GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Leeuwarden

Beleidskader Begraafplaatsen 2018 Leeuwarden
INHOUDSOPGAVE
INLEIDING
1. BESCHRIJVING BEGRAAFPLAATSEN
2. BEHOEFTE EN CAPACITEIT
3. BEHEER EN ONDERHOUD
4. GRAFMONUMENTEN
5. BIJZONDERE GRAVEN
6. INFORMATIE EN COMMUNICATIE
7. DIENSTVERLENING
8. ADMINISTRATIE
9. EXPLOITATIE
BIJLAGE 1 – BESCHRIJVING PER BEGRAAFPLAATS
BIJLAGE 2 - BEREKENING BEHOEFTE EN CAPACITEIT
BIJLAGE 3 - EXPLOITATIE
INLEIDING
Ieder leven eindigt. Daarmee krijgen mensen een laatste rustplaats, veelal op een begraafplaats. Dit kan zowel door begraven, het verstrooien van as op een strooiveld of door het bijzetten van een urn in een graf of in een urnenmuur. De begraafplaats is tevens de, vaak emotionele, plek waar mensen hun dierbaren herdenken.
De gemeente Leeuwarden vindt het belangrijk om met dit beleidskader de beleidsuitgangspunten en kaders voor de begraafplaatsen vast te leggen. Gemeenten zijn, op grond van de Wet op de Lijkbezorging^1 verplicht om een gemeentelijke begraafplaats te hebben. Een gemeentelijke begraafplaats is daarmee een basisvoorziening voor de inwoners van een gemeente. De verantwoordelijkheid van de gemeente voor haar begraafplaatsen kan dus worden vergeleken met de verantwoordelijkheid die zij heeft bij de zorg voor andere collectieve voorzieningen zoals wandelgebieden en fietspaden.
De verschillende aspecten van de begraafplaatsen vragen in bestuurlijk opzicht om een speciale aanpak. Burgers hebben een emotionele betrokkenheid met de begraafplaatsen en alles wat zich daarop afspeelt. Daarbij stelt de dienstverlening hen voor financiële lasten. Heldere kaders over de rechten en verplichtingen zijn daarom noodzakelijk als ook duidelijke afspraken over hoe we hier mee omgaan. We kiezen ervoor om dit helder op een rij te zetten met dit beleidskader begraafplaatsen. De kaders qua regelgeving liggen vast in de Wet- en het Besluit op de lijkbezorging en lokaal in de Verordening en Uitvoeringsbesluit gemeentelijke begraafplaatsen.
De gemeente Leeuwarden bezit zeven gemeentelijke begraafplaatsen waarvan er twee in de stad liggen, de overige vijf zijn dorpsbegraafplaatsen. Onze begraafplaatsen verschillen van elkaar, enerzijds door ligging en inrichting, anderzijds door de mate van de mogelijke dienstverlening.
Met dit beleidskader geven wij duidelijkheid over wat wij met onze begraafplaatsen voor ogen hebben, welke diensten wij aanbieden en welke kwaliteit wij nastreven.
^1
^{Artikel 33 Wet op de lijkbezorging:}
^{Een gemeente heeft voor zich of met een of meer andere gemeenten tezamen tenminste een gemeentelijke begraafplaats, tenzij Gedeputeerde Staten van deze verplichting tijdelijk ontheffing hebben verleend.}
1. BESCHRIJVING BEGRAAFPLAATSEN
De gemeente Leeuwarden heeft zeven begraafplaatsen: de Noorder- en de Huizumerbegraafplaats binnen de stad Leeuwarden en tevens vijf dorpsbegraafplaatsen in Grou, Jirnsum, Reduzum, Warten en Wergea. De oude stadsbegraafplaats aan de Spanjaardslaan is een gesloten begraafplaats. Hier kan niet meer begraven worden. Wel is hier sprake van nog geldende grafrechten. Ook het drenkelingenkerkhof in Snakkerburen is niet meer in gebruik.
Jaarlijks zijn er circa 270 begravingen, waarvan het merendeel op de Noorderbegraafplaats.
De Noorderbegraafplaats is veruit de grootste en vormt het hart van de taakuitvoering. Hier is de aula met het beheerderskantoor, de werkplaats en het meeste van het materieel aanwezig. De aula kan gereserveerd worden voor het houden van rouwplechtigheden (thans ongeveer 60 per jaar).
Daarna volgt in omvang de Huizumerbegraafplaats. Hier is een kleine aula. Van de dorpsbegraafplaatsen is Grou de grootste. Op de dorpsbegraafplaatsen zijn geen faciliteiten aanwezig, behalve een baarhuisje of gereedschapsschuur.
Figuur 1: Deel van de gemeente met de gemeentelijke begraafplaatsen. Met de herindeling van 2018 zijn er geen begraafplaatsen overkomen vanuit Littenseradiel en Leeuwarderadeel.
