Gemeenteblad van Breda

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
BredaGemeenteblad 2017, 171977Beleidsregels



Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gmeente Breda 2017

Bekendmaking

Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat zij op 11 juli 2017 het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Breda 2017 hebben vastgesteld.

 

Inwerkingtreding

Het beleid wordt van kracht met ingang van de dag na die van deze bekendmaking.

 

Rechtsmiddelen

Tegen het besluit tot vaststelling van het beleid is geen bezwaar of beroep mogelijk.

 

Voorwoord

 

Voor u ligt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Gemeente Breda. Dit beleid is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste maatschappelijke en economische ontwikkelingen.

 

Het beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De Gemeente Breda wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt.

 

Het beleid helpt in het streven naar een rechtmatige, doelmatige en integere inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van actuele politieke thema’s binnen juridische kaders zoals het stimuleren van de lokale economie, duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid.

 

Het model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid dat door de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven tot stand is gekomen, heeft als basis gediend voor dit Bredase beleid en is aangepast op basis van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de Europese regelgeving waar de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 een uitwerking van is.

Ook is het beleid met andere gemeenten van de Regio West-Brabant afgestemd met als doel een zekere regionale uniformiteit. Het biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen (beleids)accenten kunnen leggen.

 

Wij bieden met dit beleid de medewerkers van de Gemeente Breda en opdrachtnemers een handvat voor professionele samenwerking bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

 

Inleiding

Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017

Naar aanleiding van de gewijzigde Europese en Nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden per 1 juli 2016, is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Gemeente Breda geactualiseerd. De gemeente spant zich met behulp van het team Inkoop continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk en -functie. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 augustus 2017.

 

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.

 

Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente, zoals:

  • 1.

    Economische ontwikkeling;

  • 2.

    Gemeentelijke arbeidsmarktbeleid 2015 e.v.;

  • 3.

    Duurzaamheidsvisie 2030;

  • 4.

    Gemeentelijke integriteitsbeleid;

  • 5.

    Mandaatbesluit.

 

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:

1 Definities

 

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

 

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag of een (Europese) aanbesteding van de Gemeente voor te verrichten prestaties conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.

 

Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.

 

Concessie

Een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor:

  • diensten waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten diensten bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling

  • werken waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling.

  • Het exploitatierisico ligt bij de exploitant.

     

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

 

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012.

 

Gemeente

De Gemeente Breda, gevestigd aan de Claudius Prinsenlaan 10 te Breda, en tevens de in dit document genoemde Opdrachtgever.

 

Gids Proportionaliteit

De 1e herziening van de Gids Proportionaliteit van april 2016.

 

Inkoop

(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Leveringen, Diensten en/ of Werken en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Leveringen, Diensten en/of Werken tot gevolg hebben.

 

Inkoopproces

Het inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer(s), het daad- werkelijk bestellen en/of afroepen van Leveringen, Diensten en/of Werken en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.

 

Inkoopprocedure

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding, een meervoudig onderhandse aanbesteding, een nationale aanbesteding of Europese aanbesteding, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten en/of Werken.

 

Inkoopreglement

Een reglement in de vorm van een handboek waarin specifiek voor het inkoopproces geldende interne procedures, bevoegdheden en richtlijnen staan beschreven.

 

Innovatie

Innovatie als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, zijnde de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces.

 

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012.

 

Leverancier

Leverancier als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, zijnde een ieder die producten (leveringen, diensten of werken) op de markt aanbiedt.

 

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

 

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties.

 

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

 

Social Return (SR)

Het door de opdrachtgever stellen van (sociale) voorwaarden aan de opdrachtnemer, met als doel werkgelegenheid te bevorderen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Dit kan zowel bij inkoop als bij subsidies. Anders gezegd: de opdrachtgever verplicht de opdrachtnemer om een bepaald deel van de aanneem-/opdrachtsom of subsidiebedrag te besteden aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt voor de duur van de opdracht.

 

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012.

2 Gemeentelijke doelstellingen

 

De Gemeente Breda wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

 

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in.

    De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

     

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoop- ambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de ondernemer/contractant/opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de Gemeente Breda en de ondernemer/contractant/opdrachtnemer. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer/contractant/ opdrachtnemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

     

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-/kwaliteit verhouding.

    Bij het inkopen van Leveringen, Diensten en Werken kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

     

  • d.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Breda.

    Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

     

  • e.

    De Gemeente Breda stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

    Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden.

    De gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor haar inkopen en aanbestedingen, daar waar van toepassing.

     

 

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Breda.

In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende gemeentelijke beleidsvelden:

  • 1.

    Economische ontwikkeling, zie verder in deze paragraaf;

  • 2.

    Gemeentelijke arbeidsmarktbeleid 2015 e.v. zie verder in deze paragraaf;

  • 3.

    Gemeentelijke integriteitsbeleid, zie paragraaf 4.1;

  • 4.

    Duurzaamheidsvisie 2030, zie paragraaf 4.2;

  • 5.

    Mandaatbesluit, zie paragraaf 3.5. 

 

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische-, ethische- en ideële-, economische- en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

 

Economische ontwikkeling

Door de Gemeente Breda wordt nadrukkelijk ingestoken op een actieve stimulering van de economie (zie het Coalitieakkoord Breda 2014-2018 en de Economische Agenda Breda), ingegeven door bijvoorbeeld de werkgelegenheid, maar wel blijvend binnen de mogelijkheden van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Daar waar de Gemeente Breda in haar Inkoop- en Aanbestedingsbeleid het lokale/regionale bedrijfsleven een impuls kan geven zal zij dit niet nalaten. Zo verschaft de Gemeente Breda het lokale/regionale bedrijfsleven meer inzicht in de gemeentelijke werkwijze rondom inkoop en aanbesteden (via bijvoorbeeld een flyer, informatie in de Nieuwsbrief EZ, leveranciersbijeenkomsten etc.) en/of past zij marktoriëntatie en marktconsultatie toe in aanbestedingstrajecten.

 

Het gemeentelijke arbeidsmarktbeleid 2015 e.v.:

Beleidskader Participatie. Investeren in werk, participatie door verbinding.

Breda heeft een visie op arbeidsmarktbeleid weggelegd voor de periode 2015 e.v. Zoveel mogelijk mensen werken naar vermogen in een reguliere baan, dat is het doel. Als dit niet lukt, is er (professionele) ondersteuning voor degenen die het écht nodig hebben. De eigen verantwoordelijkheid blijft het vertrekpunt. Voor de uitvoering van het beleid werkt Breda nauw samen met ondernemers, organisaties, onderwijs, sociale partners, UWV en gemeenten in de regio West-Brabant.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

 

  • aanbestedingswet:

    • °

      dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:

    • °

      2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,

    • °

      2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,

    • °

      Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.

  • europese wet- en regelgeving:

    wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

  • burgerlijk Wetboek:

    het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • gemeentewet:

    het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende Inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:

  • Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

  • Gids Proportionaliteit 2016;

  • Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

  • Uniforme klachtenregeling, met bijbehorende Procedure klachtenregeling Gemeente Breda;

     

Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen, Diensten en Werken van 4 december 2012 van de Gemeente Breda zijn van toepassing op alle inkopen van de gemeente.

Daar waar van toepassing hanteert de Gemeente Breda:

  • de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT), eventueel aangevuld met voor de Gemeente Breda specifieke bepalingen, voor IcT-gerelateerde inkopen en aanbestedingen;

  • de Nieuwe Regeling 2011 (DNR2011) en aanvullende voorwaarden voor ontwerpen, adviseren en organiseren voor de gebouwde omgeving, zoals ingenieursdiensten.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
  • a

    algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

    De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden al dan niet met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    • gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

    • non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    • transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

    • proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

    • wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

       

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

    De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:

    • °

      het gelijkheidsbeginsel: de gemeente moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals is neergelegd in artikel 1 van de Grondwet.

    • °

      het motiveringsbeginsel: de gemeente moet haar besluiten goed motiveren, de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn.

    • °

      het zorgvuldigheidsbeginsel: de gemeente moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen.

    • °

      het vertrouwensbeginsel: op goede gronden moet erop kunnen worden vertrouwd dat als de gemeente een bepaald besluit neemt, dit besluit ook wordt nagekomen.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.

 

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

 

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensover- schrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente plaatsen op de gebruikelijke aanbestedingsplatforms, zoals TenderNed en Negometrix.

3.5 Mandaat en volmacht

Het betreft hier het Algemeen Mandaatbesluit Breda 2016, zoals vastgesteld op 27 juni 2016 door het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester. Het besluit is in werking getreden op 6 juli 2016. Het mandaatbesluit regelt dat bevoegdheden van een bestuursorgaan door anderen kunnen worden uitgeoefend. Dat geldt ook voor bevoegdheden op het gebied van inkoop en aanbesteding. Dit is geregeld in artikel 10 van schema A van het Mandaatbesluit. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid en integriteit zoals beschreven in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, is het belangrijk dat het Algemeen Mandaatbesluit Breda 2016 wordt nageleefd.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan bij procedures onder de Europese aanbestedingsdrempel op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de betreffende (programma)directeur en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Afwijkingsvoorstellen dienen te zijn voorzien van een schriftelijk advies van de inkoop- en/of juridisch adviseur waarin wordt aangegeven of de gegeven motivatie reden is om af te wijken van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Argumenten om een andere marktbenadering te kiezen kunnen zijn:

 

  • bij specialistische producten;

  • bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente Breda zijn toe te rekenen;

  • bij een complex uitvoeringsproces;

  • bij verwevenheid parallelle processen;

  • indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

  • bij opdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen;

  • Bij leveringen, diensten of werken met een sterk innovatief karakter (eventueel in combinatie met co-creatie) dat (nog) door slechts één leverancier kan worden geleverd.

