GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021
Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het advies van de afdeling BDV d.d. 12 oktober 2021;
gelet op de artikel 28, aanhef onder g, van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2017;
besluit:
- 1.
het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021 en de Algemene inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021 vast te stellen;
- 2.
het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017, het Inkoop- en aanbestedingsreglement 2017 en de Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen 2017 in te trekken.
Vastgesteld in de vergadering van 12 oktober 2021.
het college van Pijnacker-Nootdorp,
drs. J.P.R. Woudstra
secretaris
mw. F. Ravestein
burgemeester
Bijlage
1

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021
Vooraf
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor elke gemeente, voor elke organisatie.
Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen. Binnen dit kader heeft de VNG in 2012 het raamwerk VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld.
Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand gekomen. Het biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen accenten kunnen leggen. Op deze manier stelt het VNG Model gemeenten in staat een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid te realiseren.
Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven en legt de kaders vast waarbinnen we inkopen en aanbesteden. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.
Dit beleidsdocument van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid en is bedoeld voor burgemeester, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij haar inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor meer transparantie bij Inkopen.
Gelijktijdig met de vaststelling dit beleidsdocument zijn de herziene en geactualiseerde Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen vastgesteld.
Inleiding
De medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de gemeentelijke inkooporganisatie.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de Gemeente plaatsvindt. Daarnaast wordt aan de hand van separate documenten en jaarplannen gewerkt aan de verdere professionalisering en doorontwikkeling van de gemeentelijke inkooporganisatie. Deze documenten sluiten aan op het bovenliggende beleid.
Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, wordt geprobeerd om continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Bij het Inkopen van Werken, Diensten of Leveringen wordt uitgegaan van de volgende inkoopuitgangspunten:
1
Doelstellingen
1.1
Ambities
De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. | We leven bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Bij Pijnacker-Nootdorp willen we efficiënt en effectief inkopen. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. We houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. | Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, diensten en leveringen, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect partijen. Alle medewerkers van de gemeente spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer als die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. | Bij Inkopen kunnen ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrokken worden in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, diensten en leveringen speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maat-schappelijke doelstellingen. | De gemeentelijke organisatie heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken en wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren. | Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de organisatie en draagt daar direct en voortdurend aan bij. Concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
1.2
Bijdrage aan Collegedoelstellingen
Inkoop is ondersteunend aan de Collegedoelstellingen van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij.
De in dit kader belangrijkste bijdragen zijn:
- ■het, binnen de mogelijkheden die er zijn, geven van een preferente positie aan lokale ondernemers;
- ■het ‘waar voor je geld principe’: efficiënt aanbesteden, doordacht, slim, schaalvoordeel enzovoorts;
- ■waarborgen van integere uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
- ■inzetten van social return on investment (SROI) bij aanbestedingen;
- ■invulling geven aan de gemeentelijke duurzaamheiddoelstellingen (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)).
2
Juridische aspecten
2.1
Algemeen juridisch kader
Gemeente Pijnacker-Nootdorp leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet | De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessie-opdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving | Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek | Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet | Het wettelijke kader voor gemeenten.
Gids Proportionaliteit | De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedings-reglement Werken | In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
2.2
Algemene beginselen bij inkopen
2.2.1
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
Gemeente Pijnacker-Nootdorp neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling | Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie | Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie | De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid) | De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contract-voorwaarden.
Wederzijdse erkenning | Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van onze gemeente.
2.2.2
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Gemeente Pijnacker-Nootdorp neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
2.3
Uniforme documenten
Er wordt gestreefd om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedure-regelingen worden geconfronteerd.
Mits passend, worden bij de betreffende Inkopen in ieder geval toegepast:
- ■Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen (kenmerk: 1278891, vastgesteld op 12 oktober 2021;
- ■Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT-2020);
- ■Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016).
2.4
Mandaat en volmacht
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente.
2.5
Afwijkingsbevoegdheid
Afwijken van inkoopprocedures is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het daartoe door het College gemandateerde Directie Team.
Dit betreft de inkoopprocedures die onder de Europese drempelbedragen vallen. Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk.
Het toepassen van een overbruggingsovereenkomst geldt ook als afwijking van inkoopprocedures.
Een afwijkingsbesluit moet vooraf aan de te starten inkoopprocedure en in samenwerking met het team inkoopadvies gemotiveerd en gedocumenteerd aangeboden worden, waarbij rekening gehouden is met de geldende wet- en regelgeving.
