GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Groningen

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020
1.

Inleiding
Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020, dat van toepassing is op zowel leveringen, diensten als werken. Het doel van dit beleid is de gemeente in staat te stellen om bedrijfsmatig, rechtmatig, doelmatig, integer en transparant in te kopen.
In 2018 is het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat is vastgesteld in 2015 geëvalueerd. Uit de evaluatie blijkt dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 2015 goed is. Uit de evaluatie zijn ook verbeterpunten naar voren gekomen. We hebben de gelegenheid aangegrepen om alle relevante nieuwe ontwikkelingen en inzichten, zowel maatschappelijk, wettelijk als organisatorisch, hierin te verwerken. Diverse tussentijdse besluiten op het gebied van inkoop en de beleidsdoelstellingen zijn verwerkt of integraal in dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen.
Naast de uitvoerende inkooptaken beschouwen we inkoop ook als een strategisch instrument waarmee we onze gemeentelijke doelen ondersteunen. In dit document geven we zo transparant mogelijk aan hoe we als gemeente handelen en binnen welke kaders en uitgangspunten wij inkoopdoelen nastreven. Daarmee geven we richting aan onze (inkoop)organisatie en geven we onze omgeving (in de brede zin van het woord) duidelijkheid hoe de gemeente – binnen de wettelijke kaders – inkoopt, welke spelregels daarbij gelden en hoe de interactie met de markt vormgegeven wordt. Ook wordt nader invulling gegeven aan belangrijke elementen uit de aanbestedingsregelgeving zoals het proportionaliteitsbeginsel en het vergroten van de kansen voor het MKB bij aanbestedingen.
Het gemeentelijk inkoopbelang is groot, zowel financieel, organisatorisch als maatschappelijk/ bestuurlijk. De gemeente Groningen koopt veel en divers in. De pluriformiteit en complexiteit van de gemeentelijke dienstverlening (en de voortdurende ontwikkeling daarin) weerspiegelt zich in de verscheidenheid van inkopen op het gebied van leveringen, diensten en werken. Eigenlijk kent de gemeente maar weinig processen waarin leveranciers geen rol spelen. Leveranciers zijn daarom in sterke mate medebepalend hoe de gemeente presteert. Daarbij speelt mee dat naarmate de gemeente meer de rol van regisseur inneemt (zoals bij de outsourcing van ICT) en de uitvoerende taken door de markt laat verzorgen, het inkoopbelang navenant groter wordt en het inkoopquotum (het deel van de beschikbare middelen dat aan leveranciers wordt besteed) stijgt. De impact van leveranciers reikt daarmee verder dan de interne organisatie en kan concreet bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bezoekers, instellingen, bedrijven én de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen.
In dit nieuwe beleid wordt onderscheid gemaakt tussen inkoop- en aanbestedingsbeleid en inkoopuitvoering. Hierdoor wordt de inkoopuitvoering flexibeler en meer passend bij de te realiseren doelen. Om de inkoopuitvoering nog beter te laten verlopen wordt er een inkoophandboek in de vorm van factsheets en goede informatie op het internet en intranet beschikbaar gesteld.
Gevolgde aanpak
Bij de totstandkoming van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben we de evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2015 gebruikt. Uit deze evaluatie is gebleken dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van 2015 een goede basis vormt. Een belangrijk advies dat uit de evaluatie volgt, is om het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de beschrijving van de inkoopuitvoering uit elkaar te halen, waardoor de uitvoering flexibeler wordt. Een ander advies is om de geformuleerde doelen meetbaar te maken. Beide adviezen zijn op het inkoop- een aanbestedingsbeleid 2020 toegepast.
Opbouw en leeswijzer
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid start met een korte visie, waarbij het realiseren van doelgerichtheid en doelmatigheid centraal staat. Logischerwijs volgt dan in hoofdstuk 3 een uitwerking van de gestelde doelen.