3.7 Toepassen van het Inkoop- en Aanbestedingsreglement

Om het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de bovengenoemde beginselen te voldoen, dient bij alle inkopen en aanbestedingen (zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden) gebruik te worden gemaakt van het Inkoop- en Aanbestedingsreglement.

Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van nationale en Europese aanbestedingsprocedures.

Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn:

  • 1.

    een stappenplan voor het aanbestedingsproces;

  • 2.

    invulling van de verschillende typen van marktbenadering;

  • 3.

    richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie;

  • 4.

    de te hanteren selectie- en gunningcriteria;

  • 5.

    de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning.

 

Het aanbestedingsreglement dient aan te sluiten op de ontwikkelingen binnen de Gemeente Breda (het geactualiseerde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid), op externe ontwikkelingen zoals de invoering van de Aanbestedingswet 2012, de doelstelling Duurzaam en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, etc.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit
  • a.

    De Gemeente Breda stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    De Gemeente Breda heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. Bestuurders en ambtenaren dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

    De bestuurders en ambtenaren houden zich aan het vastgestelde integriteitsbeleid en gedragscode en hebben daartoe de ambtseed/belofte afgelegd. Dit geldt ook voor nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten, stagiaires, etc.

    Alle inkopen van de Gemeente Breda worden op objectieve, transparante, niet- discriminerende en proportionele wijze uitgevoerd.

 

  • b.

    Integriteit ondernemers.

    De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitings- gronden of het hanteren van de geldige ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (GVA). Bij selectie of gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen of de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

 

  • c.

    Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers

    Opdrachtnemers van de gemeente dienen zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd.

    Dat betekent dat ze niet voor selectie of gunning in aanmerking komen.

     

4.2 Duurzaamheid
  • a.

    Gemeentelijke duurzaamheidsvisie 2030

    In maart 2016 is de duurzaamheidsvisie 2030 van Gemeente Breda vastgesteld. De volgende uitgangspunten zijn hierin benoemd:

    • 1.

      Duurzaam in de breedte

    • 2.

      Samen werken aan duurzaamheid

    • 3.

      Proactief en gericht

    • 4.

      Biodivers, circulair en biobased

    • 5.

      Verstand boven de norm

Voor verdere details van deze uitgangspunten zie bijlage 1

 

  • b.

    Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

    Om aan de eerdergenoemde duurzaamheidsvisie 2030 uitvoering te geven heeft Breda eind 2016 het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu ondertekend.

    MVI is het bij de inkoop van diensten en goederen (inclusief werken) meenemen van de effecten op zowel mensen, het milieu als de welvaart. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer.

    Bij inkopen neemt de gemeente aspecten van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen in acht.

    Het genoemde manifest geeft een verdere aanzet voor het verduurzamen van de inkoop- strategie. Momenteel volgen de ontwikkelingen binnen het thema duurzaam inkopen elkaar in rap tempo op. Breda gebruikt de strategie van het expertisecentrum PIANOo als middel om actualiteit in verduurzaamd inkopen te (be)houden. Waar mogelijk wordt dit aangevuld met specifieke Bredase circulaire keuzes.

     

    In het Inkoop- en Aanbestedingsproces komt MVI onder andere tot uitdrukking door het volgende:

    • °

      Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente per opdracht, welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van MVI op de markt worden aangeboden.

    • °

      In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen, minimaal voor zover deze ontwikkeld zijn door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen - Duurzaam Inkopen’. Indien van toepassing zullen deze door de Gemeente Breda in aanbestedingen worden opgenomen.

    • °

      De Gemeente Breda kiest er voor zoveel mogelijk digitaal in te kopen (gebruik van digitaal aanbestedingsplatformen, E-procurement en E-aanbesteding, gebruik van e-mail, etc.). Vanaf 1 juli 2017 zullen conform de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 alle opdrachten boven de Europese drempel elektronisch worden aanbesteed.

