Gemeenteblad van Hoogeveen

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
HoogeveenGemeenteblad 2020, 47834Verordeningen



Verordening klankbordcommissie Hoogeveen 2020

De raad van de gemeente Hoogeveen;

Gelet op:

- de artikelen 84, 86, en 149 van de Gemeentewet;

- de Circulaire “benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester” van 1 oktober 2017 en de “Handreiking Burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van 1 mei 2016, beiden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Overwegende dat:

- het in het kader van de zorgvuldige opbouw van de verstandhouding tussen raad en burgemeester en een vrije informatie uitwisseling het gewenst is een commissie in te stellen die periodieke klankbordgesprekken voert waarin een open gedachtewisseling over het functioneren van de burgemeester en het functioneren van de raad kan plaatsvinden;

- de klankbordcommissie een te onderscheiden taak heeft van de vertrouwenscommissie, die benoeming en eventueel herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

Besluit:

vast te stellen de volgende verordening:

“Verordening klankbordcommissie Hoogeveen 2020”

Artikel 1 De klankbordcommissie

  • 1.

    Er is een klankbordcommissie.

  • 2.

    De commissie bestaat uit de fractievoorzitters.

  • 3.

    De voorzitter van de commissie is de fractievoorzitter van de grootste partij.

  • 4.

    De commissie kan ervoor kiezen om de klankbordgesprekken te laten voeren door tenminste de voorzitter en twee andere fractievoorzitters.

Artikel 2. De secretaris, ambtelijke ondersteuning

De griffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

Artikel 3. Vergaderingen

  • 1.

    De commissie houdt ten minste één maal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 2.

    Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

  • 3.

    De datum van het klankbordgesprek wordt door de klankbordcommissie in overleg met de burgemeester bepaald.

Artikel 4. Voorbereiding en inhoud

  • 1.

    De commissie stemt voorafgaand aan de klankbordgesprekken met de burgemeester af bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. In ieder geval wint de commissie informatie in van de raadsleden, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.

  • 2.

    De burgemeester kan suggesties doen voor het inwinnen van informatie.

  • 3.

    De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester, waarbij in acht wordt genomen dat de profielschets een wensenlijst is en door de tijd en ontwikkelingen achterhaald kan raken. Tevens betrekt de commissie hierbij de verslagen van vorige klankbordgesprekken.

Artikel 5. Bijzondere bepalingen inzake het verslag

  • 1.

    De secretaris maakt van de gesprekken zoals beschreven in artikel 4 lid 1 en het klankbordgesprek een verslag. Hierbij is het gestelde in artikel 6 lid 1 onverminderd van toepassing.

  • 2.

    De burgemeester krijgt gedurende een redelijke termijn de gelegenheid te reageren op het conceptverslag.

  • 3.

    Het verslag wordt getekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester.

  • 4.

    Het verslag wordt ter kennisname gezonden naar de klankbordcommissie.

  • 5.

    Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 6. Geheimhouding

  • 1.

    De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

  • 3.

    De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige leden wordt voldaan.

  • 4.

    Stukken die van de commissie uitgaan, waaronder het verslag, worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd.

  • 5.

    Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

  • 6.

    De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in de processen, voor zover mogelijk, wordt gegarandeerd.

  • 7.

    De geheimhoudingsplicht blijft ook in het geval de commissie wordt ontbonden onverminderd van kracht.

  • 8.

    De geheimhoudingsplicht geldt voor ieder van de commissieleden, de overige raadsleden, de secretaris en de burgemeester, ook indien deze die functie niet meer uitoefenen.

  • 9.

    De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

Artikel 7. Archivering

  • 1.

    De secretaris draagt er zorg voor dat na de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2.

    De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor 3 archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

  • 3.

    De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 8. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9. Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

  • 1.

    De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

  • 2.

    De samenstelling wijzigt op het moment dat het fractievoorzitterschap binnen een fractie over gaat naar een nieuwe fractievoorzitter.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening klankbordcommissie Hoogeveen 2020".

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hoogeveen, d.d. 6 februari 2020.

De griffier, De voorzitter,

C. Elken K.B. Loohuis