De begraafplaatsen hebben een diverse oorsprong. Sommige zijn kerkelijke begraafplaatsen geweest die ooit zijn overgedragen aan de gemeente. Andere begraafplaatsen zijn altijd gemeentelijke begraafplaatsen geweest en zijn door verschillende gemeenten beheerd. Daardoor zijn er verschillende achtergronden van beheer en gevoerde administratie. Bij bestaande grafrechten moeten deze achtergronden in ogenschouw genomen worden, omdat er rekening gehouden moet worden met de verordeningen of reglementen die golden ten tijde van de uitgifte van het grafrecht.
Hoewel na de herindeling van 2014 de verordening geharmoniseerd is, is het nu goed om naar de toekomst toe het beheer op alle begraafplaatsen aan dezelfde visie te toetsen en uit te voeren.
In de bijlage treft u een beknopte beschrijving per begraafplaats.
2. BEHOEFTE EN CAPACITEIT
Altijd plek
Om een indicatie te hebben hoeveel behoefte er is aan graven is gekeken naar het aantal overlijdens in de gemeente Leeuwarden^2 . Daarnaast is ook gekeken wat de verwachtingen voor de toekomst zijn, aan de hand van bevolkingsprognoses. Ook is gekeken naar de tijdsduur van het grafrecht. Uit de berekeningen blijkt dat er voldoende graven zijn om te voldoen aan ons uitgangspunt dat de capaciteit voldoende moet zijn voor 15 jaar^3. Wel willen wij blijven sturen op het tijdig vrijkomen van voldoende bruikbare graven. We kunnen daarmee voldoen aan het kader "altijd plek" en er zorg voor dragen dat er voldoende graven beschikbaar zijn voor de inwoners van de gemeente Leeuwarden. Wel zullen we wij blijven sturen op het tijdig vrijkomen van voldoende bruikbare graven.
Ondanks dat er in zijn totaliteit voldoende ruimte is, kan uit een jaarlijkse analyse blijken dat een lokale begraafplaats binnen enkele jaren "vol" kan zijn. Dat wil zeggen dat er op enig moment op die specifieke begraafplaats geen graven uitgegeven kunnen worden. Indien dit gebeurt behoudt de gemeente zich het recht voor om te overwegen om een begraafplaats te sluiten. Zodra blijkt dat een begraafplaats binnen 5 jaar vol kan zijn, dan treedt het college in overleg met de belanghebbenden. Ook zal gekeken worden of er nog alternatieven zijn. In dat geval zal ook overleg met belanghebbenden gezocht worden.
Voor elk wat wils
Wij bieden op onze gemeentelijke begraafplaatsen en met name op de Noorderbegraafplaats, de meest gangbare soorten graven en mogelijkheid voor het bijzetten van urnen aan. Dat betekent verschillende soorten graven, mogelijkheid voor grafkelders, kindergraven, "begraven in het bos", strooiveld, urnengra-ven/muren, islamitisch deel. Uiteraard is het ook mogelijk om in een regulier graf een urn bij te laten zet-ten. Wij baseren ons op het Uitvoeringsbesluit voor welke typen graven er zijn.
Voor nieuwe alternatieve vormen van begraven geldt dat investeringen hierin goed onderzocht moeten worden, voordat hiertoe besloten wordt.
^2
^{Gemeentegrenzen per 1 januari 2018}
^{3 De verdere uitwerking van de berekeningen is opgenomen in bijlage 2}
Vanaf 2014 is de categorie algemene graven vervallen. Dit zijn graven die in beheer bij de gemeente blijven. Hiervoor is geen verlenging mogelijk en de graven worden na de gebruikelijke termijn voor grafrust geruimd. De reden dat deze categorie komt te vervallen is dat deze uitsluitend bedoeld was voor mensen met onvoldoende middelen, veelal met tussenkomst van de gemeente (Sociaal Domein). In de praktijk bleek iedereen gebruik te kunnen maken van deze algemene graven. Dit levert voor de gemeente een te groot financieel nadelig effect op.
Er worden alleen nog particuliere graven voor bepaalde tijd uitgegeven voor een periode van 15 jaar, met opties tot verlenging van een termijn van minimaal 5 tot maximaal 20 jaar. Dit betekent dat er geen graven voor onbepaalde tijd uitgegeven worden.
De wettelijke minimum termijn dat een lijk begraven moet zijn is 10 jaar. Wij hanteren voor het eerste grafrecht een periode van 15 jaar omdat in de praktijk is gebleken dan na 10 jaar niet overal op de begraafplaatsen de resten voldoende zijn verteerd om te kunnen worden geruimd.
De oude stadsbegraafplaats is in 1969 gesloten. Er wordt hier niet meer begraven, er worden geen asbussen bijgezet en er worden geen graven uitgegeven. Op deze begraafplaats kan nog asverstrooiing plaatsvinden. Het verstrooien van as buiten de in gebruik zijnde gemeentelijke begraafplaatsen is geregeld in de APV, artikel 5:35 en 5:36.
