Spelregels voor publicatie van persoonsgegevens in het Raadsinformatiesysteem van Zeist

De griffier van Zeist,

overwegende dat het gewenst is regels vast te leggen voor het publiceren van persoonsgegevens in het openbaar toegankelijke RaadsInformatieSysteem (RIS);

• gelet op:

  • v de Uitvoeringswet Algemene Verordening gegevensbescherming;

  • v de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

  • v de Wet openbaarheid van bestuur;

Besluit vast te stellen de:

Spelregels voor publicatie van persoonsgegevens in het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Zeist

Artikel 1 Definitie ‘publicatie in het RIS’

Onder ‘publicatie in het RIS wordt verstaan het plaatsen van informatie door - of in opdracht van - de griffier in het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

Stukken die in het RIS worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat, kunnen verzoeken hun persoonsgegevens uit het RIS te verwijderen. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de hand van deze regels beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Op het verzoek tot verwijdering beslist de griffier.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens in he RIS gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de daar aangegeven gedragslijnen.

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.

• a) Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

  Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

  In het RIS worden standaard de namen en emailadressen van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking voor gebruik van naam en emailadres in het RIS. Andere persoonsgegevens worden alleen met toestemming van betrokkene gepubliceerd.

• b) Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als opsteller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is publicatie in het RIS relevant en niet ‘bovenmatig’. Openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

• Gedragslijn:

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Zeist of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) in het RIS worden openbaar gemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

• c) Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen stukken van burgers moet dit als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

  Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat in het RIS is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld.

• Brieven van rechtspersonen/instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van die brieven is niet bovenmatig.

• Gedragslijn:

  Ingekomen brieven/geschriften van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig in beginsel niet in het RIS openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc., datum en vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt in het RIS gepubliceerd. Als het voor transparantie en controleerbaarheid noodzakelijk is om de brief/het geschrift openbaar te maken, dan wordt deze geanonimiseerd gepubliceerd, zodat eenieder toch kennis kan nemen van de inhoud. De brief/het stuk is wel volledig beschikbaar via het besloten gedeelte van het RIS. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel wordt gepubliceerd, dan zal, in afwijking van het voorgaande, publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.

• Brieven van organisaties en instellingen worden, naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken, wel in zijn geheel gepubliceerd en zijn in RIS voor een ieder te raadplegen. Persoonlijke contactgegevens van bestuurders, werknemers en/of leden van rechtspersonen/instellingen/organisaties worden alvorens publicatie plaatsvindt echter verwijderd en handtekeningen worden onzichtbaar gemaakt.

• Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar als vertrouwelijk stuk in het RIS.

  Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.

• d) Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare bijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

  Personen die tijdens de Ronde Tafel of andere openbare bijeenkomst gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de bijeenkomst vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in, die gewoonlijk integraal bij de besluitenlijst van de betreffende bijeenkomst gevoegd wordt. Van de bijeenkomsten worden ook opnames gemaakt die via het RIS terug te luisteren zijn. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, zullen deze onleesbaar worden gemaakt.

  Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage in het RIS met vermelding van hun naam. Insprekers worden hier door de griffie actief op gewezen.

• Gedragslijn:

  De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde op de gebruikelijke wijze uitgezonden en gepubliceerd via het RIS en is daar ook achteraf te raadplegen. Indien een inspreker een tekst inlevert op papier of digitaal, wordt deze bij de besluitenlijst van de desbetreffende bijeenkomst integraal toegevoegd. Andere persoonsgegevens dan namen worden onleesbaar gemaakt. Insprekers worden voorafgaand aan het inspreken actief geïnformeerd over publicatie van hun bijdrage in het RIS.

• e) Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

  De raad neemt weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

• Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken geanonimiseerd aangeboden aan de raad en worden handtekeningen afgeplakt. Bezwaarschriften waarbij de raad betrokken is als werkgever worden uitsluitend in een besloten raadsvergadering behandeld. Op het betreffende dossier wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.

• Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk, een kern of de gehele gemeente aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de raad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen bevatten (persoons-)gegevens van degene die het verzoek indient/ondersteunt.

• Gedragslijn:

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze in het RIS worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.

  Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen.

  Een voorstel van een burgerinitiatief, dat in het RIS is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend en ondersteund. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt.

  De volledige stukken worden via het beveiligde gedeelte van RIS ontsloten.

• f) Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

  In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens in het RIS worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

• Gedragslijn:

  Bij publicatie van activiteiten voor de raad in het RIS wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.

Artikel 5 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.Dit besluit kan worden aangehaald als “Spelregels voor publicatie van persoonsgegevens in het Raadsinformatiesysteem van Zeist”

• 2.Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld door de Griffier van gemeente Zeist op 3 mei 2019.

Zeist, 3 mei 2019

mr. J. Janssen, griffier