Het juridische thema beschouwen we evenwel niet als doel, maar als kaderstellende randvoorwaarde; net als integriteit en professionaliteit. Vandaar dat we deze in een apart hoofdstuk hebben ondergebracht, hoofdstuk 4.
Hoofdstuk 5 laat vervolgens zien hoe we van beleid (doelen en kaders) naar uitvoering gaan. In hoofdstuk 6 komt het aanbesteden aan de orde en we sluiten het inkoop- en aanbestedingsbeleid in hoofdstuk 7 af met het organisatorische thema.
2.

Visie op Inkoop en inkooporganisatie
Missie/Visie SSC Inkoop
Inkoop draagt bij aan de groei van de gemeente Groningen door zodanige dienstverlening en ondersteuning te geven dat de organisatie zich volledig op haar kerntaken kan richten. Dit doen wij door de inkoopbehoefte efficiënt en effectief te verbinden aan de organisatiedoelen en de markt.
“Wij realiseren samen met de organisatie de verbinding met de markt”
Inkooporganisatie
SSC Inkoop is een centrale inkoopafdeling, die budgethouders die decentraal in de organisatie gepositioneerd zijn adviseert, ondersteunt en begeleid bij inkopen, aanbesteden, bestellen en contractmanagement.
De gemeente werkt volgens de principes van het categoriemanagement (zie hoofdstuk 5).
Waardegericht Inkoop en aanbesteden
De gemeente heeft bij Inkoop enerzijds een aantal maatschappelijke doelen: het bevorderen van duurzaamheid, innovatie, werkgelegenheid en de regionale economie, alsmede sociaal inkopen. Anderzijds streeft de gemeente naar een gezonde bedrijfsvoering.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt volledig ingezet om te helpen bij de realisatie van deze doelen. Daartoe bestaan concrete kansen. In de eerste plaats omdat leveranciers invloed hebben op het functioneren van de gemeente en wat wel of niet kan worden bereikt. In de tweede plaats omdat het inkoopvolume zowel voor de gemeente als voor de (waar mogelijk regionale) markt een relevante betekenis heeft.
Deze doelgerichtheid brengen we tot stand door de maatschappelijke en economische doelen van de gemeente als uitgangspunt te nemen voor het inkopen en aanbesteden. Hoe deze doelen hun weg vinden naar categorieplannen en de feitelijke aanbestedingen wordt behandeld in hoofdstuk 5: van beleid naar uitvoering.
Wij willen onze doelen (hoofdstuk 3) bereiken door flexibiliteit en maatwerk én door een expliciete afweging aan de voorkant op het juiste niveau van de strategische vraagstukken:
- •Wanneer kiest de gemeente voor inkopen en wanneer voor subsidiëren?
- •Uitbesteden of (quasi-)inbesteden?
- •Kan de gemeente profiteren door samenwerking te zoeken met derden?
Leidend in deze afweging is telkens de mate waarin de oplossing bijdraagt aan de realisatie van de doelen (maatschappelijk en economisch) en zich vertaalt in een hogere doelmatigheid of een hogere kwaliteit van dienstverlening.
3.

Doelen
Dit beleidsstuk richt zich op doelgericht inkopen in Groningen. Hiervoor gebruiken wij de mogelijkheden en de ruimte die de kaders en de wetgeving ons bieden. Deze kaders zijn beschreven in hoofdstuk 4.
De koers die we als gemeente volgen is beschreven in het coalitieakkoord. Onze inkopen toetsen we dan ook aan het coalitieakkoord. Dit doen we door jaarlijks categorieplannen op te stellen. In deze categorieplannen vertalen wij de doelen uit het coalitieakkoord naar concrete (maatregelen in) aanbestedingen.
Naast wat er specifiek in het coalitieakkoord is beschreven zien wij de volgende doelen:
- •Duurzaamheid;
- •Sociaal inkopen;
- •Regionale economie;
- •Innovatie;
- •Bedrijfsvoering.