    • °

      De Gemeente Breda zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

       

Social Return

“Belangrijk is dat mensen aan het werk komen”. Dit staat in het meest recente bestuurs- akkoord, Focus op Vooruitgang, en sluit aan bij de opdracht aan de Gemeente Breda in de Participatiewet die op 1 januari 2015 in werking is getreden. Hieruit voortvloeiend is het gemeentelijke beleidskader Social Return van kracht, met daarin de aanscherping van eerdere beleidsuitgangspunten Social Return. Voor de toepassing, doelgroepen en de nadere omschrijving van Social Return verplichting en menukaart, zie bijlage 2.

4.3 Innovatie

De gemeente stimuleert - daar waar mogelijk - innovatiegericht inkopen en aanbesteden. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product waarbij de gemeente als lead customer optreedt ’. Ook kan innovatiegericht inkopen bestaan uit het toepassen innovatieve inkoop- en aanbestedingsprocedures zoals innovatiepartnerschap, bestuurlijk aanbesteden (voor contractering in het Sociaal Domein) en dynamisch aankoop systeem, prestatie-inkoop (Best Value Procurement), en het gebruiken van innovatieve contractvormen zoals DBFMO- contracten etc. In de gewijzigde AW12 is er meer ruimte voor innovatief inkopen ingebouwd, zoals de hierboven genoemde procedure van innovatiepartnerschap. Hierbij plaatst de gemeente een opdracht voor het ontwikkelen en aankopen van innovatieve werken, leveringen en diensten. Zo’n partnerschap moet worden gestructureerd conform de normale ontwikkelingsfasen van een innovatie- of researchproject. Na elke fase mag de gemeente de samenwerking opzeggen.

Een partnerschap kan met meer dan één ondernemer gesloten worden.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

Een goede product- en/of marktanalyse is ook van nut bij de raming van de opdracht en bij het bepalen van de aan ondernemers te stellen proportionele (selectie-) eisen, criteria en (uitvoerings-)voorwaarden.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
  • a.

    De Gemeente Breda acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

    De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Er kan echter ook gedurende de contractperiode bewust voor afhankelijkheid worden gekozen.

 

  • b.

    De Gemeente Breda kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

    Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad), de beschikbaarheid van alternatieve ondernemers, de wijze waarop intellectuele eigendomsrechten zijn geregeld en de wijze waarop de dienstverlening en resultaten worden gedocumenteerd.

5.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)
  • a.

    De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

    In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale partijen. Onder een lokale partij wordt verstaan die onderneming die gevestigd is binnen de gemeentegrenzen van Breda of de hier aan grenzende gemeenten (Alphen-Chaam, Drimmelen, Etten-Leur, Gilze en Rijen, Moerdijk, Oosterhout en Zundert).

    Bij enkel- en meervoudig onderhands aanbestedingen zullen in eerste instantie lokale partijen worden benaderd. Indien deze niet geschikt of beschikbaar zijn, zullen vervolgens regionale partijen en daarna nationale marktpartijen worden benaderd. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal en regionaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

 

  • b.

    De Gemeente Breda heeft oog voor het MKB.

    Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente Breda hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieu- activiteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

Aanbesteden is voor de gemeente de manier om conform wet- en regelgeving opdrachten professioneel in de markt te zetten. Door concurrentiestelling optimaliseert de gemeente haar kansen op de beste prijs-kwaliteit verhouding en worden vraag en aanbod beter op elkaar afgestemd.

 

De Gemeente zal - met inachtneming van de meest recente versie van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

 

 

Werken

Leveringen

Diensten

Inkoopmelding

< € 25.000 en hoger

Enkelvoudig

Tot € 150.000

Tot € 50.000

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 150.000 tot

€ 2.500.000

€ 50.000 tot

€ 150.000

€ 50.000 tot

€ 150.000

Nationaal

€ 2.500.000 tot Europees drempelbedrag

€ 150.000*) tot Europees drempelbedrag (voorkeur meervoudig)

€ 150.000*) tot Europees drempelbedrag (voorkeur meervoudig)

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Bedragen zijn exclusief BTW

 

*) overweging om in plaats van nationaal openbaar Europees aan te besteden.

 

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is ook van toepassing op concessieovereenkomsten voor openbare werken en diensten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de Europese drempelwaarde à EUR 5.225.000,- excl. BTW.

 

Concessies

Werken / diensten

Enkelvoudig

Tot € 200.000

Meervoudig

€ 200.000 tot

Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Bedragen zijn exclusief BTW

 

De gemeente vindt het van belang per opdracht te beoordelen welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast de hierboven genoemde drempelwaarden (omvang van de opdracht) ook nog andere overwegingen een rol, zoals de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvers, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), het type van de opdracht, het karakter van de markt, de complexiteit van de opdracht, het gewenste eindresultaat.

 

Bij de keuze van de procedure zullen deze onderdelen daarom gemotiveerd worden.

