GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Druten

Verordening voor de Rondetafelgesprekken van de raad van de gemeente Druten 2021
De raad van de gemeente Druten;
gelet op artikel 16 en 82 van de Gemeentewet;
gelet op artikel 4, lid 2 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Druten 2021;
gezien de afspraken in het presidium van 7 juni 2021;
besluit vast te stellen: de verordening voor de rondetafelgesprekken van de raad van de gemeente Druten 2021
DEEL
I

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1

Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
voorzitter: de voorzitter van de rondtafelgesprekken of diens plaatsvervanger;
- b.
griffier: griffier van het rondetafelgesprek of diens plaatsvervanger;
- c.
lid: de raadsleden en de burgerleden
- d.
burgerlid: persoon, niet zijnde een raadslid, die op verzoek van de fractie ondersteuning verleent aan de fractieleden en die door de fracties als zodanig is aangewezen;
- e.
wet: gemeentewet
Artikel
2

Instelling
1.
De raad stelt conform artikel 82 van de wet een algemene commissie in, de rondetafelgesprekken genaamd.
2.
De raad besluit aan het begin van een nieuwe raadsperiode tot het al dan niet instellen van commissies. Desgewenst kan dit besluit gedurende de raadsperiode worden herzien.
Artikel
3

Taken en doel
1.
Het rondetafelgesprek:
- a.
Brengt advies uit aan de raad over de onderwerpen en voorliggende stukken.
- b.
Bereidt de besluitvorming in de raad op hoofdlijnen voor en geeft aan of het voorstel als debatstuk of hamerstuk naar de raad vergadering gaat of niet rijp is voor behandeling.
- c.
Voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur
- d.
Het uitbrengen van een advies aan de raad uit eigener beweging.
2.
Het doel van het rondetafelgesprek is de oordeelsvorming over de voorliggende voorstellen door de leden.
Artikel
4

Samenstelling; Benoeming voorzitters
1.
Alle raadsleden van een fractie mogen deelnemen aan het rondetafelgesprek.
2.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De burgerleden in een rondetafelgesprek dienen te voldoen aan hetgeen in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet is bepaald.
3.
Een burgerlid wordt in een raadsvergadering beëdigd volgens artikel 14 Gemeentewet.
4.
De leden van het rondetafelgesprek, niet zijnde raadsleden, worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd of ontslagen.
5.
Een fractie wijst maximaal twee burgerleden aan per raadsperiode.
6.
Per onderwerp mogen maximaal twee personen per fractie deelnemen aan de bespreking in het rondetafelgesprek. Na elk onderwerp kunnen de leden van de fractie wisselen.
Artikel
5

Zittingsduur en vacatures
1.
De zittingsperiode van een lid en een voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het lidmaatschap van een burgerlid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.
3.
Een burgerlid en voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
4.
Het lidmaatschap van burgerleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
6

Voorzitter
1.
De raad benoemt uit zijn midden één of meer voorzitters van de rondetafelgesprekken.
2.
De voorzitter heeft tot taak:
- a.
het gesprek te leiden;
- b.
de orde van de vergadering te handhaven;
- c.
een samenvatting van het besprokene te geven;
- d.
een samenvatting van de gemaakte afspraken over de verdere behandeling van het onderwerp te geven;
- e.
het doen naleven van deze verordening;
3.
De raad kan de voorzitter ontslaan.
Artikel
7

De griffier van het rondetafelgesprek
1.
De griffier wijst ter ondersteuning van elk rondetafelgesprek een griffier van het rondetafelgesprek aan.
2.
De aangewezen griffier is aanwezig bij rondetafelgesprekken en ondersteunt de leden en de voorzitter van de rondetafelgesprekken.
3.
De griffier van het rondetafelgesprek kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in de rondetafelgesprekken deelnemen.
DEEL
II

VERGADERINGEN
Paragraaf
1

Voorbereiding
Artikel
8

Oproep en agenda
1.
De griffier zendt tenminste zeven dagen voor een rondetafelgesprek alle leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2.
De voorlopige agenda wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan alle leden verzonden. De achterliggende digitale stukken worden op de website van de gemeente geplaatst met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet bedoelde stukken.
3.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden toegezonden.
Artikel
9

Verzoek tot agendering
1.
Een raadslid en het college kunnen het presidium schriftelijk verzoeken een onderwerp voor een rondetafelgesprek te agenderen. Het schriftelijke verzoek dient te zijn voorzien van:
- a.
onderwerp;
- b.
de daarop betrekking hebbende documenten;
- c.
relevantie.
2.
Het presidium beoordeelt:
- a.
of een onderwerp, gelet op de doelstelling van de rondetafelgesprekken, zich leent voor agendering in de rondetafelgesprekken.
- b.
of het doel van de behandeling van een raadsvoorstel duidelijk is;
- c.
of het onderwerp van een raadsvoorstel zich leent voor behandeling in een rondetafelgesprek of dat behandeling nodig is in een raadsvergadering.
3.
Zienswijzen op begrotingen van gemeenschappelijke regelingen worden altijd geagendeerd voor een rondetafelgesprek alvorens deze in een raadsvergadering geagendeerd worden.
Artikel
10

