GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Hof van Twente

Instructie voor de griffier van de gemeente Hof van Twente 2021
De raad van de gemeente Hof van Twente;
gelezen het voorstel van het presidium d.d. 11 februari 2021;
besluit:
vast te stellen de volgende instructie voor de griffier voor Hof van Twente 2021;
Artikel
1

Algemene uitgangspunten
1. De griffier vervult een initiërende en signalerende functie in de groei van het dualisme. De griffier heeft een coachende rol naar de raad, bewaakt de politiek-bestuurlijke besluitvorming en bereidt de lange termijn agenda voor.
2. De griffier is eerste adviseur van de gemeenteraad, commissies, het presidium, seniorenconvent en de raadsvoorzitter.
3. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies.
4. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
Artikel
2

Agendering
De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies, het presidium en het seniorenconvent bij het opstellen van de agenda van de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, de vergaderingen van het presidium en het seniorenconvent.
Artikel
3

Bijstand voorzitters raad, raadscommissies, presidium en seniorenconvent
1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2. De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
3. De griffier staat de voorzitter van het presidium en seniorenconvent terzijde bij de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
Artikel
4

Vergaderingen van de raad, raadscommissies en het presidium
1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
2. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, besluitenlijst en overige stukken aan raadsleden, de commissieleden en de leden van het presidium.
Artikel
5

Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel
6

Ambtelijke bijstand
1. De griffier draagt er, in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.
2. De griffier is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van de raad, de raadscommissies bij de aan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen.
Artikel
7

Organisatie griffie
1. De griffier geeft leiding aan de andere bij de griffie werkzame werknemers.
2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
3. De andere bij de griffie werkzame werknemers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel
8

Budgetbeheer
1. De raad stelt voor de uitvoering van haar volksvertegenwoordigende taken eigen budgetten vast. De griffier treedt hierbij op als budgethouder.
2. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.
Artikel
9

Verhindering
1. Indien de griffier meer dan dertig dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie en de burgemeester.
2. Vakantie- en buitengewoon verlof van de griffier wordt door de griffier afgestemd met de werkgeverscommissie vanuit de raad.
Artikel
10

Vervanging
1. Indien de griffier verhinderd is zijn of haar ambt te vervullen wordt hij vervangen door een plaatsvervangend griffier.
2. De plaatsvervangers van de griffier worden, op voorstel van de werkgeverscommissie van de raad, benoemd door de raad.
3. De plaatsvervangend griffier heeft bij de uitoefening van de griffierstaken dezelfde bevoegdheden en verantwoordelijkheden als de griffier.
Artikel
11

Onvoorziene omstandigheden
1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
2. Indien de voorzitter van de raad verhinderd is wordt zijn plaats ingenomen door de door de raad aangewezen plaatsvervangend raadsvoorzitter.
Artikel
12

Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking op 3 maart 2021, onder gelijktijdige intrekking van de “Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Hof van Twente”, zoals vastgesteld op 1 april 2003.
Artikel
13

Citeertitel
Deze instructie wordt aangehaald als: ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Hof van Twente 2021’.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente d.d. 2 maart 2021
De raad van Hof van Twente,
de griffier, de voorzitter,
mr. A. Venema drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Toelichting op de instructie voor de griffier
Artikel 1 Algemene uitgangspunten
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening van de rechten van de raad(sleden). Lid 1 is opgenomen om aan te geven dat de raad met het instellen van de griffie niet alleen een procedurele / administratieve bedoeling heeft gehad maar meer ambitie. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies.
Artikel 2 Agendering
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. Commissievergaderingen worden door de voorzitters in samenwerking met de griffie voorbereid. De griffier en de andere bij de griffie werkzame werknemers nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
In het kader van de uitoefening van de in artikel 1 lid 1 genoemde taken kan de griffier een lange termijnagenda opstellen. In deze agenda worden de speerpunten van de raad in de resterende raadsperiodeweergegeven.
Artikelen 3 en 4 Bijstand voorzitters en vergaderingen van de raad, de raadscommissies en het presidium
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De griffier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Artikel 5 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels ge-steld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 6 Ambtelijke bijstand
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. In het tweede lid is geregeld dat de griffier rechtstreeks informatie kan inwinnen bij de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende ambtelijke organisatie.
Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning. In de verordening op de ambtelijke bijstand worden de spelregels rond de ambtelijke ondersteuning verder uitgewerkt.
Artikel 7 Organisatie griffie
De andere bij de griffie werkzame werknemers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor gekozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken.
Artikel 8 Budgetbeheer
De raad stelt via het vaststellen van de begroting in feite alle budgetten vast. Echter voor de uitvoering van haar eigen activiteiten en de activiteiten van de griffie stelt de raad uitvoeringsbudgetten vast. Dit betreft budgetten voor o.a. representatie, abonnementen, reis- en verblijfkosten en opleidingen. Ook kan de raad zichzelf budgetten toewijzen voor fractieondersteuning. Daarnaast is er een budget voor de personele bezetting van de griffie. Voor deze budgetten moet in het kader van de betreffende regelgeving een budgethouder worden aangewezen. Overeenkomstig de werkwijze binnen de rest van de ambtelijke organisatie van de gemeente en om praktische redenen wordt de griffier als budgethouder aangewezen.
Artikel 9 Verhindering
Ten aanzien van het verlenen van verlof is de werkgeverscommissie verantwoordelijk voor de griffier. De wettelijke grondslag daarvoor ligt vanaf 1 januari 2020 in de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek Rijssen-Holten. De griffier is door de werkgeverscommissie gemandateerd tot het verlenen van verlof aan de bij de griffie werkzame werknemers.
Artikelen 10 Vervanging
Bij vervanging van de griffier geldt voor de plaatsvervanger deze instructie voor de griffier. Naast de twee reguliere vervangers die door de raad zijn aangewezen voor het griffierswerk in brede zin, is voor het commissiewerk in enge zin de mogelijkheid opgenomen om andere bij de griffie werkzame werkzame werknemers in commissievergaderingen incidenteel op te kunnen laten treden als plaatsvervangend griffier. Dit komt de persoonlijke ontwikkeling ten goede en draagt bij aan de expertise en professionaliteit binnen de griffie.
Artikel 11, 12 en 13
Onvoorziene omstandigheden, inwerkingtreding en citeertitel
De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.