GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Baarn

Organisatiebesluit gemeente Baarn 2019
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,
gelet op artikel 160, lid 1, onder c van de Gemeentewet,
gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 24 juni 2016,
gelet op het collegebesluit (16CV000247) “Organisatieontwikkeling” d.d. 5 juli 2016,
overwegende dat:
- •het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de visie en waarden van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Baarn zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ heeft vastgesteld;
- •het college van burgemeester en wethouders op 5 juli 2016 de organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie zoals opgenomen in ‘Organisatievisie Baarn’ met als ingangsdatum 1 januari 2017 heeft vastgesteld;
- •de Ondernemingsraad op 24 juni 2016 heeft geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, in het bijzonder over:
- •de organisatiestructuur;
- •het besturings- en managementmodel;
- •de visie en de waarden van de gemeentelijke organisatie;
- •de directie na een overgangstermijn inmiddels bestaat uit 2 leden in plaats van 3 leden, namelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de loco-secretaris/adjunct directeur;
- •in de ‘Organisatievisie Baarn’ de verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt;
- •het wenselijk is deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in een organisatiebesluit;
stelt vast:
ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE BAARN 2019
Artikel
1

Begripsbepalingen
Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het onderwijs.
Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet. Algemeen directeur: gemeentesecretaris en het hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft leiding en coacht de adjunct directeur, teammanagers en de concernstaf.
Adjunct directeur: is samen met de algemeen directeur verantwoordelijk voor aansturing van het concern, is verantwoordelijk voor een adequate bedrijfsvoering, geeft leiding en coacht teammanagers, is plaatsvervangend algemeen directeur en is locosecretaris.
Directie: algemeen directeur en adjunct directeur die teammanagers leiding geven en coachen.
Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.
Managementoverleg: permanent ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur, de adjunct directeur en de teammanagers, desgewenst aangevuld met adviseurs. De concerncontroller heeft een doorlopende uitnodiging deel te nemen aan het overleg.
Procesmatig ingerichte organisatie: de organisatie is ingericht naar de aandachtsvelden interne dienstverlening, ontwikkeling en externe dienstverlening.
Artikel
2

Organisatievisie
De visie zoals neergelegd in de Organisatievisie Baarn en door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op 5 juli 2016.
Artikel
3

Structuur van de ambtelijke organisatie
1.
De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit een directie, teams en een concernstaf en bestaat uit de organisatieonderdelen die genoemd worden in het organogram dat bij dit besluit is gevoegd.
2.
De taaktoedeling aan de organisatieonderdelen geschiedt door het college van burgemeester en wethouders. De algemeen directeur wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen. Dit doet hij niet alvorens hij de adjunct directeur en het managementteam heeft geraadpleegd.
3.
Op basis van de in het voorgaande lid bedoelde taaktoedeling stelt het college van burgemeester en wethouders de structuur van de organisatie vast. Wijziging van deze structuur geschiedt niet dan nadat de ondernemingsraad daarvoor om advies is gevraagd in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
4.
De ondernemingsraad heeft op 24 juni 2016 geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”. Dit organisatiebesluit is een uitwerking daarvan. De ondernemingsraad heeft aangegeven niet apart over het organisatiebesluit te hoeven adviseren.
5.
Onder toezicht van het college van burgemeester en wethouders wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen aan de algemeen directeur.
Artikel
4

Taken en bevoegdheden algemeen directeur
- 1.
De algemeen directeur is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen het bevorderen van de samenwerking en de communicatie.
- 2.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de adjunct directeur, het managementteam en de concernstaf, en is het eerste aanspreekpunt voor het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van het algemene functioneren van de managementteamleden.
- 3.
De adjunct directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders, op voordracht van de algemeen directeur.
- 4.
De teammanager wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de directie.
- 5.
De adjunct directeur en teammanagers hebben een adviserende taak richting de algemeen directeur.
- 6.
Binnen de directie, die samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de algemeen directeur uiteindelijk de beslissende stem.
- 7.
Binnen het managementoverleg, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de algemeen directeur uiteindelijk de beslissende stem.
- 8.
De algemeen directeur is voorzitter van het managementoverleg.
- 9.
De algemeen directeur is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die, namens het college, de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.
- 10.
De algemeen directeur ziet toe op de uitvoering van door of namens het college genomen besluiten en is verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering van bedoelde besluiten.
Artikel
5

Taken en bevoegdheden van de directie
De directie is (eind)verantwoordelijk voor en heeft de volgende taken:
- •het maken van strategische keuzes;
- •het fungeren als escalatieplatform voor discussies tussen onderdelen van de organisatie;
- •besluitvorming;
- •het adviseren van het college bij de bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken;
- •het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van de kaders voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie;
- •is (mede) verantwoordelijk voor de kwaliteit, voortgang en integraliteit van de werkzaamheden van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan het college;
- •het aanstellen en ontslaan? van teammanagers (in overleg met college);
- •het beoordelen van teammanagers;
- •het leiding geven aan en coachen van teammanagers;
- •de resultaten van de teams;
- •de gemeenschappelijke prestaties;
- •de strategische adviezen op inhoudelijk complexe dossiers.
Artikel
6

Taken en bevoegdheden managementteam
Het managementteam heeft de volgende taken:
- •de realisatie van de doelstellingen van de organisatie (mede vanuit coalitie- en bestuursakkoord);
- •het gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de verdere ontwikkeling van de organisatie;
- •het stellen van kaders voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringsprocessen en de beheersing daarvan.
Artikel
7

Taken en bevoegdheden teammanager
Teammanagers zijn integraal resultaatverantwoordelijke leidinggevenden.
- 1.
De teammanager is lid van het managementoverleg, en is belast met en verantwoordelijk voor:
  - •het leidinggeven aan zijn/haar team;
  - •het aanstellen, ontslaan, opleiden, functioneren en beoordelen van teamleden;
  - •de prestaties/resultaten van het team;
  - •het leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van andere teams;
  - •een adequate bedrijfsvoering;
  - •het goed laten verlopen van de P&C-cyclus;
  - •het gezamenlijk behalen van de resultaten van de organisatie.
- 2.
De teammanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de adjunct directeur of de algemeen directeur.
Artikel
8

Plaatsvervanging
- 1.
De plaatsvervanger van de gemeentesecretaris wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders op voordracht van de gemeentesecretaris. De adjunct directeur is de eerste plaatsvervanger van de gemeentesecretaris.
2. Degene die de gemeentesecretaris vervangt, vervangt hem tevens in zijn hoedanigheid van algemeen directeur.
3. Vervanging van de directieleden vindt in eerste instantie horizontaal plaats, in tweede instantie verticaal. Bij afwezigheid van een directielid wordt zijn functie in eerste instantie uitgeoefend door een collega-directielid, in tweede instantie door een teammanager die valt binnen het aandachtsgebied van het betreffende directielid. Binnen de directie worden hierover afspraken gemaakt.
4. Vervanging van de teammanagers vindt horizontaal plaats. Bij afwezigheid van de teammanager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega-teammanager. In het managementteam worden hierover afspraken gemaakt.
Artikel
9

Slotbepalingen
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2019”.
- 2.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2019 of indien bekendmaking plaatsvindt na 1 januari 2019, één dag na bekendmaking.
- 3.
Bij inwerkingtreding van Organisatiebesluit gemeente Baarn 2019 wordt het “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2017”, vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 13 december 2016, ingetrokken.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn in haar vergadering van 18 december 2018
De secretaris, De burgemeester,