GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Houten

Gemeente Houten Openbaar of geheim
Een handleiding voor het anonimiseren van college- en raadsstukken, het opleggen van geheimhouding en het vergaderen achter gesloten deuren
Inhoud
Inleiding. 2
Hoofdstuk 1 Openbare stukken. 3
Hoofdstuk 2 Anonimisering. 4
2.1 Anonimiseren van collegevoorstellen. 4
2.2 Anonimiseren van stukken voor de raad. 4
Hoofdstuk 3 Geheimhouding. 5
3.1 Opleggen van geheimhouding. 5
3.1.1 Geheime stukken voor het college. 5
3.1.2 Geheime stukken voor de raad en RTG.. 7
3.2 Bekrachtigen van de geheimhouding. 9
3.3 Opheffen van de geheimhouding. 10
3.4 Vertrouwelijkheid zonder geheimhouding op te leggen. 11
Hoofdstuk 4 Openbaar of besloten vergaderen. 13
4.1 Collegevergaderingen. 13
4.2 Raadsvergaderingen. 13
4.3 Rondetafelgesprekken en informatiebijeenkomsten. 13
4.4 Collegebijpraatavonden. 13
Bijlage 1: standaardraadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding. 15
Bijlage 2: schema geheimhouding. 18
Inleiding
“Openbaar, tenzij…”, dat is het uitgangspunt dat geldt binnen een zoveel mogelijk transparante organisatie als de gemeente. Daarom worden er op grond van de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur strikte voorwaarden gesteld aan het geheim houden van bestuurlijke stukken. Anderzijds dienen belangen, zoals die van de privacy van individuele personen, te worden beschermd. Ook daarvoor moet aandacht zijn bij het opstellen en publiceren van stukken.
In deze handleiding wordt beschreven welke college- en raadsstukken openbaar zijn, hoe de stukken moeten worden geanonimiseerd, wanneer geheimhouding mag worden opgelegd en wanneer vergaderen met gesloten deuren aan de orde is.
De handleiding is primair bedoeld als praktische handreiking voor medewerkers van de gemeente, maar zij behelst ook nuttige informatie voor college en raad.
De informatie is zeker niet volledig. Zo wordt de bescherming van persoonsgegevens slechts belicht met het oog op het schrijven van college- en raadsstukken. De onderwerpen geheimhouding en het vergaderen achter gesloten deuren worden op hoofdlijnen beschreven. Op deze wijze blijft het een toegankelijke, goed leesbare notitie.
Deze notitie is een geactualiseerde versie van de notitie die het college op 31 mei 2016 heeft vastgesteld.
Ten slotte: als medewerkers in een specifieke situatie niet met deze handleiding uit de voeten kunnen, kunnen ze altijd terecht bij de juridisch adviseurs of bestuursadviseurs van het team Advies & Ondersteuning.
Hoofdstuk 1 Openbare stukken
Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kan een ieder een bestuursorgaan verzoeken om informatie, neergelegd in documenten. Uitgangspunt van de Wob is ‘openbaar, tenzij’.
Veel documenten zijn al openbaar, ofwel omdat de wet verplicht tot openbaarmaking of omdat dit de Houtense praktijk is. Waar het gaat om college- en raadsstukken geldt in beginsel het volgende:
- .collegevoorstellen zijn niet openbaar;
- .besluitenlijsten van het college zijn wel openbaar;
- .alle raadsstukken, dus ook raadsvoorstellen en alle bijlagen, zijn openbaar.
Openbaar wil zeggen dat de stukken in (het openbare gedeelte van) raadsinformatiesysteem iBabs worden opgenomen. Ze zijn dan voor een ieder via de website toegankelijk.
| - Let op: Als documenten niet actief, via iBabs, openbaar worden gemaakt, kunnen ze toch op grond van de Wob worden opgevraagd. Aan de hand van criteria die in de Wob staan, wordt dan beoordeeld of de documenten geheel of gedeeltelijk openbaar kunnen worden gemaakt. In deze notitie wordt verder niet ingegaan op de behandeling van verzoeken op grond van de Wob.
