Besluit informatiebeheer Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland,

Besluit

 

vast te stellen Besluit informatiebeheer Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

Artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland is van toepassing op dit besluit. Daarnaast wordt in dit besluit verstaan onder:

a.

besluit:

het Archiefbesluit 1995;

b.

archiefverordening:

de Archiefverordening Uitvoeringsorganisatie Regio Rivierenland;

c.

archiefbescheiden:

de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

d.

archiefruimte:

een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrengen ingevolge artikel 12, eerste lid, of artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet;

e.

archiefbewaarplaats :

de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 39, vijfde lid, van de regeling aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland te Tiel;

f.

directeur:

De secretaris-directeur van de Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland, bedoeld in artikel 38, eerste en tweede lid, van de regeling;

g.

informatiebestand:

archiefbescheiden waarin een bepaalde fysieke of logische ordening aangebracht is, of met een bestaand hulpmiddel aangebracht kan worden, en

h.

informatievoorziening:

het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden, en

i.

streekarchivaris:

de streekarchivaris van het Regionaal Archief Rivierenland, bedoeld in artikel 10 van de Archiefverordening Breedbandnetwerk Rivierenland.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid

Artikel 2

De directeur is belast met het geheel van de informatievoorziening, voor over deze niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 3

De directeur kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer medewerkers.

Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening

 

Paragraaf 1 Productie van archiefbescheiden

Artikel 4

De directeur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.

Artikel 5

De directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Archiefwet gegeven regels over selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 6

Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 7

De directeur draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor archiefbescheidenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij de krachtens de Archiefwet gestelde eisen.

 

Paragraaf 2 Identificering van archiefbescheiden

Artikel 8
  • 1.

    De directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2.

    Ten aanzien van archiefbescheiden moeten kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden

  • 3.

    Het tweede lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet nodig zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 9

Functie1 draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun voortgangs- en afdoeningstermijnen worden bewaakt.

 

Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden

Artikel 10

De directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 11

De directeur ziet erop toe dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 12

Uit de inventaris, bedoeld in artikel 11, blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer aan wie en waarheen ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbescheiden

 

Paragraaf 4 Bewaring van archiefbescheiden

Artikel 13

De directeur draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in orde, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14

De directeur draagt er zorg voor, dat de archiefruimte, die onder zijn beheer staat, wordt voldoet aan de bij of krachtens de Archiefwet gestelde eisen.

Artikel 15

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de streekarchivaris gehoord.

 

Paragraaf 5 Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden

Artikel 16

De directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die mede de nodige procedurele en technische voorzieningen bevat voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daar gezien hun aard en status niet voor in aanmerking komen.

Artikel 17

De directeur laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan medewerkers van de organisatie, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de directeur.

Artikel 18

Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij als gevolg van bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 19
  • 1.

    De directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • 2.

    Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die medewerkers, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3.

    De directeur draagt er zorg voor, dat degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.

  • 4.

    Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

 

Paragraaf 6 Vervanging van archiefbescheiden

Artikel 20

Over besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

 

Paragraaf 7 Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden

Artikel 21

Over besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

 

Paragraaf 8 Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

Artikel 22

De streekarchivaris kan voorstellen doen aan het dagelijks bestuur tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet.

Artikel 23
  • 1.

    De directeur zorgt voor het in een zo vroeg stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Archiefwet gegeven voorschriften.

  • 2.

    Ingeval van selectie van vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3.

    Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 11 bedoelde inventaris.

Artikel 24

De directeur stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

 

Paragraaf 9 Overbrenging van archiefbescheiden

Artikel 25

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 26
  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het bekend is gemaakt.

  • 2.

    De besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland.

Aldus besloten door het dagelijks bestuur van Uitvoeringsorganisatie Breedbandnetwerk Rivierenland op 6 januari 2020.

De secretaris-directeur

C.P.S. Herms

De voorzitter,

C.A.H. Zondag

Naar boven