GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Alkmaar

Reglement van orde op de vergaderingen van de raadscommissies Alkmaar, 2022
Hoofdstuk
1

De raadscommissies
Artikel
1

| Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- •agendacommissie gremium zoals bedoeld in artikel 15 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;
- •college het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar;
- •commissie de raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet;
- •commissiegriffier secretaris van de raadscommissie of diens vervanger;
- •fractie een in de raad vertegenwoordigde groepering als bedoeld in artikel 82, derde lid Gemeentewet;
- •lid een raadslid of een door de raad benoemd commissielid, niet-zijnde raadslid;
- •portefeuillehouder een wethouder of de burgemeester wiens bestuurstaak of aandachtsgebied het betreft;
- •raadsinformatiebijeenkomst een vormvrije bijeenkomst waarin informatie wordt uitgewisseld en raads(commissie)leden een goed beeld krijgen over een onderwerp;
- •vergaderschema het jaarlijks door het presidium vastgestelde schema met vergaderdata voor de vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies;
- •voorstel concreet raadsvoorstel of initiatiefvoorstel en de eventuele bijbehorende openbare documentatie waarover de raadscommissie de gemeenteraad adviseert;
- •woordvoerder lid dat door zijn fractie is aangewezen om het woord te voeren bij het aan de orde zijnde onderwerp.
Artikel
2 |

Raadscommissies van advies
- 1.
De raad stelt de volgende raadscommissies in:
  - a.
Bestuur en Middelen
  - b.
Sociaal
  - c.
Ruimte
  - d.
Gezamenlijk
- 2.
De raadscommissie Bestuur en Middelen overlegt en adviseert de gemeenteraad over de volgende onderwerpen: algemeen bestuurlijke zaken, openbare orde en veiligheid, regio, interbestuurlijk toezicht, financiën, onderzoek gemeenterekening, personeel en organisatie, communicatie en informatievoorziening, economische zaken/centrummanagement, recreatie en toerisme en grondexploitaties.
- 3.
De raadscommissie Sociaal overlegt en adviseert de gemeenteraad over de volgende onderwerpen: sociale zaken, werkgelegenheid, onderwijs, emancipatie, welzijn, maatschappelijke ondersteuning, cultuur, jeugd, re-integratie, buurtgericht samenwerken, migrantenbeleid, sport en volksgezondheid.
- 4.
De raadscommissie Ruimte overlegt en adviseert de gemeenteraad over de volgende onderwerpen: ruimtelijke ontwikkeling, stedelijke ontwikkeling, volkshuisvesting, grondzaken, verkeer en vervoer, parkeerbeleid en -beheer, stads- en wijkbeheer, afvalinzameling, milieu en energiezaken.
- 5.
De raadscommissie Gezamenlijk overlegt en adviseert de gemeenteraad over onderwerpen die betrekking hebben op de gemeenschappelijke regelingen.
Toelichting artikel 2
Indien er voor een raadscommissie geen of weinig onderwerpen zijn dan komt de vergadering te vervallen dan wel worden twee commissies op een vergaderavond samengevoegd.
De raadscommissie Gezamenlijk komt in het begin van het jaar en voor het zomerreces bijeen om de gemeenteraad te adviseren over de zienswijzen op de kadernota’s respectievelijk de jaarrekeningen en begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen, waar de gemeente Alkmaar aan deelneemt.
Artikel
3 |

Taken raadscommissies
- 1.
De agenda van een commissievergadering bestaat uit een procedure-deel en een overleg-deel.
- 2.
De raadscommissie overlegt in het procedure-deel over het voorstel van de agendacommissie over de agendering en wijze van behandeling van de onderwerpen die op de planning zijn opgenomen. Aangegeven wordt welke informatie noodzakelijk is voor de inhoudelijke behandeling, of een raadsinformatiebijeenkomst gewenst is en op welke wijze de behandeling wordt voorbereid. De commissie kan een indicatie geven omtrent de verwachte duur van de behandeling van een onderwerp door de commissie.
- 3.
In het overleg-deel voeren de raadscommissieleden onderling en met de portefeuillehouder overleg over de voorstellen en wordt een advies aan de gemeenteraad gegeven.
Toelichting artikel 3
Met het procedure-deel krijgt de raadscommissie meer grip op de eigen agendaplanning en bepaalt zij de behoefte aan de raadsinformatiebijeenkomsten die nodig zijn om de gemeenteraad adequaat van advies te kunnen voorzien. Het procedure-deel duurt maximaal 15 minuten.
Artikel
4 |

