.

• 2. De in het eerste lid bedoelde functionaris is belast met de feitelijke zorg en verantwoordelijkheid voor het functioneren van de registratie als geheel. Hij treft voor zover dit binnen zijn bevoegdheid ligt de nodige maatregelen tot naleving van de wet en dit reglement.

• 3. De registratie bestaat uit een geautomatiseerd bestand en een dossierbestand.

Artikel 9 Bewaartermijn

• 1. De algemene gegevens van jeugdigen in de leerlingenadministratie worden bewaard totdat de jeugdige 27 jaar is geworden;

• 2. De dossiers worden bewaard tot 5 jaar na sluiting van het dossier.

Artikel 10 Verstrekking van gegevens

• 1. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften worden persoonsgegevens slechts verstrekt aan:

  • a. Degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

  • b. Anderen, in gevallen bedoeld in artikel 6, lid 1 onder a,c,d en e AVG of artikel 5, lid 1 onder b AVG (verenigbaar gebruik).

  • c. Bij de zorg omtrent de jeugdige noodzakelijk betrokken professionals.

• 3. Van het verstrekken van gegevens als bedoeld in dit artikel, wordt een aantekening gemaakt, waarin wordt vermeld aan wie en op welk tijdstip, welke persoonsgegevens, alsmede de redenen daarvoor, zijn verstrekt. Deze aantekening alsmede de afhandeling daarvan wordt toegevoegd aan het dossier van betrokkene.

Artikel 11 Toegang tot de persoonsgegevens

• 1. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens:

  • a. Degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten dien in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

  • b. Anderen, in gevallen bedoeld in artikel 6, lid 1 onder a, c en d AVG en artikel 5, lid 1 onder b AVG.

• 2. Degenen genoemd in lid 1 sub a dienen zich te registreren in het gebruikersbestand van de beheerder.

Artikel 12 Beveiliging en geheimhouding

• 1. De beheerder draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Door deze maatregelen wordt zorg gedragen voor een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht om verkeerd gebruik door het eigen personeel en beschadiging door derden te voorkomen.

• 2. De gebruikers die de beschikking krijgen over persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot bekendmaking verplicht of uit hun taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

Artikel 13 Rechten betrokkene, inzage, correctie, verzet

• 1. Elke betrokkene heeft recht op inzage. Aan een verzoek om inzage kunnen kosten worden verbonden.

• 2. De betrokkene legitimeert zich bij het verzoek.

• 3. Een verzoek om inzage dient schriftelijk bij de gemeente te worden ingediend; de gemeente handelt dit verzoek binnen 1 maand af. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd.

• 4. Indien de betrokkene bij de gemeente aantoont dat bepaalde opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn, gezien de doelstelling van het reglement niet ter zake doen of strijdig zijn met dit reglement, draagt de gemeente binnen vier weken nadat betrokkene de onjuistheid of onvolledigheid heeft aangetoond, zorg voor verbetering, aanvulling of verwijdering. In dat geval worden de eventueel door betrokkene betaalde kosten terugbetaald.

Artikel 14 Klacht en bezwaar

• 1. Indien de betrokkene van mening is dat de gemeente niet handelt in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, kan hij zich tot de gemeente wenden en een klacht en/of bezwaar als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht indienen.

• 2. Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabele uitkomst, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 3. De betrokkene kan ook direct zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 15 Onvoorzien

In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke.

Artikel 16 Slotbepaling

Dit reglement kan worden aangehaald worden als Privacyreglement startWijzer (RMC regio De Friese Wouden 2019) en treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van publicatie.

Aldus vastgesteld in de vergaderingen van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, Heerenveen, Ooststellingwerf, Opsterland, Tytsjerksteradiel, Weststellingwerf en Smallingerland op 5 februari 2019.