GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Vlissingen

Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019
De raad van de gemeente Vlissingen;
gelezen het voorstel van de werkgroep nieuw vergaderstelsel;
gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;
besluit de volgende verordening vast te stellen:
Verordening op de raadscommissies gemeente Vlissingen 2019
Hoofdstuk
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger zijnde een raadslid;
- •burgercommissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger niet zijnde een raadslid;
- •commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- •griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- •presidium: gremium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters;
- •agendacommissie: de voorzitters van de raad en de commissies en hun plaatsvervangers;
- •wet: Gemeentewet.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
- 1.
Er is een raadscommissie Ruimte en een raadscommissie Algemeen/sociaal waarvan de werkzaamheden in ieder geval de onderwerpen betreffen die zijn genoemd in de bijlage die hoort bij dit reglement.
- 2.
Het presidium wordt gemandateerd tot het wijzigen van de bijlage genoemd in het eerste lid.
- 3.
De agendacommissie kan incidenteel, door middel van het opstellen van een concept agenda, de commissie voorstellen om een gemengde commissie plaats te laten vinden.
Artikel
3.

Taken
Een raadscommissie heeft tot taak om binnen het taakveld dat haar door de raad is toegewezen:
- a.
besluiten van de raad voor te bereiden;
- b.
met het college, leden van het college of de burgemeester te overleggen over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a;
- c.
Het kort debat tussen fracties onderling te voeren om tot oordeelsvorming te komen.
Artikel
4.

Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
- 1.
Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. Burgercommissieleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de gemeenteraad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de politieke partij onder welke naam deze politieke partij ook in de gemeenteraad zitting heeft genomen. De artikelen 10, tot en met 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
- 2.
Per fractie worden per zittingsperiode maximaal twee burgercommissieleden door die fractie aangewezen als burgercommissielid. Per fractie neemt maximaal één burgercommissielid deel aan de commissievergadering. Per fractie is ten minste één raadslid aanwezig tijdens een commissievergadering. Alleen in zeer bijzondere gevallen kan van de verplichte aanwezigheid van het raadslid worden afgeweken, dit is ter beoordeling van de commissievoorzitter.
- 3.
De vertegenwoordiging vanuit de raadsfracties, wordt door de raadsfracties zelf geregeld, Ook de plaatsvervanging door ten minste één plaatsvervangend lid per fractie voor iedere raadscommissie wordt door de raadsfracties zelf geregeld. Tijdens een commissievergadering wordt niet van commissieleden gewisseld.
- 4.
Een burgercommissielid wordt door de voorzitter van de raad opgeroepen om in een raadsvergadering in de nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte af te leggen.
- 5.
Voorafgaand aan het afleggen van die eed of verklaring en belofte stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van het commissielid.
- 6.
In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw burgercommissielid op om in de vergadering van januari of september de eed of verklaring en belofte af te leggen. Voorafgaand aan het afleggen van die eed of verklaring en belofte onderzoekt de in lid vijf genoemde commissie de geloofsbrief en de daarop betrekking hebbende stukken van het commissielid.
- 7.
De raad benoemt de commissievoorzitters.
Artikel
5.

Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, eerste lid, gestelde eisen.
- 3.
De raadsfractie die de vertegenwoordiging van zijn raadsfractie heeft geregeld kan een commissielid die zijn raadsfractie vertegenwoordigt zijn lidmaatschap ontnemen.
- 4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
- 5.
Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger respectievelijk is geregeld of benoemd.
- 6.
Als door overlijden of ontslag van een commissievoorzitter een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 7.
Als door ontslag van een commissielid een vacature ontstaat, kan door de raadsfracties gedurende een zittingsperiode van de raad éénmaal een nieuwe lid geregeld worden.
- 8.
Het lidmaatschap van commissieleden, van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
6.

De commissiegriffier
- 1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
- 2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
- 3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar.
- 4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
Hoofdstuk
2.

Vergaderingen
Paragraaf
1.

Voorbereiding
Artikel
7.

Oproep en agenda
- 1.
De griffie plaatst in opdracht van de voorzitter ten minste veertien dagen voor een commissievergadering een oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken op de aan de leden daarvoor ter beschikking gestelde vergaderapplicatie.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het door de griffie op de vergaderapplicatie plaatsen van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze en worden de daarbij behorende stukken door de griffie op de vergaderapplicatie geplaats.
- 3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.
- 4.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.
Artikel
8.

Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het door de griffie op de vergaderapplicatie plaatsen van de schriftelijke oproep door de griffie op de vergaderapplicatie geplaatst. Als na het op de vergaderapplicatie plaatsen van de schriftelijke oproep stukken op de vergaderapplicatie worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, worden door de griffie achter een digitaal slot op de vergaderapplicatie geplaatst. In uitzonderlijke gevallen, wanneer dat naar het oordeel van het college noodzakelijk is, worden de stukken ter inzage gelegd bij het bestuurssecretariaat.
Artikel
9.

Openbare kennisgeving
- 1.
Commissievergaderingen worden door aankondiging op de gemeentepagina van het huis-aan-huis-blad en vermelding op de website van de gemeenteraad, https://vlissingen.raadsinformatie.nl/, openbaar gemaakt.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
Paragraaf
2.

Vergadering
Artikel
10.

Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
11.

Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.
Artikel
12.

Geen stemmingen
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over de agenda, geheimhouding, doorgeleiding van voorstellen naar de besluitvormende vergadering en met betrekking tot de orde.
Artikel
13.

Aantal spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
- 3.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel
14.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel
15.

Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die passen binnen de commissieonderwerpen en -voorstellen.
- 2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit de griffier en wel uiterlijk voor 12.00 uur van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.
- 3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
- 4.
De inspreker voert maximaal vijf minuten het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 5.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
Artikel
16.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
Artikel
17.

Audioverslag en besluitenlijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van het audioverslag en de besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
Het audioverslag:
  - a.
omvat de volledige vergadering,
  - b.
wordt geïndexeerd naar de onderwerpen die besproken zijn en de sprekers die het woord hebben gevoerd;
  - c.
wordt zo spoedig mogelijk via de gemeentelijke website toegankelijk gemaakt.
- 3.
De besluitenlijst bevat:
  - a.
de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
  - b.
een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
  - c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
  - d.
een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
  - e.
een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en
  - f.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
- 4.
Het audioverslag en de besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt op de website van de gemeenteraad.
Paragraaf
3.

Besloten vergaderingen
Artikel
18.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
19.

Verslag besloten vergadering
- 1.
Audioverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid maar op de griffie bewaard en kunnen bij de commissiegriffier door de deelnemers aan die vergadering op verzoek worden beluisterd.
- 2.
Tijdens de eerstvolgende vergadering bekrachtigt de raadscommissie de geheimhouding van het verslag alsmede die van het verhandelde en de stukken tenzij de grondslag voor de geheimhouding is komen te vervallen.
Artikel
20.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Paragraaf
4.

Toehoorders en pers
Artikel
21.

Toehoorders en pers
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
- 4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
22.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
Hoofdstuk
3.

Slotbepalingen
Artikel
23.

Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies gemeente Vlissingen 2019.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 november 2018.
De voorzitter,
De griffier,
Bijlage

horend bij Verordening op de raadscommissies gemeente Vlissingen 2019
Raadcommissie Ruimte
1° M.A. de Ruyterkazerne;
2° Ruimtelijke ontwikkeling/ grondexploitaties;
3° Financiën
4° Economie, campus Zeeland, Impuls;
5° Sport (bezuinigingen);
6° Accommodaties (Newae)7° Onderwijsaccommodaties (BSSZ);
8° Milieuhandhaving (RUD);
9° Nollebos (incidenteel);
10° Openbare ruimte en beheer sportvelden (incidenteel); Havenbeheer
11° Strand (incidenteel);
12° Bereikbaarheid en Vervoer (incidenteel);
13° Omgevingswet;
14° Wonen en verduurzamen (incidenteel);
15° Toerisme (incidenteel);
16° Binnenstad (incidenteel).
Raadscommissie Algemeen/Sociaal
1° handhaving/veiligheid (VRZ en handhaving);
2° Horecabeleid (incidenteel);
3° Strategische agenda;
4° Wmo en Jeugdhulp;
5° Zeeuwse Samenwerking sociaal domein (incidenteel);
6° Cultuur (bezuinigingen)
7° Volksgezondheid (GGD);
8° Welzijn (incidenteel);
9° Wijkgericht werken (incidenteel);
10°Armoedebeleid (incidenteel);
11° Schuldhulpverlening (incidenteel/Orionis);
12° Passend onderwijs (incidenteel);
13° Onderwijsachterstandenbeleid en KO kinderopvang (incidenteel);
14°Orionis Walcheren;
15° Doelgroepenvervoer (incidenteel).
16° Dierenwelzijn (incidenteel)