Samenstelling raadscommissie
1.
Alle leden van de raad zijn lid van de raadscommissies.
2.
Elke fractie wijst bij elk aan de orde zijnde agendapunt een woordvoerder aan.
Artikel
5 |

Commissieleden niet-zijnde raadsleden
1.
Elke fractie, die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aan aangemerkt, heeft het recht maximaal drie personen, niet-zijnde raadsleden, voor te dragen bij de raad voor benoeming als commissielid.
2.
Elke fractie die nà de zitting van een nieuwe raad ontstaat, kan ten hoogste één persoon voordragen als commissielid niet-zijnde raadslid.
3.
De artikelen 10, 11, 12 ,13, 15 en 28 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing,
4.
Op het onderzoek van de geloofsbrieven van het voorgedragen commissielid niet-zijnde raadslid is het bepaalde in de artikelen 2 en 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad Alkmaar, 2022 van overeenkomstige toepassing. Ten behoeve van dit onderzoek legt het voorgedragen commissielid de daarvoor benodigde bescheiden over aan de raad.
5.
Alvorens een commissielid zijn functie kan uitoefenen, legt hij in handen van de voorzitter van de raad de eed of verklaring en belofte af overeenkomstig artikel 14 Gemeentewet, met dien verstande dat voor ‘lid van de raad’ wordt gelezen ‘lid van de raadscommissie’.
6.
De commissieleden niet- zijnde raadsleden hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op te treden in de raadscommissies van advies aan de raad die conform artikel 82 Gemeenteraad door de raad zijn ingesteld, tenzij de wet zich daar tegen verzet. Commissieleden niet-zijnde raadsleden zijn verplicht tot geheimhouding, voor zover voor raadsleden deze verplichting geldt.
7.
De vigerende Gedragscode integriteit voor raadsleden in Alkmaar is van overeenkomstige toepassing op commissieleden niet-zijnde raadsleden.
8.
Commissieleden hebben recht op van gemeentewege aanvullende voorzieningen die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden als commissielid te kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan een tablet, gebruik van fractieruimten en toegang daartoe.
9.
Het lidmaatschap van een commissielid niet-zijnde raadslid eindigt:
- a.
als de fractie waar het lid acht wordt deel uit te maken ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;
- b.
als het lid op eigen verzoek ontslag neemt;
- c.
door het overlijden van het lid;
- d.
als de raad de benoeming van het lid intrekt;
- e.
als de fractie de aanwijzing van het lid intrekt;
- f.
als het lid niet meer voldoet aan de vereisten genoemd in het derde lid van dit artikel;
- g.
als het lid een benoeming tot lid van de raad aanneemt;
- h.
als de raadscommissie ophoudt te bestaan;
- i.
van rechtswege op de dag van aftreding van de gemeenteraad.
Artikel
6 |

De voorzitter
1.
De raad benoemt uit zijn midden drie voorzitters en drie plaatsvervangend voorzitters.
2.
De voorzitter is geen lid van de raadscommissie, neemt in de vergadering van de raadscommissie niet deel aan de discussie, en heeft in de raadscommissie geen stemrecht.
3.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
het handhaven van de orde;
- c.
het formuleren van de door het college of burgemeester gedane toezeggingen;
- d.
het samenvatten van het advies van de raadscommissie;
- e.
het doen naleven van dit reglement;
- f.
hetgeen dit reglement hem verder opdraagt.
Artikel
7 |

De commissiegriffier
1.
Het secretariaat van de raadscommissie ligt in handen van de commissiegriffier.
2.
De commissiegriffier verzamelt de commissiestukken, adviseert de voorzitter bij het opstellen van de agenda, verzorgt de publicatie van de agenda en bijbehorende stukken en draagt zorg voor de verslaglegging van de commissievergaderingen.
3.
In iedere vergadering van de raadscommissie is de commissiegriffier aanwezig.
4.
Bij verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie.
Artikel
8 |

Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn, en aan de beraadslagingen deel te nemen.
Artikel
9 |

Vergaderfrequentie en -tijd
1.
Elke raadscommissie komt in principe bijeen conform het door het presidium vastgestelde vergaderschema.
2.
De vergaderingen vangen om 19.30 uur aan en eindigen uiterlijk om 23.00 uur. Indien de vergadering om 23.00 uur voortduurt, doet de voorzitter het voorstel de vergadering te verdagen. Bij voorkeur naar de eerstvolgende vergaderdag tussen 18.30 en 19.30 uur.
3.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
Artikel
10 |

