Regeling open call “Over de drempel”

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE LEEUWARDEN

• In aanvulling op en nadere uitwerking van de Algemenen Subsidieverordening Leeuwarden 2018-2;

• Gelet op ASV artikel 2;

• Gelet op Gemeentewet artikel 156;

• Gelet op het kader van het landelijke actieprogramma Een tegen eenzaamheid heeft LF2028 i.s.m. de Gemeente Leeuwarden eenmalig budget beschikbaar gesteld voor het realiseren van een aantal culturele projecten rondom het thema eenzaamheid. LF2028 en de gemeente Leeuwarden zoeken via deze open call initiatiefnemers voor culturele projecten rondom eenzaamheid. Leeuwarden-Fryslân Culturele Hoofdstad (LF2018) heeft laten zien wat de kracht van de mienskip is. LF2028 is bedoeld om deze energie te behouden. Kunst en cultuur maken een gevoelig onderwerp als eenzaamheid bespreekbaar en leiden tot ontmoeting en verbinding.

BESLUITEN: de regeling open call “Over de drempel” vast te stellen.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

- Aanvrager: cultuurmaker of maatschappelijk initiatief dat een project als aanvraag indient. Dit kan zowel een rechtspersoon als een natuurlijk persoon zijn als penvoerder.

- Grotere aanvraag: de subsidie bedraagt maximaal € 12.000,-.

- Kleinere aanvraag: de subsidie bedraagt maximaal € 5.000,-.

- Tendersysteem: een verdelingswijze van een subsidieplafond waarbij de aanvragen voor een bepaalde datum moeten zijn ingediend, waarna op grond van kwalitatieve criteria een rangorde kan worden bepaald door een selectiecommissie.

- Subsidiabele kosten: noodzakelijke kosten die direct verband houden met en uitsluitend gemaakt worden voor de activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd. Voorbereidingskosten voor het indienen van het project worden niet vergoed.

- Cultuurmaker: een (semi)professionele kunstenaar of creatieve maker. Het betreft hier een professioneel beoefenaar van muziek, theater, dans, beeldende kunst, nieuwe media en schrijven;

- Selectiecommissie: een door het college van B&W aangestelde selectiecommissie bestaande uit artistiek leider LF2028, artistiek leider open call, landelijk kunstintendant, landelijk inhoudelijk expert, financieel deskundige en lokaal deskundige.

Artikel 2 Toepassingsbereik

Deze regeling is van toepassing op artistieke culturele en maatschappelijke projecten rondom het thema eenzaamheid. Het doel is om een impact te realiseren rondom het vraagstuk eenzaamheid.

Artikel 3 Subsidieplafond

Het college stelt een subsidieplafond vast. Er is in totaal € 51.000,- beschikbaar voor de projectvoorstellen. Dit wordt verdeeld over 2 grotere en 5 kleinere aanvragen.

Artikel 4 Vormvereisten subsidieaanvraag indienen

4.1 Wie

a) De aanvraag kan worden gedaan door een cultuurmaker of door een maatschappelijke initiatief.

4.2 Wanneer

a) Aanvragen voor subsidie worden bij het college ingediend voor 20 oktober 2019. De aanvraag van het project, kan na vaststelling van deze regeling, ingediend worden via opencall@lf2028.nl.

b) Uiterlijk 5 november 2019 wordt de voorselectie van projecten bekendgemaakt.

c) Op 30 november 2019 wordt door de selectiecommissie definitief bekendgemaakt welke projecten financiering ontvangen. Op die dag gaan het publiek en de selectiecommissie een of twee aanvragen kiezen voor een extra bijdrage van in totaal €2000,- (danwel het resterende budget).

d) Het project moet in 2020 gerealiseerd worden.