Omdat bovengenoemde documenten in beginsel openbaar worden gemaakt, is het van belang er alert op te zijn voor welke stukken een uitzondering geldt. Welke stukken moeten, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, worden geanonimiseerd? Welke stukken zijn geheim? Deze vragen worden in het vervolg van deze notitie beantwoord.
Hoofdstuk 2 Anonimisering
2.1 Anonimiseren van collegevoorstellen
Zoals hiervoor al vermeld, worden collegevoorstellen niet actief openbaar gemaakt. De besluitenlijsten van het college zijn echter in beginsel wel openbaar. Ze worden een week na de desbetreffende collegevergadering, als het college ze heeft vastgesteld, openbaar gemaakt. Naast de openbare besluitenlijst van een collegevergadering kan er ook een besloten besluitenlijst zijn. Op de besloten lijst staan alleen die besluiten waarvoor geheimhouding geldt. Hoofdstuk 3 gaat over het opleggen van geheimhouding.
Er zijn ook besluiten die op zichzelf niet geheim zijn, en dus op de openbare besluitenlijst komen, maar waarbij wel op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de privacy van personen moet worden beschermd. Voor deze besluiten gelden de volgende regels:
- .formuleer de beslispunten zo mogelijk, als de naam niet relevant is, zonder er een naam in te noemen;
- .als dat niet kan, anonimiseer dan door bijvoorbeeld “de heer X” of “mevrouw Y” te vermelden.
- Let op: - .anonimiseren heeft betrekking op naam, (mail)adres en woonplaats (NAW-gegevens); - .als de naam van de persoon bepalend is voor de besluitvorming, bijvoorbeeld bij een aanwijzingsbesluit of een benoemingsbesluit, vermeld de naam dan voluit; - .anonimiseer de naam van een rechtspersoon (bijvoorbeeld bedrijf of stichting) niet, tenzij de naam tot een natuurlijk persoon te herleiden is; - .ook de naam van een persoon die beroepsmatig als gemachtigde optreedt (bijvoorbeeld een advocaat) hoeft niet geanonimiseerd te worden; - .anonimiseer de inhoud van het collegevoorstel niet; dit is niet nodig, omdat het voorstel zelf niet openbaar is.
2.2 Anonimiseren van stukken voor de raad
Voor stukken die naar de raad gaan, met name raadsvoorstellen met bijlagen, en raadsinformatiebrieven, geldt hetzelfde als voor collegevoorstellen. Omdat raadsstukken gelijktijdig met de toezending aan de raad in iBabs komen, en dus openbaar worden, geldt bovendien het volgende:
- .anonimiseer óók de inhoud van het raadsvoorstel, de bijlagen (bijvoorbeeld een nota van zienswijzen) of de collegebrief.
Als raads- of commissieleden (niet-raadsleden die deelnemen aan de RTG) willen weten wie er in het stuk wordt bedoeld, kunnen ze de gegevens opvragen bij de betrokken ambtenaar.
Hoofdstuk 3 Geheimhouding
3.1 Opleggen van geheimhouding
Soms moeten college- of raadsstukken geheim blijven en soms is anonimisering niet voldoende. Er moet dan geheimhouding worden opgelegd. Wat hiervoor de voorwaarden zijn en hoe dat moet, staat voornamelijk beschreven in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet. Artikel 55 heeft betrekking op collegestukken; artikel 25 op raadsstukken.
Wanneer een Wob-verzoek wordt ingediend dat betrekking heeft op stukken waar geheimhouding op rust, dan kan het Wob-verzoek zonder meer worden afgewezen op grond van het feit dat geheimhouding is opgelegd.
3.1.1 Geheime stukken voor het college
Allereerst dient er onderscheid te worden gemaakt tussen:
- .het collegevoorstel (inclusief de bijlagen);
- .de inhoud van het collegevoorstel en
- .de bijlagen.
Dit onderscheid is van belang, omdat met het oog op transparantie van bestuur zoveel mogelijk openbaar moet zijn. Daarnaast is het zo dat alleen in geval er geheimhouding op het collegevoorstel (inclusief bijlagen) is opgelegd, het desbetreffende voorstel op de besloten besluitenlijst komt. Wanneer alleen de inhoud van het collegevoorstel of een bijlage geheim is, en dit dus niet voor de beslispunten geldt, is er géén reden om het voorstel op de besloten lijst te plaatsen.