Uitzoeken en toewijzen van een graf
Op de Noorder- en de Huizumerbegraafplaats bieden wij de mogelijkheid voor het uitkiezen van de locatie voor het graf aan. Op de dorpen wordt dit niet aangeboden, omdat dit te arbeidsintensief is en de keuzemogelijkheden beperkter zijn. Er is dus sprake van een andere service op de dorpen dan in de stad. Wij streven ernaar dat, op termijn, mensen zelf op hun mobiel of tablet kunnen zien welke graven beschikbaar zijn, zodat zij ook op de dorpsbegraafplaatsen een graf kunnen uitzoeken. Voor wie geen beschikking heeft over een mobiel apparaat, kan het graf samen met een medewerker uitzoeken. Die ondersteuning door onze medewerkers bij het uitzoeken van een graf zal in de legesverordening worden opgenomen.
Reserveren van een graf
Het is te allen tijde mogelijk om na betaling van de grafrechten een particulier grafrecht te verkrijgen (re-serveren).
Tarief grafrecht
Op dit moment is er geen onderscheid in een tarief voor een grafrecht voor een 1-diep graf of een 2-diep graf. Dit vinden wij niet wenselijk, omdat men op de dorpen wel 2 keer grafrechten moet betalen om bij-voorbeeld naast elkaar begraven te kunnen worden. Het tarief voor het grafrecht wordt in de toekomst per laag berekend. Dit betekent een aanpassing van de tarieven. Wij streven ernaar om de tarieven per 1 januari 2019 hierop aan te passen.
Verlengen grafrecht
Uit de capaciteitsberekening blijkt dat er voldoende graven beschikbaar zijn, maar dat dit op de lange termijn niet vanzelfsprekend is. We willen geen uitbreiding van de begraafplaatsen, omdat we vinden dat de huidige omvang voldoende is om aan de behoefte van onze inwoners te voldoen. Het is wel noodzakelijk om te sturen op het blijvend beschikbaar blijven van graven. Wij hanteren daarvoor het wettelijk kader van artikel 28 Wet op de lijkbezorging: een grafrecht kan telkens verlengd worden, met dien verstande dat de houder van de begraafplaats kan bepalen dat een periode van verlenging niet korter is dan vijf jaar en niet langer is dan twintig jaar.
Ruimen
Zodra een grafrecht is verlopen (en niet wordt verlengd) kan een graf worden geruimd. Een graf kan volledig worden geruimd, maar meestal wordt eerst volstaan met het weghalen van het monument en de grafbedekking. Zodra in een graf iemand wordt bijgezet, wordt het graf geschud^4 .
3. BEHEER EN ONDERHOUD
Begraafplaats als verblijfplek
Bij een begraafplaats hoort een gepaste inrichting. Wij zorgen dat het onderhoud van de begraafplaatsen zodanig uitgevoerd wordt dat dit aangename gedenkplaatsen zijn.
De Noorder- en de Huizumerbegraafplaats hebben een parkinrichting. De beplanting en inrichting van deze begraafplaatsen is daarop ingesteld en wordt op parkniveau onderhouden. De overige begraafplaatsen hebben een eenvoudige indeling.
Omdat grafmonumenten verwijderd worden als een grafrecht opgezegd of niet verlengd wordt, kan dit de aanblik van de begraafplaats verstoren. Dit is zeker het geval na de grootschalige verwijdering van grafmonumenten op de Huizumerbegraafplaats. Hiervoor is een nieuw inrichtingsplan gemaakt en wordt gefaseerd uitgevoerd. In het door de raad bekrachtigde collegeprogramma 2018 - 2022 is dit als extra investering opgenomen.
Paden
Om de grafdelfwerkzaamheden veilig uit te kunnen voeren is het wenselijk dat alle graven aan een pad lig-gen. Dat is bij de oudere delen op de begraafplaatsen niet altijd het geval. Het toewerken naar een padenstructuur in die delen vergt een lange adem. Als er nog grafrechten zijn waar een pad gewenst is, dan worden deze rechten gerespecteerd. Als het grafrecht eindigt, komt het graf te vervallen, zodat uiteindelijk een pad gerealiseerd kan worden. Daarbij wordt ook het beschikbaar aantal graven in ogenschouw genomen.
^{4 Het schudden van graven houdt in dat de aanwezige resten in de lagen worden verzameld en dieper begraven zodat de lagen weer vrij komen voor nieuwe begravingen.}
De juiste maatvoering
Omdat mensen groter worden zijn de benodigde grafmaten groter dan in het verleden. Wij houden rekening met het groter worden van grafmaten en proberen voor oudere, kleinere graven oplossingen te vinden.
Door de grotere maten komt het voor dat er geen gebruik gemaakt kan worden van een bestaand graf. Soms kan er maatwerk geleverd worden, omdat een graf "vergroot" kan worden doordat er voor, achter of naast het graf ruimte is. Lange graven kunnen eventueel tot onder het aanliggend pad worden aangebracht. Deze mogelijkheid wordt dan besproken met de rechthebbende. De paden worden daarna weer in oude staat teruggebracht. Mogelijk kunnen vrije graven worden samengevoegd.