Deze doelen worden in categorieplannen en inkoopstart-formulieren nader uitgewerkt, passend bij het project. Het invullen daarvan in maat en getal en verdeling daarvan over de jaren vindt plaats in de categorieplannen (zie hoofdstuk 5).
De weergegeven doelen staan in willekeurige volgorde. Van geval tot geval (dat wil zeggen per aanbesteding) vindt een weging plaats welke doelen in welke mate rendement opleveren.
Duurzaamheid
Duurzaamheid is een uitgangspunt in alles wat we doen. Dat kan ook, want duurzaamheid is verankerd in de gemeentelijke organisatie.
Als gemeente Groningen zetten we volledig in op duurzaamheid. Dit gaat verder dan alleen duurzaam inkopen.
De gemeente Groningen geeft door middel van inkoopinvulling de vastgestelde duurzaamheidseisen ten behoeve van de bedrijfsvoering en facilitaire zaken, op milieuterrein en de sociale voorwaarden zoals ook opgenomen in het manifest duurzaam inkopen. De gemeente Groningen is ondertekenaar van dit manifest, evenals van de Green Deal Duurzame GWW. Daarnaast wordt invulling gegeven aan het in Groningen vastgestelde algemene beleid op het gebied van circulariteit, CO_2 neutraal Groningen, de criteria duurzaam inkopen Pianoo en specifiek beleid op het gebied van mobiliteit, energie, afval, duurzame grond, weg- en waterbouw en vastgoed.
Doelstellingen
- •Continu bijdragen aan het behalen van de vastgestelde duurzaamheidsdoelen zoals verwoord in het coalitieakkoord.
- •Invulling geven aan generiek en specifiek beleid op het gebied van circulariteit, CO_2 neutraal Groningen, de criteria duurzaam inkopen Pianoo en specifiek beleid op het gebied van mobiliteit, energie, afval, duurzame grond, weg- en waterbouw en vastgoed.
Strategieën
- •Generiek en specifiek duurzaamheidsbeleid beleid vertalen naar een handreiking voor inkopers.
- •Intern en extern actief communiceren over de vertaling van het beleid naar de inkooppraktijk.
Sociaal inkopen
Als gemeente willen we inzetten op ondersteuning van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en op ondernemingen die actief bijdragen aan de maatschappij. Via sociaal inkopen willen we bereiken dat kwetsbare groepen en sociale ondernemers betrokken worden bij overheidsopdrachten. Dit kan door het stimuleren van kansen voor mensen die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken, kennisoverdracht aan kwetsbare groepen of het gunnen van opdrachten aan ondernemers die met hun onderneming werken aan sociale, maatschappelijk oplossingen.
Sociaal inkopen wordt op drie verschillende manieren tot uitvoering gebracht. Voorafgaand aan een inkooptraject worden de kansen in kaart gebracht. In samenwerking met interne adviseurs social return wordt gekozen voor de wijze die het optimale rendement brengt.
Sociaal inkopen onderscheiden we in drie stromingen:
- •Social Impact
- •Sociale Ondernemingen
- •Social Return
Social Impact
Social Impact is een belangrijke, positieve verandering die een sociale uitdaging aanpakt.
Onze organisatie of ons initiatief met een maatschappelijke relevantie heeft een bepaalde impact op de samenleving, ook wel social impact genoemd. Impact gaat om datgene wat onze organisatie of onze projecten daadwerkelijk verandert in de maatschappij.
Invulling aan social impact kan breed worden ingezet. Het inzetten kan door het geven van bijvoorbeeld voorlichting of het betrekken van sociale ondernemingen bij de bedrijfsvoering of uitvoering van de opdracht. Het gaat juist om het proces, om gaandeweg de juiste mensen, denkbeelden en initiatieven aan elkaar te koppelen.