Uit artikel 55, eerste lid, van de Gemeentewet volgt dat het college zichzelf geheimhouding kan opleggen. Dat kan het college alleen doen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob.
De leden 1 en 2 van artikel 10 van de Wob luiden:
- 1.
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
  - a.
de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
  - b.
de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
  - c.
bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
  - d.
persoonsgegevens betreft als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 87 van de Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.
- 2.
Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
  - a.
de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;
  - b.
de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen;
  - c.
de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  - d.
inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
  - e.
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  - f.
het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie;
  - g.
het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
Bij lid 1 gaat het om absolute gronden voor geheimhouding. In lid 2 staan relatieve gronden. Relatief betekent dat er een belangenafweging moet worden gemaakt tussen het belang van openbaarheid en de in de bepaling genoemde belangen. Er mag alleen geheimhouding worden opgelegd wanneer het in lid 2 genoemde belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.
Is geheimhouding nodig, dan wordt dit in een apart beslispunt opgenomen. Dat beslispunt luidt:
- .Op <dit voorstel (inclusief bijlagen)/de inhoud van dit voorstel/de financiële paragraaf van dit voorstel/bijlage.. bij dit voorstel> geheimhouding op te leggen op grond van artikel 10 lid .., onder .., Wob (<geheimhoudingsgrond>).
Op dit beslispunt volgt altijd een beslispunt over de opheffing van de geheimhouding. Zie paragraaf 3.3.
Bij “geheimhoudingsgrond” vul je, afhankelijk van welke bepaling van toepassing is, het volgende in:
- .
Artikel 10 lid 1 Wob (voor zover relevant):
  - c.
“bedrijfs- en fabricagegegevens”;
  - d.
“bijzondere persoonsgegevens”.
- .
Artikel 10 lid 2 Wob (voor zover relevant):
  - b.
“economische of financiële belangen van de gemeente”;
  - c.
“belang van opsporing en vervolging van strafbare feiten”;
  - d.
“belang van inspectie, controle en toezicht”;
  - e.
“belang van persoonlijke levenssfeer”;
  - f.
“belang dat betrokkene als eerste kennisneemt van de informatie”;
  - g.
“belang van voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling”.
Het eerste argument bij het beslispunt luidt:
- .Het college kan zichzelf geheimhouding opleggen op grond van artikel 55 lid 1 Gemeentewet.
- 2.
<toelichting hoeft niet>
De inhoudelijke argumentatie hangt af van de Wob-grond die je gebruikt.
- .Artikel 10 lid 2, onder b en g, Wob: economische/financiële belangen en onevenredige bevoordeling/benadeling
De gronden, genoemd in artikel 10, tweede lid, onder b en g, van de Wob worden het meest gebruikt, en meestal beide tegelijk. Gebruik je deze redenen dan dien je te beargumenteren waarom je vindt dat het belang van openbaarheid niet opweegt tegen de in de Wob genoemde belangen. Het argument kan als volgt luiden:
- .
Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen de economische of financiële belangen van de gemeente en tegen het belang om onevenredige bevoordeling of benadeling van bij deze aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden te voorkomen.
<toelichting op het argument = belangenafweging>
Artikel 10 lid 1, onder c, Wob: bedrijfs- en fabricagegegevens
De grond, genoemd in artikel 10, eerste lid, onder c, van de Wob wordt ook af en toe gebruikt. Het gaat dan om bedrijfs- en fabricagegegevens die door anderen vertrouwelijk aan de gemeente zijn verstrekt. Ook het gebruik van deze grond dient beargumenteerd te worden, zij het dat er geen belangenafweging hoeft te worden gemaakt en het argument dus simpelweg kan luiden:
. Het betreft bedrijfsgegevens/fabricagegegevens die door <naam> vertrouwelijk aan de gemeente zijn verstrekt.
Let op:
Volgens de jurisprudentie wordt niet snel aangenomen dat er sprake is van bedrijfs- of fabricagegegevens.