Bij het vrijkomen van een ouder graf met een kleine maatvoering wordt bekeken of dat graf gebruikt kan worden om andere aanliggende vrije graven te verlengen. Hierbij dient de benodigde capaciteit in ogen-schouw te worden genomen. Er zijn geen wettelijke bepalingen voor de grootte van een graf, behalve dat er 30 cm afstand tussen de graven (kistruimte) moet zijn.
Grondwater
In artikel 5, vierde lid, van het Besluit wet op de lijkbezorging staat dat graven zich ten minste 30 centimeter boven het niveau van de gemiddeld hoogste grondwaterstand moeten bevinden. Het is gebleken dat dit met name bij de dorpenbegraafplaatsen kritisch is. Hiervoor is een bodemkundige verkenning uitgevoerd. Bij drie (Grou, Warten en Wergea) van de vijf begraafplaatsen is de problematiek van de te hoge grondwaterstanden structureel. Bij de twee andere (Jirnsum en Reduzum) is dit meer incidenteel. Als oplossing voor het probleem is in 2017 drainage aangebracht ter verbetering van de ontwatering met als doel grondwaterstandverlaging. We blijven monitoren hoe de grondwaterstand zich gedraagt.
Uitvoering
De gemeente voert het grafdelven zelf uit. Onze medewerkers zijn hiervoor opgeleid en hiervoor is conform arbowetgeving een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) opgesteld. Daarnaast wordt door het team on-derhoudswerkzaamheden voor het groen en de paden uitgevoerd. Als aanvulling hierop worden onderdelen van het werk uitbesteed.
Het groenonderhoud op begraafplaatsen is dankbaar werk en wordt uitgevoerd op een beschutte plek. Wij bieden daarom de mogelijkheid om stage te lopen of werkervaring op te doen aan mensen met zekere af-stand tot de arbeidsmarkt. Dit kan eventueel in projectverband.
Wettelijke taken
De gemeente (Burgemeester) heeft een aantal wettelijke taken m.b.t. tot begraven die ook gelden voor de particuliere begraafplaatsen. De gemeente heeft daarbij een passieve rol. Te denken valt aan het verlenen van een vergunning voor het opgraven van een lijk in het kader van de Wet op de lijkbezorging.
4. GRAFMONUMENTEN
Verzorgde aanblik graven
In het uitvoeringsbesluit begraafplaatsen is omschreven hoe een grafmonument er uit mag zien. Als hiervan afgeweken wordt, is dit alleen mogelijk met een vergunning.
Rechthebbenden zijn zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het grafmonument. Wij vinden dat zij zelf moeten kunnen bepalen of het monument verweert, of dat het monument juist schoon en mosvrij moet zijn. Indien het grafmonument hersteld moet worden, omdat de steen bijvoorbeeld door weersinvloeden gebroken is of scheefgezakt, dan schrijven wij de rechthebbende hierover aan. Dit geldt ook als eventuele beplanting op het graf aan onderhoud toe is. Het verzakken van het grafmonument als gevolg van inklinken van de grond is inbegrepen in het tarief van het grafrecht en valt daarmee onder het begraafplaatsonderhoud.
We stappen af van de werkwijze van het innen van een verplichte bijdrage voor het klein onderhoud (schoonhouden van de steen, verhelpen van verzakkingen). Rechthebbenden zijn zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het grafmonument en kunnen onderhoud zo nodig regelen bij een steenhouwer. Bestaande rechten op het moment van vaststellen van dit beleidskader worden gerespecteerd.
Beëindiging grafrecht en verwijderen monumenten
Het grafrecht eindigt bij een graf voor bepaalde tijd na afloop van de uitgegeven termijn. Deze termijn is 15 jaar. Indien de rechthebbende dit wenst dan kan het grafrecht na afloop van deze termijn telkens met minimaal 5 jaar en maximaal 20 jaar worden verlengd.
Als mensen afstand doen van een graf of het grafrecht niet verlengen, dan moeten zij aangeven of zij het grafmonument willen behouden. Als zij daar geen behoefte aan hebben, dan vervalt het grafrecht met het daarop geplaatste grafmonument aan de gemeente en verwijderen wij het monument, tenzij het funerair erfgoed betreft.
5. BIJZONDERE GRAVEN
Funerair erfgoed
Op begraafplaatsen vind je vaak bijzondere grafmonumenten. Ook kan sprake zijn van graven van bijzondere personen. Het is waardevol om deze te bewaren. Dit heet funerair erfgoed.