Aanbestedingen die voortvloeien uit een bijzondere situatie of die tot stand komen op een wijze die niet tot de normale bedrijfsvoering kan worden gerekend, worden – met toepassing van de hierboven beschreven afwijkingsbevoegdheid – behandeld als afwijking van het gemeentelijk inkoop-en aanbestedingsbeleid.
Van een uitzonderingsgeval is slechts sprake als:
- ■een inkoopprocedure volgens het College, respectievelijk de daartoe gemandateerde nadelig is wegens zwaarwegende argumenten, of
- ■
dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed
1
Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de gemeente zelf. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de gemeente niet kon voorzien. Het betreft uitsluitend om leveringen, diensten of werken die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen.
, of
- ■er sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld: omdat deze beschikt over een alleenrecht -Octrooi of Auteursrecht-of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), of
- ■het gaat om aanvullende diensten, leveringen of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden, noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke opdrachtsuccesvol uit te voeren, of
- ■er sprake is van wettelijk gedwongen winkelnering.
2.6
Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen.
Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbesteding kent de gemeente Pijnacker-Nootdorp een klachtenprocedure. Indien een ondernemer een klacht wil indienen, dan kan dit via de website via het digitale formulier ‘Klachtenmeldpunt Aanbesteden’.
3
Ethische en ideële uitgangspunten
3.1
Integriteit
3.1.1
Bestuurlijke en ambtelijke integriteit staat voorop.
De bestuurders en ambtenaren hebben integer handelen hoog in het vaandel. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
3.1.2
De Gemeente contracteert met integere Ondernemers.
Gemeente Pijnacker-Nootdorp wil alleen zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.
Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Bij twijfel over de integriteit wordt het Bureau Bibob om advies gevraagd.
3.2
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
3.2.1
Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de gemeente Pijnacker-Nootdorp bij aan het verwezenlijken van de zeventien Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen
2
Sustainable Development Goals.
van de Verenigde Naties. Het is de wereldwijde agenda voor Duurzame Ontwikkeling tot 2030.
Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
3.2.2
Bij Inkopen worden sociale, ecologische en economische aspecten in acht genomen.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Er wordt gestimuleerd om sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, diensten en leveringen.
Zoals elke overheidsorganisatie heeft ook de gemeente Pijnacker-Nootdorp als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Zij heeft invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen kan vergroot worden door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen.
In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
- ■Geanalyseerd kan worden in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.
- ■Bij de product- en marktanalyse kan geïnventariseerd worden welke werken, diensten of leveringen op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
- ■In dialoog met de markt wordt gezocht naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.
- ■In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
- ■Er wordt bij voorkeur gekeken naar de levensduurkosten (Total Cost of Ownership) en niet enkel de aanschafprijs.
- ■Digitaal Inkopen (onder meer E-procurement, E-factureren) wordt nagestreefd.
- ■Aangeboden MVI-oplossingen worden in de gaten gehouden en de nakoming van MVI-afspraken wordt gecontroleerd.
- ■
Goede MVI-voorbeelden worden gedeeld met andere overheden via www.pianoo.nl
3
PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij overheden te professionaliseren. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedingsgebied bij elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder stimuleert het expertisecentrum de dialoog tussen opdrachtgevers bij de overheid en het bedrijfsleven. PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim 3.500 inkopers en aanbesteders. PIANOo valt per 1 januari 2017 onder de directie Nationale Programma's van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl).
en via de MVI- Zelfevaluatietool.
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) omvat zeven relevante thema's en is een onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Deze vertaling vanuit de Duurzame ontwikkelingsdoelstellingen is door PIANOo gemaakt en opgenomen in het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.
Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.
De zeven thema’s uit het Manifest zijn:
- •Circulair inkopen;
- •Biobased inkopen;
- •Klimaatbewust inkopen;
- •
Social
return (SROI);
- •Internationale sociale voorwaarden;
- •Milieuvriendelijk inkopen;
- •MKB-vriendelijk / lokaal inkopen.
Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen op woensdag 30 september 2020 onderschreven.
Conform artikel 3 van het Manifest is een Actieplan MVI opgesteld. Bij gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn drie thema’s gekozen die extra aandacht krijgen. De thema’s zijn:
- ■Social return (SROI);
- ■Milieuvriendelijk inkopen;
- ■MKB-vriendelijk / lokaal inkopen.
3.2.3
Social return on Investment (SROI)
Social return on Investment is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor Pijnacker-Nootdorp, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente Pijnacker-Nootdorp wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor SROI bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering.