- .Artikel 10 lid 1, onder d, Wob: persoonsgegevens
Ook omtrent collegevoorstellen betreffende personeel van de gemeente dient geheimhouding te worden opgelegd, en wel op grond van artikel 10, tweede lid, onder e, van de Wob. De desbetreffende besluiten horen op de besloten lijst. Het (standaard)argument bij het beslispunt kan luiden:
- .
Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
Openbaarheid van dit voorstel zou een inbreuk betekenen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n). Daartegenover staat dat het besluit geen gevolgen heeft voor de (Houtense) gemeenschap of individuele burgers. Daarom weegt het belang van de betrokkene(n) zwaarder.
3.1.2 Geheime stukken voor de raad en RTG
Het college kan de raad geheimhouding opleggen op grond van artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet. De geheimhouding kan betreffen:
- .het raadsvoorstel (inclusief de bijlagen);
- .een deel van de inhoud van het raadsvoorstel en/of
- .één of meer bijlagen.
Ook voor raadsstukken geldt dat geheimhouding alleen opgelegd kan worden op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wob. Voor wat betreft de onderbouwing van de geheimhouding wordt dan ook verwezen naar paragraaf 3.1.1.
Oplegging van geheimhouding aan de raad moet in de meeste gevallen gepaard gaan met oplegging van geheimhouding aan de deelnemers van een rondetafelgesprek (RTG). Anders zou voor niet-raadsleden (commissieleden) die deelnemen aan het rondetafelgesprek, en ook alle stukken krijgen, de geheimhouding niet gelden. Het college legt geheimhouding aan de RTG op met toepassing van artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet. In dit artikel wordt het opleggen van geheimhouding aan raadscommissies geregeld. Het artikel is van toepassing, omdat een RTG moet worden aangemerkt als een raadscommissie (zie Verordening Rondetafelgesprekken en artikel 82 Gemeentewet).
3.1.2.1 Beslispunten en argumenten collegevoorstel
In een collegevoorstel waar een raadsvoorstel bij hoort, neem je het volgende beslispunt op met betrekking tot de geheimhouding:
- .Op <dit voorstel (inclusief bijlagen)/de inhoud van dit voorstel/de financiële paragraaf van dit voorstel/bijlage.. bij dit voorstel> geheimhouding op te leggen op grond van artikel 10 lid .., onder .., Wob (<geheimhoudingsgrond>).
Bij dit beslispunt neem je de argumentatie op zoals aangegeven in paragraaf 3.1.1.
Het volgende beslispunt luidt:
- .De raad resp. RTG op grond van artikel 10 lid .., onder .., Wob geheimhouding op te leggen op <het raadsvoorstel inclusief de bijlagen/de financiële paragraaf van het raadsvoorstel/ bijlage .. bij het raadsvoorstel> (<geheimhoudingsgrond>).
Zie voor de geheimhoudingsgronden paragraaf 3.1.1.
Wat betreft de inhoudelijk argumentatie verwijs je naar de argumentatie bij het beslispunt betreffende de geheimhouding die het college zichzelf oplegt. Daarnaast voeg je het volgende argument toe:
- .Het college mag geheimhouding aan de raad opleggen op grond van artikel 25 lid 2 Gemeentewet en aan alle commissieleden die geen raadslid zijn op grond van artikel 86 lid 2 Gemeentewet.
Deze beslispunten worden gevolgd door een beslispunt over de opheffing van de geheimhouding. Zie paragraaf 3.3.
Het daarna volgende beslispunt luidt:
- .De raad voor te stellen de door het college opgelegde geheimhouding in zijn eerstvolgende vergadering te bekrachtigen.
Zie met betrekking tot bekrachtiging paragraaf 3.2.
Het argument bij dit beslispunt luidt:
- .Als de raad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen (art. 25 lid 3 Gemeentewet).
3.1.2.2 Beslispunt en argumenten raadsvoorstel
In het bijbehorende raadsvoorstel neem je het volgende beslispunt op:
- .De door het college opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.
De argumenten bij dit beslispunt zijn:
- .
Het college heeft geheimhouding opgelegd op grond van artikel 10 lid .., onder .., Wob.
<toelichting op het argument conform voorgaande subparagraaf>
- .Als de raad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen (art. 25 lid 3 Gemeentewet).