Sociale Ondernemingen
We streven ernaar om de kansen voor sociale ondernemingen bij aanbestedingen te vergroten, omdat sociale ondernemingen meer impact teweegbrengen dan andere ondernemingen. We doen dit door waar mogelijk en passend (a) hen uit te nodigen bij meervoudig onderhandse offerteaanvragen en (b) opdrachten voor te behouden aan sociale ondernemingen.
Social Return
Social Return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hier kan invulling aan gegeven worden door arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken voor doelgroepen ter beschikking te stellen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Op deze wijze krijgen mensen die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden.
Strategieën
- •Effectieve aanbestedingsstrategieën voor sociaal inkopen ontdekken door dit in kaart te brengen via een marktconsultatie.
- •Het verbreden van de inzet op sociaal inkopen door dit op te nemen in de categorieplannen.
- •Het opstellen van een handreiking voor inkopers.
- •Monitoren van resultaten van sociaal inkopen.
Regionale economie
De gemeente Groningen heeft een sterke ambitie om de regionale economie
1
De gemeente Groningen is zich bewust van haar regionale functie die verder strekt dan de gemeentegrenzen. De definitie van ‘regionaal‘ is de gemeente Groningen en de regio (50 kilometer te rekenen vanaf de Grote Markt in Groningen).
te versterken. Ons doel op dit gebied luidt:
Het versterken van de regionale economie en het vergoten van de kansen voor het regionale bedrijfsleven.
Doelstellingen
Het versterken van de regionale economie en het vergoten van de kansen voor het regionale bedrijfsleven.
Strategieën
- •Het vergroten van de kansen voor het regionale bedrijven door waar mogelijk en passend (a) hen uit te nodigen bij een meervoudig onderhandse offerteaanvragen, (b) te werken met percelen en (c) niet te zware en/of regionaal-gerichte criteria op te nemen. Hierbij volgt de gemeente de mogelijkheden die de Gids Proportionaliteit biedt.
- •Het streven is minimaal 2 regionale bedrijven bij 3 of 4 uit te nodigen leveranciers en minimaal 3 regionale bedrijven bij 5 uit te nodigen leveranciers.
- •Het streven is om bij Enkelvoudig onderhandse offerteaanvragen bij voorkeur regionale bedrijven uit te nodigen.
- •Het actief uitwisselen van kennis en informatie met marktpartijen over ontwikkelingen aan vraagzijde (het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de categoriestrategieën en in voorbereiding zijnde aanbestedingen) en aanbodzijde (trends, productkennis, innovaties, etc.).
- •De gemeente Groningen heeft een leveranciers databank. In deze databank staan potentiele leveranciers die zich kenbaar hebben gemaakt bij de gemeente. Wanneer er een (meervoudig) onderhandse offerteaanvraag uitgevoerd wordt, dan wordt ook gekeken naar welke partijen uit de leveranciersdatabank geschikt zijn.
- •De gemeente kan voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij (meervoudig) onderhandse Offerteaanvragen uit te nodigen partijen
- •De gemeente publiceert op de website de aanbestedingskalender met de komende aanbestedingen. Het gaat hier om meervoudig onderhandse offertaanvragen en openbare (Europese) aanbestedingen. Hiermee wordt voor de markt duidelijk welke aanbestedingen er verwacht worden en dat partijen zich voor deze aanbestedingen kunnen aanmelden via inkoop@groningen.nl.
Innovatie
Voor het behoud van onze concurrentiepositie, de doorontwikkeling van de gemeentelijke organisatie en het stimuleren van economische ontwikkeling zal Groningen meer gaan inzetten op het ontwikkelen van kennis en innovatie. Hiermee kunnen wij het innovatief vermogen van het Groningse bedrijfsleven en de gemeentelijke organisatie versterken. We willen, daar waar mogelijk, optimaal de kennis van de markt inzetten.
De gemeente Groningen wil het innovatief vermogen van het Groningse bedrijfsleven en de gemeentelijke organisatie versterken. We willen, daar waar mogelijk, optimaal de kennis van de markt inzetten.
