Gemeenteblad van Geertruidenberg

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
GeertruidenbergGemeenteblad 2018, 214043Beleidsregels



Privacybeleid en Reglement Geertruidenberg 2018

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg;

 

overwegende dat:

- het wenselijk is regels vast te stellen hoe om te gaan met de verwerking van persoonsgegevens binnen de gemeente Geertruidenberg;

 

gelet op:

- het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- het gestelde in Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

 

BESLUIT:

vast te stellen Privacy beleid gemeente Geertruidenberg 2018 en het daarbij behorend Privacyreglement gemeente Geertruidenberg 2018.

 

 

Privacy beleid gemeente Geertruidenberg 2018

Binnen de gemeente Geertruidenberg wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de burgers voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

 

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. De gemeente Geertruidenberg geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente. Dit privacybeleid van gemeente Geertruidenberg is in lijn met het algemene beleid van de gemeente en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

 

wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

De Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Uitgangspunten

De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

 

rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

 

Grondslag en doelbinding

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

 

Dataminimalisatie

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

 

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

De gemeente zal periodiek een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (zgn. PIA) uit voeren. 

 

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de gemeente afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Indien dit noodzakelijk is wordt dit vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Deze afspraken voldoen aan de wet. De gemeente controleert deze afspraken periodiek.

 

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

 

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

 

Rechten van betrokkenen

De gemeente honoreert de rechten van betrokkenen.

 

Onderlinge relaties

Informatiebeveiligingsbeleid

Informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy) van personen bestaat uit een samenhangend geheel van maatregelen van procedurele, organisatorische, fysieke, technische en juridische aard. Dit is uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsbeleid.

 

Privacyreglement

De manier waarop de gemeente Geertruidenberg inhoud geeft aan het privacy beleid, is verwerkt in het Privacyreglement. Daarnaast kent de gemeente voor het sociaal domein een specifiek privacy protocol.

 

Governance

De eindverantwoordelijkheid voor gegevensverwerking berust in de publieke sector in het algemeen bij het bevoegde bestuursorgaan. In het merendeel van de gevallen is bij de gemeente Geertruidenberg het college eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Er zijn echter ook verwerkingen waarvoor de burgemeester of gemeenteraad de eindverantwoordelijkheid draagt.

 

De gemeente Geertruidenberg ziet de borging van de privacyaspecten als een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Dat betekent dat het sturingsprincipe van integraal management van toepassing is waardoor de borging van privacy een onderdeel is van de processen en dat de ambtelijke verantwoordelijkheid in de lijn ligt.

 

Binnen de organisatie zijn specifieke functies aanwezig om de borging van het beleid inhoud te geven, zoals

Functionaris Gegevensbescherming

Chief Information security officer (CISO)

Privacy Officer

Privacybeheerder per cluster

 

Naast het jaarlijkse verantwoorden, heeft het college de algemene informatieplicht om de gemeenteraad te informeren over bijzonderheden (incidenten) ten aanzien van gegevensbescherming.

 

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeesters en wethouders. Het beleid wordt iedere 5 jaar geëvalueerd, of eerder als dat nodig is, en indien nodig herzien.

 

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente Geertruidenberg op 2 oktober 2018,

 

Gemeenteseretaris, Burgemeester

 

R.C.J. Nagtzaam, drs. W. van Hees

 

 

 

 

 

 

 

 

Privacyreglement Gemeente Geertruidenberg

In dit reglement laat gemeente Geertruidenberg zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

 

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

 

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

 

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA)

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

 

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente Geertruidenberg plaatsvinden.

 

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W) en de Gemeenteraad.

 

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

Verzamelen, vastleggen en ordenen

Bewaren, bijwerken en wijzigen

Opvragen, raadplegen, gebruiken

Verstrekken door middel van doorzending

Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

 

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

 

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

Om een verplichting na te komen die in de wet staat

Voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de betrokkene onderdeel is

Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak

Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

 

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Geertruidenberg en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

 

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

 

5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

 

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

 

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

 

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

 

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

 

Indienen van een verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek moet schriftelijk ingediend worden. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

 

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

De gemeente Geertruidenberg maakt geen gebruik van profilering.

 

Big data en tracking

Door middel van Big dataonderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big dataonderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

De gemeente Geertruidenberg maakt geen gebruik van Big data en tracking.

 

Inzet van camera’s

Binnen de gemeente Geertruidenberg wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Gemeente Geertruidenberg maakt gebruikt van cameratoezicht. De gemeente heeft camera’s in het volgende openbaar gebied geplaatst.

  • Industrieterrein Dombosch

 

7. Plichten van de gemeente

 

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

De doelen van de verwerking;

  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist (bewaartermijnen);

  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

 

Verwerkersovereenkomst met derden

Bij veel gemeentelijke processen worden gegevens verwerkt door derden. Het delegeren van werkzaamheden aan derden brengt risico’s met zich mee op het gebied van gegevensverwerking en informatiebeveiliging. Het college van burgemeester en wethouders blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens. Daarom moet erop worden toegezien dat gegevens juist verwerkt en beveiligd worden.

Om aan de wettelijke vereisten te voldoen moeten afspraken met derden vastgelegd worden in een verwerkersovereenkomst. De clustermanager die een dergelijke uitbesteding, samenwerking of uitwisseling aangaat, ziet toe op de totstandkoming van deze afspraken en worden hierin ondersteund door de privacybeheerders. De functionaris gegevensbescherming ziet toe op de naleving daarvan.

 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een nieuwe grootschalige verwerking van (gevoelige) persoonsgegevens, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

 

De volgende indicatoren zullen daarbij als toetsingskader worden gehanteerd:

  • een nieuwe gemeentelijke taak;

  • aanleg van een groot databestand;

  • verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals in de zorg);

  • aanschaf van een nieuw ICT-systeem;

  • systematische gegevensuitwisseling met een externe.

In het geval sprake is van één of meerdere indicatoren, kan de uitvoering van een PIA in de rede liggen.

 

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente Geertruidenberg heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP.

Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de clusters overneemt. De clusters hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een nieuwe verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Geertruidenberg via: fg@geertruidenberg.nl.

 

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden wordt dit door de CISO namens het bestuursorgaan zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP gemeld. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.

Alvorens gemeld wordt aan de AP wordt elk geval beoordeeld door een interne werkgroep datalekken.

De werkgroep bestaat uit de volgende functionarissen:

  • Functionaris Gegevensbescherming

  • controller

  • privacy jurist

  • communicatieadviseur

  • CISO

Deze werkgroep beoordeelt aan de hand van de Beleidsregels van de AP en het vastgestelde protocol Datalekken (incl. stroomschema) of er sprake is van een datalek en of de datalek gemeld moet worden bij de AP en de betrokkene.

Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeentesecretaris dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd door de interne werkgroep datalekken.

 

Afsluiting

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan.

 

 

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente Geertruidenberg op 2 oktober 2018,

 

Gemeentesecretaris, Burgemeester

 

 

R.C.J. Nagtzaam, drs. W. van Hees