Ter inzage leggen van stukken
1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, doet de griffier hiervan mededeling aan de leden van het rondetafelgesprek en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
3.
Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid, onder berusting van de griffier en verleent deze de leden van de rondetafelgesprekken inzage.
Artikel
11

Openbare kennisgeving
1.
De rondetafelgesprekken worden door aankondiging op de gemeentepagina in het in de gemeente te verspreiden huis aan huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van derondetafelgesprekken;
- b.
wijze waarop en de plaats waar eenieder de bij de rondetafelgesprekken behorende stukken kan inzien.
- c.
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.
3.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf
2

Vergadering
Artikel
12

Presentielijst
1.
De griffier van het rondetafelgesprek draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten van vergaderingen.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst, die aan het einde van de vergadering door de voorzitter en de griffier van het rondetafelgesprek door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
13

Opening vergadering; quorum
1.
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.
2.
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen.
3.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het rondetafelgesprek kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van de leden aanwezig is.
Artikel
14

Advies; geen stemmingen
1.
Als de leden in het rondetafelgesprek een advies uitbrengen, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over het advies.
2.
Voor het uitbrengen van een advies als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b. geldt dat één lid van het rondetafelgesprek kan bepalen of een raadsvoorstel een debatstuk wordt.
3.
Voor het uitbrengen van een advies als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder a. is de volstrekte meerderheid vereist.
4.
In een advies als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d. worden de standpunten van alle fracties opgenomen.
5.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaatst met uitzondering van stemmingen over geheimhouding of met betrekking tot de orde.
Artikel
15

Aantal spreektermijnen
1.
De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij het rondetafelgesprek anders beslist.
2.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3.
Leden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4.
Bij de bepaling hoeveel keer een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel
16

Spreekrecht burgers
1.
Inwoners kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn. Insprekers kunnen in een rondetafelgesprek gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over een agendapunt.
2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
- d.
lijst met toezeggingen;
- e.
onderwerpen die niet op de agenda staan.
3.
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk op de dag van de vergadering vóór 16.00 uur aan de griffier onder vermelding van naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
4.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. Tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
5.
De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan het rondetafelgesprek toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
6.
De voorzitter doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
7.
Per agendapunt krijgt elke spreker maximaal vijf minuten het woord, ongeacht of men inspreekt namens meerdere personen. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn.
8.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
Artikel
17

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Het rondetafelgesprek kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
18

Handhaving orde; schorsing
1.
De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere spreker herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren., wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
3.
De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
De voorzitter kan het rondetafelgesprek voorstellen aan een lid dat door zijn gedraging de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien door het rondetafelgesprek ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
19

Werkwijze technische vragen
1.
Technische vragen worden uiterlijk dinsdag vóór de vergadering om 9.00 uur schriftelijk gesteld en bij de griffie aangeleverd en door de griffie aan de leden gezonden.
2.
De schriftelijke antwoorden worden op woensdag verspreid. Bij uitzondering kunnen “resterende vragen” op de dag van de vergadering worden gesteld en zal het college trachten de antwoorden vóór dan wel tijdens de vergadering te beantwoorden.
3.
Bij het stellen van de vraag wordt aangegeven waarom deze gesteld.
4.
In de vergadering zelf worden geen technische vragen gesteld. Het debat gaat alléén over politieke vragen aan de aanwezige collegeleden en er vindt eerste oordeelsvorming van fracties over de voorliggende voorstellen plaats.
Artikel
20

Voorstellen van orde
De voorzitter en leden kunnen tijdens de rondetafelgesprekken mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. Over een voorstel van orde beslissen de leden van het rondetafelgesprek terstond.
Artikel
21

Verslag
1.
De griffier van het rondetafelgesprek draagt zorg voor (audiovisuele) verslagen van vergaderingen en de advieslijst.
2.
Indien een digitale opname niet mogelijk is, draagt de griffier zorg voor een uitgebreid schriftelijk verslag.
3.
De advieslijst bevat tenminste:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de ter vergadering aanwezige raadsleden en burgerleden en de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- c.
een zakelijke samenvatting van gedane toezeggingen aan raadsleden en burgerleden;
- d.
een samenvatting van het advies van het rondetafelgesprek, met vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring.
- e.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 19 toegestaan is deel te nemen aan de beraadslagingen.
4.
De conceptadvieslijst van de voorgaande vergadering wordt aan de leden van de raad toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de eerstvolgende raadsvergadering.
5.
De leden van het rondetafelgesprek, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de conceptadvieslijst onjuistheden bevat of niet duidelijk hetgeen gezegd of geadviseerd is, weergeeft. Een voorstel tot verandering dient 24 uur vóór de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend.
6.
De advieslijst wordt in het eerstvolgende rondetafelgesprek vastgesteld, waarna het door de voorzitter en de griffier wordt ondertekend.
7.
De advieslijsten en audiovisuele registratie wordt op het raadsinformatiesysteem geplaatst.
Paragraaf
3

Besloten rondetafelgesprek
Artikel
22

Algemeen
Op besloten rondetafelgesprekken is deze verordening van toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van het rondetafelgesprek.
Artikel
23

Verslag besloten vergadering
1.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt. Het verslag ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.
2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering wordt ook een besluit genomen over het al dan niet openbaar maken van het verslag.
3.
Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel
24

Opheffing geheimhouding
Als de raad, op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt daarover, indien het rondetafelgesprek dat de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering overleg gevoerd.
Paragraaf
4

Toehoorders en pers
Artikel
25

Toehoorders en pers
1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare rondetafelgesprekken bijwonen.
2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3.
De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Artikel
26

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare rondetafelgesprek geluid- dan wel
beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Deel
III

SLOTBEPALINGEN
Artikel
27

Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Artikel
28

Intrekking oude verordening en inwerkingtreding
1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
2.
De ‘verordening voor de Rondetafelgesprekken van de raad Druten 2020’ vastgesteld op 24 september 2020, wordt gelijktijdig ingetrokken.
Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van d.d. 23 juni 2021,
DE RAAD VAN DE GEMEENTE DRUTEN,
De griffier,
De voorzitter,
Toelichting

Verordening voor de Rondetafelgesprekken van de raad van de gemeente Druten 2021
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. In het rondetafelgesprek wordt vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en oordeelsvorming, maar het politieke debat en de besluitvorming vindt plaats in de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Het rondetafelgesprek kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van het rondetafelgesprek zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
Het rondetafelgesprek bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) het rondetafelgesprek bepaalt of een voorstel aan het rondetafelgesprek wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het reglement van orde is deze taak bij het presidium neergelegd. Het presidium is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in het rondetafelgesprek wordt besproken, aan het begin van het rondetafelgesprek kan ieder lid voorstellen onderwerpen aan de agenda toe te voegen.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van het rondetafelgesprek. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
De burgerleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (tweede lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in het rondetafelgesprek. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet (zie verder de toelichting op het derde lid).
Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.
Op grond van het derde lid moeten burgerleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen.
Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleine fracties – in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van het RTG bepaalt het vierde lid dat iedere fractie twee burgerleden kan voordragen. Artikel vijf regelt dat eenmansfracties mogen deelnemen aan het rondetafelgesprek met twee leden.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van het rondetafelgesprek eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (vierde lid).
De raad kan een lid van het rondetafelgesprek op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie.
Artikel 6. Voorzitter
De raad benoemt voorzitters van de rondetafelgesprekken. Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.
Artikel 8. Oproep en agenda
Het eerste lid stelt verplicht dat de griffier zeven dagen vóór een vergadering de leden van het rondetafelgesprek een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor het rondetafelgesprek een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).
Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden op verzoek inzage (derde lid juncto artikel 8, derde lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Artikel 9. Verzoek tot agendering
Uiteindelijk bepaalt het rondetafelgesprek zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadsledeN komt tot uitdrukking in dit artikel. Raadsleden en college kunnen een verzoek doen tot bespreking van een onderwerp. Het presidium beoordeelt dit verzoek.
Aan het begin van de vergadering wordt de definitieve agenda vastgesteld.
Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat via het digitale raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van het rondetafelgesprek en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden kan de griffier inzage aan hen verlenen (derde lid).
Artikel 11. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst.
Artikel 12. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de burgerleden die deelnamen aan het rondetafelgesprek te kunnen vaststellen.
Artikel 13. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 13 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van de fracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).
Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een rondetafelgesprek de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met het rondetafelgesprek over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 14. Advies; geen stemmingen
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Artikel 15. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien het rondetafelgesprek van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).
Artikel 16. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, rondetafelgesprekken) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen bij het rondetafelgesprek. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’), omdat fracties dan hun mening al gevormd hebben.
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (tweede lid). De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier, dit is uiterlijk 16:00 op de dag van de vergadering.
In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn wordt 5 minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
Artikel 17. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 18. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 18 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (vierde lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 27.
Om te bevorderen dat leden van het rondetafelgesprek zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 20. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan het rondetafelgesprek. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door het rondetafelgesprek. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de vergadering.
Artikel 22. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 23. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus het rondetafelgesprek anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier.
Artikel 24. Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een rondetafelgesprek aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 25. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.