Doelstellingen
- •De gemeente wil het innovatie vermogen van het Groningse bedrijfsleven versterken.
- •De gemeente wil daar waar mogelijk innovatieve bedrijven en producten inzetten om de dienstverlening en de gemeentelijke organisatie te verbeteren.
Strategieën
- •We zetten daar waar mogelijk innovatieve aanbestedingsprocedures in om innovatie te bevorderen of gemeentelijke doelen te bereiken.
- •Bij het inkopen laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.
Bedrijfsvoering
De gemeente beoogt doelmatig in te kopen. We betrekken leveringen, diensten en werken van leveranciers (externe bronnen) die tegen de meest gunstige voorwaarden een bijdrage leveren aan de gemeentelijke dienstverlening en doelstellingen. Door middel van het verstrekken van concrete, heldere opdrachten vragen we leveranciers invulling te geven aan onze vraag. Goed opdrachtgeverschap is het uitgangspunt voor samenwerking.
Middels categoriemanagement vormen we visie op inkooppakketten, waarbij continu verbeteringen geïdentificeerd en geïmplementeerd worden om de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen en ontwikkelen. Bij de visievorming nemen we de eigen organisatie en de toeleverketen in beschouwing.
Via contractmanagement meten, sturen en leggen we prestaties van leveranciers vast. Tevens volgen we de marktontwikkelingen op de specifieke contracten en toetsen we of de contracten een positieve bijdrage hebben, zoals beoogd ten tijde van het afsluiten van het contract.
Onder bedrijfsvoering verstaan we ook de afweging tussen de overeen te komen voorwaarden en doelrealisatie op de beleidsdoelen. In ieder inkooptraject wordt een afweging gemaakt tussen de (levenscyclus) kosten en leveringsvoorwaarden enerzijds en bijdrage aan doelrealisatie anderzijds.
4.

Kaders
In het vorige hoofdstuk is de vraag beantwoord welke doelen we met ons inkoop- en aanbestedingsbeleid willen bereiken. Bij de realisatie daarvan acteren we binnen de hieronder weergegeven kaders ten aanzien van integriteit, wetgeving en professionaliteit.
Een generiek uitgangspunt daarbij is dat de gemeente één aanbestedende dienst is. Dat brengt met zich mee dat de gehele gemeente wordt beschouwd bij het opstellen van de categorieën en het bepalen van de aanbestedingsstrategieën.
Integriteitskader
Integriteit en integer handelen door bestuur en ambtenaren staat hoog in het vaandel binnen de gemeente Groningen. Centraal vastgestelde kaders zijn leidend voor de uitvoering van het integriteitsbeleid.
Voor inkoop en aanbesteden is dit vertaald naar de volgende principes:
- •Integriteit van opdrachtnemers
- •Objectief en transparant
- •Functiescheiding
Juridisch kader
De gemeente streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden door aanbestedingen rechtmatig uit te voeren. De gemeente leeft hierbij de relevante wet- en regelgeving na.
Professioneel kader
De gemeente Groningen wil een professionele invulling geven aan het inkoopvak. Derhalve hanteert de gemeente, naast de eisen en beginselen die voortvloeien uit integriteit en het aanbestedingsrecht, de volgende principes:
- •Professioneel opdrachtgeverschap
- •Deregulering en administratieve lastenverlichting
- •Klachtenmeldpunt
- •Doelmatigheid
- •Uniforme documenten
Overige uitgangspunten
Algemene inkoopvoorwaarden
Wij maken daarnaast in principe bij al onze inkopen gebruik van de volgende algemene inkoopvoorwaarden:
- •Voor leveringen en diensten algemeen: Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Groningen (gebaseerd op het VNG-model).
- •Voor ICT-leveringen en dienstverlening: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT).
- •Voor werken: UAV en/of UAV GC.