4.3 Hoe

a) Indiening van de aanvraag moet via het opgemaakte aanvraagformulier dat beschikbaar is op de website van de gemeente Leeuwarden en LF2028.

b) Er dient een keuze gemaakt te worden tussen het indienen van een grotere of een kleinere aanvraag.

c) Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het aanvraagformulier volledig is ingevuld en vergezeld is van de gevraagde bijlagen zoals op het formulier vermeld.

d) Het project mag een uitbreiding van een bestaand cultureel initiatief of een nieuw idee zijn;

e) LF2028 en de gemeente Leeuwarden kunnen via een daartoe aangewezen persoon desgewenst advies geven bij het kiezen van een passende verbinding met gemeenschapsinitiatieven, bewoners of maatschappelijk organisaties.

4.4 Wat

Bij het indienen van een subsidieaanvraag worden de volgende gegevens overlegd:

a) Bondige beschrijving van het plan in max 200 woorden. Dit is een kernachtige onderbouwing van de verwachte impact van het project met een beschrijving van waarom dit project beantwoordt aan de oproep en waarom het gerealiseerd moet worden.

b) Een projectplan van max 4 A4-tjes met omschrijving, aanleiding, doelstelling, publieksbereik, wanneer uitgevoerd en motivering van het project.

c) Een overzicht van de initiatieven waarmee wordt samengewerkt en waarom.

d) Zo mogelijk een portfolio met beeldmateriaal (met link naar online omgeving of max. 5 pagina’s).

e) CV van de betrokken cultuurmaker (met link naar online omgeving of max. 2 pagina’s).

f) Het communicatieplan en communicatiemiddelen om deelnemers te werven en zichtbaarheid van het project aan te jagen in de (lokale) media.

g) Een sluitende en naar het oordeel van het college voldoende gespecificeerde en toegelichte begroting van inkomsten (dekkingsplan) en uitgaven.

h) Het bankrekeningnummer van de aanvrager, waarop de subsidie overgemaakt kan worden.

Artikel 5 Subsidieaanvraag, criteria

5.1 Subsidie kan alleen worden verleend wanneer wordt voldaan aan de volgende criteria:

a) Inhoudelijk moet elk project gedragen worden door een cultuurmaker en vertrekken vanuit een artistiek inhoudelijk uitgangspunt.

b) Het project heeft impact op het maatschappelijke vraagstuk eenzaamheid in de gemeente Leeuwarden.

c) Bewoners of (bestaande buurt) initiatieven (bijvoorbeeld vanuit zorg en welzijn, een sport-, muziek- of andere culturele vereniging) zijn actief betrokken.

d) In het project is omschreven op welke manier de werving van deelnemers/bezoekers zal plaatsvinden en hoe de zichtbaarheid van het project wordt aangepakt.

e) Uit het projectplan blijkt op welke manier een actieve verbinding met een initiatief buiten de gemeente Leeuwarden wordt gezocht om de blik van de deelnemers naar buiten te richten.

Naast bovengenoemde criteria neemt de selectiecommissie de volgende factoren in overweging:

f) Spreiding in de tijd, bij voorkeur moeten de projecten zoveel mogelijk verspreid worden over 2020.

g) Spreiding over locaties en doelgroepen in Leeuwarden.

h) Diversiteit aan projecten, te onderscheiden naar impact, verduurzaming en uitingsvorm.

5.2 De aanvragen worden behandeld volgens een beoordelingssysteem. De subsidieaanvragen worden gewogen door middel van de criteria (zie artikel 6 d).

