Artikel 1 Begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
- a.
Bedrijfsvoering: de inzet van personeel, informatie, algemene juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting (PIJOFACH) en het afleggen van verantwoording daarover.
- b.
Doelmatigheid: het realiseren van de afgesproken prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- c.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk bereikt worden.
- d.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
- e.
Bestuurlijke projecten: bestuurlijke projecten zijn onderwerpen die als zodanig door het college van Burgemeester en Wethouders zijn benoemd. Het betreft niet permanente onderwerpen die een relatie met meerdere beleidsprogramma’s/-velden hebben, een doorlooptijd van meer dan een jaar hebben en zodanig van belang zijn dat aansturing door één of meerdere portefeuillehouders gewenst is. Jaarlijks kan het college van Burgemeester en Wethouders een lijst met bestuurlijke projecten vaststellen.
Artikel 2 Plaats in de organisatie
De directie is onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris het hoogste ambtelijke besluitvormingsorgaan binnen de organisatie. De directie bestaat uit de gemeentesecretaris als algemeen directeur en enkele concern directeuren. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directie als geheel zijn afgeleid van die van de algemeen directeur. De directie functioneert onder leiding van de algemeen directeur, met behoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke verantwoordelijkheden. De directie opereert in een politiek-bestuurlijke omgeving en organisatie en handelt daarom altijd met inachtneming van deze bestuurlijke context richting organisatie, bestuur en gemeenteraad.
Artikel 3 Verantwoordelijkheden
De directie is als afgeleide van de verantwoordelijkheden van de algemeen directeur ambtelijk verantwoordelijk voor de gemeentebrede ontwikkeling en het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig functioneren van de ambtelijke organisatie. In het bijzonder richt de directie zich daarvoor op de volgende taken:
- a.
de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en de realisatie van bestuurlijke ambities en opgaven (eenheid van beleid);
- b.
de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van de bedrijfsvoering (eenheid van beheer);
- c.
de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussen managementlagen en organisatieonderdelen binnen de organisatie (eenheid van leiding).
Artikel 4 Gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en realisatie van bestuurlijke ambities en opgaven (eenheid van beleid)
Tot de verantwoordelijkheid voor de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en de realisatie van bestuurlijke ambities en opgaven behoort:
- a.
het signaleren van maatschappelijke ontwikkelingen en relevante ontwikkelingen bij aan de gemeente gelieerde instellingen en bedrijven en het vertalen van deze ontwikkelingen naar initiatieven binnen de gemeente;
- b.
het aangaan van de dialoog en het zoeken van draagvlak en steun voor gemeentelijke initiatieven en beleid bij bestuur en maatschappelijke instellingen, bedrijven en bewoners;
- c.
het zoeken naar mogelijkheden van samenwerking en het gebruik maken van de “kracht van de samenleving”;
- d.
het vervullen van de rol van strategisch sparring partner voor het college van Burgemeester en Wethouders op het gebied van brede maatschappelijke trends, integrale issues en het strategische beleid van de gemeente;
- e.
het tot stand brengen en actueel houden van een strategische beleidsvisie, het helder communiceren van de geldende strategische visie en hoofdlijnen naar de organisatie en het toezicht houden op de toepassing daarvan;
- f.
het nemen van initiatieven als de consistentie c.q. de integraliteit van het gemeentelijk beleid in gevaar komt en/of bijstelling van de strategie aan de orde is
- g.
het vervullen van de rol van ambtelijk opdrachtgever van strategische bestuurlijke opgaven, programma’s en projecten.
Artikel 5 Organisatorische samenhang (eenheid van beheer)
Tot de verantwoordelijkheid voor de organisatorische samenhang door gemeentebrede kaderstelling en control op het gebied van de bedrijfsvoering behoort:
- a.
het toezien op de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen, procedures en werkwijzen;
- b.
het laten ontwikkelen van gemeentebrede kaders op het gebied van de bedrijfsvoering en het geven van uitvoering daaraan;
- c.
het er voor zorgdragen dat de organisatie is toegerust met voldoende middelen en ondersteuning om de van haar gevraagde prestaties te kunnen leveren.
Artikel 6 Samenwerking binnen de organisatie (eenheid van leiding)
Tot de verantwoordelijkheid voor de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de samenwerking en afstemming tussen managementlagen en organisatieonderdelen behoort:
- a.
het realiseren en onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties met en tussen college van Burgemeester en Wethouders en het ambtelijk management;
- b.
het toezien op en stimuleren van de onderlinge samenwerking tussen managementlagen en organisatie-onderdelen.