Andere voorwaarden worden in principe van de hand gewezen. Afwijkingen van de voorgeschreven voorwaarden kunnen alleen in overleg met de afdeling SSC Inkoop, zo nodig winnen zij juridisch advies in.
Bankgaranties
Indien het vanwege de aard van de werkzaamheden of het risicoprofiel van de opdracht noodzakelijk is, kunnen bankgaranties worden opgevraagd bij:
- •(Niet) openbare aanbestedingen.
- •Meervoudig onderhandse offerteaanvragen vanaf €1.000.000.
- •Voor raamovereenkomsten worden geen bankgaranties gevraagd.
Belangenscheiding
Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was of is bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning.
Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteren wij, op advies van Pianoo als basis het beleid “Scheiding van belang” van Rijkswaterstaat. Dit betekent dat een ondernemer in geval van een mogelijke belangenverstrengeling moet kunnen aantonen dat hier geen sprake van is om mee te mogen doen met een aanbesteding.
Om belangenverstrengeling binnen onze organisaties te voorkomen hanteren wij een integriteitsbeleid (de gedragscode: De gemeente is van glas).
Opdrachtgeverschap
De gemeente wil een goed opdrachtgever zijn. Een voorbeeld hiervan is de ‘Fair Pay’ voor kunstenaars, waarin we een kunstenaar een eerlijke prijs betalen voor zijn of haar inzet. We hebben oog voor inzet voorafgaand aan gunning van een opdracht, zie ook de paragraaf “Tendervergoeding”.
Tenderkostenvergoeding
De gemeente is zich bewust van de kosten die het doorlopen van een aanbesteding met zich meenemen. Daarom past de gemeente, indien van toepassing, de handreiking tenderkostenvergoeding van Pianoo toe.
https://www.pianoo.nl/sites/default/files/media/documents/Handreiking-tenderkostenvergoeding-oktober2018.pdf
5.

Van beleid naar uitvoering
Het opstellen van (inkoop)beleid is één, het ervoor zorgen dat dit beleid ook goed wordt uitgevoerd is minstens zo belangrijk. Het volgende schema laat zien hoe het beleid wordt door vertaald naar categoriemanagement en het inkoop- en aanbestedingsproces.
6.

Aanbesteden
Scenario’s inkoopprocedure overheidsopdrachten
De gemeente streeft naar een ‘optimale verhouding’ tussen procedure en opdracht. Daarnaast streven we naar een procedure die ruimte geeft aan de gewenste flexibiliteit en een procedure die helder en concreet is, zodat uitvoerende afdelingen en de markt hiermee uit de voeten kunnen.
Deze genoemde ‘optimale verhouding’ bestaat uit een procedure die ervoor zorgt dat er een juiste verhouding tussen lastenverlichting (interne organisatie- en externe offertekosten) en het realiseren van de baten (organisatiedoelen) tot stand wordt gebracht.
De gemeente bepaalt per inkoop - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - welke inkoopprocedure wordt gevolgd. Dit resulteert in de volgende procedure die bestaat uit drie stappen.
Stap 1. Bepalen afwegingsvorm (Inkoopstart-formulier)
Tot een bedrag van € 25.000 (leveringen en diensten) respectievelijk € 100.000 (werken) geldt geen vormvoorschrift. Vanaf deze bedragen wordt een digitaal inkoopstartformulier gemaakt.
Stap 2. Afweging aspecten
In het inkoopstart-formulier wordt vastgelegd welke inkoopprocedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij de afweging wordt onder meer rekening gehouden met de volgende aspecten:
- -De omvang van de opdracht (opdrachtwaarde);
- -Gewenst eindresultaat: de wijze waarop het beste kan worden geborgd dat de in hoofdstuk 3 vermelde organisatiedoelen (duurzaamheid, sociaal inkopen, bedrijfsvoering, stimuleren regionale economie, innovatie, etc.) worden bereikt;
- -Transactiekosten: de juiste verhouding tussen interne organisatiekosten versus externe offertekosten;
- -Aantal potentiële inschrijvers;
- -Complexiteit van de opdracht;
- -Type van de opdracht en het karakter van de markt (zoals een duidelijk grensoverschrijdend belang);
- Een eventuele uitzondering op de (Europese) aanbestedingsregels
2
Op basis van rechtspraak of specifieke wetsbepaling (bijvoorbeeld: de artikelen 2.18, 2.19, 2.23 en 2.24 en de paragrafen 2.2.2.3 en 2.2.2.4 (Sociale Diensten etc.) van de Aanbestedingswet 2012.