In 2010 Is het funerair erfgoed op de Noorder- en Huizumerbegraafplaats geïnventariseerd en recentelijk, in 2018, is het funerair erfgoed op de dorpsbegraafplaatsen geïnventariseerd. De rechthebbenden zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de steen. Indien er geen rechthebbenden zijn kunnen historische verenigingen, in combinatie met vrijwilligers, mogelijk een oplossing bieden. Zo nodig zorgt de gemeente dat deze graven onderhouden worden.
Oorlogsgraven
Aan de beheerder begraafplaatsen is de functie 'consul voor de Oorlogsgravenstichting te Den Haag' gekoppeld.
Om de instandhouding en het onderhoud van het Nederlandse oorlogsgraf op meer dan 1.300 plaatsen in Nederland zo goed mogelijk te organiseren, doet de Oorlogsgravenstichting een beroep op de 'consul' binnen de gemeente. Er zijn ruim 400 consuls in Nederland. Deze functie wordt in de gemeente Leeuwarden vervuld door de beheerder van de begraafplaatsen. De consul moet officieel worden benoemd door het college.
Van de consul wordt verwacht:
- 1.
dat deze op de hoogte is van de ligging van de (bijzondere) begraafplaats(en) in de gemeente waar zich oorlogsgraven bevinden en contact onderhoudt met de administratie van de stichting;
- 2.
dat hij/zij jaarlijks alle oorlogsgraven in de gemeente inspecteert en een rapportage daarvan (vóór 1 november) naar de Oorlogsgravenstichting stuurt;
- 3.
dat deze de Stichting vroegtijdig informeert over plannen tot bijzetting in - en ruiming van oorlogsgraven, herinrichting van begraafplaatsen en andere zaken die van belang zijn;
- 4.
dat hij/zij de medewerkers van de Oorlogsgravenstichting begeleidt bij hun periodieke controlebezoek;
- 5.
dat deze de werkzaamheden van de stichting actief, eventueel in samenwerking met de gemeentelijke afdeling Voorlichting, onder de aandacht brengt van de lokale bevolking.
Binnen de gemeente Leeuwarden zijn op dit moment 55 oorlogsgraven. Het betreft niet alleen graven op de gemeentelijke begraafplaatsen, maar ook op andere begraafplaatsen binnen de gemeente Leeuwarden. Naast de oorlogsgraven is er op de Noorderbegraafplaats een erehof voor personen uit het verzet.
Gelet op het bijzondere karakter van oorlogsgraven is voor ruiming een protocol met de Stichting 1940-1945 afgesproken. Dat houdt in dat oorlogsgraven alleen worden geruimd of verplaatst op nadrukkelijk verzoek van de rechthebbende.
Het ereveld blijft onaangetast.
6. INFORMATIE EN COMMUNICATIE
Klantgerichtheid
Het overlijden van een naaste is een emotionele en ingrijpende gebeurtenis. Bovendien moeten er snel be-slissingen genomen worden, omdat de wettelijke termijn om iemand te begraven, binnen zes werkdagen, maar niet eerder dan 36 uur, is. Dit betekent dat de contacten met de nabestaanden zorgvuldig en correct moeten verlopen. De gegeven informatie moet volledig zijn. Meestal treedt de begrafenisondernemer of uitvaartleider op als intermediair. We stellen een aantal richtlijnen vast waar de dienstverlening aan moet voldoen.
Om ervoor te zorgen dat er snel duidelijkheid is over wanneer de begraving plaats kan vinden, kan de begrafenisondernemer 24 uur per dag, 7 dagen in de week een reservering doen via een webagenda. Daarna is altijd telefonisch contact tussen de administratief medewerker en de begrafenisondernemer om nadere afspraken te maken.
Het is voor nabestaanden, die na langere tijd een graf bezoeken, belangrijk dat ze het graf makkelijk kunnen vinden. Het graf kan worden gevonden middels een app op een smartphone of tablet. De app is ook beschikbaar als website via de gemeentelijke pagina. De wijze waarop de app kan worden gevonden wordt kenbaar gemaakt bij de toegang van de begraafplaatsen.
Informatie over de mogelijkheden per begraafplaats en de bijbehorende tarieven moeten eenvoudig te raadplegen zijn, net als de verordening. Hiervoor wordt de geboden informatie op de website www.leeuwarden.nl periodiek gecontroleerd.
Om te controleren of onze klantgerichtheid en informatievoorziening naar wens is, nodigen wij periodiek een aantal begrafenisondernemers uit voor een gesprek.
Klachten
Klachten kunnen worden ingediend via 14-058, digitaal via een klachtenformulier op de website www.leeuwarden.nl, maar uiteraard ook schriftelijk. Indien de klacht mondeling bij de beheerder of één van de medewerkers ingediend wordt, dan wordt deze klacht ook geregistreerd. Er wordt binnen één week op de klacht gereageerd. Soms zal het voor komen dat nader onderzoek nodig is en beantwoording langer duurt. Dit wordt dan ook aangegeven.