Ook opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden kunnen op basis hiervan toch meervoudig onderhands worden aanbesteed. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie, marktsituatie etc.

 

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (in de regel maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

 

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één, bij voorkeur lokale, ondernemer (indien geschikt en beschikbaar) een offerte.

 

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie, bij voorkeur lokale, ondernemers (indien geschikt en beschikbaar) en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

 

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden.

De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. De gemeente behoudt zich het recht voor om hiervan gemotiveerd af te wijken en Europees aan te besteden.

 

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Hierin worden de volgende vijf aanbestedingsprocedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten onderscheiden:

Openbare procedure / niet-openbare procedure / concurrentiegerichte dialoog /

mededingingsprocedure met onderhandeling / procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking / innovatiepartnerschap.

5.6 Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van o.a. onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd.

 

 

Sociale en andere specifieke diensten

Enkelvoudig

Tot € 50.000

Meervoudig

€ 50.000 tot € 350.000

Nationaal

€ 350.000 tot Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Bedragen zijn exclusief BTW

5.7 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Inkoop in de organisatie

Inkoop en aanbesteding is binnen de Gemeente Breda op een gecoördineerde wijze georganiseerd, waarbij de inkoopfunctie gemeentebreed en decentraal is belegd en een activiteit is die door de gehele organisatie wordt uitgevoerd. Team Inkoop geeft hier sturing aan en is het aanspreekpunt voor advies over strategische, tactische en operationele inkoop- en aanbestedingsvraagstukken, zowel gemeentebreed als op regionaal niveau.

Gemeentelijke directies zijn verplicht zich bij inkopen en aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel te laten ondersteunen door team Inkoop.

 

Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Het is wel toegestaan om externe ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijke Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkoop technische gedeelte van de aanbestedingsdocumenten.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Team Inkoop heeft een adviserende, signalerende, coördinerende, faciliterende, maar ook een kaderstellende taak.

 

Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan advies vragen aan team Inkoop over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende directie of afdeling te beperkt is om een aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, stelt team Inkoop hulpmiddelen zoals sjablonen, conceptcontracten etc. beschikbaar ter ondersteuning. Wanneer externe ondersteuning nodig blijkt, vervult team Inkoop de makelaarsfunctie.

 

Het vragen om ondersteuning is niet vrijblijvend. Elke inkoop (voor éénmalige opdracht of contract over meerdere jaren) van een dienst, levering of werk met een totaalbedrag van € 25.000,- of hoger, dient met een digitaal meldingsformulier te worden aangemeld bij het team Inkoop. Europese aanbestedingsprocedures dienen altijd ondersteund te worden door team Inkoop. Naast het bieden van ondersteuning op basis van de melding wordt op deze manier het overzicht over de gemeentelijke inkoopfunctie behouden en wordt de rechtmatigheid beter geborgd.

Tevens kan team Inkoopondersteuning bieden bij de publicatie van subsidietenders, waarbij organisaties worden geselecteerd voor de toekenning van subsidiebeschikkingen.

Subsidietenders vallen buiten de directe werking van de Aanbestedingswet, maar onder de Algemene Wet Bestuursrecht.

 

Periodiek toetst team Inkoop in samenwerking met team Interne Controle van de Concernstaf vooruitlopend op de accountantscontrole, de naleving van dit beleid door:

  • toetsing van aanbestedingsdossiers;

  • toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie.

     

Gezamenlijk optreden naar de markt

De Gemeente Breda is één entiteit. Team Inkoop adviseert in samenspraak met de afzonderlijke directies over de te volgen inkoopstrategie. Uitgangspunt in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is dat opdrachten van gelijksoortige producten, diensten of werken niet onnodig samengevoegd worden, tenzij de samenvoeging helder wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Dit met het oogmerk om opdrachten toegankelijk te maken voor alle marktsegmenten. Bij samenvoeging dient de opdracht in meerdere percelen te worden opgedeeld, tenzij dit niet passend is, hetgeen dan helder onderbouwd wordt.

 

Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeente brede raamcontracten op basis van de bij de aanbesteding bepaalde perceelindeling. Indien nodig kunnen individuele (specifieke) wensen van directies tot uiting komen in aparte percelen. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Het team Inkoop coördineert de eventuele clustering. Bij gezamenlijk optreden zijn de afzonderlijke gemeentelijke onderdelen verplicht zich te committeren aan de uitkomst.

 

Vanzelfsprekend maakt ook doelmatigheid onderdeel uit van de gekozen inkoopstrategie, zowel voor de ondernemers als voor de gemeente.

 

Kennisuitwisseling

Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Zowel binnen de Gemeente Breda als in regionaal verband betekent het ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken is actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels wordt dit gefaciliteerd middels interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de houding en het gedrag van de Bredase ambtenaren: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling en het nemen van verantwoordelijkheid van de eigen rol.

