Controleverordening gemeente Zwijndrecht

De raad van de gemeente Zwijndrecht;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 februari 2016;

Gelet op artikelen 147 en 213 lid 1 Gemeentewet;

B e s l u i t

vast te stellen de volgende verordening:

Artikel 1. Definities

• a. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het 6e lid van artikel 213 GW, in acht worden genomen.

• b. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• c. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid of beleidsveld binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2. De griffie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast en stelt jaarlijks het controleprotocol vast. Daarin wordt voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4. De raad stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vast de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen, tijdig voor aan de raad.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit de raad, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling belast met financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Indien het college de accountant in voorkomende gevallen opdracht geeft tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, kan dit alleen voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. De controle van de zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht van de jaarrekening.

• 2. Het college is bevoegd om voor andere werkzaamheden dan de controle zoals bedoeld in deze verordening en die een oordeel of advies van een accountant vereisen, een andere dan de door de raad aangewezen accountant in te schakelen.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen biedt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles een managementletter aan over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan het college van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in met ingang van 1 januari 2016, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016 en later.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Zwijndrecht”.

• 3. De "oude" Verordening ex. Artikel 213 Gemeentewet van 1 januari 2007 in te trekken.

Vastgesteld in de openbare vergadering van

De griffier, De voorzitter,