Geheime raadsstukken worden met een ‘slotje’ in iBabs gezet.
Let op:
- .Van de geheimhouding wordt op de raadsstukken melding gemaakt; dit is wettelijk verplicht. Met een stempel of digitaal watermerk kan er GEHEIM op worden vermeld.
- .Begin de naam van het geheime document in BINK met ‘GEHEIM’, zodat de lezer meteen ziet dat het om een geheim document gaat.
3.2 Bekrachtigen van de geheimhouding
De raad moet de door het college aan de raad opgelegde geheimhouding bekrachtigen. Dat moet in ‘zijn eerstvolgende vergadering’ gebeuren. Anders vervalt de verplichting tot geheimhouding. Het gaat om de eerstvolgende raadsvergadering nadat het college heeft besloten geheimhouding op te leggen. Er zijn drie situaties te onderscheiden:
- 1.
Het raadsvoorstel zelf is niet geheim en tijdens de eerstvolgende raadsvergadering wordt het inhoudelijk behandeld.
Het beslispunt met betrekking tot de bekrachtiging luidt dan:
. De geheimhouding te bekrachtigen die het college heeft opgelegd op <bijlage .. bij dit voorstel>.
- 2.
Het raadsvoorstel wordt inhoudelijk niet tijdens de eerstvolgende raadsvergadering behandeld.
Er moet dan een apart raadsvoorstel voor de bekrachtiging van de geheimhouding komen, dat wordt geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering.
Een standaardraadsvoorstel voor deze situatie is als bijlage bij deze notitie gevoegd. Het beslispunt van het raadsvoorstel luidt:
. De geheimhouding te bekrachtigen die het college heeft opgelegd op <bijlage> bij het raadsvoorstel betreffende <onderwerp>.
- 3.
Het raadsvoorstel is in zijn geheel geheim.
Dan moet er altijd een apart raadsvoorstel voor de bekrachtiging van de geheimhouding komen, omdat de bekrachtiging in het openbare deel van de (eerstvolgende) raadsvergadering wordt behandeld en de inhoudelijke behandeling van het raadsvoorstel met gesloten deuren plaatsvindt.
Bijgaand standaardraadsvoorstel kan worden gebruikt. Het beslispunt luidt:
. De geheimhouding te bekrachtigen die het college heeft opgelegd op het raadsvoorstel betreffende <onderwerp> / met nummer ….
De regel van de bekrachtiging is alleen van toepassing op stukken die aan de raad in zijn geheel zijn overgelegd. Als de stukken naar één of meer individuele raadsleden (bijvoorbeeld de fractievoorzitters) worden gestuurd, geldt de eis van bekrachtiging niet (art. 25 lid 3 Gemeentewet). In dat geval dient de geheimhouding in acht te worden genomen totdat het college dan wel de raad haar opheft (art. 25 lid 4 Gemeentewet).
3.3 Opheffen van de geheimhouding
De geheimhouding moet in acht worden genomen totdat het college c.q. de raad deze opheft (art. 25 lid 1 en art. 55 lid 1 Gemeentewet).
Bij voorkeur bepaalt het college bij het opleggen van de geheimhouding tot wanneer deze duurt. Na het beslispunt/de beslispunten betreffende de oplegging van de geheimhouding wordt een van de volgende beslispunten opgenomen:
- .De geheimhouding te laten voortduren tot <datum>;
of
- .
De geheimhouding te laten voortduren tot <beschrijving van de situatie>;
hier kan bijvoorbeeld komen te staan:
  - -publicatie heeft plaatsgevonden in de Staatscourant;
  - -de levering van de grond definitief is geworden door inschrijving van de notariële akte van levering in het kadaster;
of
- .De geheimhouding te laten voortduren tot het bevoegde orgaan deze opheft.
Bij gebruik van de eerste twee varianten hoeft het college of de raad de geheimhouding niet actief op te heffen.
