GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Ooststellingwerf

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingerwerf houdende regels omtrent de organisatie Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf per 1 maart 2018
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf, op voorstel van de directeur
gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht.
Gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 11 juni 2018
besluit:
vast te stellen het
Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf per 1 maart 2018
Hoofdstuk
1

Inleidende bepalingen
Artikel
1:

Begripsbepalingen
In dit organisatiestatuut wordt verstaan onder:
- a.
organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf, met uitzondering van de griffie;
- b.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf;
- c.
afdeling: organisatie-eenheid binnen de organisatie waarin een aantal teams zijn gebundeld;
- d.
team: een groep medewerkers met een gelijksoortig resultaatgebied en/of werkproces;
- e.
directeur: de ambtenaar die eindverantwoordelijk is voor de organisatie en belast met de wettelijke taken behorende bij de functie van gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 100 en volgende van de Gemeentewet;
- f.
loco-secretaris: de ambtenaar die de directeur vervangt bij diens afwezigheid;
- g.
manager: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de integrale leiding van een afdeling, MT-lid is en verantwoordelijk is voor specifieke aandachtspunten op concernniveau die ook kunnen variëren.
- h.
teamleider: de ambtenaar die belast is met, en mede verantwoordelijk is voor, de hiërarchische leiding van een team.
- i.
Managementteam (MT): het overleg tussen directeur en managers, ondersteund door de MT-secretaris;
- j.
MT-secretaris: ondersteunt het MT bij zijn taak en wordt aangestuurd door de directie.
- k.
medewerker: persoon die werkzaam is bij of voor de gemeente Ooststellingwerf.
- l.
bestuursorganen: de gemeenteraad, het college, de burgemeester en de ambtenaren die bij attributie
1
Attributie: een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift, toegedeeld aan een persoon of college werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (bijv. heffingsambtenaar of leerplichtambtenaar); attributie levert een echte bevoegdheid op, die alleen door de wettelijke regeling ongedaan kan worden gemaakt, niet door het bestuursorgaan onder wiens verantwoordelijkheid de attributaris werkt).
zijn aangewezen als bestuursorgaan;
- m.
OWO-samenwerking: het samenwerkingsverband van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland;
- n.
ondernemingsraad: een vertegenwoordiging van medewerkers, zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden.
- o.
griffie: groep medewerkers ter ondersteuning van de gemeenteraad, niet deel uitmakend van de organisatie.
Hoofdstuk
2

Structuur en taakgebieden
Artikel
2:

Ambtelijke organisatie
1.
De ambtelijke organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders
2.
Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/directeur.
3.
De organisatie is ingedeeld in de volgende afdelingen:
- a.
de afdeling Klant en Organisatie;
- b.
de afdeling Mens en Omgeving;
- c.
de afdeling Gebiedsteams;
- d.
de afdeling Buitendienst;
- e.
de afdeling Beheer en Registratie.
4.
De directeur kan besluiten de structuur van elke afdeling nader onder te verdelen. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken manager en het MT gehoord.
5.
De directeur kan besluiten tot (tijdelijke) toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers en het MT gehoord.
6.
De directeur kan besluiten tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen in te stellen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid, dat meerdere afdelingen betreft. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers en het MT gehoord.
Artikel
3:

Benoeming leidinggevende functionarissen
1.
Het college benoemt de directeur, nadat een afvaardiging van managers is gehoord en de ondernemingsraad advies heeft uitgebracht.
2.
De directeur benoemt de managers nadat een afvaardiging van de afdeling is gehoord.
3.
De manager benoemt de teamleider, nadat een afvaardiging van het team is gehoord.
Artikel
4:

Leiding en verantwoordelijkheid
1.
De directeur is eindverantwoordelijk voor de strategische en operationele aansturing van de organisatie, het inhoud geven aan de dienstverlening en het realiseren van de doelen van de organisatie.
2.
De manager geeft leiding aan een afdeling en is als integraal leidinggevende verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen. Daarnaast is de manager MT-lid en draagt de manager verantwoordelijkheid voor specifieke aandachtspunten op concernniveau die kunnen variëren.
3.
De teamleider geeft leiding aan een team van een afdeling.
Hoofdstuk
3

De directeur in relatie tot het college
Artikel
5:

Het college van burgemeester en wethouders
1.
De directeur draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
2.
De directeur draagt zorg voor een gedegen, tijdige, en integrale advisering aan het college.
3.
De directeur draagt zorg voor de vastlegging van de besluiten van het college.
4.
De directeur draagt er zorg voor dat de besluiten van het college worden uitgevoerd.
5.
De directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college, met inachtneming van eventuele nadere richtlijnen van het college.
6.
De directeur draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben.
Artikel
6:

De burgemeester
Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de op hem rustende taken.
Artikel
7:

Brugfunctie directeur -secretaris
1.
De directeur staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.
2.
De directeur bevordert, met inachtneming van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Ooststellingwerf en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de griffier, dat de ambtelijke organisatie op doelmatige wijze de bestuursorganen en raadscommissies terzijde staat.
Artikel
8:

Vervanging directeur.
1.
Het college wijst een manager aan als loco-secretaris.
2.
Tenzij anders is bepaald, vervangt de loco-secretaris de directeur in al zijn rechten en bevoegdheden.
3.
Bij afwezigheid van de directeur en de loco-secretaris neemt een ander MT-lid deze verantwoordelijkheid op zich conform de aanvullende besluitvorming in het college.
Hoofdstuk
4

Het management
Artikel
9:

De directeur
1.
De directeur is eindverantwoordelijk voor het leiden van de organisatie, de strategiebepaling en beleidsintegratie.
2.
De directeur bevordert de samenhang en een doelmatige samenwerking en coördinatie van de verschillende onderdelen van de organisatie.
3.
De directeur stuurt de managers aan, voert de jaargesprekken en heeft periodiek bilateraal overleg met hen.
4.
De directeur draagt zorg voor de procedurele coördinatie van de organisatie en geeft zo nodig aanwijzingen.
5.
De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De directeur vervult deze rol op verzoek van de werkgeverscommissie van de Griffie ook voor de medewerkers van de Griffie.
Artikel
10:

Manager
1.
Managers adviseren de directie bij zijn besluitvorming en behartigen daarbij de belangen van de organisatie als geheel.
2.
Managers zijn daarnaast integraal verantwoordelijk voor de aansturing van een afdeling en voor het toetsen op:
- a.
kwaliteit, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie
- b.
juridisch en financiële rechtmatigheid,
- c.
resultaatgerichtheid en doelmatigheid
3.
Managers geven leiding aan teamleiders en voeren de jaargesprekken met hen.
Artikel
11:

Teamleider
1.
De teamleider realiseert de aan het team opgedragen doelstellingen en is verantwoordelijk voor de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde werk, de leiding aan het team en de uitvoering van de bedrijfsvoering.
2.
De teamleider functioneert onder verantwoordelijkheid van de manager.
3.
De teamleider voert de jaargesprekken met de medewerkers van zijn team.
Artikel
12:

MT
1.
Het overleg tussen directeur en managers in het MT vindt 1 x per week plaats met ondersteuning van de MT-secretaris. Het doel hiervan is het bevorderen van de integrale bedrijfsvoering en strategische (beleids)ontwikkeling.
2.
De directeur is voorzitter van het MT.
3.
De directeur neemt de directiebesluiten na overleg in en tijdens de MT-vergadering. Bij gebrek aan consensus in het MT besluit de directeur.
4.
De managers dragen zorg voor overdracht van informatie naar de afdelingen.
Artikel
13:

Taken MT secretaris
1.
De MT-secretaris bewaakt de strategische agenda, de gemaakte afspraken en procedures voorvloeiende uit de MT-vergaderingen.
2.
De MT-secretaris stelt de agenda op voor de wekelijkse MT-vergadering en draagt zorg voor tijdige verspreiding van de agenda en stukken. Tevens draagt hij zorg voor interne publicatie van de directiebesluiten op STELLA.
3.
De MT-secretaris is de eerste contactpersoon voor de griffie over operationele aangelegenheden.
4.
De directeur kan de MT-secretaris opdracht geven andere, meer specifiek beleidsadviserende of coördinerende werkzaamheden uit te voeren.
Artikel
14:

Overleg
1.
De manager zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden van zijn taakgebied.
2.
De teamleider zorgt voor regelmatig een teamoverleg met de medewerkers van zijn team. Dit overleg vindt minimaal 4 x per jaar plaats, met agenda en verslaglegging.
3.
Naast het teamoverleg is er werkoverleg tussen teamleider en/of één of meerdere medewerkers over de dagelijkse gang van zaken. Dit werkoverleg vindt zo vaak plaats als nodig is voor het volbrengen van een bepaalde taak.
4.
De teamleider is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder voor operationele zaken.
Artikel
15:

Vervanging
1.
De horizontale vervanging van managers wordt binnen het MT overeengekomen.
2.
De horizontale vervanging van een teamleider wordt door de manager geregeld.
3.
De vervanging van de MT-secretaris wordt binnen het MT overeengekomen.
Artikel
16:

OWO-samenwerkingsverband
1.
Het samenwerkingsverband is gericht op optimale dienstverlening aan de burger, efficiënt werkende ambtelijke organisatie, betere kwaliteit, verminderde kwetsbaarheid en een stevige positie inde regio.
2.
Er zijn drie OWO-afdelingen, elke afdeling maakt deel uit van de organisatie van één van de gemeenten, die taken verrichten voor de gezamenlijkheid. De OWO-afdeling Beheer en Registratie maakt deel uit van de gemeentelijke organisatie van Ooststellingwerf.
3.
De directeur wijst managers aan die aanspreekpunt zijn voor de taken die uitgevoerd door OWO-afdelingen.
Hoofdstuk
5

Mandatering en delegatie
Artikel
17:

Mandatering en delegatie
1.
Bestuursorganen kunnen, voor door hen aan te wijzen aangelegenheden, de directeur, een manager of andere door hen aan te wijzen ambtenaren de bevoegdheid geven namens hen of in hun plaats beslissingen te nemen en/of stukken te ondertekenen. Zij stellen daartoe een mandaat- en delegatiestatuut vast.
2.
De directeur of een door hem aan te wijzen ambtenaar adviseert, gehoord de managers over het actueel houden van het mandaat- en delegatiestatuut.
Hoofdstuk
6

Slotbepalingen
Artikel
18:

Slotbepalingen
1.
In gevallen waarin dit organisatiestatuut niet voorziet, beslist de directeur namens het college.
2.
Dit organisatiestatuut treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 maart 2018.
3.
Het college trekt het organisatiestatuut 2015 van de gemeente Ooststellingwerf, vastgesteld op 30 juni 2015 op de in het tweede lid genoemde datum in.
4.
Dit organisatiestatuut wordt aangehaald als: Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf per 1 maart 2018.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 3 juli 2018.
De voorzitter,
De secretaris,

Toelichting
Procedure
Op grond van artikel 160 Gemeentewet is het stellen van regels over de ambtelijke organisatie een bevoegdheid van het college van B&W.
Het horen van de ondernemingsraad is verplicht. De ondernemingsraad heeft adviesrecht.
Hoofdstuksgewijze
toelichting
Hoofstuk 1
Dit hoofdstuk bevat de uitleg van een aantal inleidende bepalingen.
Hoofdstuk 2
In het organisatiestatuut is de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf neergelegd. Dit laatste met uitzondering van de griffie, hetgeen een verantwoordelijkheid is van de gemeenteraad. Het college van B&W is vrij om zelf de structuur van de ambtelijke organisatie te bepalen. Het organisatiestatuut is een juridische weergave van de organisatieontwikkeling in diverse doorontwikkel-rapportages, laatstelijk in het document “Organisatiestatement 2018. Het organisatiestatuut zal periodiek worden aangepast aan de voortschrijdende organisatieontwikkeling. De aanpassing die nu aan de orde is betreft de gevolgen van besluitvorming door het college van B&W op 6 maart 2018.
Artikel 2 lid 2 geeft aan dat de ambtelijke organisatie is ingericht volgens het directiemodel. Dit betekent dat de organisatie onder centrale leiding van een directeur staat en verder bestaat uit een aantal afdelingen. Deze afdelingen worden integraal aangestuurd door managers.
In het organisatiestatement is aansluiting gezocht met de maatschappelijke ontwikkelingen waarbij de gemeente steeds meer te maken krijgt met veranderingen die elkaar snel opvolgen. Inwoners worden mondiger, doen het zelf en willen geen standaardoplossingen. Maatschappelijke problematiek is steeds complexer en met elkaar verweven. De gemeente kan niet alles alleen oplossen en speelt steeds vaker een faciliterende rol in plaats van een regierol. Als organisatie is het noodzakelijk op die veranderingen in te spelen, de werkwijze aan te passen om van toegevoegde waarde te blijven.
De organisatiestructuur en dan met name de keuze voor interne verzelfstandiging van onderdelen paste niet meer in deze nieuwe context omdat samenwerken steeds belangrijker wordt bij het oplossen van complexe opgaves. Ook is de OWO-afdeling in Ooststellingwerf vanaf 1 maart 2018 onderdeel van het MT.
Hoofdstuk 3
De instructie voor de gemeentesecretaris (als bedoeld in artikel 103, tweede lid, Gemeentewet) is neergelegd in dit hoofdstuk. In artikel 8 wordt de vervanging van de gemeentesecretaris geregeld. Hiermee is voldaan aan artikel 106 Gemeentewet.
Hoofdstuk 4
In dit hoofdstuk staan de verdeling van de managementtaken en de samenwerking centraal.
Hoofdstuk 5
Ingevolge artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht kan de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven inzake de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.
De algemene kaders voor mandaat, machtiging en volmacht worden in dit hoofdstuk niet genoemd. Wel wordt in dit artikel nadrukkelijk verwezen naar de door het college vastgestelde mandaat- en delegatiestatuut.
Hoofdstuk 6
Als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur is het college bevoegd om dit statuut vast te stellen en te wijzigen.