Artikel 7 Bevoegdheden
Om haar verantwoordelijkheid waar te maken en haar taken te vervullen heeft de concerndirectie een aantal bevoegdheden. Die zijn afgeleid van de bevoegdheden van de algemeen directeur, met behoud van de eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke bevoegdheden van het college en het overleg met de afdelingsmanagers. De concerndirectie kan een bepaald onderwerp of ontwikkeling rechtstreeks agenderen bij het college van B en W en besluit over:
- a.
de structuur, besturing en toedeling van taken aan organisatie-eenheden binnen de door het college gestelde grenzen over bijvoorbeeld formatie, aantal managementlagen, etc.;
- b.
de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen, zoals ICT en administratieve systemen, procedures en werkwijzen;
- c.
plannen op het gebied van de ontwikkeling van de organisatie met gemeentebrede consequenties;
- d.
de toepassing van gemeentebrede visies en kaders op het gebied van de bedrijfsvoering, zoals ICT, HRM, AO/IC, Communicatie en Financiën;
- e.
gemeentebrede documenten voor de planning- en controlcyclus voor de bespreking met de portefeuillehouder Financiën. De portefeuillehouder brengt deze in het college in;
- f.
bestuursopdrachten, startnotities en plannen van aanpak met majeure strategische beleidsontwikkelingen en de uitvoering van bestuurlijke projecten ter vaststelling door het college;
- g.
de strategische doelen en de strategische visie ter besluitvorming in het college.
- h.
kan een bepaald onderwerp of ontwikkeling rechtstreeks agenderen bij het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 8 Overleg
- 1.
De directie overlegt wekelijks.
- 2.
De algemeen directeur is voorzitter van het overleg.
- 3.
Bij afwezigheid van de algemeen directeur treedt de loco secretaris op als voorzitter.
Artikel 9 Besluitvorming
Voor adviezen en voorstellen ter besluitvorming in de directie wordt gebruik gemaakt van het standaardformulier. Hierop dienen helder de aan de directie gevraagde besluiten te zijn verwoord.
- 1.
De voorzitter van de directie draagt eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de in de directie genomen besluiten.
- 2.
De directie streeft naar gezamenlijkheid en onderling begrip in de besluitvorming. Indien de directie niet tot een gezamenlijk besluit kan komen, beslist de algemeen directeur.
- 3.
Besluiten van de directie worden ordentelijk gearchiveerd.
- 4.
Besluiten van de directie worden wekelijks gecommuniceerd.
Artikel 10 Directieplan
- 1.
Jaarlijks wordt door de directie een directieplan opgesteld. In dit directieplan geeft de directie aan wat de speerpunten zijn in de ontwikkeling van de organisatie, welke initiatieven zij wil ontwikkelen om het functioneren van de organisatie en bedrijfsvoering te bevorderen en aan welke strategische beleidsontwikkelingen en bestuurlijke projecten de directie direct sturing wil geven.
- 2.
Het directieplan wordt besproken met het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 11 Ondersteuning directie
De directie wordt ondersteund door een tweetal directiesecretarissen. Zij zorgen voor de jaarprogrammering op basis van het Directieplan en ondersteunen individuele concerndirecteuren bij hun opdrachtgeverschap. Daarnaast ondersteunen de directiesecretarissen de directie bij de uitvoering van de overige taken. Eén directie secretaris bereidt samen met de voorzitter de vergaderingen voor, maakt in overleg met de voorzitter de agenda, zorgt voor besluitrijpe (discussie)stukken, verzorgt de verslaglegging van de directie en bewaakt relevante termijnen.
Artikel 12 Overleg college van Burgemeester en Wethouders
De directie overlegt enkele keren per jaar met het voltallige college van Burgemeester en Wethouders gericht op het creëren van eenheid van leiding. Onderwerpen zijn het bespreken van strategische beleidsontwikkelingen, de voortgang en uitvoering van bestuurlijke projecten, de ontwikkeling van het functioneren van de organisatie en de samenwerking tussen college van Burgemeester en Wethouders en ambtelijke organisatie.
Artikel 13 Instellen van advies- en besluitvormingsorganen
- 1.
De directie kan besluiten zich op het gebied van de uitoefening van bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden te laten adviseren door een daarvoor in te stellen adviesorgaan.
- 2.
De directie kan besluiten om de uitoefening van bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden te mandateren aan een daarvoor aangewezen functionaris.
- 3.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van in te stellen advies- en besluitvormingsorganen worden vastgelegd in een bijlage bij dit directiestatuut en worden vastgesteld door de directie.
Artikel 14 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist de algemeen directeur gehoord de andere leden van de directie.
Artikel 15 Aanhalen van dit besluit
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Directiestatuut gemeente Almere".
- 2.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2018
/1/png-2/almere.png)
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen