GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van gemeente Best.

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Burgemeester en wethouders
Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
Besluiten:
Vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
- 3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
Artikel 3 Vergaderquorum en verhindering
- 1.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 2.
Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de burgemeester opnieuw een vergadering.
- 3.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
- 4.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4 Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken beschikbaar gesteld. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage op het secretariaat.
- 2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7 Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen tenzij het college niet conform het voorstel besluit.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
- 3.
Stemming over personen.
  - a.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
  - b.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, wordt tot een tweede stemming overgegaan nadat het voorstel opnieuw aan de orde is gesteld. Waneer ook bij deze tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.
  - c.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.
Artikel 8 Notulen en besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de notulen en de openbare besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De notulen bevatten ten minste:
  - a.
De namen van de aan- en afwezigen;
  - b.
Een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 4.
De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 5.
De vastgestelde notulen vormen de besluitenlijst. De besluitenlijst wordt op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt. Openbaarmaking blijft achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 9 Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2016. Op dat moment vervalt het reglement van 8 december 2004.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 8 juni 2016.
De burgemeester, De secretaris,
Anton van Aert Ceciel Noordman
Dit reglement van orde is op 9 juni 2016 aan de gemeenteraad toegezonden.