Reglement Veense Jongerenraad

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;

Gezien het advies

van de Jongerenraad over het Reglement;

Gelet op

Artikel 84 van de Gemeentewet;

Besluit

vast te stellen het Reglement Veense Jongerenraad

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    Het college:

het college dat gevormd wordt door de burgemeester en de wethouders van Veenendaal;

  • b.

    Jongerenraad:

de Veense Jongerenraad zoals deze is beschreven in onderstaand artikel 2.

  • c.

    Maatschappelijke binding:

de binding van een jongere aan Veenendaal, daarin meegenomen dat die jongere een redelijk met de plaatselijke samenleving verband houdend belang heeft. Een maatschappelijke binding wordt in elk geval toegeschreven aan een jongere die in Veenendaal woont of naar school gaat.

Artikel 2 Instelling en taken Jongerenraad

  • 1.

    De Jongerenraad is een officieel adviesorgaan van het college en heeft daarmee als kerntaak om het college zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren over het jeugdbeleid dat wordt gevoerd of andere relevante onderwerpen voor jongeren.

  • 2.

    De Jongerenraad signaleert wensen en behoeften van jongeren in de gemeente Veenendaal.

  • 3.

    De Jongerenraad behartigt in zijn adviezen aan het college de belangen van jongeren in de gemeente Veenendaal, zowel in algemene als in specifieke zin.

  • 4.

    De Jongerenraad informeert jongeren in de gemeente Veenendaal over het jeugdbeleid dat wordt gevoerd of andere relevante onderwerpen voor jongeren en activeert hen.

  • 5.

    De Jongerenraad streeft ernaar de drempel tussen jongeren en het gemeentebestuur te verlagen.

  • 6.

    De Jongerenraad ontwikkelt activiteiten die als doel hebben om de jongeren van Veenendaal te raadplegen over of te betrekken bij actuele maatschappelijke onderwerpen die hen aangaan. Ook ondersteunt de Jongerenraad activiteiten van derden die ditzelfde doel nastreven.

 

Artikel 3 Samenstelling Jongerenraad

  • 1.

    De Jongerenraad bestaat uit minimaal 9 en maximaal 19 leden waaronder een voorzitter.

  • 2.

    De leden van de Jongerenraad zijn niet jonger dan 13 jaar en niet ouder dan 25 jaar. Wanneer een lid 25 jaar wordt in het lopende kalenderjaar, mag hij de periode afmaken.

  • 3.

    Alleen jongeren die een maatschappelijke binding met Veenendaal hebben, kunnen lid zijn, waarbij geldt dat een meerderheid van de leden waaronder de voorzitter, in Veenendaal woonachtig is.

  • 4.

    Het lidmaatschap van de Jongerenraad is onverenigbaar met:

    • a.

      het lidmaatschap van een raadscommissie van Veenendaal, of;

    • b.

      het beroepsmatig werkzaam zijn bij de gemeente Veenendaal.

  • 5.

    Bij de samenstelling wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw qua geslacht, geaardheid, etniciteit en geloofsovertuiging, die globaal een afspiegeling is van de Veense jongeren.

  • 6.

    Tevens wordt er bij de samenstelling naar gestreefd dat in de Jongerenraad van iedere politieke partij die vertegenwoordigd is in de gemeenteraad, één jongere zitting heeft vanuit de achterban. De verantwoordelijkheid voor opvolging van politieke jongeren ligt bij de betreffende politieke partij. De Jongerenraad is daarnaast vrij om zelf ook contacten te leggen met jongeren uit de politieke partijen.

 

Artikel 4 Benoeming en zittingsperiode

  • 1.

    De leden van de Jongerenraad worden jaarlijks door het college benoemd.

  • 2.

    Binnen de Jongerenraad verkiezen de op dat moment benoemde leden jaarlijks een van hen tot voorzitter. Eveneens kiezen de leden uit hun midden een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. De voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester vormen het bestuur van de Jongerenraad.

  • 3.

    De leden en voorzitter kunnen lid blijven tot hun 25ste levensjaar, ongeacht op welke leeftijd zij lid werden van de Jongerenraad.

  • 4.

    Eenieder kan te allen tijde ontslag nemen. Leden dienen dit schriftelijk in bij het bestuur, de ambtelijk ondersteuner en het college. Bestuursleden dienen hun ontslag schriftelijk in bij de ambtelijk ondersteuner en het college.