SROI kan ingezet worden voor:
- ■Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
- ■Het stimuleren van sociaal ondernemen;
- ■Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.
Beleid gemeente Pijnacker-Nootdorp
Het SROI Beleid, vastgesteld op dinsdag 19 maart 2019, verplicht bij alle inkopen van werken, diensten en leveringen met een opdrachtwaarde groter dan de grenswaarde voor meervoudig onderhands aanbesteden een SROI eis op te nemen van ten minste 5% van de geraamde opdrachtsom.
Voor de categorie werken is deze grenswaarde € 200.000, bij de categorieën diensten en leveringen zijn deze grenswaarden € 70.000 .
Voor arbeidsextensieve opdrachten, waarbij de loonsom minder dan 30% van de opdrachtsom bedraagt, wordt een SROI verplichting van 2% gevraagd.
Ter bevordering van eenduidigheid bij gezamenlijke inkoop en eenduidigheid bij werkgevers wordt binnen de arbeidsregio Haaglanden en Zuid Holland Centraal gebruik gemaakt van de bouwblokkenmethode.
Bouwblokkenmethode
Iedere doelgroep heeft in het bouwblokkenmodel een fictieve waarde. De bouwblokken bieden diverse mogelijkheden om social return in te vullen. De opdrachtnemer maakt op basis hiervan zelf een plan van aanpak in overleg met het Werkgeversservicepunt WSP. Het plaatsen van kandidaten heeft de voorkeur. Projecten gericht op kandidaat-ontwikkeling zijn ook mogelijk.
Bij het opstellen van de fictieve waarden is onderscheid gemaakt in waardering tussen gemeentelijke (hoge waarde) en niet gemeentelijke (lage waarde) doelgroepen. Ook is rekening gehouden met de mate van inspanning voor de begeleiding van de doelgroep (de afstand tot de arbeidsmarkt).
3.2.4
Milieuvriendelijk inkopen
Bij milieuvriendelijk inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van een negatieve impact op het milieu, of het leveren van een positieve bijdrage aan het milieu, bijvoorbeeld door het creëren van natuurlijke waarden. Er worden verschillende onderwerpen onderscheiden zoals: energie en klimaat, materialen en grondstoffen, water en bodem, leefomgeving, natuur, biodiversiteit en ruimte, schone lucht, gezondheid en welzijn.
Ambitie
Maximaal verwezenlijken van milieuvriendelijke inkoop- en aanbestedingskansen. Inkoop van producten en diensten worden zoveel als mogelijk klimaatbestendig uitgevoerd.
Voor het verwezenlijken van deze ambitie zijn acties opgenomen in het Actieplan MVI.
3.2.5
MKB-vriendelijk / lokaal inkopen
Dit thema komt aan de orde in hoofdstuk economische keuzes in paragrafen 4.3.1 en 4.3.2.
4
Economische keuzes
4.1
Product- en marktanalyse
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
Het is van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Er kan contact opgenomen worden met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
4.2
Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
4.2.1
Een te grote afhankelijkheid van Ondernemers is niet wenselijk.
Gemeente Pijnacker-Nootdorp streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
4.2.2
Er wordt gekozen voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente Pijnacker-Nootdorp kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
4.3
Lokale economie, midden- en kleinbedrijven (MKB) en sociale ondernemingen
4.3.1
Aandacht voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen. Regionale, nationale, Europese of mondiale kansen moeten omarmd worden.
Er wordt bij Pijnacker-Nootdorp gebruik gemaakt van een Ondernemersregister voor lokale ondernemers waar zij zich in kunnen schrijven om sneller in aanmerking te komen voor gemeentelijke opdrachten.
‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
4.3.2
Midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente Pijnacker-Nootdorp houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan zij doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Ambitie
Als gemeente willen we de inkoop en aanbestedingskansen voor het lokale MKB maximaal verwezenlijken. Dit willen we bereiken door de toegang voor het lokale MKB te verbeteren, mits dit mag volgens de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.
Lokale inkoop draagt namelijk bij aan een doelmatig en duurzaam inkoopproces, doordat transport wordt geminimaliseerd. Daarnaast draagt de gemeente met lokale inkoop bij aan het behoud van bedrijvigheid en werkgelegenheid. Deze ambities sluiten aan bij de economische visie 2020-2025 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp waarin lokaal ondernemen wordt gestimuleerd.
4.3.3
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de gemeente Pijnacker-Nootdorp opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.
Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben. In paragraaf 4.6.3 is daarom een separate procedure opgenomen voor deze uitzonderingscategorie.
4.4
Innovatie
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft de mogelijkheid om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Er zal -waar mogelijk- ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
4.5
Samenwerkingsverbanden
De gemeente Pijnacker-Nootdorp hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Bij elke samenwerking worden afspraken vastgelegd over de werkwijze en mandatering.
Gemeente Pijnacker-Nootdorp participeert in de volgende samenwerkingsverbanden:
- ■InkoopKracht Zuid-Holland West;
- ■Omgevingsdienst Haaglanden;
- ■Metropoolregio (MRDH);
- ■GGD en Veilig Thuis Haaglanden;
- ■Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex;
- ■Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (Inkoopbureau H10);
- ■Archiefbeheer;
- ■Netwerk Waterketen Delfland (NAD);
- ■Samenwerking gemalendienst;
- ■Werken in Haaglanden.
4.6
Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Voor het bepalen van de inkoopprocedure, worden (onder meer) de onderstaande uitgangspunten van de Gids Proportionaliteit gehanteerd. Bij deze afweging is onder meer de categorie Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De gemeente neemt het voorschrift 3.4 A en de figuren in acht, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom zij hiervan wenst af te wijken:
Voorschrift 3.4 A: De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedings-procedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten: - •omvang van de opdracht; - •transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; - •aantal potentiële inschrijvers; - •gewenst eindresultaat; - •complexiteit van de opdracht; - •type van de opdracht en het karakter van de markt.
In de onderstaande twee overzichten wordt met groen aangegeven welke keuze het best geschikt en proportioneel is op basis van de geraamde opdrachtsom. De oranje kleur geeft een indicatie voor een minder geschikt en minder proportionele procedure. Tenslotte wordt in rood weergegeven dat de procedure bij de aangegeven opdrachtsom niet geschikt, noch proportioneel is.
Voor Werken:
Voor Diensten en Leveringen:
4.6.1
Procedures
Enkelvoudig
onderhandse Offerteaanvraag
Er wordt minimaal aan één Ondernemer een Offerte aangevraagd.
Meervoudig
onderhandse Offerteaanvraag
Aan ten minste drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers wordt een Offerte gevraagd.
Voor deze procedure wordt
zoveel mogelijk
gebruik gemaakt van TenderNed, met name in het geval van complexe aanbestedingstrajecten waarbij team Inkoopadvies ondersteuning biedt.
Nationaal
aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen zal gemeente Pijnacker-Nootdorp nationaal aanbesteden. Er wordt voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging gepubliceerd. De uitvraag blijft dus niet beperkt tot drie tot vijf partijen, zoals bij de meervoudig onderhandse procedure.
Bij deze procedure wordt
wettelijk verplicht
gebruik gemaakt van TenderNed.
Europees
aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Bij deze procedure wordt
wettelijk verplicht
gebruik gemaakt van TenderNed.
4.6.2
Werken, diensten en leveringen
Op basis van de bovenstaande figuren worden de volgende procedures gehanteerd op basis van de geraamde opdrachtsommen
Procedure | Diensten en Leveringen | Werken
Enkelvoudig | tot € 70.000 | tot € 200.000
Meervoudig | vanaf € 70.000 tot Europees drempelbedrag | vanaf € 200.000 tot € 2.500.000
Nationaal | (niet van toepassing) | vanaf € 2.500.000 tot Europees drempelbedrag
Europees | vanaf Europees drempelbedrag | vanaf Europees drempelbedrag
4.6.3
Sociale en specifieke diensten
Voor deze uitzonderingscategorie hanteert gemeente Pijnacker-Nootdorp op basis van de geraamde opdrachtsommen de volgende procedures:
Procedure | Sociale en specifieke diensten
Enkelvoudig | tot € 70.000
Meervoudig | - ■vanaf € 70.000 tot € 750.000; - ■vanaf € 750.000: publicatie vooraf en achteraf
Nationaal | (niet van toepassing)
Europees | bij grensoverschrijdend belang
4.6.4
Inhuur externe capaciteit
Inhuur vindt te allen tijde plaats via team P&O van afdeling Bedrijfsvoering (BDV). Team P&O hanteert voor inhuur het dynamisch aankoopsysteem (DAS), tenzij specifiek wordt vastgesteld dat deze werkwijze niet passend
4
Bijvoorbeeld: inhuur voor werkzaamheden die in loonschaal 3, 4 of 5 ingedeeld zijn.
is voor een inhuuropdracht.
Als een inhuurtermijn langer dan zes maanden duurt en/of buiten het p-budget gefinancierd wordt, dan moet het DT vooraf instemmen met de inhuuropdracht.
Schematisch zijn de overzichten van paragrafen 4.6.2 , 4.6.3 en 4.6.4 weergegeven in een keuzeboom, die als bijlage II is toegevoegd.
4.7
Raming opdrachtwaarde
5
Bron: visiedocument PIANOo - vakgroep Aanbestedingsrecht (juni 2019)
Een aanbestedende dienst heeft in beginsel de ruimte om de reikwijdte van de opdracht te bepalen en een gewenste looptijd te kiezen. De hoogte van de geraamde waarde is een belangrijke indicator om een geschikte en proportionele inkoopprocedure te kiezen.
4.7.1
Hoofdregel
De raming van de waarde van een opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Deze opties en verlengingsmogelijkheden dient u ook in het aanbestedingsdocument op te nemen en bij gunning vast te leggen in de overeenkomst. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht. Bij het plaatsen van deze nieuwe opdracht dient u de aanbestedingswet- en regelgeving in acht te nemen, waaronder de regelgeving met betrekking tot de waardebepaling van de opdracht.
Ook eventueel ontvangen opbrengsten van derden dienen meegenomen te worden in de raming. De raming is altijd exclusief BTW.
Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen, dan dient de waarde van alle percelen bij elkaar te worden opgeteld voor de opdrachtraming. Een opdracht mag niet opgeknipt worden in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen (salamitactiek).
Als een project een duidelijk begin en eind heeft, een eigen begroting heeft en er een afgezonderd budget aanwezig is, is dat een aanduiding dat sprake is van een separate opdracht.
4.7.2
Homogeniteit
Homogene diensten en leveringen dienen in beginsel gelijktijdig en via één overheids-opdracht in de markt te worden gezet. De volgende beoordelingscriteria kunnen helpen om vast te stellen wat bij elkaar geteld moet worden. Er is sprake van homogene opdrachten wanneer:
- ■met een opdracht die uit verschillende delen bestaat, eenzelfde doel wordt beoogd, of
- ■het om één functioneel samenhangende opdracht gaat, dus wanneer deze opdracht in één Programma van Eisen als een geheel kan worden opgenomen, of
- ■de gehele opdracht bij één leverancier kan worden afgenomen.
Ook de onderstaande criteria kunnen tot het kenmerk homogeen leiden:
- -economische samenhang (functioneel);
- -technische samenhang (functioneel);
- -dezelfde contractvoorwaarden/specificaties;
- -dezelfde CPV-code (eerste 4 tot 8 posities);
- -dezelfde markt(partijen);
- -dezelfde eindproducten;
- -repeterend karakter;
- -zelfde kostensoort/inkooppakketnummer.
Hoe meer van bovenstaande criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van homogene diensten of leveringen. Hoe minder criteria van toepassing zijn, hoe groter de kans dat er sprake is van (een) afzonderlijke opdracht(en).
4.8
Financiële budget
Met elke ‘investering’ moet begrotingstechnisch rekening gehouden.
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht.
De raming is enerzijds van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. We willen immers niet het risico lopen dat aangegane verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.
Ook is de raming de basis voor de keuze van de te volgen aanbestedingsprocedure om de rechtmatigheid van de opdrachtverlening te waarborgen.
4.9
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Eerlijke mededinging wordt bevorderd. Betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen wordt een eerlijke mededinging geborgd. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente Pijnacker-Nootdorp wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
4.10
Archivering
Alle relevante documenten
6
Dit betreft ten minste offerteaanvragen, offertes, gunnings-/opdrachtbrieven, afwijzingsbrieven, (raam)overeenkomsten en werkafspraken.
van inkoopactiviteiten moeten geregisteerd worden, zodat bij een controle achteraf (spendanalyse, VIC, rechtmatigheidscontrole) voor elke verstrekte opdracht aangetoond kan worden op welke wijze de overheidsuitgaven tot stand zijn gekomen.
5
Inkoop en organisatie
5.1
Product- en marktanalyse
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Fase inkoopproces | Toelichting
Voortraject | - ■Bepalen van inkoopbehoefte - ■Bepalen van het aanbod (bijvoorbeeld: product- en marktanalyse) - ■Raming en bepalen van het financiële budget - ■Keuze Offerteaanvraag
Specificeren | - ■Opstellen van eisen en wensen - ■Omschrijven van de opdracht - ■Opstellen Offerteaanvraag
Selecteren | - ■Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers - ■Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed - ■Offertes evalueren - ■Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) - ■Gunning aan winnende Ondernemer
Contracteren | - ■Tekenen (raam)overeenkomst met (winnende) Contractant - ■Registreren getekende overeenkomst - ■Informeren afgewezen Ondernemers - ■ Archiveren van alle relevante documenten 7 Offerteaanvragen, offertes, aanmeldingen, inschrijvingen, beoordelingsmatrix, gunnings- en afwijzingsbrieven, gunningsadvies, overeenkomsten.
Bestellen | - ■Uitvoeren van deopdracht - ■Eventueel met het doen van bestellingen
Bewaken | - ■Bewaken termijnen - ■Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken door contractbeheerders bij de vakafdelingen. - ■Tijdige betaling facturen
Nazorg | - ■Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd - ■Evalueren overeenkomst met Contractant
5.2
Inkopen in de organisatie
Inkopen is in de gemeente Pijnacker-Nootdorp decentraal georganiseerd.
De (medewerkers van de) vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor haar inkoop-activiteiten.
Team Inkoopadvies van afdeling Bedrijfsvoering (BDV) heeft een ondersteunende rol. Deze ondersteuning omvat het verzorgen van een gedegen kader om alle inkopen en aanbestedingen volgens de in dit beleidsdocument beschreven werkwijze uit te voeren. Daarmee kan de rechtmatigheid van alle vergeven opdrachten gewaarborgd worden.
De beschikbare applicaties worden zo optimaal mogelijk ingericht om de voornoemde doelstelling te verzorgen.
5.3
Verantwoordelijken
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering is uitsluitend verantwoordelijk voor Inkoopadvies. De vakafdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor (de uitvoering van) haar inkoopactiviteiten. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, zoals het in dit document is beschreven.
Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, portefeuillehouder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
Alle relevante documenten van inkoopactiviteiten moeten door de inkopende vakafdeling gedegen gedocumenteerd worden in de daarvoor beschikbare applicaties. Dat geldt voor offerteaanvragen, offertes en alle andere relevante documenten bij een inkoop- of aanbestedingstraject.
5.4
Contractbeheer
De gemeente streeft naar een actief contractbeheer.
Door gecentraliseerd alle contracten te beheren en toegankelijk te maken voor inkopende medewerkers, ontstaat de mogelijkheid om overeenkomsten (binnen een inkooppakket of met een ondernemer) te bundelen en om op basis van een totaaloverzicht strategische keuzes te maken aangaande inkoop.
Bijlage I | Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteding | Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de gemeente voor Leveringen, Diensten of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere ondernemers die voldoen aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft of hebben gedaan.
Aanbestedings-regelgeving | Het geheel van geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op inkoop en aanbesteden, zowel nationaal als Europees-rechtelijk.
Contractant | De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
CPV-code | Common Procurement Vocabulary. Dit is een lijst waarop producten en diensten vermeld worden. De lijst kent categorieën en kent daaraan cijfercodes toe. Deze codes worden in de Europese regelgeving gebruikt om aan te geven of er sprake is van opdracht tot levering, dienstverlening of werk.
Diensten | Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Duurzaamheid | Duurzame ontwikkeling is de ontwikkeling die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen.
Gemeente | Gemeente Pijnacker-Nootdorp, gevestigd aan Oranjeplein 1 in (2641IEZ) Pijnacker.
Inkopen | (Rechts)handelingen gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen | Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Lokaal | Gevestigd in gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) | Ondernemers streven in hun gehele bedrijfsvoering vrijwillig en voortdurend naar een balans tussen een gezond bedrijfs-rendement (profit), een beter milieu (planet) en meer welzijn van de medewerkers en de maatschappij (people). Ook genoemd: duurzaam ondernemen.
Offerte | Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag | Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de huidige Aanbestedingswet en de huidige Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer | Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Social Return on Investment (SROI) | Het opnemen van voorwaarden, eisen en/of wensen in de (SROI-) inkoopprocedure zodat de ondernemer een bijdrage levert aan het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of het bevorderen van maatschappelijke participatie.
Werken | Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Bijlage II | Keuzeboom inkoopprocedures