Privacyreglement 2018 voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK)

Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK),

besluit vast te stellen het navolgende:

Privacyreglement 2018 voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK)

In dit reglement laat de GRSK zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet toegestaan is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. De GRSK heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief is. Dat kan zijn als verwerkingsverantwoordelijke, maar ook als verwerker van persoonsgegevens. De GRSK is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt onder andere voor taken op het gebied van basisadministraties en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van de GRSK. Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties en nieuwe Europese wetgeving. Daarom is het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop de GRSK met persoonsgegevens omgaat en de privacy waarborgt.

1. Wetgeving en definities

Tot 25 mei 2018 heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in dit reglement gebruikt, zoals bedoeld in Artikel 4, AVG):

AP

De Autoriteit Persoonsgegevens, op grond van de AVG bevoegd om toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de Wet bepaalde (voorheen: College bescherming persoonsgegevens).

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming, VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Dataminimalisatie

Alleen de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken wordt opgeslagen.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Het Dagelijks Bestuur benoemt een functionaris voor de gegevensbescherming, zoals bedoeld in de AVG, die belast is met toezicht op het privacy- en beveiligingsbeleid van de gemeente.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Pseudonimiseren

Een procedure waarmee identificerende gegevens met behulp van een bepaald algoritme in een dataset worden vervangen door versleutelde gegevens (het pseudoniem).

Tracking

Het volgen van mobiele datadragers zoals telefoons, bijvoorbeeld door Wifi- of bluetooth apparatuur waarbij (persoons)gegevens worden verzameld uit die datadragers.

Verwerker

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Verwerking

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen

Verwerkingsverantwoordelijke

Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG, is het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester voor de verwerkingen die in mandaat worden uitgevoerd. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens ligt de verantwoordelijkheid bij het Dagelijks Bestuur.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle afdelingen van de GRSK.

3. Verantwoordelijke

Het bestuursorgaan van de GRSK is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de GRSK worden uitgevoerd. Het bestuursorgaan van de GRSK betreft het Dagelijks Bestuur (DB).

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen

• Bewaren, bijwerken en wijzigen

• Opvragen, raadplegen, gebruiken

• Verstrekken door middel van doorzending

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

4.1 Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

4.2 Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

• Voor de goede vervulling van de taken die door de GRSK worden uitgevoerd

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

4.3 Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De GRSK zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Met deze gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Daarnaast beveiligt de GRSK alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de GRSK dit doet staat in het “informatiebeveiligingsbeleid Kempengemeenten en de GRSK” en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

4.4 Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De GRSK geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

5.1 Wet openbaarheid van bestuur ( Wob )

Via de (Wob) (en in de toekomst wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de GRSK. Bij het verzoek bekijkt de GRSK altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

5.2 Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de GRSK altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

5.3 Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

De GRSK informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de GRSK geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de GRSK met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de GRSK persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

5.4 Verwijdering

De GRSK bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van GRSK-taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer herleidbaar is tot een natuurlijk persoon..

5.5 Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de GRSK te vragen in hoeverre zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de GRSK om dit te corrigeren.

Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de GRSK te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De GRSK zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

5.6 Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De GRSK heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de GRSK laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de GRSK, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de GRSK aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

6.1 Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

De GRSK maakt geen gebruik van profilering.

6.2 Big data en tracking

De GRSK maakt gebruik van big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

gegevens in big data en tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens de GRSK wordt uitgevoerd;

voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld;

brongegevens die gebruikt worden voor big data toepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevat en dus geanonimiseerd is;

met big data wordt alleen ethisch verantwoord onderzoek uitgevoerd;

indien het noodzakelijk is om van bullet 3 af te wijken wordt vooraf toestemming aangevraagd bij de functionaris gegevensbescherming die de aanvraag zal beoordelen in het kader van de wet en doelmatigheid. Alleen bij een goedgekeurde aanvraag mogen de gegevens gepseudonimiseerd in plaats van geanonimiseerd worden;

onderzoek aan de hand van de dataset als bedoeld onder bullet 3, mag alleen door andere dan de onder bullet 2 bedoelde geautoriseerde personen worden uitgevoerd.

6.3 Inzet van Camera’s

Binnen de GRSK wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de GRSKwet7. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s. De GRSK maakt geen gebruik van camera’s voor toezicht.

6.4 Open data

Hergebruik van gegevens zoals bedoeld in de Wet hergebruik van overheidsgegevens via het aanbieden van open data door de gemeente gebeurt met inachtneming van de AVG en dit reglement. Een openbare dataset bevat geen gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.

6.5 Gebruik van elektronische chip

Een overheidsorgaan kan voor specifieke doeleinden elektronische chips gebruiken voor het identificeren van een object en het gebruik ervan. Hierbij worden de volgende regels gehanteerd:

• bij inzet van chips is voorafgaand hieraan goedkeuring van het college gegeven

• voor de autorisatie tot het gebruik van elektronische chips en hieraan verbonden gegevens is een protocol vastgesteld.

De GRSK maakt geen gebruik van elektronische chip.

7. Plichten van de GRSK

7.1 Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De GRSK is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de GRSK de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• De doelen van de verwerking;

• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

7.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De GRSK voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

7.3 Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De GRSK heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen van de GRSK op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de GRSK via het mailadres fg@kempengemeenten.nl

7.4 Meldplicht datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de GRSK dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de GRSK dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden datalekken naderhand geëvalueerd.

7.5 Intern toezicht

Binnen de organisatie wordt toezicht gehouden op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Een gegevensverwerking is rechtmatig als deze voldoet aan de eisen die de AVG, sectorspecifieke wetgeving en/of een (eventuele) gedragscode stelt.

Afsluiting

Als de GRSK een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de GRSK worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de GRSK.

De specifieke privacyregels binnen het sociaal domein zijn vastgelegd in het “Privacybeleid sociaal domein Kempengemeenten 2018”

Dit privacyreglement treedt in werking na vaststelling door het Dagelijks Bestuur van de GRSK. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien.

Aldus besloten in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 22 mei 2018.

De directeur, B.K.F. Cerutti

De voorzitter, P.M. Maas