GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Wijk bij Duurstede

[Reglement van orde van het college van Wijk bij Duurstede]
[Het college van Wijk bij Duurstede
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet ;
besluit vast te stellen het:
Reglement van orde van het college van Wijk bij Duurstede
Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering die – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen –op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
Artikel 3. Quorum en verhindering
1. Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is.
2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is- met inbegrip van de verhinderde leden- bepaalt de voorzitter dag en uur van een nieuwe vergadering, als bedoeld in artikel 56 van de Gemeentewet.
3. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
4. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4. Werkwijze in recesperiode en bij afwezigheid portefeuillehouder
1. Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op ten behoeve van recesperioden. Op basis van dit overzicht stelt het college de periode vast waarin geen collegevergaderingen plaatsvinden.
2. Wanneer een portefeuillehouder verhinderd is een vergadering bij te wonen en dit voorafgaand aan de vergadering kenbaar heeft gemaakt, zullen in de regel geen onderwerpen geagendeerd worden die in zijn/haar portefeuille vallen.
3. Van een uitzondering op lid 2 van dit artikel kan sprake zijn bij nadrukkelijke instemming van de betrokken portefeuillehouder, indien er sprake is van spoedeisendheid of in overige gevallen waarin het college daartoe besluit. Beleidsrijke stukken worden in de regel niet behandeld bij afwezigheid van de betrokken portefeuillehouder.
4. Indien zich een situatie voordoet als genoemd in lid 3 van dit artikel geeft de verhinderde portefeuillehouder hier voorafgaand aan de vergadering, indien mogelijk, kennis van bij de secretaris.
Artikel 5. Agenda
1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken toegezonden.
2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 6. Besluitenlijst en afsprakenlijst
1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst en de afsprakenlijst van de vergadering.
2. De besluitenlijst bevat tenminste:
- de namen van de aan- en afwezige leden;
- een formulering van de door het college genomen besluiten.
3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5. De afsprakenlijst bevat tenminste een vermelding van de overige zaken die aan de orde zijn geweest.
Artikel 7. Besluiten genomen buiten de vergadering om
1. Mocht er door spoedeisendheid buiten de vergadering om een besluit worden genomen, dan wordt dit besluit op de besluitenlijst opgenomen.
2. Bij het besluit wordt vastgelegd hoe en wanneer dit tot stand is gekomen.
Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 9. Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 10. Stemmingen
1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2. Desgewenst kan een lid van het college op de afsprakenlijst laten aantekenen dat hij/zij niet kan instemmen met het genomen besluit. Deze aantekening zal niet zichtbaar zijn op de besluitenlijst.
3. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.
4.
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
5.
a. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoeming, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.
b. staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 11. Openbare vergadering
1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 12. Inwerkingtreding
1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
2. Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van Orde van het college van Wijk bij Duurstede".
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 28 november 2017.
De burgemeester, De secretaris,
Toelichting
Algemeen
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed. Voor de leesbaarheid van het stuk is er voor gekozen een aantal artikelen uit de Gemeentewet ook op te nemen in dit reglement.
Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3 en 4. Quorum, verhindering en werkwijze in recesperiode
en bij afwezigheid portefeuillehouder
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. In artikel 4 staat de werkwijze gedurende een recesperiode en bij afwezigheid van een portefeuillehouder beschreven.
Artikel 5. Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 6. Besluitenlijst en afsprakenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Openbaarmaking van de besluitenlijst geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 7. Besluiten genomen buiten de vergadering om
In dit artikel wordt aangegeven hoe er omgegaan dient te worden met besluiten die buiten de vergadering om worden genomen. In de regel worden besluiten in een collegevergadering genomen. Mocht dit, bijvoorbeeld door spoedeisendheid, toch niet het geval zijn dan wordt op de besluitenlijst vastgelegd hoe en wanneer het besluit is genomen, bijvoorbeeld door email of door middel van telefonisch contact tussen de collegeleden.
De jurisprudentie vereist dat in de collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit. Er is voor gekozen deze besluiten in de besluitenlijst op te nemen, waarbij de besluitvorming als het ware wordt bekrachtigd door vaststelling van de besluitenlijst in de volgende collegevergadering.
Artikel 8. en 9. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 10. Stemmingen
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd.
Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus óf niet óf mondeling gestemd.
Artikel 59 Gemeentewet regelt verder hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.
Artikel 11. Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via dit artikel wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg. Wellicht ten overvloede wordt hier gewezen op de Tijdelijke referendumwet. Het reglement van orde voor het college is niet referendabel op grond van deze wet. Dit is immers een collegebesluit en alleen raadsbesluiten kunnen referendabel zijn.]
[28-11-2017]
[gemeente Wijk bij Duurstede]