7. DIENSTVERLENING
Ontvangstmogelijkheid
Burgers en begrafenisondernemers worden met aandacht en respect te woord gestaan. Op de Noorderbe-graafplaats is er de fysieke mogelijkheid van ontvangst van burgers en begrafenisondernemers, zowel in de aula als op het kantoor. Hoewel beide ruimten niet altijd geschikt zijn voor een ontvangst wordt dit met de grootst mogelijke zorgvuldigheid gedaan.
Op de overige zes begraafplaatsen is geen ontvangstmogelijkheid. Belangstellenden voor die begraafplaatsen stellen hun vragen hoofdzakelijk telefonisch of via de mail en website.
Burgers en begrafenisondernemers hechten veel waarde aan persoonlijk contact. Er moet vaak meer besproken worden dan men via de website kwijt kan.
Op de gemeentelijke website zal een formulier worden geplaatst waarmee bezoekers en begrafenisonder-nemers hun eerste vraagstelling kunnen neerleggen. Daarop zal de administratie contact opnemen om één en ander persoonlijk te bespreken of te regelen.
Aula
De aula op de Noorderbegraafplaats wordt gebruikt voor ontvangst voorafgaand aan de begraving om een rouwplechtigheid te houden en na afloop voor de nazit. De voorzieningen, zoals geluidsapparatuur en beeldschermen, zijn aangepast aan de huidige standaard.
Indien gewenst wordt nu nog –in beperkte mate- door de gemeente service aangeboden die ook rechtstreeks door de begrafenisondernemer kan worden geleverd zoals het regelen van de catering. Daar wij van mening zijn dat de gemeente vooral zich moet richten op de basistaken zal deze service onder de loep worden genomen.
8. ADMINISTRATIE
De gegevens rondom begraven worden geregistreerd in het systeem Key2Begraven van Centric. De registratie bevat onder andere termijnen van uitgifte, legesberekening, rechthebbende en grafstatus. Wij streven naar een zo zorgvuldig mogelijke administratie. We hebben te maken met veel verschillende reglementen en verordeningen uit het verleden, mede door de herindelingen. Ook gaat het om de registratie van grafrechten die vaak vele jaren en soms decennia teruggaan. Dat betekent dat deze oude regelingen in ogenschouw genomen moeten worden om te bepalen welke rechten en plichten bij een bepaald grafrecht horen. Voor nieuw uit te geven grafrechten geldt het kader per 2018.
Kwaliteitsslag
Het eerste kwartaal van 2017 is begonnen met een kwaliteitsslag in de administratie van de begraafplaatsen. Daartoe zijn alle graven in kaart gebracht en digitaal gekoppeld aan de administratie. Daarmee is de administratie op grafniveau in overeenstemming gebracht met de werkelijkheid. Desondanks dient, voordat een graf kan worden uitgegeven, gecontroleerd te worden of een graf daadwerkelijk leeg is.
Nu de graven vanuit de werkelijkheid zijn geïnventariseerd, kan een verdere kwaliteitsslag worden gemaakt met betrekking tot het ontbreken van gegevens van rechthebbenden. Waar de rechthebbende niet is gevonden wordt een mededeling (sticker) bij het graf aangebracht met het verzoek contact op te nemen. De gevonden rechthebbende wordt middels een brief gevraagd wat hij met het graf wil (behouden, afstaan of termijn verlengen). Indien na 1 jaar niemand zich gemeld heeft, mag worden aangenomen dat er zich geen rechthebbende meer zal melden. Afhankelijk van het specifieke reglement of de verordening bij uitgifte van het grafrecht, komt het graf vrij of moet alsnog gewacht worden tot het aannemelijk is dat de rechthebbende is overleden.
Met het aanschrijven van gevonden rechthebbenden wordt zeer omzichtig omgegaan omdat dat erg gevoelig kan liggen. Vaak is niet (meer) bekend dat men een graf op naam heeft. Daarnaast moet per geval worden bepaald onder welke verordening het grafrecht is aangegaan en wat dat recht inhoudt, zoals de aangegane termijn of overdraagbaarheid. Indien een rechthebbende een grafrecht wil verlengen of een verlopen recht opnieuw wil aangaan, gaat dat conform het huidige recht.
Rechthebbenden voor wie de termijn bijna verloopt, worden daarover tijdig bericht (wettelijke plicht). Het overlijden van een rechthebbende wordt dagelijks gesignaleerd vanuit de Basis Registratie Personen.
9. EXPLOITATIE
Financieel beleid
Op dit moment (mei 2018) zijn de begraafplaatsen voor 74% kostendekkend in de exploitatie. Aan de kostenkant zijn geen mogelijkheden om tot een hoger dekkingspercentage te komen. Het dekkingspercentage staat zelfs onder druk. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat het lastig blijkt om het verwijderen van grafmonumenten planmatig uit te voeren. Tevens is er geen mogelijkheid te reserveren voor de incidentele grootschaliger onderhoudswerkzaamheden.
