GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Vlissingen

Vaststelling reglement voor het verwerken van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Vlissingen
De raad van de gemeente Vlissingen;
overwegende dat het gewenst is om een reglement vast te stellen ten aanzien van het door de gemeenteraad verwerken van persoonsgegevens;
gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en de Privacyverklaring gemeente Vlissingen;
gelezen het raadsvoorstel van 28 februari 2019;
BESLUIT:
Vast te stellen het volgende:
Reglement voor het verwerken van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Vlissingen

Definities
- a.
De gemeenteraad voert de volgende verwerkingshandelingen uit:
Het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens:
- •Op de openbare, algemeen toegankelijke website https://gemeenteraad.vlissingen.nl;
- •Op het niet openbare, niet algemeen toegankelijk deel van de website https://gemeenteraad.vlissingen.nl;
- •Per inkomende en uitgaande e-mail en post;
- •Petities en burgerinitiatieven;
- •Geloofsbrieven;
- •Verklaringen omtrent gedrag;
- •Kandidaatlijsten;
- •Rapporten integriteitsonderzoeken.

Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij hun persoonsgegevens verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en welke verwerking het betreft. Een dergelijk verzoek wordt in beginsel gehonoreerd tenzij dwingende gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de persoon.

Gedragslijnen
Voor het verwerken van persoonsgegevens gelden voor de hierna genoemde categorieën van personen de volgende gedragslijnen.
Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt.
- a.
Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers, zoals raads- en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op de website in voorstellen, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Gedragslijn:
Voor politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat hun namen bekend worden gemaakt op de website en dat (e-mail)adressen en telefoonnummers alleen met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
- b.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van college- en raadsvoorstellen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in hoedanigheid als ondersteuner is bekendmaking niet disproportioneel. Hetzelfde geldt voor ambtenaren die zich ook buiten de raadszaal naar buiten bekend maken (bijvoorbeeld als projectleider of communicatieadviseur) en ambtenaren die namens het college besluiten nemen. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, het telefoonnummer en de directie/het team waar zij werkzaam zijn. In alle overige gevallen is de bekendmaking niet relevant en disproportioneel. Dit geldt in het bijzonder wanneer het persoonsgegevens van ambtenaren betreft in documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad , De reden daarvoor is dat een ongehinderde bijdrage van ambtenaren, en van hen die van buiten bij het intern beraad zijn betrokken bij de beleidsvorming en –voorbereiding, gewaarborgd moet zijn. Zij moeten in alle openhartigheid onderling en met het college en de burgemeester kunnen communiceren. Staatsrechtelijk zijn slechts de standpunten die het bestuursorgaan voor zijn rekening wil nemen relevant.
Gedragslijn:
Voor ambtenaren die ambtelijke ondersteuning bieden bij vergaderingen, die zich ook buiten de raadszaal naar buiten bekend maken, ambtenaren die namens het college besluiten nemen of als griffier optreden bij vergaderingen geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Vlissingen of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam, telefoonnummer en de directie/het team waarvoor zij werkzaam zijn op de website worden gepubliceerd.
- c.
Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of mails aan de raad richten
Brieven en mails aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie of burgerinitiatief aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekening bevatten.
Het integraal publiceren de openbare, algemeen toegankelijke website https://gemeenteraad.vlissingen.nl van deze brieven, e-mails, petities en burgerinitiatieven zou betekenen dat alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet dit als disproportioneel worden beschouwd. Het effect van deze documenten kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Hiertoe is het voldoende als op het besloten, niet algemeen toegankelijke deel van de website aan hen de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.
Brieven en e-mails van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven is niet disproportioneel.
Gedragslijn:
Ingekomen brieven, mails en petities van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden door middel van de vrijdagzending aan de raad verstrekt, burgerinitiatieven worden op de website geplaatst. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet verstrekt. Wanneer een raadslid door middel van het agenderingsrecht vraagt om plaatsing van een brief op de agenda worden geen persoonsgegevens openbaar gemaakt. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel openbaar wordt gemaakt door plaatsing op de website, dan zal er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Er wordt geen BSN en/ of handtekening gepubliceerd.
Brieven van organisaties en instellingen worden door middel van de vrijdagzending aan de raad verstrekt. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet verstrekt.
Voor burgerinitiatieven en petities geldt dat het burgerinitiatief en de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel op de website worden geplaatst (petitie alleen als een raadslid agendering wenst). De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website geplaatst. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor plaatsing op de website. Deze lijst met ondertekenaars wordt wel op het besloten, niet algemeen toegankelijke deel van de website beschikbaar gesteld voor raadsleden en commissieleden.
- d.
Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen;
Personen die tijdens commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen het plaatsen van hun naam, hun functie en de (rechts)persoon die zij vertegenwoordigen op de website (zowel in de vorm van het audioverslag als gepubliceerde tekst). Overige persoonsgegevens worden niet op de website geplaatst.
Gedragslijn:
De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde geplaatst op de website (in de vorm van het audioverslag) en - in de toekomst- uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.
- e.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten;
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten voor individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens, voor zover dit nog niet door het college van burgemeester en wethouders is gedaan, geanonimiseerd p de website geplaatst, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen plaatsen op de website van de persoonsgegevens. Alleen in die gevallen dat een adres relevant is omdat het bijvoorbeeld een bestemmingsplanwijziging betreft worden de adresgegevens op de website geplaatst.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. De transparantie van deze procedure weegt zwaar en soms zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.
Gedragslijn:
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsvoorstellen en daarbij behorende bijlagen worden geanonimiseerd.
Raadsvoorstellen in het kader van bezwaarprocedures en die op de website worden gepubliceerd, mogen alleen wanneer deze relevant zijn de naam/namen en adressen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat voor raadsleden de persoonsgegevens op het besloten, niet algemeen toegankelijke deel van de website wel zichtbaar zijn.
- f.
Benoemingen.
Benoemingen zijn besluiten die uitsluitend in een openbare vergadering worden behandeld en die specifiek de te benoemen persoon betreffen. Bekendmaking van de naam van die persoon is dan ook niet disproportioneel.
Gedragslijn:
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragslijnen nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.

Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragslijnen zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.

Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en burgerinitiatieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk openbaar gemaakt mag worden (inclusief persoonsgegevens) worden aan derden verstrekt. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen die brieven en stukken door derden dus niet zonder te zijn geanonimiseerd worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij maar met eerbieding van de privacy van de burger.

Citeertitel en inwerkingtreding
- 1.
Dit regelement kan worden aangehaald als: 'Reglement voor het verwerken van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Vlissingen’.
- 2.
Deze gedragslijnen treden in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Vlissingen in zijn openbare vergadering van 28 februari 2019.
DE RAAD VOORNOEMD,
De griffier,
E. van der Mark
De voorzitter,
A.R.B. van den Tillaar