Het college zal dit ook in geval van de derde variant niet doen. Omdat collegevoorstellen sowieso niet actief openbaar worden gemaakt, ligt het ook niet voor de hand dat de geheimhouding actief wordt opgeheven. Als er echter aanleiding toe is, bijvoorbeeld omdat er een Wob-verzoek wordt ingediend betreffende een geheim collegevoorstel of een bijlage daarbij, beoordeelt het college wél of de geheimhouding kan worden opgeheven. Dat doet het college aan de hand van een collegevoorstel tot opheffing van de geheimhouding.
Ook de raad zal als daar aanleiding toe is, de geheimhouding opheffen (aan de hand van een raadsvoorstel). In elk geval inventariseert een bestuursadviseur samen met de griffie aan het eind van elk jaar op welke voorstellen (en bijbehorende stukken) nog geheimhouding ligt. Voor zover de geheimhouding kan worden opgeheven, besluit de raad daartoe middels een verzamelbesluit.
3.4 Vertrouwelijkheid zonder geheimhouding op te leggen
Zoals uit het voorgaande blijkt, is opleggen van geheimhouding de regel wanneer informatie niet naar buiten mag. In beginsel zijn stukken dus óf openbaar óf geheim.
Er zijn echter situaties waarin we niet willen dat informatie naar buiten gaat, maar waarin het opleggen van geheimhouding aan college of raad omslachtig is. Dan geldt nog altijd de algemene regel van artikel 2:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Die bepaling luidt:
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Met name in twee situaties kan voor een pragmatische oplossing in plaats van het opleggen van geheimhouding worden gekozen:
- 1.
De inhoud van een collegememo mag niet naar buiten.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je het college in een politiek gevoelige kwestie een richtinggevende keuze wil laten maken tussen een paar opties.
In een dergelijk geval zet je V E R T R O U W E L I J K bovenaan het memo.
Voor de Aanleiding neem je de volgende tekst op:
. Dit memo is bedoeld voor intern beraad en bevat persoonlijke beleidsopvattingen. Deze hoeven op grond van artikel 11 lid 1 van de Wob niet openbaar te worden gemaakt als hierom wordt gevraagd.
Als een andere Wob-grond van toepassing is, vermeld je die (ook). Vanzelfsprekend verifieer je wel of de Wob-grond daadwerkelijk van toepassing is.
- 2.
Je wilt buiten een raadsvergadering om vertrouwelijke stukken overleggen aan de raad.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je tijdens een collegebijpraatavond stukken betreffende een politiek gevoelig onderwerp wil delen met de raad. Zie ook paragraaf 4.4.
In een dergelijk geval zet je V E R T R O U W E L I J K op het document. En je neemt een voetnoot op met de volgende tekst:
. Dit stuk is vertrouwelijk o.g.v. art. 2:5 Awb. Hierin staat dat een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent (of redelijkerwijs moet vermoeden) verplicht is tot geheimhouding van die gegevens.
Let op:
Van deze mogelijkheid maak je zo min mogelijk gebruik. Uitgangspunt is immers dat raadsstukken openbaar zijn en dat dat alleen anders is, wanneer zich een reden voordoet die wordt genoemd in artikel 10 van de Wob.
Hoofdstuk 4 Openbaar of besloten vergaderen 4.1 Collegevergaderingen
Collegevergaderingen worden met gesloten deuren gehouden, tenzij in het reglement van orde van het college anders is bepaald (art. 54 Gemeentewet). Volgens het Houtense reglement van orde kan het college besluiten een openbare vergadering te houden.
4.2 Raadsvergaderingen
Op grond van artikel 23 van de Gemeentewet zijn vergaderingen van de raad in beginsel openbaar. De deuren van de raadsvergadering worden gesloten wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Dit is dus nadat de vergadering in het openbaar is begonnen.
Sommige onderwerpen, genoemd in artikel 24 van de Gemeentewet, kunnen niet in een besloten vergadering worden behandeld.
Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad anders beslist. Een besluitenlijst van de raad wordt niet openbaar gemaakt, voor zover deze betrekking heeft op aangelegenheden ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
4.3 Rondetafelgesprekken en informatiebijeenkomsten
Gelet op de aard en het doel van de RTG’s zijn deze openbaar (art. 4 Verordening Rondetafelgesprekken). Het is echter op grond van artikel 82, vijfde lid, in samenhang met artikel 23 van de Gemeentewet niet uitgesloten een besloten RTG te houden.
