Financiële verordening Meerinzicht 2018

Het Bestuur van het openbaar lichaam Meerinzicht besluit;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht;

vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het openbaar lichaam Meerinzicht.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Organisatieonderdeel: alle organisatorische eenheden binnen het openbaar lichaam die als zodanig door het Bestuur zijn aangewezen.

• Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam Meerinzicht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• Het Bestuur: het Bestuur als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.

• De Directieraad: de Directieraad als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begroting

De Gemeenschappelijke Regeling Meerinzicht, derde wijziging, gepubliceerd op 13 juli 2017 bepaalt ten aanzien van de Begroting:

• 1. Het bestuur stelt de begroting uiterlijk op 15 juli vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

• 2. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

• 3. Het bestuur maakt een ontwerpbegroting op, voorzien van een financiële en beleidsmatige toelichting (inclusief de kaders) en zendt deze voor 15 april in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het bestuur reageert gemotiveerd op deze zienswijzen en voegt de commentaren waarin deze zienswijzen zijn vervat bij de ontwerpbegroting.

• 5. Na vaststelling van de begroting zendt het bestuur de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij de gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 6. Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. Dit betekent dat iedere begrotingswijziging uiteindelijk voor zienswijze richting de deelnemende gemeenten wordt verzonden.

Artikel 3. Rolbepaling t.a.v. de Begroting

• 1. Het Bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 2. Het Bestuur stelt per programma vast:

  • a. de beoogde effecten;

  • b. de te leveren prestaties;

  • c. de baten en lasten.

• 3. De Directieraad draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgelegd door het Bestuur kunnen worden getoetst.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de verwachte inzet van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 3. In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de inzet van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5. Kaders begroting

• 1. De Directieraad biedt voor 1 december aan het Bestuur een Kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van het begrotingsjaar t+2 en de meerjarenraming. Het Bestuur stelt deze nota voor 15 december vast.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. De Directieraad informeert het Bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De Directieraad doet vervolgens een voorstel voor een begrotingswijziging en/of of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportage in het Bestuur doet De Directieraad voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt De Directieraad voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet voor aan het Bestuur.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1. De Directieraad informeert het Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van Meerinzicht.

• 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c. het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

  • d. het resultaat, volgend uit het onderdeel c, alsmede de realisatie en raming van de inzet van de investeringskredieten.

• 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en de lasten en investeringskredieten in de begroting van meer dan 10% of groter dan € 25.000,00 toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden geactiveerd onder aftrek van bijdragen van derden.

• 2. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage bij deze verordening.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 9. Financieringsfunctie

• 1. De Directieraad neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd en;

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. De Directieraad informeert het Bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3. Het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal is niet toegestaan.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 10. Administratie

• 1. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over inzet van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de effecten van het beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Financiële organisatie

De Directieraad draagt zorgt voor:

• 1. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en inzet van middelen;

• 6. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

• 7. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 12. Interne controle

De Directieraad zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt De Directieraad maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018 onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening Meerinzicht 2015.

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Meerinzicht 2018”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur d.d. 24 januari 2018.

de voorzitter,

J. de Jong.

de secretaris,

R.C. van Nunspeet.

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

• a. 5 jaar: telefooninstallaties;

• b. 3 jaar: automatiseringsapparatuur;

• c. 5 jaar: software.