Artikel 6 Selectiecommissie

a) Voordat een definitief besluit wordt genomen over een subsidieaanvraag wordt bindend advies gevraagd aan de selectiecommissie. Beoordeling vindt plaats op basis van het ingediende voorstel.

b) De selectiecommissie toetst of aan de vormvereisten van artikel 4 is voldaan. Indien dat niet het geval is, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

c) De selectiecommissie heeft de mogelijkheid om aanvragers voor de uiterste aanvraagdatum te benaderen voor verduidelijking van de aanvraag. De aanvrager kan dan alsnog de aanvraag aanvullen.

d) De selectiecommissie beoordeelt vervolgens de aanvragen via een beoordelingssysteem door punten per criterium zoals vermeld onder artikel 5.1 a t/m e toe te kennen. Per criterium kunnen maximaal 5 punten worden toegekend, waarbij op elk criterium minimaal een voldoende moet worden gescoord. De puntentelling is als volgt: Onvoldoende: 1 punt (uitsluiting van deelname), Voldoende: 2, Ruim voldoende: 3, Goed: 4, Uitmuntend: 5.

De punten f t/m h in artikel 5.2, worden door de selectiecommissie meegenomen en kunnen bij gelijke beoordeling doorslaggevend zijn om een breed palet aan projecten binnen ‘Over de drempel’ te realiseren.

e) De selectiecommissie formuleert in haar advies of en welke aspecten van het project in zijn uitvoering, naar haar oordeel, versterking behoeven. De commissie kent op basis van dit oordeel het aantal advies-uren (max 6 uur) toe aan het project. Dit zijn advies-uren van een gekwalificeerd professionele adviseur (artistiek, organisatorisch).

Artikel 7 Verplichtingen, verantwoording, vaststelling

Aan de bijdrage verbonden verplichtingen

7.1 De ontvanger van de subsidie meldt zo spoedig mogelijk aan het college van B&W

als:

a) de activiteiten waarvoor bijdrage is verstrekt niet of niet geheel zullen doorgaan; of

b) niet geheel aan de aan de bijdrage verbonden verplichtingen zal worden voldaan; of

c) er aanzienlijke inhoudelijke, artistieke, organisatorische of zakelijke wijzigingen zijn ten opzichte van het plan op basis waarvan de subsidie is verstrekt.

7.2 De ontvanger van de subsidie is verplicht in de maakfase met het college van B&W contact te houden over de voortgang en uitvoering van het project via de artistiek leider van de open call.

7.3 Het college kan bij beschikking andere dan de in het eerste en tweede lid van dit artikel opgenomen verplichtingen aan de subsidie verbinden.

7.4 Verantwoording vindt plaats conform de beschrijving in het projectplan en mogelijke aanvulling in de subsidiebeschikking.

7.5 Bevoorschotting vindt plaatst na verlening. In december 2019 wordt 90% uitgekeerd en na goedkeuring van de verantwoording volgt de resterende 10%.

Artikel 8 Ontheffing en hardheidsclausule

8.1 Het College van B & W kan in individuele gevallen en in bijzondere gevallen voor één of meerdere verplichtingen van deze regeling ontheffing verlenen.

8.2 Het College van B & W kan in bijzondere gevallen ten gunste van de belanghebbende van het bepaalde in dit reglement of de daarop gebaseerde beleidsregels afwijken, indien de toepassing van de betreffende bepaling tot onbillijkheden van overwegende aard leidt.

Artikel 9 Citeertitel, inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als open call “Over de drempel’ en treedt in werking op de dag na publicatie.

Beoordelingslijst

Maximaal te behalen punten:

Minimaal te behalen punten om gehonoreerd te worden.

Toetsingscriteria	Score	Gewicht	Totaal
artistiek inhoudelijk uitgangspunt en gedragen vanuit cultuurmaker impact eenzaamheid gemeente Leeuwarden buurtbewoners of buurtinitiatief actief werving van deelnemers/bezoekers en zichtbaarheid project verbinding met een initiatief buiten de gemeente Leeuwarden		5 5 5 5 5
Totaal

Aanvullende criteria
Spreiding in de tijd, bij voorkeur moeten de projecten zoveel mogelijk verspreid worden over 2020. Spreiding over locaties en doelgroepen in Leeuwarden. Diversiteit aan projecten, te onderscheiden naar impact, verduurzaming en uitingsvorm.