Aan de batenkant is ook geen ruimte. Om een indruk te krijgen van de hoogte van de leges is op basis van de grafkostenmeter van Monuta een vergelijking gemaakt op basis van de kosten van begraven en een grafrecht van 20 jaar.
In vergelijking met een aantal gemeenten in Fryslân zitten wij in de middenmoot; wel is Leeuwarden relatief goedkoop in vergelijking met 2 vergelijkbare steden. Evenwel kiezen we er niet voor om de leges dusdanig te verhogen dat de exploitatie kostendekkend kan worden en houden vast aan het huidige dekkingspercentage van 74%.
BIJLAGE 1 – BESCHRIJVING PER BEGRAAFPLAATS
Noorderbegraafplaats
De Noorderbegraafplaats in Leeuwarden is de grootste begraafplaats van de gemeente. De begraafplaats kent een rechtlijnige structuur met rechthoekige grafvelden maar tevens, aan de noordelijke randen, een veld met gebogen rijen en een vrij in te delen veld. Er bevinden zich urnentuinen en urnen nissen, er is een Islamitisch deel en een veld ter nagedachtenis aan levenloos geboren kinderen. Verder is op de Noorderbe-graafplaats een erehof voor verzetsstrijders ingericht. Op de begraafplaats staat een aula van waaruit de administratie wordt gevoerd en de werkplaats voor de onderhoudsmedewerkers.
Huizumerbegraafplaats
De Huizumerbegraafplaats is verdeeld in rechthoekige vakken met paden rondom en tussen de rijen. De aankleding oogt parkachtig met veel groen en bomen. Op de begraafplaats kan alleen begraven worden. Er zijn geen urnennissen.
Grou
De begraafplaats in Grou bestaat uit twee delen. Het oudste deel kent een rechtlijnige structuur gekenmerkt door een kruisvormige padenstructuur zonder tussenpaden. Op het nieuwere deel zijn de graven in rechte en gebogen rijen onderverdeeld met paden tussen de rijen. Op de begraafplaats bevinden zich naast de gewone graven een aantal urnennissen.
Jirnsum
De begraafplaats in Jirnsum is ovaal van vorm. Rond het grafveld ligt een pad. De graven liggen in aaneengesloten rijen zonder tussenpaden. De begraafplaats wordt voor de helft omringd door bomen. Het is een traditionele begraafplaats waar alleen begraven kan worden.
Warten
De begraafplaats van Warten is een oude gemeentelijke begraafplaats, gekenmerkt door een kruisvormige padenstructuur zonder paden tussen de graven. De begraafplaats wordt omsloten door bomen. Er zijn tevens een aantal urnennissen.
Wergea
De begraafplaats van Wergea is een oude gemeentelijke begraafplaats, gekenmerkt door een kruisvormige padenstructuur zonder paden tussen de graven. De begraafplaats in Wergea heeft een laanachtig toegangspad.
Reduzum
De begraafplaats van Reduzum is een oude gemeentelijke begraafplaats, gekenmerkt door een kruisvormige padenstructuur zonder paden tussen de graven en wordt omsloten door bomen. Er zijn tevens een aantal urnennissen.
BIJLAGE 2 - BEREKENING BEHOEFTE EN CAPACITEIT
In onderstaande tabel is aangegeven wat de huidige capaciteit is van de begraafplaatsen volgens de gravenadministratie.
Op dit moment worden de graven geografisch in kaart gebracht, waardoor het totaal aantal graven nog enigszins kan wijzigen.
De beschikbare graven zijn vrij en zouden (opnieuw) gebruikt kunnen worden. Voor een deel hiervan geldt dat de grafmonumenten nog verwijderd moeten worden. Daarnaast is het mogelijk dat door de grondslag in combinatie met de plaatselijke waterstand, of omdat de afmetingen van het graf te klein is naar huidige maatstaf, een graf toch niet uitgegeven kan worden. Op dit moment worden deze beperkingen zo goed mogelijk in kaart gebracht. Deze problematiek kan zich met name op de dorpsbegraafplaatsen voordoen.
De niet beschikbare graven zijn in gebruik, niet (meer) bruikbaar, aangewezen als funerair erfgoed of gereserveerd. Uiteraard kan in de gereserveerde graven nog wel begraven worden.
Om een indicatie te krijgen hoeveel behoefte er is aan graven is gekeken naar het aantal overlijdens in Leeuwarden, inclusief het nieuwe grondgebied. Daarnaast is ook gekeken wat de verwachtingen voor de toekomst zijn, aan de hand van bevolkingsprognoses. Hieruit blijkt dat het aantal overlijdens toeneemt van 1065 per jaar (periode 2015 tot 2020) tot 1400 per jaar (periode 2035-2040).
Jaarlijks vinden er op dit moment circa 270 begravingen en bijzettingen plaats. Dat is ten opzichte van de 1065 overlijdens 25%. 75% van de overledenen vinden hun laatste rustplaats dus elders.