 

Regionale inkoopsamenwerking

Naast gemeente brede samenwerking, zoekt de Gemeente Breda ook actief naar regionale inkoopsamenwerking. De samenwerkingsverbanden tussen de Provincie, de gemeenten Den Bosch, Eindhoven, Helmond, Tilburg en Breda (gezamenlijk de ‘B6’) en tussen de verschillende West-Brabantse gemeenten zijn hier concrete voorbeelden van. Ook kan door Breda op ad-hoc basis de samenwerking gezocht worden met één of meerdere gemeenten binnen of buiten de regio voor de Inkoop van specifieke producten of diensten.

 

Breda positioneert zich als centrumstad voor West-Brabant en speelt deze rol graag en krachtig om zo een herkenbare bijdrage te leveren aan de versterking van de samenwerkings- agenda’s van Brabant. De inkoopsamenwerking tussen de Gemeente Breda met gemeenten uit de Regio West-Brabant richt zich naast het gezamenlijk inkopen en aanbesteden waar mogelijk, op het delen van kennis en vaardigheden en het gezamenlijk optrekken waar het ontwikkelingen betreft op het gebied van inkoop en aanbesteden.

6.4 Hanteren van een standaardwerkwijze

Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de Gemeente Breda ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze is vastgelegd in het Inkoop- en Aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Naast standaard werkwijzen wordt actief ingezet op het digitaliseren van het inkoopproces.

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 stelt het gebruik van TenderNed 1 per 1 juli 2017 verplicht voor de publicatie van Europese en nationale aanbestedingsprocedures. Het team Inkoop gaat nog een stap verder door het gebruik van het aanbestedingsplatform Negometrix waarmee het gehele aanbestedingsproces wordt ondersteund, ook voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen.

 

Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen worden op eenduidige wijze geregistreerd en toegankelijk gemaakt. Daartoe gebruikt team Inkoop een contractbeheersysteem. Ook wordt jaarlijks een analyse gemaakt van de uitgaven van de Gemeente Breda (analyse van de inkoopfactuurgegevens). De uit de registraties gegenereerde informatie vormt input voor inkoop controlrapportages, planning, advisering, signalering en prioritering van aan- bestedingstrajecten.

6.5 Inkoopactieplan

Jaarlijks wordt door het team Inkoop een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van Inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen, als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan.

6.6 Herijking inkoop- en aanbestedingsbeleid

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie, etc.) als interne factoren (verdere professionalisering).

Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Gemeente Breda wordt daarom in ieder geval elke vier jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Het team Inkoop heeft hierin een initiërende rol.

 

De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke- en regionale ontwikkelingen en wijziging van specifieke gemeentelijke beleidsuitgangspunten kunnen aanleiding zijn om het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te herzien.

6.7 Klachtenprocedure

De Gemeente Breda komt ondernemers tegemoet middels het invoeren van de procedure klachtenregeling bij alle aanbestedingen. Hierdoor heeft de markt de gelegenheid eventuele klachten voor, gedurende of na het aanbestedingsproces op een laagdrempelige manier alleen schriftelijk via klachtenmeldpuntaanbestedingen@breda.nl in te dienen. Op deze wijze kan een mogelijke rechtsgang tijdens of na de gunningsfase worden voorkomen.

7 Inwerkingtreding

 

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid treedt in werking op 1 augustus 2017.

 

Vastgesteld op 11 juli 2017 door College van burgemeester en wethouders.

Bijlage 1 (Duurzaamheid)

 

  • a.

    Duurzaamheidsvisie 2030

    Uitwerking van de uitgangspunten van de duurzaamheidsvisie 2030 van de Gemeente Breda, zoals genoemd in paragraaf 4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen:

    • 1.

      Duurzaam in de breedte. Duurzaamheid gaat niet alleen over ‘het milieu’, het gaat over mensen. Duurzame ontwikkeling betekent dat we willen voorzien in de behoeften van de huidige generaties én de toekomstige generaties.

    • 2.

      Samenwerken aan duurzaamheid. We werken samen met de stad, (waarvan we onderdeel zijn), we verbinden partijen en initiatieven. We beperken ons niet tot één manier van samenwerken, we benutten netwerken, communities en verdergaande samenwerking in projecten.

    • 3.

      Proactief en gericht. De rol van de gemeente verandert. Het is goed om focus aan te brengen in de gemeentelijke taken op het gebied van duurzaamheid. De focus ligt op de zaken waar wij over gaan, op onze bevoegdheden, daarnaast geven we het goede voorbeeld op het gebied van duurzaamheid. We vergroten duurzame investeringen en bevorderen de inkoop van duurzame producten en het duurzaam beheer van gebouwen.

