Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad

2015/45–I

De raad van de gemeente Laren;

gezien voorstel 2015/45 van het presidium d.d. 23 november 2015;

gelet op de artikelen 16, 82, 83 en 84 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende regeling:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad

HOOFDSTUK1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel;

• motie: verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

• subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;

• voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2 Het presidium

• 1. Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters.

• 2. Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het presidium vervangt.

• 3. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

• 4. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies en functioneert tevens als agendacommissie.

• 5. De taken van de agendacommissie betreffen in ieder geval:

  • a. het voorbereiden en vaststellen van de voorlopige agenda’s voor raads- en

    commissievergaderingen;

  • b. het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies;

  • c. het vaststellen van de vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de

    Gemeentewet en het volgende lid.

• 6. In aanvulling op de raadscommissievergaderingen als bedoeld in het vijfde lid, onder b,

vergadert een raadscommissie voorts als haar voorzitter het nodig acht of als tenminste

twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

Artikel 3 Seniorenconvent

• 1. De raad heeft een seniorenconvent, bestaande uit:

  • a. de fractievoorzitters, en

  • b. de voorzitter.

• 2. Het seniorenconvent overlegt in beslotenheid over de volgende onderwerpen:

  • a. personele aangelegenheden;

  • b. informatie van vertrouwelijke aard, gericht op openbare besluitvorming;

  • c. vertrouwelijke mededelingen over openbare orde en veiligheid;

  • d. alle niet politieke zaken met betrekking tot het functioneren van de raad.

• 3. Het seniorenconvent komt op initiatief van de voorzitter of een van de fractievoorzitters bijeen.

• 4. Indien een bijeenkomst op verzoek van een fractievoorzitter c.q. de voorzitter wordt belegd, vindt deze binnen vijf werkdagen plaats.

• 5. Het seniorenconvent kan een of meer wethouders en/of de gemeentesecretaris uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn.

• 6. De griffier of diens vervanger is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig en draagt zorg voor het secretariaat.

• 7. Elke fractievoorzitter kan een lid van de raad uit zijn fractie aanwijzen dat hem bij zijn afwezigheid in het seniorenconvent vervangt.

Artikel 4 De griffier

1.De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en kan

aanwezig zijn in raadscommissievergaderingen.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aan-gewezen plaatsvervanger.

• 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderin- gen deelnemen.

Artikel 5 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

1.Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit

drie raadsleden.

2.Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van

nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de

toelating van nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van

een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

3.Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste

raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

4.Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste

raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de

voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

5.In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het

voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens

toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 6Benoeming wethouders

Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

Artikel 7 Fracties

1.Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn

verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

2.Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad

deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de

eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal

voeren.

• 3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

• 4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

• 5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

HOOFDSTUK 2 RAADSVERGADERINGEN

Paragraaf 1 voorbereiding

Artikel 8 Oproep en voorlopige agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van dit reglement wordt

vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch

uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden.

Artikel 9 Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep

een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden

openbaar gemaakt.

2.Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de

Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het

eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek

inzage.

3.De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken

1.Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda

dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het

gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken

ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad

en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet

geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid

onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage.

Artikel 11 Openbare kennisgeving

Raadsvergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in het Larens Journaal en plaatsing op de website van de gemeente Laren.

Paragraaf 2ter vergadering

Artikel 12 Presentielijst

• 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde

van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door

ondertekening vastgesteld.

Artikel 13 Aantal spreektermijnen

1.Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen,

tenzij de raad anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 3. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging over het door dat raadslid ingediende.

• 5. Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 14 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15 Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Paragraaf 3stemmingen

Artikel 16 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.

Artikel 17 Beslissing

• 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

Artikel 18 Stemming; procedure hoofdelijke stemming

• 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen.

• 3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

• 4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde.

• 5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem uit door ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• 6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

• 7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 19 Volgorde stemming over amendementen en moties

• 1. Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

• 1. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

• 2. Als meerdere amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

• 3. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het

voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Artikel 20 Stemming over personen

• 1. Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter 3 raadsleden tot stembureau.

• 2. Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen.

• 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Paragraaf 4verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 21 Verslag en besluitenlijst

• 1. De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen.

• 2. Een verslag bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor

zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b. een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;

• c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de

sprekers;

e.een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke

stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder

aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet

van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben

vergist;

f.de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde,

moties, amendementen en subamendementen;

g.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen

aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 van dit reglement door de raad is

toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 1. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft.

• 2. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

• 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

• 4. Als verslagen en besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 22 Ingekomen stukken

• 1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd.

• 2. Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van het presidium de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Paragraaf 5besloten raadsvergaderingen

Artikel 23 Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 24 Verslag besloten vergadering

1.Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet

verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier.

2.Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten

raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad

een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de

besluitenlijst.

3.De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier

ondertekend.

Artikel 25 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Paragraaf 6toehoorders en pers

Artikel 26 Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen

  uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van

  de orde is hen verboden.

Artikel 27 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3BEVOEGDHEDEN, INSTRUMENTEN RAADSLEDEN

Artikel 28 Amendementen en subamendementen

• 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de voorzitter. Dit gebeurt schriftelijk, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 2. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben.

• 3. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 29 Moties

• 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.

• 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

• 3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp

  vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

• 4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming

  door de raad is afgerond.

Artikel 30 Initiatiefvoorstel

• 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter.

• 2. Deze voorstellen worden op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering

geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dat geval wordt het

voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

Artikel 31 Collegevoorstel

• 1. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

• 2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 32 Interpellatie

• 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.

• 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

• 3. Als het verzoek tenminste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

• 4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 33 Schriftelijke vragen

• 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier. Daarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat.

• 2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

• 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen twintig dagen nadat de vragen zijn ingediend.

• 4. Als de vragen tenminste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend, vindt mondelinge beantwoording plaats in de eerstvolgende raadsvergadering, tenzij het college of de burgemeester de griffier gemotiveerd in kennis stelt dat dit onmogelijk is, waarbij tevens aangegeven wordt binnen welke termijn beantwoording zal plaatsvinden.

• 5. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden.

• 6. De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 34 Inlichtingen

• 1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier.

• 2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

• 3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen tien dagen nadat het verzoek is ingediend.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 35 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 36 Intrekken oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad,

vastgesteld d.d. 15 december 2010, wordt ingetrokken.

Artikel 37 Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2016.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Laren.

Laren, 16 december 2015

drs. T.W. Zwemmer drs. E.J. Roest

griffier voorzitter