Een rondetafelgesprek kan worden gehouden in de vorm van een informatiebijeenkomst, indien het belang van een onderwerp het wenselijk maakt dat meer dan één vertegenwoordiger per fractie deelneemt aan het rondetafelgesprek. Een informatiebijeenkomst kan met gesloten deuren plaatsvinden (artt. 20 en 21 Verordening Rondetafelgesprekken).
De geheimhouding omtrent het behandelde tijdens een besloten RTG of informatiebijeenkomst is geregeld in de artikelen 4, tweede lid, en 22 van de Verordening Rondetafelgesprekken in samenhang met artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet.
4.4 Collegebijpraatavonden
In Houten bestaat ook de zogenaamde collegebijpraatavond. Deze wordt gehouden op initiatief van het college. Het college praat de raad inhoudelijk bij over een bepaald onderwerp. Er wordt in beginsel alleen mondelinge informatie gegeven. Collegebijpraatavonden zijn openbaar. Wanneer vertrouwelijke informatie wordt verstrekt kan de bijpraatavond een besloten karakter hebben. Het college kan op de informatie op grond van artikel 55, eerste lid, van de Gemeentewet geheimhouding opleggen, maar dit gebeurt in de praktijk niet. Zie ook paragraaf 3.4.
| - Kom voor advies of hulp naar een juridisch adviseur of bestuursadviseur van A&O
Bijlage 1: standaardraadsvoorstel bekrachtiging geheimhouding
Raadsvoorstel |
Voorstelnummer: … Zaaknummer: … | Houten, …
Onderwerp: Bekrachtiging geheimhouding op bijlage bij raadsvoorstel <onderwerp> Beslispunten: - 1. De door het college opgelegde geheimhouding op <bijlage> bij het raadsvoorstel betreffende <onderwerp> te bekrachtigen.
Samenvatting
Als het college de raad geheimhouding heeft opgelegd, moet de raad deze op grond van de Gemeentewet, in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigen. Anders komt de geheimhouding te vervallen. Aangezien de inhoudelijke behandeling van het raadsvoorstel betreffende <onderwerp> niet plaatsvindt in de eerstvolgende raadsvergadering, moet de raad daaraan voorafgaand, op <datum> de geheimhouding bekrachtigen.
Aanleiding
Op <datum> heeft het college geheimhouding opgelegd op <naam bijlage/document> bij het raadsvoorstel betreffende <onderwerp> (nummer …). Dit raadsvoorstel wordt op <datum> behandeld in de raad.
Beoogd effect
Borging van de geheimhouding.
Argumenten per beslispunt
1.1 Het college heeft geheimhouding opgelegd op grond van artikel 55 lid 1 Gemeentewet in samenhang met artikel 10 lid 2, onder b en g, van de Wet openbaarheid van bestuur.
Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen het financiële en economische belang van de gemeente. <toelichting, zoals opgenomen in collegevoorstel>
[Kan ook op grond van een andere bepaling van de Wob zijn. In dat geval aanpassen, inclusief toelichting.]
De geheimhouding duurt voort tot <tekst collegevoorstel overnemen>
1.2 Als de raad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen (art. 25 lid 3 Gemeentewet).
De eerstvolgende raadsvergadering is op <datum>.
Voortgang
Behandeling van het inhoudelijke raadsvoorstel is gepland op <datum>.
Houten, …
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten
de secretaris, | de burgemeester,
A.J. Barink | G.P. Isabella
Bijlagen
Geen
Verantwoordelijke portefeuillehouders college
1e PoHo: …
2e PoHo: …
Raadsbesluit |
Voorstelnummer: … Onderwerp Bekrachtiging geheimhouding op bijlage bij raadsvoorstel <onderwerp> De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van … gelezen en besluit: - 1. De door het college opgelegde geheimhouding op <bijlage> bij het raadsvoorstel betreffende <onderwerp> te bekrachtigen.
Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op ….
De raad van de gemeente Houten,
de griffier, $handtekening$ | de voorzitter,
C.M.S. Visser | G.P. Isabella
Bijlage 2: schema geheimhouding