    • 4.

      Biodivers, circulair en biobased. Biodiversiteit is van belang voor een sterk ecosysteem, een bloeiende land- en tuinbouw en behoud van natuur en ecologie in en om Breda. De transitie naar een duurzame, circulaire en biobased economie wordt ingezet, onder meer door de inzet op (Europese) subsidies.

    • 6.

      Verstand boven de norm. Door het verstand boven de norm te stellen bevorderen we duurzame gebiedsontwikkeling, waarbij de aandacht voor mens, milieu en middelen in balans is.

 

Voor duurzaam inkopen ligt de focus op ´het goede voorbeeld geven´ en het faciliteren van innovaties binnen projecten en producten. Vooral het wegnemen van barrières en het anders nadenken over businessmodellen zijn belangrijke aandachtspunten. In de duurzaamheidsvisie staat de volgende passage over dit thema:

 

“Binnen de eigen projecten is Breda op weg het goede voorbeeld te geven. Een voorbeeld is de bevordering van hergebruik van grond en bouwstoffen (zie Actsheet ‘Hergebruik bouwstoffen en grond’). De Gemeente Breda volgt de aanpak ‘Green Deal Duurzaam GWW’, waarin zoveel mogelijk wordt gestreefd naar een optimale balans tussen People, Planet en Profit. Het meewegen van duurzaamheidsaspecten in alle fasen van een project draait om het formuleren, vastleggen en uitvoeren van ambities en deze door te geven naar de volgende projectfase. Er wordt de komende tijd ingezet op een verdere verduurzaming van aan- bestedingen en projecten.“

 

  • b.

    Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

    Nadere uitwerking van de Bredase circulaire keuzes:

     

    Geheel aan kosten meenemen

    Het kan voorkomen dat bij duurzame producten/diensten de initiële investering hoger is dan bij traditionele varianten. Voorbeelden hiervan zijn ledverlichting, elektrische auto’s maar ook biobased plantenpotten in de openbare ruimte. In veel gevallen zijn de beheeraspecten van deze duurzame variant goedkoper, zodat over de totale levensduur van het product de duurzame variant goedkoper blijkt of op zijn minst concurrerend is. Het Bredase Inkoop- en Aanbestedingsbeleid voorziet in mogelijkheden om op basis van dit zogenoemde Total Cost of Ownership (TCO) in te kopen.

     

    Aanvullend is in de gewijzigde aanbestedingswet 2012 een passage opgenomen over het stimuleren van het verlagen van “externe milieukosten”, oftewel milieukosten die niet worden meegenomen in de kostprijs. Life Cycle Costing (LCC) kan als gunningscriterium worden ingezet niet alleen om de directe levenscycluskosten te verlagen, maar ook om inschrijvers te stimuleren om externe milieukosten te verminderen. De externe milieukosten zijn nieuw in de Aanbestedingswet. Het is de expliciete wens van de wetgever dat ook de externe milieukosten meegewogen worden bij de gunning. De voorwaarde blijft dat deze kosten redelijkerwijs moeten kunnen worden geschat en gecontroleerd. Deze ontwikkeling staat in de kinderschoenen en zal de komende jaren verder vorm krijgen. Waar mogelijk, gebruikt Breda beschikbare LCC-tools bij het inkopen van producten, diensten of werken.

     

    Innovaties stimuleren

    Om de blijvende ontwikkeling naar een circulaire economie zo optimaal mogelijk te kunnen faciliteren is het stimuleren van innovaties onmisbaar. De Bredase standaard ziet erop toe dat iedereen die betrokken is bij het gemeentelijke inkoopproces en de marktpartijen in alle fasen van het inkoopproces op zoek gaan naar innovatieve oplossingen die zo goed mogelijk bijdragen aan de duurzaamheiddoelstellingen van de gemeentelijke organisatie. Eén van de uitgangspunten voor het stimuleren van innovaties is de Duurzaamheidsvisie 2016.

     

    Circulaire economie

    In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waarde vernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. De circulaire economie is een belangrijke (internationale) beleidsprioriteit omdat het winnen van hoogwaardige grondstoffen steeds moeilijker wordt. Daarnaast heeft een circulaire economie verscheidene financiële en milieuvoordelen. Met een jaarlijks inkoop- volume van meer dan € 60 miljard heeft de Nederlandse overheid een sterke troef in handen om de circulaire economie aan te moedigen. Breda spreekt de ambitie uit om in het jaar 2020 een percentage van 10% van de producten circulair in te kopen.

     

    Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

    Werken, Leveringen en/of Diensten worden geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet- betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

    Daarnaast heeft de gemeente oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving.

    Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

Bijlage 2 (Social Return)

 

Toepassing Social Return

  • °

    Bij de inkoop en aanbesteding van leveringen en diensten met een geraamde opdracht- waarde van € 150.000 of hoger past de Gemeente Breda Social Return toe.

  • °

    Bij de inkoop en aanbesteding van werken met een geraamde opdrachtwaarde van € 1.000.000 of hoger past de Gemeente Breda Social Return toe.

 

Doelgroep Social Return

  • °

    Personen die geregistreerd staan in het doelgroepenregister bij het UWV voor de Banenafspraak;

  • °

    Personen met een uitkering van de gemeente op grond van de Participatiewet;

  • °

    Personen met een uitkering van het UWV op grond van de WAO,WIA,WAZ of Wajong;

  • °

    Personen met een WSW-dienstverband of -indicatie;

  • °

    Personen met een WW-uitkering;

  • °

    Personen die een leerwerkovereenkomst (BBL) of een stage-overeenkomst (BOL) hebben die opleidt tot niveau 1 of niveau 2;

  • °

    Leerlingen van het voortgezet speciaal onderwijs (VSO) en praktijkonderwijs (PRO) die een stage-overeenkomst hebben met een werkgever voor een arbeidstoeleidingsstage.

     

Nadere omschrijving Social Return verplichting

  • 1.

    De partij aan wie de opdracht is verstrekt waar de regeling Social Return op van toepassing is verplicht een deel van de opdracht te besteden aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt uit de doelgroep Social Return.

  • 2.

    De opdrachtnemer gebruikt voor de uitvoering van de in het tweede lid genoemde verplichting tenminste 5% van de inschrijfsom.

  • 3.

    De beoordeling van de waardering van de inzet van werkzoekenden geschiedt overeenkomstig de menukaart Social Return.

  • 4.

    In bijzondere gevallen kan de gemeente gelet op de aard of duur van de opdracht dan wel gelet op de regionale arbeidsmarktsituatie afwijken van het hiervoor genoemde percentage.

  • 5.

    De opdrachtnemer geeft bij inschrijving aan akkoord te gaan met de regeling. De werkelijke invulling (hoeveel, welke mensen, waar in te zetten) wordt na gunning in een plan van aanpak overeengekomen en in een contract vastgelegd. Door een offerte uit te brengen is de leverancier de verplichting aangegaan. Het plan van aanpak wordt door de opdrachtnemer binnen één maand na gunning gemaakt.

  • 6.

    De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het aantrekken van de personen die tot de doelgroep van Social Return behoren. Het gemeentelijke loket Social Return kan door de opdrachtnemer betrokken worden bij de selectie en aanlevering van deze personen.

  • 7.

    De begeleiding van de arbeidscontractant/stagiaire is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer.

  • 8.

    In afwijking van het in het tweede lid bepaalde kan een creatieve invulling van Social Return afgesproken worden, mits aangetoond kan worden dat reguliere invulling bijzonder moeilijk dan wel onmogelijk is bij de opdrachtnemer. De beoordeling hiervan ligt bij het college.

  • 9.

    Een creatieve invulling, als bedoeld in het vorige lid heeft betrekking op het uitvoeren en/ of mogelijk maken van activiteiten die ten goede komen aan de ontwikkeling, participatie en re-integratie van de doelgroep van Social Return.

  • 10.

    Organisaties die gedurende de looptijd van de opdracht voldoen aan minimaal trede 2 van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) geven op deze wijze invulling aan de Social Return opgave. De organisatie dient daartoe een geldig PSO-certificaat te overleggen.

 

Menukaart Social Return

Voor de waardering van de inzet maakt de gemeente gebruik van onderstaande tabel. Deze tabel kan jaarlijks worden aangepast door het college.

 

Soort en eventuele duur uitkering

(op basis van jaarcontract uitkeringsvrij)

Waarde Social Return

Invulling Baanafspraak

45.000,-

Participatiewet*

25.000,-

WW ‹ 1 jaar

10.000,-

WW › 1 jaar

15.000,-

WIA / WGA / WAJONG ‹ 2 jaar

15.000,-

WIA / WGA / WAJONG › 2 jaar

25.000,-

BBL-traject

10.000,-

BOL-traject

reële stagevergoeding max.

2.000,-

WSW-inzet

betaalde rekeningen aan SW-bedrijf

Activiteiten voor de doelgroep**

1.500,- per dagdeel van 4 uur

 

* Bij aanvraag van loonkostensubsidie wordt deze in mindering gebracht op de vervulling Social Return.

** Deze activiteiten dienen de uitstroom uit de uitkering te bevorderen, en laten ruimte voor een creatieve invulling.