.
Wat betreft de omvang van de opdracht sluit de gemeente in beginsel aan bij schema’s zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit. De voormelde afweging van de aspecten is echter leidend bij het bepalen van de inkoopprocedure en hierbij kan dus worden afgeweken van onderstaande schema’s.
Zit de totale opdrachtwaarde (inclusief eventuele opties en verlengingen) in het groene deel van de van de kleurenbalk, dan is dit de meest voor de hand liggende procedure. Indien de opdrachtwaarde in het oranje deel van de kleurenbalk zit, dan is een motivatie voor de gekozen procedure vereist.
Diensten en leveringen
Werken en concessieopdrachten
Voormelde bedragen worden periodiek herzien. Indien deze drempels wijzigen, worden deze wijzingen overgenomen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor opdrachten in de categorie ‘sociale en andere specifieke diensten’ geldt in afwijking van de reguliere grensbedragen voor Europees aanbesteden een drempelbedrag van € 750.000,- (aankondigingsplicht).
Stap 3. Keuze procedure
De bij stap 2 vermelde afweging leidt uiteindelijk tot het meest effectieve en passende inkoopproces, waarbij de keuze is tussen:
- -Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag,
- -Meervoudig onderhandse offerteaanvraag,
- -Nationaal aanbesteden,
- -Europees aanbesteden, of
- -Passende procedure indien het een sociale of specifieke dienst betreft.
Daarnaast kan de gemeente gebruik maken van de percelenregeling zoals beschreven in de Gids Proportionaliteit. Dit betekent dat maximaal 20% van het totale project, met een maximum van € 80.000,- voor diensten en leveringen en resp. € 1.000.000,- voor werken buiten de scope van de opdracht gehouden kan worden en worden voorbehouden aan een andere opdrachtnemer zonder hiervoor een aanbesteding te houden.
7.

Besturing en verantwoording
Besturing
Het college van B&W is verantwoordelijk voor het beleid waaraan het inkopen en aanbesteden wordt getoetst. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft het college invulling aan de politieke kaders, zoals besproken met de gemeenteraad en zoals uitgewerkt in de hoofdstukken hiervoor.
De accountant toetst of de gemeentelijke inkopen en aanbestedingen in lijn zijn met de landelijke en Europese regelgeving. Deze regelgeving is opgenomen in het normenkader, waaraan de accountant toetst. Dat levert meer dan voldoende waarborg op voor control. In het normenkader zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid daarom niet meer worden opgenomen. Bij de interne gemeentelijke controle zal wel worden getoetst aan dit beleid.
Het GMT geeft invulling aan de realisatie, besturing en verantwoording van het beleid. Via de planning- en controlcyclus wordt gerapporteerd over de mate waarin de doelstellingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden gerealiseerd.
Om dit besturingsmodel effectief te maken, beschikt de categoriemanager voor zijn categorie (zie bijlage 2) over een gemeente-brede bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor het categoriebeleid, het contractmanagement, de aanbestedingsstrategieën en de wijze van verantwoording, aansluitend op de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de lijn en de afdeling inkoop.
Mandatering
Het sluiten van overeenkomsten, besluiten ter voorbereiding op het aangaan van transacties en overige keuzes binnen het inkoopproces (o.a. goedkeuring checklists, aanbestedingsstrategieën, etc.) vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht-regeling van de gemeente.