Geluid- en beeldregistraties, toehoorders en pers
- 1.
Van de openbare commissievergaderingen worden beeld- en geluidregistraties gemaakt.
- 2.
Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- en beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
- 3.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 4.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring, of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 5.
De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde van de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Toelichting artikel 10
De beeld- en geluidsregistraties van de openbare commissievergaderingen worden in de regel vanwege gemeentewege via internet openbaar gemaakt door middel van live-uitzending. Aanwezigen bij de commissievergadering kunnen hierop herkenbaar in beeld zijn.
Het is in beginsel niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de voorzitter, de commissiegriffier of een door hem daartoe aangewezen functionaris audio- en video- opnamen te maken.
Artikel
11 |

Agenda, Ingekomen stukken en Rondvraag
- 1.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid Gemeentewet bedoelde documenten, worden tegelijkertijd met de oproeping op elektronische wijze gepubliceerd.
- 2.
De agenda wordt bij aanvang van de vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Bij de vaststelling kan op voorstel van de commissie of de voorzitter de volgorde van de onderwerpen wordt aangepast.
- 3.
Ingekomen stukken worden voorzien van een behandelvoorstel en voor de commissieleden digitaal beschikbaar gesteld in het raadsinformatiesysteem. De overzichtslijst met ingekomen stukken wordt gelijktijdig met de agenda gepubliceerd. Het is aan de commissie om over de afdoening een besluit te nemen. Over de Lijst ingekomen stukken kunnen slechts korte vragen worden gesteld. De voorzitter stelt een ter vergadering aanwezig lid van het college in de gelegenheid de vraag te beantwoorden. Indien een commissielid toch behandeling wenst, dan kan hij daartoe een schriftelijk verzoek met probleemstelling en vergaderdoel aanleveren bij de commissiegriffier ten behoeve van agendering voor een volgende commissievergadering.
- 4.
Commissieleden kunnen tijdens de rondvraag korte vragen stellen over een actueel onderwerp behorende bij de onderwerpen van de raadscommissie. Van onderwerpen voor de rondvraag die tenminste 4 uur voor aanvang van de commissievergadering zijn gemeld bij de commissiegriffier mag de vragensteller een antwoord van het college verwachten. Indien een ter vergadering aanwezig lid van het college de vraag kan beantwoorden, wordt hij daartoe de gelegenheid gesteld. Tijdens de rondvraag vindt er geen debat plaats.
Toelichting artikel 11
Nadat de vergadering is geopend en de mededelingen zijn gedaan, stelt de commissie haar agenda vast.
De agenda is doorgaans opgebouwd uit de volgende onderdelen:
- •Opening en mededelingen
- •Procedurevergadering (zie artikel 3)
- •
Vaste agendapunten
  - o
Vaststelling agenda
  - o
Vaststelling van de verslag van de raadscommissie
  - o
Terugkoppeling AB vergaderingen
  - o
Lijst met toezeggingen
  - o
Vaststelling afdoening ingekomen stukken aan de commissie (zie artikel 11.3)
- •
Spreekrecht publiek
Bij dit agendapunt kunnen burgers iets onder de aandacht van de commissieleden brengen (zie artikel 14)
- •
Rondvraag (zie artikel 11.4)
Het gaat hierbij om vragen aan het college over politiek actuele onderwerpen behorende bij de onderwerpen van de raadscommissie. Tijdens de rondvraag vindt er geen debat plaats.
- •
Te Bespreken
Dit zijn onderwerpen waarover de commissieleden onderling en met het college kunnen overleggen over een voorstel alvorens de commissie een advies aan de raad geeft.
- •
Onder de Streep
Dit zijn onderwerpen waarover in de raadscommissie geen beraadslaging plaatsvindt. Op verzoek van een commissielid kan bij vaststelling van de agenda een dergelijk onderwerp alsnog aan de Te Bespreken-onderwerpen worden toegevoegd. Het betreffende commissielid meldt dit tijdig voorafgaand aan de vergadering bij de commissiegriffier.
Als een voorstel dat op de agenda staat wordt teruggenomen door het orgaan waarvan het afkomstig is, dan blijft het agendapunt op de agenda tenzij de commissie besluit het onderwerp niet te behandelen.
Alle bij de oproep voor de vergadering behorende documenten zijn digitaal beschikbaar en raadpleegbaar in het raadsinformatiesysteem. Het artikel zoekt zoveel mogelijk aansluiting bij artikel 19 Gemeentewet om de agenda en de daarbij behorende voorstellen openbaar te maken. De openbare documenten voor de vergadering kunnen geraadpleegd worden via de website van de gemeente Alkmaar. Leden van de raadscommissie kunnen de documenten voor de vergadering ook raadplegen in een applicatie die hiervoor beschikbaar is gesteld.
Documenten waar geheimhouding op rust liggen voor de raads(commissie)leden ter inzage bij de griffie. Van het inzien van de geheime stukken wordt een register bijgehouden dat bij het desbetreffende stuk ter inzage ligt.
Artikel
12 |

Presentielijst
1.
De leden van de commissie tekenen bij binnenkomst de presentielijst. De presentielijst wordt aan het eind van de vergadering gesloten en door voorzitter en commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
2.
Indien een lid van de commissie na aanvang van vergadering binnenkomt, noteert hij ook het tijdstip van binnenkomst op de presentielijst.
3.
Een lid dat vóór het sluiten van de vergadering de vergadering verlaat, meldt dit bij de commissiegriffier, die daarvan melding maakt in de presentielijst.
4.
Indien er geen afvaardiging van de fractie aanwezig kan zijn bij de commissievergadering dan wordt daar tijdig melding van gemaakt bij de commissiegriffier.
Artikel
13 |

Opening vergadering; quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is, vervalt de vergadering..
Artikel
14 |

Spreekrecht publiek
1.
Een ieder kan aan een commissie verzoeken het woord te voeren over een onderwerp dat:
- a.
als Te Bespreken staat geagendeerd;
- b.
vreemd aan de orde van de agenda is voor zover het onderwerp behoort tot de competentie van de commissie.
2.
Het verzoek wordt tenminste 6 uur vóór aanvang van de vergadering kenbaar gemaakt bij de commissiegriffier. De inspreker meldt daarbij zijn naam, (mail)adres, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.
3.
Een inspreker krijgt maximaal 3 minuten de gelegenheid om kort en bondig iets onder de aandacht van de commissie te brengen, zonder dat daarbij namen worden genoemd van personen die niet aanwezig zijn.
4.
De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers. De spreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. Na afloop van het betoog kan de voorzitter toestaan dat een commissielid een korte verhelderende vraag stelt aan de inspreker. Er vindt geen discussie met de inspreker plaats.
5.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet Bestuursrecht kan worden ingediend.
6.
Op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten om de inspreker bij aanvang van het te bespreken onderwerp het woord te geven.
7.
De inspreker is gehouden zijn betoog onverwijld te beëindigen indien de voorzitter hen daartoe verzoekt, zijn spreektijd is gebruikt of de orde van de vergadering dit noodzakelijk maakt.
Artikel
15

| Verslag
1.
Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt zo spoedig mogelijk op de website van de gemeente geplaatst.
2.
De leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en commissiegriffier hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot wijziging dient uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissievoorzitter worden ingediend.
3.
Het verslag bevat:
- a.
de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester en wethouders, en ter vergadering aanwezige fracties, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
een samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de fracties die het woord voeren;
- d.
de toezeggingen, en een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring.
4.
Het verslag wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffier.
Artikel
16 |

Spreekregels en spreektijden
- 1.
De leden van een commissie spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter.
- 2.
Technische en informatieve vragen worden voorafgaand aan de vergadering gesteld aan de ambtelijke organisatie. De vragen worden gestuurd naar:raadsgriffie@alkmaar.nl.
- 3.
Bij de beraadslaging over een voorstel worden twee termijnen onderscheiden. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin de sprekers in de eerste en tweede termijn aan het woord komen.
- 4.
In de eerste termijn kan een wethouder of burgemeester door de woordvoerder van een fractie gevraagd worden om een politieke verduidelijking over het voorstel om tot een voorlopig standpunt te kunnen komen. Indien er geen vragen zijn, wordt meteen overgegaan tot de tweede termijn. In de tweede termijn gaan de commissieleden onderling met elkaar in debat om tot een advies aan de gemeenteraad te komen.
- 5.
Indien een lid of portefeuillehouder wiens woorden door een ander lid of de portefeuillehouder worden weersproken, geeft de voorzitter betrokkene de gelegenheid tot een korte reactie.
- 6.
Elke fractie krijgt 10 minuten spreektijd per vergadering en het college 20 minuten per vergadering. De spreektijd voor de commissieleden gaat in na Spreekrecht burgers, en voor leden van het college na Rondvraag. Interrupties vallen niet onder spreektijd.
- 7.
In afwijking van lid 6 kan het experimenteerartikel (artikel 53 RvO gemeenteraad) van toepassing worden verklaard op de spreektijden, waarbij gewerkt wordt met het noteren van de spreektijd van elk commissielid en collegelid.
Toelichting artikel 16
De voorzitter zal het commissielid dat tijdens de commissievergadering technische of informatieve stelt, verzoeken na de vergadering hierover met de wethouder contact op te nemen.
De invulling van de eerste termijn (politieke vragen ter verduidelijking van het voorstel) en tweede termijn (onderling debat) maakt dat de vergadering voor de toehoorders goed is te volgen.
De tweede termijn kunnen commissieleden ook benutten om bij andere leden te polsen of er mede-indieners zijn voor op te stellen moties en/of amendementen.
Het experimenteerartikel (lid 7) start na vaststelling van het reglement. Dit betekent dat de spreektijden vermeld in lid 6 tijdens het experiment worden losgelaten. Naast de vaardigheidstrainingen in het kort en effectief spreken en het bijhouden en terugkoppelen van de gebruikte spreektijd per commissielid en collegelid, wordt geëxperimenteerd met het vooraf vaststellen van de totale behandeltijd per agendapunt, en de invulling van de 1e en 2e termijn bij het behandelen van voorstellen. Indien bij de te bespreken onderwerpen een behandeltijd is aangegeven, wordt deze totaaltijd verdeeld over de deelnemers (incl. college). De voorzitter draagt zorg dat de beschikbare tijd niet wordt overschreden. In voorkomend geval zal de voorzitter de spreker verzoeken zijn rede onverwijld te beëindigen.
Het experiment behelst minimaal een periode van een half jaar zodat er voldoende tijd is om ervaringen op te doen. In het voorjaar van 2023 staat een evaluatie gepland voor de ervaringen met dit experiment..
Artikel
17

| Voorstellen van orde
1.
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de beraadslagingen mondeling een voorstel van orde doen, dat kort en bondig wordt toegelicht.
2.
Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergaderingen betreffen.
3.
Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond. Een voorstel van orde is aangenomen bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.
4.
Ieder aanwezig commissielid brengt één stem uit.
Artikel
18 |

Schorsing
- 1.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken.
- 2.
Na de schorsing geeft de voorzitter het lid dat om de schorsing heeft gevraagd de gelegenheid om aan te geven waarom de schorsing was aangevraagd, en wat het heeft opgeleverd.
Artikel
19 |

Openbaarheid en Beslotenheid
1.
De vergaderingen van de raadscommissie zijn, behoudens het bepaalde in de wet en deze verordening, openbaar.
2.
De deuren worden gesloten indien de voorzitter dat nodig oordeelt, of daarom door tenminste eenvijfde van het aantal leden, vermeld op de presentielijst, wordt gevraagd.
3.
Na het sluiten van de deuren beslist de raadscommissie terstond of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4.
Over onderwerpen die in een vergadering met gesloten deuren zijn behandeld, wordt in dezelfde vergadering beslist of een advies wordt uitgebracht. Met gesloten deuren wordt in ieder geval vergaderd indien onderwerpen aan de orde zijn waarbij personen of functionarissen in persoon zijn betrokken of zaken die in de persoonlijke levenssfeer liggen, dan wel indien het gemeentebelang door openbare behandeling kan worden geschaad.
5.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raadscommissie of de raad anders beslist.
Artikel
20 |

Geheimhouding en opheffen geheimhouding
1.
Voor de sluiting van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86 Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het behandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen of tot een bepaalde termijn te beperken.
2.
Indien de raad op grond van artikel 25 Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering van de raadscommissie overleg gevoerd.
3.
De commissiegriffier verleent inzage in originele stukken die voor de leden bij de griffie ter inzage liggen en waarvoor geheimhouding geldt op grond van artikel 25 Gemeentewet of op grond van artikel 19 van deze verordening. Voor het inzien wordt een register bijgehouden dat bij het desbetreffende stuk ter inzage ligt.
Hoofdstuk
2

