/1/png-2/soest.png)
Gemeenteblad van Soest
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Soest | Gemeenteblad 2019, 228446 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest
Het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest
gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 22 van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest,
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III. De zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden
Het bestuur draagt zorg voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem voor het beheer van de archiefbescheiden.
Het bestuur wijst als beheerder aan de directeur van de gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest.
Het bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het bestuur draagt zorg voor het vervaardigen en bewaren van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het bestuur draagt zorg dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het bestuur draagt zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Het bestuur zorgt dat voor bewaring in aanmerking komende archiefbestanden tijdig worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor tijdige vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Het bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats toe aan de archivaris.
Het bestuur doet jaarlijks verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het bestuur een voorstel te doen tot:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het bestuur van een gemeenschappelijke regeling zorg draagt voor de informatie die de gemeenschappelijke regeling ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de organisatie haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen door de organisatie en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen.
De archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot.
Dit is bepaald in artikel 40 van de wet.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen:
- -
- -
- -
- -
- -
Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording door het bestuur.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-228446.html