  • 5.

    De voorzitter en leden kunnen door het college worden geschorst of ontslagen, mits hier gegronde redenen toe zijn.

  • 6.

    Om een zo toegewijd mogelijke Jongerenraad te realiseren, kan het niet naleven van een actieve houding leiden tot een waarschuwing. Dit ‘waarschuwingssyteem’ werkt als volgt:

    • a.

      eerste waarschuwing: het bestuur kan besluiten of een lid, dat niet actief genoeg is, door de voorzitter wordt aangesproken op zijn gedrag. Leden kunnen dit ook kenbaar maken aan een lid van het bestuur;

    • b.

      tweede waarschuwing: bij de tweede waarschuwing volgt er een officieel functioneringsgesprek met de voorzitter en een lid;

    • c.

      derde waarschuwing: de Jongerenraad kan besluiten of een lid geroyeerd moet worden uit de Jongerenraad. Dit kan echter pas gebeuren wanneer er een 2/3 meerderheid van de benoemde leden voor is.

  • 7.

    Het waarschuwingssysteem is eveneens van toepassing op:

    • a.

      leden die zich niet afmelden; (afmelding moet op de dag van de vergadering voor 18:00 uur binnen zijn bij de secretaris + gegronde reden);

    • b.

      portefeuille-leden die niet naar behoren participeren;

    • c.

      leden die hun stukken niet hebben gelezen.

 

Artikel 5 Vergoeding

  • 1.

    Het college stelt jaarlijks een vastgesteld budget beschikbaar aan de Jongerenraad voor vergaderkosten, cursussen, activiteiten, deskundigheidsbevordering, publicaties, inwinnen van externe adviezen e.d.

  • 2.

    De leden van de Jongerenraad ontvangen voor maximaal 8 vergaderingen een door het college vastgestelde vergoeding.

  • 3.

    De besteding van het budget vindt plaats via de ambtelijk ondersteuner.

 

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor dat de Jongerenraad wordt ondersteund door een ambtenaar voor ambtelijke ondersteuning en communicatie met de Jongerenraad.

  • 2.

    Voor praktische ondersteuning (het vinden van de weg binnen de gemeentelijke organisatie en het regelen van vergaderruimtes, communicatiemiddelen en een postadres) kan de Jongerenraad terecht bij de ambtelijk ondersteuner. Deze is medeverantwoordelijk voor het overbrengen van de adviezen, zoals opgesteld door de Jongerenraad, aan het college en zorgt ervoor dat het contact tussen de Jongerenraad, het college en de gemeentelijke organisatie zo vloeiend mogelijk verloopt.

  • 3.

    De ambtelijk ondersteuner is geen lid van de Jongerenraad.

  • 4.

    De ambtelijk ondersteuner is verantwoordelijk voor het signaleren van belangrijke (beleids)ontwikkelingen voor de Jongerenraad.

  • 5.

    De ambtelijk ondersteuner bewaakt het door de gemeente Veenendaal beschikbaar gestelde budget voor de Jongerenraad en verzorgt de betalingen van de Jongerenraad (facturen en vergadervergoedingen).

 

Artikel 7 Taken voorzitter

  • 1.

    De voorzitter geeft sturing aan de Jongerenraad en het bestuur en is het gezicht naar buiten toe in de politiek.

  • 2.

    De voorzitter is verantwoordelijk voor het gehele beleid van de Jongerenraad en de politieke lijn.

  • 3.

    De taken van de voorzitter zijn in ieder geval:

    • a.

      leiden van de vergaderingen;

    • b.

      schrijven van het jaarverslag, in samenwerking met de secretaris;

    • c.

      positioneren van de Jongerenraad in de Veenendaalse politiek;

    • d.

      algemeen coördineren van het bestuur;

    • e.

      waken over het teamgevoel van het bestuur en de Jongerenraad;

    • f.

      zorgen voor de profilering van de Jongerenraad in de media;

    • g.

      onderhouden van contact met de ambtelijke organisatie.

 

Artikel 8 Taken vicevoorzitter

  • 1.

    De vicevoorzitter vervangt de voorzitter waar nodig en adviseert en ondersteunt deze.

  • 2.

    De vicevoorzitter is verantwoordelijk voor facilitaire zaken.