Wijzigingen en evaluatie
De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie, etc) als interne factoren (verdere professionalisering en ontwikkelingen binnen de partners).
De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard.
Verantwoording over het inkoop- en aanbestedingsbeleid vindt jaarlijks plaats in de jaarrekening van de gemeente. Zo nodig vindt herijking van het beleid plaats.
BIJLAGE
1

- Definities
In ons inkoop- en aanbestedingsbeleid hanteren wij de volgende definities:
Aanbesteden
Het uitvoeren van bij wet of beleid voorgeschreven processen van marktbenadering waarin een opdrachtgever aan twee of meer ondernemer(s) een uitnodiging doet om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod (offerte of inschrijving) voor het uitvoeren van een opdracht betrekking hebbende op een werk, levering of dienst.
Categoriemanagement
Categoriemanagement is het sturingsmodel dat er voor zorgdraagt dat binnen een gedefinieerde categorie de meest effectieve en efficiënte bijdrage wordt geleverd aan de doelstellingen van de gemeente Groningen, door voor de desbetreffende categorieën een inkoopstrategie te bepalen en hier een passende structuur aan te koppelen.
Categoriemanagement gaat verder dan alleen het feitelijke aanbesteden; het richt zich in principe op de hele inkoopketen. Naast aanbesteden gaat het dan om het stellen van de behoefte, sourcing, contractmanagement, leveranciersmanagement en leverantiemanagement en de daarvoor benodigde governance. Het betreft de totale keten (supply chain): van strategische organisatiedoelen tot en met oplevering van het resultaat en het beëindigen van de relatie.
Categorieplan
Het categorieplan geeft de wijze weer waarop de toegewezen categorie gaat bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen.
Contract
Elk type van overeenkomst tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten of de uitvoering van werken.
Contractbeheer
Het administratief beheren van contracten. Hieronder vallen onder andere contentbeheer (prijs- en artikelmutaties) van artikelbestanden en verwerking in bestelsystemen. Het doel van contractbeheer is om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in de lopende contracten, de juiste contractafspraken en informatie door middel van het voeren van een daartoe bestemde administratie.
Contractmanagement
Het managen van een (inkoop)overeenkomst: het meten, sturen en rapporteren op de in de overeenkomst opgenomen prestatie-indicatoren ter continuering en doorontwikkeling van de (afgesproken) dienstverlening dan wel levering of uitvoering van werken.
Diensten
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente Groningen vraagt aan één ondernemer een offerte.
Europees aanbesteden
Een Europese aanbesteding is een procedure overeenkomstig de procedurevoorschriften uit een van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en zoals geïmplementeerd in de nationale wetgeving via de Aanbestedingswet 2012.
Inbesteden
Het uitvoeren van opdrachten door (een onderdeel van) de aanbestedende dienst zelf.
Inkoop
(Rechts)handelingen van de gemeente Groningen gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Inkoopdoelen
De gemeentelijke doelen die door middel van de inkopen worden beoogd.
Leveringen
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
Het vragen van een offerte aan meerdere (in de regel ten minste drie en ten hoogste vijf) ondernemers.
Nationaal aanbesteden
Een nationale aanbesteding is de procedure waarbij de gemeente Groningen via een publicatie in Nederland (Tenderned) bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedurevoorschriften zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.
Offerte
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer
Een aannemer, leverancier of dienstverlener.
Opdrachtgever
De gemeente Groningen.
Opdrachtnemer
De (in de overeenkomst) genoemde wederpartij van de gemeente Groningen.
Werken
Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
BIJLAGE
2

– Domeinen en inkoopcategorieën
Op dit moment zijn de inkoopcategorieën verdeeld over de domeinen, zoals in onderstaand schema is weergegeven. Opgemerkt wordt dat dit aan verandering onderhevig kan zijn; bijvoorbeeld als gevolg van reorganisaties en/of gewijzigde inzichten.