GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Dinkelland

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Dinkelland
Het college van de gemeente Dinkelland;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen het:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Dinkelland
Artikel
1

Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel
2

Dag en plaats van de vergaderingen
1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
4.
Het college kan besluiten om op een andere locatie en een ander tijdstip te vergaderen.
Artikel
2a

Vergaderingen in verband met Noaberkracht Dinkelland Tubbergen
1.
Het college vergadert voorts aansluitend aan vergaderingen van het dagelijks of het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, tenzij de burgemeester heeft aangegeven dat geen aansluitende vergadering zal plaatsvinden.
2.
Een oproeping voor een vergadering van het dagelijks of het algemeen bestuur van het openbaar lichaam geldt tevens als een oproeping voor de aansluitende vergadering van het college.
3.
In deze aansluitende vergadering kan worden besloten over onderwerpen die samenhangen met wat is besloten of waarover is beraadslaagd in de voorafgaande vergadering van het bestuur van het openbaar lichaam.
4.
De vergadering vindt in de regel plaats waar de voorafgaande vergadering van het bestuur van het openbaar lichaam heeft plaatsgevonden.
Artikel
3

Verhindering
1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel
4

Agenda
1.
Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis te Denekamp ter inzage.
2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel
5

Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel
6

Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel
7

Stemmingen
1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
3.
- a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel
7a.

Parafenbesluiten
1.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste drie leden van het college voor akkoord is geparafeerd.
2.
Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit
3.
Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris..
4.
De secretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit.
5.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenbesluiten aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de parafenbesluiten.
Artikel
8

Verslag en besluitenlijst
1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.
2.
Het verslag bevat ten minste:
- a.
de namen van de afwezige leden;
- b.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).
3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5.
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
Artikel
9

Openbare vergadering
1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2.
De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel
10

Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 22 mei 2018. Op dat moment vervalt het op 19 maart 2013 vastgestelde reglement .
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 22 mei 2018.
De secretaris
E.M. Grobben
De burgemeester,
J.G.J. Joosten