Omdat de huidige uitgiftetermijn van het eerste grafrecht 15 jaar^5 is, berekenen we de behoefte aan capaciteit ook met 15 jaar. Dit is tevens een reële termijn om de noodzaak voor eventuele uitbreiding te detecteren. Er is dan voldoende tijd om dit te regelen.
Dit betekent dat er een behoefte is aan (1065 tot 1400 overlijdens x 25% x 15 jaar =) 4000 tot 5250 graven.
Als we dit getal afzetten tegen het aantal graven dat beschikbaar is, dan is de conclusie dat er voldoende graven zijn om te voldoen aan ons uitgangspunt dat de capaciteit voldoende moet zijn voor 15 jaar. Wel willen wij blijven sturen op het tijdig vrijkomen van voldoende bruikbare graven.
De graven hoeven nu niet per direct beschikbaar te zijn. Jaarlijks komen er ook tussen de 100 en 150 graven vrij, omdat er afstand gedaan wordt van het grafrecht of dat het grafrecht niet verlengd wordt. Bovendien zal een deel van de begravingen plaatsvinden in een reeds uitgegeven graf. Op de Noorder- en de Huizumerbegraafplaats kan 2-diep begraven worden en kunnen er dus twee begravingen in één graf plaatsvinden.
^{5 wettelijke termijn voor grafrust is 10 jaar}
Op een klein deel van de Noorderbegraafplaats is het mogelijk om 3-diep te begraven. Op de begraafplaatsen in de dorpen wordt alleen 1-diep begraven vanwege de ligging/grondwater.
Ondanks dat er in zijn totaliteit voldoende ruimte is, kan uit een jaarlijkse analyse blijken dat een lokale begraafplaats binnen enkele jaren "vol" kan zijn. Dat wil zeggen dat er op enig moment geen graven uitgegeven kunnen worden.
Als een begraafplaats "vol" dreigt te raken, zal gekeken moeten worden of er nog alternatieven zijn. In dat geval zal ook overleg met belanghebbenden gezocht worden.
BIJLAGE 3 - EXPLOITATIE
Algemeen
De lasten van de exploitatie van de begraafplaatsen bedragen € 1.075.000 en de opbrengsten € 797.000. Het kostendekkingspercentage bedraagt derhalve 74% en het tekort bedraagt dus jaarlijks rond de € 278.000. Dit tekort wordt bekostigd uit de algemene middelen.
Het product is daarnaast ook nog een zogenaamd rendabel product hetgeen betekent dat een voor- danwel nadeel op rekeningbasis ten opzichte van het begrote saldo van € 278.000 wordt verrekend met de voorziening Begraafplaatsen.
De lasten
De grootste kostenpost betreft de inzet van 7,97 fte van het team Begraafplaatsen en bedraagt € 612.000 inclusief overhead. Hiervoor worden alle werkzaamheden verricht omtrent de begraafplaatsen. Daarnaast wordt een groot deel van het groenonderhoud van de begraafsplaatsen uitbesteed waarmee voor de begraafplaatsen in Leeuwarden een parkachtige uitstraling het uitgangspunt is. De kapitaallasten bedragen € 134.000 en betreffen gedane investeringen in onder andere materieel, verbouw aula Noorderbegraafplaats, verhardingen, urnenmuren en parkeervoorzieningen. Tot slot nog een in verhouding kleine post overig.
De lasten worden jaarlijks verhoogd met de loon- en prijscorrecties zoals die bij de begroting worden vastgesteld.
De baten
De opbrengsten bestaan in hoofdzaak uit de leges voor het begraven en de grafrechten. De leges worden jaarlijks via de Verordening Begraafrechten Leeuwarden vastgesteld in december voorafgaand aan het begrotingsjaar.
Ook de leges worden jaarlijks geïndexeerd conform het in de begroting opgenomen percentage en toegelicht in de Paragraaf Lokale Heffingen.
De jaarlijkse baten voor de grafrechten worden jaarlijks ten gunste gebracht van de exploitatie. Dit bete-kent dus dat er géén geld opzij wordt gezet voor de komende jaren.
Vergelijking tarieven
Om een indruk te krijgen van de hoogte van de leges is op basis van de grafkostenmeter van Monuta een vergelijking gemaakt op basis van de kosten van begraven en een grafrecht van 20 jaar.
In vergelijking met een aantal gemeenten in Fryslân zitten wij in de middenmoot, maar in vergelijking met vergelijkbare steden is Leeuwarden relatief goedkoop.
Financieel beleid
Wij houden vast aan een dekkingspercentage van 74%. Zowel aan de kosten als aan de batenkant zien wij op dit moment geen mogelijkheden om tot een hoger dekkingspercentage te komen. Het dekkingspercentage staat zelfs onder druk. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat het lastig blijkt om het verwijderen van grafmonumenten planmatig uit te voeren. Indien nodig worden eventueel bijzonderheden, zoals bijvoorbeeld grootschaliger onderhoud, separaat aan de raad voorgelegd.