GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Eersel

Besluit informatiebeheer Gemeente Eersel
Burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel,
Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Eersel 2018
Besluiten vast te stellen het navolgende
Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2018
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel
1
- 1.
In aanvulling op de begripsomschrijvingen in de Archiefverordening gemeente Eersel 2018, verstaat dit Besluit informatiebeheer onder:
  - a.
archiefverordening: de volgens artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 25 september 2018
  - b.
documenten: archiefbescheiden
  - c.
beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
  - d.
streekarchivaris: de in artikel 32, derde lid van de Archiefwet 1995 bedoelde archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van de Metro-poolregio Eindhoven
  - e.
informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;
- 2.
De eisen zoals gesteld in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling zijn mede van toepassing op documenten die volgens de voor de gemeente geldende selectielijst(en) voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij anders is bepaald in dit Besluit informatiebeheer.

Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel
2
- 1.
De inrichting van het informatiebeheer is belegd bij het Informatie Beheer Centrum. Dit bevat in ieder geval de volgende aspecten:
  - a.
Het opstellen van procedures voor het algemeen beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd.
  - b.
Het bijhouden van een overzicht met knelpunten en het opstellen van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen voor de inrichting van het informatiebeheer.
  - c.
Het afleggen van verantwoording over uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot het informatiebeheer.
  - d.
Het treffen van adequate beveiligingsmaatregelen tegen het ongeautoriseerd gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie in het Document Management Systeem.
  - e.
Het ondersteunen en adviseren van de beheereenheden bij het uitvoeren van de in dit Besluit Informatiebeheer genoemde verantwoordelijkheden.
- 2.
Tenzij anders bepaald door het college van burgemeester en wethouders, is elke afdeling als beheer-eenheid verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn of haar organisatieonderdeel met als beheerder het afdelingshoofd van betreffende afdeling.
- 3.
Alle medewerkers, in een beheereenheid werkzaam in de rol van procesbeheerder, -eigenaar of –behandelaar, zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete informatie van de onder hen ressorterende werkprocessen.
- 4.
Naast de beheereenheden van de gemeentelijke organisatie worden de volgende organisatieonderdelen van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten aangemerkt als beheereenheid met de daarbij benoemde beheerder:
  - a.
taakveld Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempen-gemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;
  - b.
taakveld Intergemeentelijke Sociale Dienst van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;
  - c.
taakveld CJG+ van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;
  - d.
taakveld Personeel en Organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempen-gemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;

Hoofdstuk III Archiefvorming en archiefordening

Productie van documenten
Artikel
3
Documenten worden beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel
4
De beheerder draagt zorg voor opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen en uitgaande documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel
5
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 6
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel
7
- 1.
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak of werkproces het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
Ten aanzien van documenten dienen voldoende kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Artikel
8
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende ordeningsstructuur, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Artikel
9
- 1.
De beheerder ziet erop toe dat overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin documenten worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de documenten zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
- 2.
De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.
- 3.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie, dan wel tijdige en daadwerkelijke toepassing van emulatie zijn:
  - a.
De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 2 van dit besluit, waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
  - b.
De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 2 van dit besluit, waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;
  - c.
Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeen-ten, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is zoals benoemd dit artikel onder a en b.
- 4.
Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten verleent technische ondersteuning bij de in het vierde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie.
- 5.
Bij de in het vierde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie wordt Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling uitdrukkelijk in acht genomen.
- 6.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, derde lid van de Archiefregeling. De verklaring bevat tenminste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan.
- 7.
Bij gebruik van externe online informatiesystemen, zorgt de beheerder voor het afstemmen van documenttypen en bestandsformaten die in het eigen informatiesysteem worden ontvangen of gecreëerd op de documenttypen en bestandsformaten die in het externe online informatiesysteem kunnen worden toegevoegd.

Hoofdstuk IV Beheer van documenten

Bewaring van documenten
Artikel
10
De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel
11
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.
Artikel
12
Het college bepaalt, na advies van de beheerder en de streekarchivaris, of en op welke wijze externe online informatiesystemen worden gebruikt voor gegevensbeheer en/of archivering.

Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel
13
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel
14
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op het tijdige terugbezorgen ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van een aangelegenheid waarvoor uitlening noodzakelijk is, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Artikel
15
- 1.
De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
- 2.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Artikel
16
Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij ingevolgde bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels

Vervanging van documenten
Artikel
17
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Vervreemding van documenten
Artikel
18
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Overdracht van documenten
Artikel
19
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden behoeft de goedkeuring van het college, de streekarchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten
Artikel
20
- 1.
De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.
- 2.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 8, eerste lid van dit Besluit informatiebeheer bedoelde inventaris.
- 3.
Van vernietiging wordt een lijst opgemaakt die goedkeuring van de archivaris behoeft. De goedkeuring is tevens machtiging tot vernietiging.

Overdracht van documenten
Artikel
21
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Artikel
22
De beheerder is bij het in Artikel 11 van dit Besluit informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, verantwoordelijk voor de overdracht van de gegevens naar het eigen informatiesysteem ten behoeve van archivering.
Artikel
23
Bij de in Artikel 11 van dit Besluit informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, is de beheerder verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in het externe online informatiesysteem met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan de hand van een protocol dat, onder verantwoordelijkheid van het college als zorgdrager, is opgesteld door de beheerder en de streekarchivaris.

Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel
22
Dit Besluit informatiebeheer treedt in werking op de datum van bekendmaking.
Artikel
23
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2018.
Artikel
24
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit Besluit informatiebeheer vervalt het Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2006.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eersel van 16 oktober 2018.
De secretaris, H.M.L. Offermans
De burgemeester, J.A.M. Vos