Raadsinformatiebijeenkomsten
Artikel
21 |

Verzoeken
- 1.
Zowel het college als leden van de raad(scommissie) kunnen een schriftelijk verzoek indienen voor een raadsinformatiebijeenkomst.
- 2.
Voor het inplannen van de verzoeken wordt het door het presidium vastgestelde vergaderschema gevolgd. Desgewenst kunnen er meerdere bijeenkomsten op één avond plaatsvinden en zo nodig in parallelle sessies.
- 3.
Het verzoek wordt door de agendacommissie -voorzien van een advies- voorgelegd aan de raadscommissie wiens domein het onderwerp betreft.
- 4.
De raadscommissie beoordeelt in het procedure-deel van de vergadering of het schriftelijk verzoek kan worden gehonoreerd.
- 5.
Indien de raadscommissie bij meerderheid besluit dat een aangemeld verzoek niet wordt gehonoreerd, meldt de voorzitter dit zo spoedig mogelijk aan de verzoeker(s).
Toelichting artikel 21
De raadsinformatiebijeenkomsten hebben tot doel raad(commissie)leden te informeren over een onderwerp alvorens het wordt besproken in een raadscommissie. De bijeenkomsten zijn laagdrempelig, hebben een informeel karakter en zijn vormvrij. Denk daarbij aan een presentatie, werkbezoek, wijkschouw, kennismakingsgesprek, inspraakavond, (oriënterend) gesprek met het college, stakeholders en/of inwoners, dan wel andere nieuwe vormen voor beeldvormende bijeenkomsten.
Voor de verzoeken is een format beschikbaar inclusief een menu met opties voor de vorm.
Artikel
22 |

De voorzitter
- 1.
De commissievoorzitter of diens plaatsvervanger is voorzitter dan wel gespreksleider van de raadsinformatiebijeenkomsten.
- 2.
De voorzitter is belast met:
  - a.
overleg met de initiatiefnemer ten behoeve van de voorbereidingen;
  - b.
de zorg voor een tijdige aankondiging van de raadsbijeenkomst;
  - c.
de zorg voor de tijdige verspreiding van de uitnodiging en het programma.
  - d.
met het leiden van de bijeenkomst, het handhaven van de orde, en het doen naleven van de vooraf gemaakte afspraken over de invulling van de bijeenkomst.
- 3.
De voorzitter wordt ondersteund door de commissiegriffier.
Toelichting artikel 22
De commissievoorzitter is eerste aanspreekpunt voor en ondersteunt de voorzitter bij zijn taak. Indien het een verzoek voor een raadsinformatiebijeenkomst afkomstig is van het college, kan de ondersteuning door de commissiegriffier worden overgedragen aan de ambtelijke organisatie.
Artikel
23 |

Openbaarheid
1.
De bijeenkomsten van raadsinformatiebijeenkomsten zijn openbaar en voor een ieder toegankelijk.
2.
Er worden geen raadsinformatiebijeenkomsten georganiseerd over onderwerpen waar op basis van de wet geheimhouding rust, dan wel het karakter van het onderwerp dit niet verdraagt. Dergelijke onderwerpen worden behandeld in een vergadering van de raadscommissie of gemeenteraad.
Artikel
24 |

Verslaglegging
- 1.
Van een raadsinformatiebijeenkomst vindt geen verslaglegging plaats.
- 2.
Afhankelijk van het onderwerp en de vorm waarin de raadsbijeenkomst plaatsvindt, wordt deze digitaal opgenomen en nadien via het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld.
- 3.
Presentaties die tijdens raadsinformatiebijeenkomsten worden getoond, worden nadien toegevoegd aan het raadsinformatiesysteem.
Toelichting artikel 24
Voor het verzamelen van informatie wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij het informele karakter van de bijeenkomsten. Er vindt dan ook geen schriftelijke verslagging plaats in deze beeldvormende fase van de besluitvorming.
Hoofdstuk
3

Slotbepalingen
Artikel
25 |

Uitleg reglement
Ingevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel
26 |

Inwerkingtreding
1.
Het Reglement op de raadscommissies van de gemeente Alkmaar, 2019, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 oktober 2019, wordt ingetrokken.
2.
Het raadsbesluit van 28 mei 2020 -inhoudend de wijziging op het in lid 1 genoemd reglement – over de start van de spreektijdenregeling, wordt ingetrokken.
3.
Paragraaf 3 ‘Fractieassistenten’ van de Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten gemeente Alkmaar, 2020, vastgesteld bij raadsbesluit 29 oktober 2020, wordt ingetrokken.
4.
Dit reglement treedt in werking op 21 april 2022.
5.
Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies Alkmaar, 2022’.
Alkmaar, 21 april 2022
De raad van Alkmaar,
mw. drs. A.M.C.G. Schouten (voorzitter
mw. mr. V.H. Hornstra (griffier)