Gemeente Tubbergen; Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Tubbergen 2017

De raad van de gemeente Tubbergen,

gelezen het voorstel van het presidium van 6 november 2017, nr. 12A

gelet op de artikelen 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

Verder gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties versie 29 september 2017

BESLUIT:

vast de stellen de navolgende

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Tubbergen 2017

Artikel 1. Begripsbepalingen

  • a.

    gesprekken: klankbordgesprekken van de gemeenteraad met de burgemeester;

  • b.

    commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die de klankbordgesprekken met de burgemeester houden;

  • c.

    secretaris: secretaris van de commissie;

  • d.

    adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;

  • e.

    Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Overijssel.

Artikel 2. Samenstelling commissie

  • 1.

    De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen.

  • 2.

    De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 3.

    De commissie benoemt uit zijn midden een voorzitter.

  • 4.

    De voorzitter leidt het gesprek en treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De raadsgriffier is secretaris van de commissie

  • 2.

    De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie

  • 3.

    De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie

Artikel 4. Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

  • 2.

    De commissie legt bij de klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

  • 3.

    Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichten of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

  • 4.

    De commissie treft, met inachtneming van artikel 7 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 5.

    De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid verplicht, niet opheffen.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

  • 7.

    Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris.

Artikel 5. Nadere bepalingen

  • 1.

    De commissie voert ten minste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 2.

    Indien de commissieleden dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

  • 3.

    De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

  • 4.

    De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

  • 5.

    Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken en de portefeuille.

  • 6.

    Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester.

Artikel 6. Verslag

  • 1.

    Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag is voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage beschikbaar bij de raadsgriffier.

  • 2.

    Het verslag wordt in conceptvorm opgesteld en door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

  • 3.

    Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

  • 4.

    Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

  • 5.

    Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 7. Archivering

De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

  • 2.

    Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Tubbergen 2017.

  • 3.

    De Verordening op de vertrouwenscommissie (Gemeenteblad 2013, 6) wordt ingetrokken.

 

 

 

 

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27 november 2017,

De gemeenteraad van Tubbergen,

de raadsgriffier, de voorzitter,

H.J.M.J. van Limbeek-ter Haar, drs. ing. W.A.M. Haverkamp - Wenker

Naar boven