Gemeenteblad van Opmeer

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
OpmeerGemeenteblad 2017, 216841Overige besluiten van algemene strekking



Klachtenregeling aanbesteden gemeente Opmeer

Het college van burgemeester en wethouders van Opmeer maakt bekend dat zij in haar vergadering van 31 oktober 2017 de Klachtenregeling aanbesteden gemeente Opmeer heeft vastgesteld.

 

Het besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

 

Voor Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures geldt de klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als onderdeel van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016. Daarin wordt geadviseerd dat gemeenten een eigen standaard voor klachtenafhandeling hanteren die onderdeel is van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit heeft geresulteerd in deze klachtenregeling.

 

Een ondernemer kan gebruik maken van deze klachtenregeling, maar is hiertoe niet verplicht. Het recht om een klacht via een gerechtelijke procedure aanhangig te maken bij de bevoegde rechter geldt onverkort. Indien een ondernemer zowel een klacht heeft ingediend als een gerechtelijke procedure is gestart, wordt de behandeling van de klacht opgeschort tot na de uitspraak van de rechter. Een ingediende klacht zet de aanbestedingsprocedure niet stil, maar de gemeente kan desgewenst besluiten tot opschorting ervan.

 

Definities

In het kader van de klachtenregeling gelden de volgende definities:

 

Aanbestedingsdeskundige: een onafhankelijke deskundige die namens het KMA een klacht vertrouwelijk in behandeling neemt en daarover adviseert.

 

Gemeente: De gemeente Opmeer, zetelend Klaproos 1, 1716 VS, Opmeer.

 

Klacht: een tijdige en gemotiveerde uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter inzake onderhavige aanbesteding of een onderdeel daarvan.

 

KMA: Klachtenmeldpunt Aanbesteden van Conducto B.V.

 

Ondernemer: geïnteresseerde ondernemers, (potentiële) inschrijvers en gegadigden, onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden, brancheorganisaties en branche-gerelateerde adviescentra van ondernemers die belang hebben bij de verwerving van onderhavige overheidsopdracht.

 

Klachtenmeldpunt aanbesteden (KMA)

Klachten in het kader van deze aanbesteding kunnen uitsluitend digitaal worden ingediend bij het KMA via de volgende url: www.klachtenmeldpuntaanbesteden.nl/Opmeer

 

Voorwaarden voor het indienen van een klacht

De ondernemer verstrekt alle informatie die gevraagd wordt in het digitale klachtenformulier van het KMA, waaronder:

- de naam en de contactgegevens (adres, telefoon en email) van het bedrijf van de ondernemer en van de contactpersoon die namens de ondernemer de klacht indient;

- de naam en het kenmerk/referentienummer van de aanbesteding;

- een duidelijke beschrijving van de klacht, het vraagnummer van de nota van inlichtingen waarin de klacht eventueel in eerste instantie is gemeld plus een voorstel voor een oplossing;

- ge-uploade documenten die relevant (kunnen) zijn voor de inhoudelijke beoordeling van de klacht waaronder in ieder geval het aanbestedingsdocument en de nota van inlichtingen.

 

Voorwaarden ten aanzien van de ontvankelijkheid van een klacht

De klacht is ontvankelijk en wordt alleen inhoudelijk in behandeling genomen als is voldaan aan de volgende voorwaarden:

- De klacht voldoet aan alle hierboven genoemden voorwaarden voor het indienen van een klacht.

- De klacht heeft betrekking op onderhavige aanbesteding.

- De klacht is tijdig gedaan, d.w.z. binnen de kortst mogelijke termijn na bekendmaking van de nota van inlichtingen indien de klacht daar in eerste instantie aan de orde is geweest doch in ieder geval uiterlijk binnen de looptijd van onderhavige aanbestedingsprocedure.

- Het onderwerp van de klacht valt binnen de reikwijdte van de Aanbestedingswet 2012 of heeft betrekking op een handelen of nalaten van de gemeente in strijd met de Aanbestedingswet 2012 of het beginsel van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en/of proportionaliteit of in strijd met een ander voorschrift dat geldt voor deze aanbesteding.

- De klacht heeft geen betrekking op het algemene aanbestedingsbeleid van de gemeente.

- Als de klacht afkomstig is van een onderaannemer kan niet geklaagd worden over de relatie hoofdaannemer (inschrijver)-onderaannemer.