  • 3.

    De taken van de vicevoorzitter zijn in ieder geval:

    • a.

      de voorzitter vervangen en zijn bevoegdheden uitoefenen bij verhindering van deze;

    • b.

      opstellen en coördineren van het promotiebeleid;

    • c.

      coördineren van de portefeuilles, zoals in artikel 8 lid 8 is opgenomen;

    • d.

      schrijven van het jaarplan;

    • e.

      zorg dragen voor vergaderruimte.

 

Artikel 9 Taken secretaris

  • 1.

    De secretaris is het eerste aanspreekpunt van de Jongerenraad (uitgezonderd politiek) en onderhoudt de contacten met de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie, het archief en het secretariaat van de Jongerenraad.

  • 3.

    De taken van de secretaris zijn in ieder geval:

    • a.

      opstellen van agenda’s voor vergaderingen van de Jongerenraad;

    • b.

      notuleren tijdens vergaderingen;

    • c.

      reglement beheren;

    • d.

      secretariaat beheren;

    • e.

      bijhouden van ledenadministratie (verwerken aanmeldingen, opzeggingen en mutaties);

    • f.

      verantwoordelijk voor communicatie, met uitzondering van persbeleid en voorlichting;

    • g.

      beheer archief;

    • h.

      schrijven van het jaarverslag, in samenwerking met de voorzitter;

    • i.

      actief de leden informeren.

 

Artikel 10 Taken penningmeester

  • 1.

    De penningmeester beheert de financiële administratie van de Jongerenraad.

  • 2.

    De penningmeester is verantwoordelijk voor het algeheel financieel beleid.

  • 3.

    De taken van de penningmeester zijn in ieder geval:

    • a.

      waken over de begroting en het nakomen van het jaarplan;

    • b.

      bijhouden van de financiële administratie;

    • c.

      zorgen dat één maand voor aanvang van het evenement alle facturen binnen zijn en deze door te sturen uiterlijk één dag na afloop van het evenement naar de ambtelijk ondersteuner;

 

Artikel 11 Werkwijze

  • 1.

    De Jongerenraad vergadert zo vaak als dat nodig wordt geacht, maar minimaal vier keer per jaar. Eenmaal per jaar is de portefeuillehouder daarbij aanwezig. Indien de Jongerenraad vaker met de portefeuillehouder wil overleggen, dan dient de secretaris van de Jongerenraad daartoe een verzoek in bij de ambtelijk ondersteuner.

  • 2.

    De uitnodigingen, die tevens de agenda en bijbehorende stukken bevatten, worden minimaal een weekeinde voor de eerstvolgende vergadering door de secretaris verzonden.

  • 3.

    Van de vergaderingen worden verslagen gemaakt. Zowel de leden als de ambtelijk ondersteuner ontvangen deze verslagen.

  • 4.

    De vergaderingen van de Jongerenraad zijn, uitzonderingen daargelaten, openbaar. Wanneer een meerderheid van de leden een besloten vergadering wenst of wanneer er over bepaalde personen wordt beraadslaagd, is de vergadering echter besloten. In dit geval zijn de leden tot geheimhouding verplicht. Besluiten worden altijd in een openbare vergadering genomen.

  • 5.

    Bezoekers kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken. De voorzitter bepaalt of hieraan gevolg wordt gegeven. Mocht hij dit niet goedkeuren dan kan een meerderheid van de Jongerenraad dit alsnog teweeg brengen.

  • 6.

    Wanneer de Jongerenraad advies of toelichting behoeft, staat het hen vrij één of meerdere (externe) deskundigen uit te nodigen om de vergadering bij te wonen.

  • 7.

    De gehele Jongerenraad is verantwoordelijk voor en actief betrokken bij het proces van het opstellen van de voor het college bedoelde adviezen.

  • 8.

    Buiten het feit dat de gehele Jongerenraad meewerkt aan de adviezen, kent de Jongerenraad drie andere portefeuilles, namelijk ‘Adviesvorming’, ‘Activiteiten’ en ‘Promotie’. Elk lid heeft de mogelijkheid om in één van deze portefeuilles plaats te nemen.

  • 9.

    Om de Jongerenraad op alle vlakken betrokken te laten zijn, heeft ieder lid zijn eigen specialisatie(s). Ieder houdt het nieuws en de ontwikkelingen rondom zijn specialisatie(s) in de gaten zodat de Jongerenraad te allen tijde geïnformeerd kan worden en kan anticiperen op bepaalde ontwikkelingen. De leden van de Jongerenraad kiezen ieders specialisme(s) direct na de verkiezing van een nieuw bestuur uit een vooraf opgestelde lijst.

  • 10.

    Een lid wordt geacht, voor zover mogelijk, de activiteiten in Veenendaal, die betrekking hebben op zijn specialisatie(s), te bezoeken in zijn functie. Bij verhindering laat het betreffende lid dit zo snel mogelijk weten aan de overige leden van de Jongerenraad, zodat er een plaatsvervangende afvaardiging kan deelnemen aan de activiteit in kwestie.

 

Artikel 12 Advisering

  • 1.

    Het advies, dat wordt gevraagd aan de Jongerenraad, wordt op een dusdanig tijdstip gevraagd dat dit invloed kan hebben op het besluit van het college. Uitgangspunt is zes weken voorafgaand aan het definitieve collegebesluit.

  • 2.

    Afspraken over de wijze en het moment waarop de Jongerenraad in het beleidsvormingsproces wordt betrokken, worden door de ambtelijk ondersteuner samen met de Jongerenraad gemaakt. De ambtelijk ondersteuner voorziet de Jongerenraad van informatie zodat de Jongerenraad naar behoren kan functioneren. Het gaat hier om informatie die noodzakelijk is om beleid en uitvoering te kunnen begrijpen en om ontwikkelingen en wijzigingen te kunnen volgen.

  • 3.

    De adviezen van de Jongerenraad worden schriftelijk uitgebracht aan het college. In overleg met griffie en ambtelijk ondersteuner heeft de Jongerenraad ook de mogelijkheid tot inspreken in de raadscommissie wanneer hij dit nodig acht en hiertoe de mogelijkheid is.

 

Artikel 13 Besluitvorming

  • 1.

    Elk lid heeft recht op 1 stem. Deze stem kan bij afwezigheid of onthouding van stemmen niet worden doorgegeven aan een ander lid of bezoeker.

  • 2.

    Bij meerderheid van de stemmen op een advies, wordt het advies uitgebracht.

  • 3.

    Wanneer er na stemming een gelijkstand is, zal er een 2e stemronde gehouden worden. Is de uitkomst opnieuw gelijk, dan beslist het lot door middel van het werpen van een munt.

  • 4.

    De Jongerenraad kan alleen vergaderen wanneer de helft van de leden aanwezig is. Besluiten kunnen alleen worden genomen indien de helft plus één van de leden aanwezig is.

  • 5.

    Het college neemt binnen acht weken een beslissing op een gevraagd of ongevraagd advies van de Jongerenraad.

  • 6.

    Indien het college besluit het advies van de Jongerenraad niet te volgen, legt het de motivering daarvoor schriftelijk vast en stelt het de Jongerenraad daarvan in kennis. De Jongerenraad kan te allen tijde een verzoek tot opheldering indienen.

 

Artikel 14 Evaluatie

  • 1.

    De Jongerenraad stelt één keer per jaar een rapportage op over zijn activiteiten/adviezen. Deze rapportage wordt samengevat opgenomen in het jaarverslag voor het college. Zowel in de evaluatie, als in het jaarverslag van de Jongerenraad, wordt aandacht besteed aan de representativiteit van de Jongerenraad. Dit verslag wordt te allen tijden opgemaakt door het bestuur van het voormalige bestuursjaar over het jaar dat zij in het bestuur zaten.

  • 2.

    Het functioneren van de Jongerenraad wordt eenmaal per drie jaren geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie worden in ieder geval de effecten van de uitgebrachte adviezen geëvalueerd.

 

Artikel 15 Slotbepalingen

  • 1.

    Het op 23 april 2013 vastgestelde Reglement Jongerenraad Veenendaal wordt ingetrokken.

  • 2.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

  • 3.

    Dit reglement kan aangehaald worden als: Reglement Veense Jongerenraad.

 

 

 

 

Vastgesteld in de vergadering van 11 juni 2019

 

 

 

     

mevrouw drs. A.P.W. van de Klift

secretaris

     

de heer K.J.G. Kats

burgemeester

 

Naar boven