- Als de klacht in eerste instantie aan de orde is gesteld bij een nota van inlichtingen dan wel anderszins, toont de ondernemer aan dat de reactie van de gemeente niet tot het voor hem gewenste resultaat heeft geleid.

- De klacht is niet gedaan om misbruik te maken van de klachtenregeling. De aanbestedingsdeskundige behoudt zich het recht voor om de klacht niet-ontvankelijk te verklaren als naar zijn of haar oordeel op objectieve gronden kan worden vastgesteld dat de ondernemer oneigenlijk gebruik dan wel misbruik maakt van de klachtenregeling. De aanbestedingsdeskundige kan in een dergelijke situatie de gemeente adviseren een klacht over de betreffende ondernemer in te dienen bij de ondernemer zelf en vervolgens bij de Commissie van Aanbestedingsexperts in Den Haag.

 

De klachtprocedure

De klachtprocedure verloopt in de volgende stappen:

 

1. De Ondernemer dient zijn klacht in bij het KMA via de volgende url: www.klachtenmeldpuntaanbesteden.nl/Opmeer

 

2. Het KMA bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht aan de ondernemer en aan de gemeente.

 

3. De klacht wordt in behandeling genomen door één van de aanbestedingsdeskundigen van het KMA of in overleg door de gemeente zelf. Een aanbestedingsdeskundige neemt de klacht alleen in behandeling als hij of zij garant staat voor zijn of haar onafhankelijkheid in relatie tot de gemeente onderhavige aanbesteding en de ondernemer die de klacht heeft ingediend.

 

4. De aanbestedingsdeskundige beoordeelt of de klacht ontvankelijk is.

Als de niet-ontvankelijkheid hersteld kan worden zal de ondernemer hiertoe via het KMA in de gelegenheid worden gesteld.

Als de niet-ontvankelijkheid niet hersteld kan worden dan bericht de aanbestedingsdeskundige de gemeente hierover zo spoedig als mogelijk via het KMA. Het bepaalde in stap 7 is vervolgens van toepassing.

 

5. Als de klacht ontvankelijk is wordt deze voortvarend en binnen een termijn van 5 werkdagen, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de klacht, inhoudelijk beoordeeld door de aanbestedingsdeskundige. Alleen bij uitzondering en afhankelijk van de aard en de omvang van de klacht kan de behandeltermijn langer zijn dan 5 werkdagen.

Voor eventuele aanvullende gegevens die de aanbestedingsdeskundige nodig heeft zal hij of zij rechtstreeks contact opnemen met de ondernemer en/of de gemeente.

Eventueel kan de behandelende aanbestedingsdeskundige voor een tweede (onafhankelijke) mening een andere aanbestedingsdeskundige inschakelen.

De behandeling van de klacht resulteert in een gemotiveerd doch niet bindend advies van de aanbestedingsdeskundige aan de gemeente. Het advies bevat de naam en contactgegevens van de aanbestedingsdeskundige die de klacht heeft behandeld en voor zover van toepassing de naam van de tweede aanbestedingsdeskundige die de tweede mening heeft gegeven.

 

6. Via het KMA wordt het advies van de aanbestedingsdeskundige naar de gemeente gestuurd.

 

7. Op basis van het advies van de aanbestedingsdeskundige neemt de gemeente zo spoedig mogelijk een beslissing over de klacht welke luidt:

- de klacht is terecht; of

- de klacht is niet terecht; of

- de klacht is gedeeltelijk terecht.

Elke beslissing van de klacht wordt behoorlijk gemotiveerd. Tevens geeft de gemeente aan welke conclusie zij uit de klacht heeft getrokken en welke corrigerende maatregelen zij eventueel treft.

De gemeente maakt zelf haar beslissing op de klacht bekend aan de ondernemer.

 

8. Als de beslissing op de klacht leidt tot corrigerende maatregelen inzake onderhavige aanbesteding dan deelt de gemeente dit niet alleen zo spoedig mogelijk mee aan de ondernemer die de klacht heeft ingediend maar aan alle (potentieel) gegadigden of (potentiële) inschrijvers en wel op zodanige wijze dat daarmee het gelijkheidsbeginsel in acht wordt genomen.

 

9. Als de gemeente niet binnen een redelijke termijn een beslissing heeft genomen of wanneer de ondernemer het niet eens is met de beslissing van de gemeente, dan kan de ondernemer de klacht voorleggen aan de Commissie van aanbestedingsexperts in Den Haag. De procedure die hiervoor geldt valt buiten onderhavige klachtenregeling.